You never get a second chance to make a first impression!
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- Matilde Waltz
- vor 7 Jahren
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Transkript
1 You never get a second chance to make a first impression! Wie startet man in den neuen Job mit Personalverantwortung? Österreichischer Bibliothekartag 2011, Innsbruck Katrin Stump M.A.
2 Die meisten Vorgesetzten scheitern menschlich, nicht fachlich. Markus Marthaler, Personalberater
3 Roadmap Vorbereitung Menschen Prozesse Reflektion Fallen Herausforderungen
4 Vorbereitung Intensive Reflektion über die eigene Person Welche Hoffnungen und Befürchtungen habe ich? Welche Art von Führungspersönlichkeit bin ich bzw. möchte ich sein? und über die neuen Mitarbeiter/-innen (MA) vielen Menschen machen Veränderungen Angst MA haben Hoffnungen, Befürchtungen, Ängste in Bezug auf die/den neue/n Vorgesetzte/n im besten Falle unvoreingenommen und neugierig
5 Vorbereitung Unterstützung und Hilfe Lektüre von Fachbüchern Fortbildungen Betreuung durch einen/eine Mentor/in kollegiale Beratung Coaching durch einen Profi
6 Vorbereitung abhängig von der Art des neuen Jobs Übernahme der Leitung der eigenen Abteilung Übernahme der Leitung einer anderen Abteilung in der gleichen Institution Übernahme einer Führungsposition in einer neuen Institution unterschiedliche Herausforderungen unterschiedliche Art der Vorbereitung auf den neuen Job
7 Vorbereitung abhängig von der Art des neuen Jobs Übernahme der Leitung der eigenen Abteilung Übernahme der Leitung einer anderen Abteilung in der gleichen Institution Übernahme einer Führungsposition in einer neuen Institution unterschiedliche Herausforderungen unterschiedliche Art der Vorbereitung auf den neuen Job
8 Vorbereitung Erarbeitung eines Fahrplanes Ist ein Art Inaugurationsritual geplant? Wie stelle ich mich den neuen MA vor? Was erzähle ich über mich? Wie lerne ich meine neuen MA kennen und in welcher Reihenfolge? Wie bekomme ich schnell einen Überblick über alle Prozesse? Welche Berichte und Unterlagen muss ich zuerst durchsehen?
9 Vorbereitung Schlüsselpositionen Rolle des/der Stellvertreters/-in Rolle des Sekretariates Sandwichpositionen Abklären gegenseitiger Erwartungen klare Kommunikation über Art des gemeinsamen Arbeitens Aufbau enger Vertrauensverhältnisse
10 Roadmap Vorbereitung Menschen Prozesse Reflektion Fallen Herausforderungen
11 Menschen Amtsantritt möglichst klares Ritual: Vorgesetzter überträgt Leitung Vorstellung vor möglichst allen MA Darstellung des persönlichen & beruflichen Werdegangs Dank, Freude und erste Gedanken äußern, aber nicht zuviel darüber hinaus Ankündigung von Einzelgesprächen mit jedem MA
12 Menschen Kennenlernen der MA logische und nachvollziehbare Reihenfolge der Gespräche Gespräch nicht überladen, max. 1h Aufwärmphase zuhören statt reden keine Versprechungen machen, sondern Anregungen der MA aufnehmen
13 Menschen Gesprächsinhalt beruflicher Werdegang des MA Aufgabenbereich des MA und weitere Aktivitäten Zufriedenheit / Unzufriedenheit des MA Wünsche und Erwartungen an die neue Leitung Vertreterfrage: Wenn Sie an meiner Stelle wären, was würden Sie tun? Dank an MA
14 Menschen Analyse der Gespräche Was scheint gut, was weniger gut zu laufen? Wo sind Schwierigkeiten zu erwarten? Strukturierung von Wünschen u. Erwartungen Welche MA sind die Leitwölfe bzw. die grauen Eminenzen im Hintergrund? Wie treten Ihnen MA gegenüber, die sich ebenfalls auf die Stelle beworben haben? Gespräche liefern vielfältige Informationen über das allgemeine Betriebsklima
15 Menschen Praktischer Tipp Magnetwand mit Fotos, Namen und Zugehörigkeiten zu Abt. & Teams schnelle Verinnerlichung von Namen und Gesichtern positiver Nebeneffekt: spätere organisatorische Umstrukturierungen lassen sich gut simulieren
16 Menschen Kennenlernen weiterer wichtiger Personen Kooperationspartner innerhalb der Institution, in der Stadt, im Land möglichst schnell Antrittsbesuche terminieren z.b. an einer Hochschule: Fakultäten, Studentenvertretungen, Rechenzentrum, Archiv, Öffentlichkeitsarbeit, Verwaltung signalisiert Interesse und Wertschätzung Aufbau eines Netzwerkes
17 Roadmap Vorbereitung Menschen Prozesse Reflektion Fallen Herausforderungen
18 Prozesse Zielvorgaben / Erwartungen im Bibliotheksbereich oft wenig konkrete Zielvorgaben durch direkte Vorgesetzte (z.b. Rektor, Kanzler, etc.) alles soll reibungslos und ohne Klagen funktionieren Erwartungen der Kunden erfragen: Gespräche mit Nutzergruppen z.b. an Hochschule: Wissenschaftler/-innen, Studierende, Doktorand/-innen, Schüler/-innen, Externe...
19 Prozesse Überblick verschaffen Kennenlernen der Zusammenhänge und Hintergründe ist zeitintensiv genügend Zeit einplanen! sondieren statt alles gleich auf den Kopf stellen Arbeit des Vorgängers analysieren Ideen der MA sammeln intensiv beobachten und Ohren überall haben, v.a. am Kunden
20 Prozesse Überblick verschaffen Budget- und Haushaltsplanungen Stellenpläne & Personplanungen Tätigkeitsdarstellungen Geschäftsverteilungspläne o.ä. strategische Planungen und Konzepte Besprechungskultur Ideen- und Innovationsmanagement Beschwerdemanagement Protokolle
21 Roadmap Vorbereitung Menschen Prozesse Reflektion Fallen Herausforderungen
22 Reflektion Am besten täglich! Was lief heute gut, was schlecht? Was fiel mir in Besprechungen oder persönlichen Gesprächen auf? Wo muss ich nachhaken? Wo benötige ich weitere Informationen? Praktische Tipps: Zeit für Reflektion im Terminkalender einplanen Tagebuch führen - Verschriftlichung kann größere Klarheit verschaffen
23 Roadmap Vorbereitung Menschen Prozesse Reflektion Fallen Herausforderungen
24 Fallen Aktionismus voreilige Entscheidungen ohne ausreichende Kenntnisse der Zusammenhänge & Hintergründe oft Reaktion auf hohe Erwartungshaltung, sei es die von Vorgesetzten oder die eigene man meint, schnell Erfolge vorweisen zu müssen und nimmt sich zuviel auf einmal vor Gefahr der Verschlimmbesserung bewährter Prozesse Gefahr der Verunsicherung der MA
25 Fallen Unsicherheit partielle Unsicherheit zu Beginn eines neuen Jobs ist normal unterschiedlicher Umgang mit Unsicherheit: von besonders autoritärem Auftreten bis hin zu freundlicher Anbiederung ABER: Es schadet nicht, mal zuzugeben, dass man etwas nicht weiß! Offenheit und Ehrlichkeit schaffen Vertrauen!
26 Roadmap Vorbereitung Menschen Prozesse Reflektion Fallen Herausforderungen
27 Herausforderungen jung führt alt Wer gleich alles rücksichtslos umkrempelt, sagt indirekt, das bisherige sei schlecht gewesen. Lebensleistungen und Erfahrungen älterer Kolleg/-innen sind ein großes Kapital unbedingte Würdigung und Wertschätzung des Alten und bis dato Erreichten! Gewinnen von Vertrauen MA zum kritischen Hinterfragen anregen, da nach Jahren oft gewohnheitsmäßiges Handeln Veränderungen behutsam anstoßen nicht zu viele Baustellen auf einmal eröffnen
28 Guten Start in Ihren neuen Job!
29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Be open to new ideas, new technologies, new ways of doing things, but remember ultimately who its for - your users. - Michael Stephens - Katrin Stump M.A.
Für Feedbackgespräche
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