ADRESSBUCH. Adressbuch! Inhalt

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1 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 ADRESSBUCH Inhalt 1. Gemeinsame Nutzung eines Adressbuches 2. Importieren von Kontakten 3. Kontakte exportieren 4. Dokument mit Kontakten verknüpfen zum erstellen von Briefen 5. Dokumentvorlagen 1. Variablen Adressbuch Das Adressbuch ist ein sehr mächtiges Werkzeug, um Kontakte zu verwalten. Es ist sehr einfach Adressbücher für andere Benutzer freizugeben. Einige Standard-Adressbücher (Kunden, Interessenten und Lieferanten) wurden bereits erstellt. Sie werden mit der Standard-Gruppe "Intern" geteilt. Sie können jedem Kontakt mit Elementen wie Aufgaben, Termine, Dateien, Notizen etc. verknüpfen. Die neuesten Links werden sofort angezeigt. Um alle Verknüpfungen des Kontakts zu durchsuchen klicken Sie auf den Verknüpfungen Button. 1. Gemeinsame Nutzung eines Adressbuches Um ein Adressbuch mit anderen Benutzern oder Benutzergruppen zu teilen müssen zwei Dinge eingerichtet werden. Der Benutzer muss Zugriff auf das Adressbuch- Modul und das Adressbuch haben. Um die Berechtigungen für ein Adressbuch einzurichten: Adressbuch -> Administration -> Klicken Sie doppelt Adressbuch -> Berechtigungen. Hier können Sie die Benutzer und Benutzergruppen, denen Sie Zugriff gewähren möchten eintragen. Wenn Sie ein globalen Adressbuch anlegen wollen, empfiehlt es sich, diesen Adressbucheintrag als Benutzer "admin" hinzuzufügen, damit es nicht durch einen regulären Benutzer gelöscht werden kann, wenn diese Mitarbeiter das Unternehmen verlässt zum Beispiel. Dies ist ein sehr häufiger Fehler. 2. Importieren von Kontakten Adressbücher können Kontakte aus einer anderen Anwendung importieren. Sie benötigen dazu Dateien mit 1

2 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 einem getrennten Werte (*. Csv) oder eine vcard Datei (*. Vcf) die Sie natürlich vorher aus dieser anderen Anwendung heraus exportieren müssen. Wenn Sie eine CVS-Datei haben, dann gehen Sie zu: Adressbuch -> Administration -> Doppelklicken Sie auf das Adressbuch -> Import Wählen Sie die CSV-Datei und klicken Sie auf 'OK'. Die Adressbuchdatei, die Sie ausgewählt haben, wird auf Spalten mit Daten gescannt. Sie können dann auswählen, welche Spalten aus dem alten Programm auf welche Spalten im Group-Office-Adressbuch zeigen soll. Nach einem Klick auf 'OK' wird Ihr Adressbuch mit allen Daten aus der Adressbuchdatei gefüllt. Hinweis: Group-Office verwendet separate Unternehmen und Kontakte. Beim Importieren von Unternehmen und Kontakten ist es ratsam, die Unternehmen zuerst zu importieren. 3. Kontakte exportieren Es ist auch möglich, die Gruppe Office-Adressbuchücher in durch Komma Werte (*. Csv) oder vcard (*. Vcf) Dateien zu exportieren. Dieser Prozess erzeugt eine Datei, die z. B. als Backup verwendet werden kann, um es an einen Kollegen zu senden oder sie in einem anderen Programm zu importieren. So exportieren Sie eine Adressbuch: Adressbuch -> Administration -> Export 4. Dokument mit K ontakten verbinden Um ein zusammengeführtes Dokument für einen Brief per Post zu erzeugen, müssen Sie zunächst einen Export Ihrer Adressdaten in eine CSV Datei erzeugen. Dann können Sie diese Datei als Datenbasis für OpenOffice oder Microsoft verwenden. 2

3 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai Dokumentvorlagen Dokumentenvorlagen sind Text- oder Tabellendokumente kombiniert mit Auto-Data-Feldern. Sie können alle Felder der verknüp'aren Elemente benutzen. Wenn z. B. ein Kontakt im Adressbuch mit Firmen und einem Projekt verknüpft ist, dann können Sie in einem Dokument die Daten des Kontaktes, des Projektes und der Firmen benutzen. Dokumentenvorlage Sie können Dokumentvorlagen für OpenOffice.Org und Microsoft Office 2007 und höher erzeugen für die Verwendung innerhalb RuhrMAIL (Sie können ältere Versionen verwenden, aber dann müssen Sie das Compatibility Pack installieren). Auf diese Weise können Sie eine Dokumentvorlage mit Daten aus dem Adressbuch automatisch ausfüllen. Um eine Vorlage zur Verwendung mit Microsoft Office zu erstellen erzeugen Sie ein neues Dokument (im *.docx-format) und laden Sie es hoch mittels: Adressbuch -> Administration -> Vorlagen -> Dokumentenvorlage hinzufügen 3

4 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai Variablen Sie können die folgenden Variablen in Ihrer Vorlage benutzen: Benutzerfelder: {project:col_x} {contact:col_x} {company:col_x} etc. Sie können die Namen der Benutzerfelder im Benutzerfelder-Modul nachsehen. Allgemeine Felder: {date} Current date {filename} The filename of the document. Felder des angemeldeten Benutzers: {user:sirmadam} Sir or Madam depending on the gender. {user:name} {user:first_name} {user:middle_name} {user:last_name} {user:initials} {user:title} {user: } {user: 2} {user: 3} {user:home_phone} {user:fax} {user:cellular} {user:address} 4

5 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 {user:address_no} {user:zip} {user:city} {user:state} {user:country} {user:department} {user:function} {user:department} You can also use {usercompany:*} (see company fields below) to access the logged in user's company fields Felder des Kontaktes: {contact:sirmadam} Sir or Madam depending on the gender. {contact:salutation} The salutation {contact:formatted_address} Get the full address formatted according to the country standards. {contact:beginning} Dear sir / madam {contact:first_name} First name {contact:middle_name} {contact:last_name} {contact:initials} {contact:title} {contact: } {contact: 2} {contact: 3} {contact:home_phone} {contact:fax} {contact:cellular} {contact:address} {contact:address_no} {contact:zip} 5

6 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 {contact:city} {contact:state} {contact:country} {contact:department} {contact:function} {contact:work_phone} {contact:work_fax} {contact:homepage} Felder der Firma: {company:formatted_address} Get the full address formatted according to the country standards. {company:formatted_post_address} Get the full address formatted according to the country standards. {company:mtime} {company:ctime} {company:crn} Company registration number {company:iban} {company:vat_no} {company:bank_no} {company:comment} {company:homepage} {company: } {company:fax} {company:phone} {company:post_zip} {company:post_country} {company:post_state} {company:post_city} {company:post_address_no} {company:post_address} 6

7 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 {company:country} {company:state} {company:city} {company:zip} {company:address} {company:address_no} {company:name2} {company:name} {company:id} {company:invoice_ } {company:col_x} for custom fields. Look them up at Start menu -> Custom fields. Projektfelder: {project:name} {project:customer} {project:description} {project:ctime} Creation time {project:mtime} Modification time {project:status} {project:type} {project:start_time} {project:due_time} {project:units_budget} {project:responsibleuser:name} The manager 7

8 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 Beispiel für einen Standardbrief: {company:name} {company:formatted_address} Datum: {date} Betreff: {filename} {contact:salutation}, Mit freundlichen Grüßen, {user:name} {user:function} 8

9 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Benutzerfelder Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 BENUTZERFELDER Inhalt 1. Benutzerfelder Benutzerfelder Jedes Geschäft, jeder Benutzer hat unterschiedliche Bedürfnisse bei der Verwaltung anfallender Daten. Daher können In der Groupware alle Objekte mit einer grossen Anzahl unterschiedlicher Felder erweitert werden. Diese Benutzerfelder sind auch durchsuchbar. Hier können Sie Felder hinzufügen: 1.Kontakte 2.Firmen 3.Termine 4.Tickets 5.Rechnungen 6.Aufträge 7.Projekte 8.Dateien 9.Ordner 10.Aufgaben 11.Notizen Benutzerfelder sind in Kategorien organisiert. Jede Kategorie hat einen Tab im Edit-Dialog und Sie können Berechtigungen per Kategorie erteilen. Alle verfügbaren Feldtypen: 1

10 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Benutzerfelder Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 Im Infopanel werden Benutzerfelder wie folgt angezeigt: Benutzerfelder sind auch in der Matrixansicht sichtbar. Sie können Sie Ihrer Ansicht hinzufügen durch Click auf den kleinen schwarzen senkrechten Pfeil, wenn Sie mit der Maus über die Ansicht fahren. 2

11 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Benutzerfelder Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 Berechtigungen Damit ein Benutzer die Benutzerfelder sehen kann, muss er Zugriff auf das Modul Benutzerfelder und auf die Feldkategorie haben unter: Benutzerfelder -> Kategorien verwalten -> Doppelclick auf Kategorie -> Berechtigungen 3

12 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 E-DISCOVERY Inhalt 1. Das Dateisuche-Modul" 2. Erweiterte Suche" 3. Dokumentenstapel Erweiterte Dateisuche (ediscovery) 1.Das Dateisuche-Modul" Mit dem Dateisuche-Modul realisieren Sie eine Tiefensuche im Inhalt von Dateien." Das Suchfenster RuhrMAIL indexiert die folgenden Dateitypen:" Microsoft Office Dokumente" Open Document Format (OpenOffice, LibreOffice)" Gespeicherte s inkl. Anhänge" PDF" Textdateien" Gescannte Bilder (mittels Schrifterkennung)" 1

13 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai Erweiterte Suche" Neben der regulären Suche ist es auch möglich, komplexe Suchaufträge mit der erweiterten Suche zu kreieren. Hier verknüpfen Sie Suchparameter mit Suchbegriffen, -daten, -Platzhaltern." Erweiterte Suche 3. Dokumentenstapel" Mit Dokumentenstapeln können Sie Ihre Suche eingrenzen oder Sub-Suchen (Suche innerhalb der Suche) definieren." Die Suchergebnisse können als ZIP-Archiv, CSV oder PDF exportiert werden." Dateiuploads werden nicht direkt indexiert. Die Indexierung erfordert große Systemressourcen (CPU-Zeit, RAM) und startet daher einmal täglich in der Nacht. Man kann das Intervall verändern, jedoch führt dies tagsüber unter Umständen zu einem stark verlangsamten System. 2

14 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai Inhalt 1. Konto erstellen" 2. Konto teilen" 3. Signaturen/Vorlagen erstellen" 4. Vorlagen Platzhalter Die Verwaltung des -Modul ist ziemlich einfach. Sie können mehrere IMAP-Konten für jeden Benutzer anlegen. Es gibt jedoch einige fortgeschrittene Themen, die wir hier beschreiben." Konto erstellen Nur Benutzer mit Verwaltungsberechtigungen können - Konten erstellen. Andernfalls können Sie nur Ihre - Adresse, Absender, Name und Signatur bearbeiten, wenn Sie eine vorkonfiguriert haben." Um Ihre Konten anzuzeigen, gehen Sie zu :" -> Administration - > Konten" Mit einen Doppelklick auf ein Konto kommen Sie in den Bearbeitungsmodus." Um ein neues IMAP Konto einzurichten benötigen Sie einige Informationen von Ihrem - Service-Provider. Sie benötigen die folgenden Werte:" Ihre E -Mail-Adresse" Der Hostname des eingehenden Mail-Server. Es muss ein IMAP- Server sein. POP - 3 wird aus Sicherheitsgründen nicht mehr unterstützt." Den Service-Port" Ihr Benutzername und Passwort" Ausgehender SMTP- Server und Port" Mit diesen Informationen können Sie ein Konto erstellen können. Gehen Sie zu:" 1

15 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai > Administration - > Konten -> Hinzufügen" Danach geben Sie die - Adresse und den Namen ein, danach die anderen Werte, die Sie von Ihrem - Dienstanbieter erhalten haben. Wenn Sie eine Zertifikats-Fehlermeldung bekommen, dann markieren Sie die Zertifikat nicht überprüfen oder Zertifikat akzeptieren Option." Konto teilen Um Ihr -konto mit anderen Benutzern oder Gruppen zu teilen, gehen Sie nach:" -> Administration -> Konten -> Klicken Sie doppelt auf Konto -> Berechtigungen" Hier können Sie die entsprechenden Rechte gewähren" Sekretariat Wenn Sie ein Sekretariat haben, welches auch Kalendereinladungen bearbeitet, sollten Sie Ihr - Konto mit diesem teilen. Wichtig: Teilen Sie das Konto des Besitzers, legen Sie kein Duplikat an. Die Groupware verwendet die -konten-inhaber, um die richtigen Kalender und Termine zu finden. " Wenn Sie ein Konto zu teilen gibt es drei Ebenen:" Level Lesen Stellvertreter Verwalter Signaturen/Vorlagen Sie können mehrere Signaturen mit -Vorlagen erstellen. Vorlagen können auch gemeinsam genutzt werden. Es ist einfach, eine Standard- -Vorlage für das gesamte Unternehmen zu erstellen. Sie können auch die automatische Daten-Tags benutzen, die mit den Ratender Benutzer oder Empfänger ersetzt werden. So bearbeiten oder erstellen Sie Vorlagen:" Adressbuch -> Administration -> Vorlagen" Beschreibung Benutzer haben nur Leserechte Benutzer können lesen, als gelesen markieren und antworten mit ihrem eigenen Konto; der Kontobesitzer wird per CC automatisch benachrichtigt Der Benutzer hat den vollen Zugriff auf das Konto Klicken Sie doppelt auf einer Vorlage oder erstellen Sie eine neue. Sie benötigen hierzu Verwaltungsrechte für Vorlagen und das Adresslistenmodul." 2

16 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 Bilder Wenn Sie Bilder einfügen, kopieren Sie sie nicht aus einer anderen Vorlage oder Webseite. Bitte benutzen Sie immer den Bilder-Button aus der Werkzeugleiste des Vorlageneditors. Nur so wird das Bild in die HTML -vorlage eingebettet und automatisch mit Ihren s versendet." Wählen Sie Ihre Signatur Sie können entweder HTML -vorlagen benutzen, oder die Textsignatur, die Sie über einen Doppelklick auf ein Konto unter -> Administration -> -konten erreichen." Zeichensatz wechseln Sie können den Zeichensatz des HTML Editors nicht wechseln. Dieser wird in einer entsprechenden Konfigurationsdatei festgelegt und kann nur vom Administrator geändert werden." Vorlagen-Platzhalter Sie können die folgenden Platzhalter verwenden:" Benutzerdefinierte Felder {project:col_x} {contact:col_x} {company:col_x} Die Namen der Felder erfahren Sie im Benutzerfelder-Modul" A"gemeine Felder {date} Aktuelles Datum {filename} Der Dateiname des Dokuments Felder des angemeldeten Benutzers {user:sirmadam} Geschlechstabhängig (Dame oder Herr) {user:name} Vorname Nachname {user:first_name} Vorname {user:middle_name} Mittelname {user:last_name} Nachname {user:initials} Initialen {user:title} Titel {user: } -adresse {user: 2} 2. -adresse {user: 3} 3. -adresse {user:home_phone} Telefon {user:fax} Fax {user:cellular} Mobil {user:address} Strasse {user:address_no} Hausnummer 3

17 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 {user:zip} PLZ {user:city} Stadt {user:state} Bundesland {user:country} Land {user:department} Abteilung {user:function} Funktion Sie können auch{usercompany:*} benutzen (siehe unten) um die Firmenfelder des Benutzers zu erreichen. Kontaktfelder {contact:sirmadam} Geschlechstabhängig (Dame oder Herr) {contact:salutation} Anrede {contact:formatted_address} Volle Adresse, formatiert nach Länderstandard {contact:beginning} Sehr gheehrte Damen und Herren {contact:first_name} Vorname {contact:middle_name} Mittelname {contact:last_name} Nachname {contact:initials} Initialen {contact:title} Titel {contact: } -adresse {contact: 2} 2. -adresse {contact: 3} 3. -adresse {contact:home_phone} Telefon {contact:fax} Fax {contact:cellular} Mobil {contact:address} Strasse {contact:address_no} Hausnummer {contact:zip} PLZ {contact:city} Stadt {contact:state} Bundesland {contact:country} Land {contact:department} Abteilung {contact:function} Funktion {contact:work_phone} Telefon Arbeit {contact:work_fax} Fax Arbeit {contact:homepage} Homepage Firmenfelder {company:formatted_address} Volle Adresse, formatiert nach Länderstandard {company:formatted_post_address} Volle Adresse, formatiert nach Länderstandard {company:mtime} Datum und Zeit der Erzeugung des Dokumentes {company:ctime} Datum und Zeit der letzten Änderung am Dokument {company:crn} Handelsregister-Nummer {company:iban} IBAN {company:vat_no} MwSt.-Satz {company:bank_no} BIC {company:comment} Kommentar {company:homepage} Homepage 4

18 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Faktura Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 FAKTURA Inhalt 1. Sprachen" 2. Bucheigenschaften" 2.1.PDF Vorlagen" 2.2.ODF Vorlagen" Stati" Vorlage" 3. Kostenkürzel Faktura Mit dem Faktura Modul können Sie Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellen. Die Dokumente können entweder ausgedruckt werden oder per als PDF-Anhang gesendet werden. Sie können auch Ihre Kosten erfassen. Mit dem Report-Tool erhalten Sie einen Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben. Sie können so viele Bücher erstellen, wie Sie möchten und Sie können sie individuell benennen." Sprachen Das Abrechnungsmodul ist mehrsprachig. Wenn Sie mehr als eine Sprache nutzen, dann beginnen Sie am besten mit der Konfiguration der Sprachen." Starten Sie mit:" Administration -> Sprachen -> Einstellungen -> Sprachen" Bucheigenschaften Bücher enthalten, Rechnungen, Angebote oder Bestellungen. Pro Buch können Sie Dinge wie Steuern, Bestellnummern, Statu und Vorlagen konfigurieren. Sie können die folgenden Eigenschaften festlegen:" 1

19 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Faktura Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 Eigenschaft Name Bestell-Präfix Bestell-Nr. Länge Letzte ID MwSt. Währung Land BCC Adresse Name Wiedervorlage Löschen von Einträgen erlauben Benutze festes Adressbuch Bestell-Präfix Standardmäßig wird eine Nummer wie Q für ein Angebot und I für eine Rechnung erstellt." Die folgenden automatischen Tags können verwendet werden:" % y wird durch die volle 4-stellige Jahr ersetzt" % m wird durch die 2-stellige Monatszahl ersetzt" Beschreibung Der Name des Buches Präfix der Rechnungsnummern Präfixlänge (wird zu wenn auf 5 gesetzt) Letzte Rechnungsnummer Mehrwertsteuersatz Das Währungssymbol Das Heimatland der Firma (wichtig in der EU) Eine Kopie aller s an die Kunden geht auch an diese Adresse Standardmässig die webmaster Adresse; bitte ändern Standardmässig der Groupwarename; bitte ändern Wiedervorlage nach Tagen Wenn deaktiviert, können die Einträge nicht gelöscht werden Z. B. das Adressbuch KUNDEN % r wird durch eine Zufallszahl zwischen 0 und 9 ersetzt. Diese Variable kann mehrfach verwendet werden." {} autoid wird durch die automatische generierte ID in der Datenbank ersetzt. Wenn nicht verwendet, dann wird sie der Zahl angehängt." 2

20 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Faktura Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 PDF-Vorlagen Hier erstellen Sie Vorlagen für Rechnungen, Angebote oder PDF-Dokumente. Sie können Ihre Adressdaten und die Rechnungspositionen ändern. PDF-Vorlagen können auch ein Hintergrundbild beinhalten. Ebenfalls unterstützt wird beliebiges Geschäftspapier durch eine Basisvorlage." Für Entwickler: Es ist auch möglich, ein eigenes PDF-Script einzubinden. Bitte wenden Sie sich dazu an den Administrator." ODF-Vorlagen Sie können auch ODF-Vorlagen für Rechnungen erstellen. Der Vorteil ist, dass man die Rechnungspositionen nach Generierung bearbeiten kann." Sie können ebenfalls ODT-Vorlagen benutzen, so dass Sie Rechnungen nach Erstellung bearbeiten können. Sie können die gleichen Variablen verwenden wie für -Vorlagen." Stati " 3

21 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Faktura Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 Auftragsstati müssen ebenfalls konfiguriert werden. Die Stati bestimmen den Zustand der Rechnung oder des Angebotes, aber darüber hinaus auch das Layout der Rechnung und die emmail-nachricht an den Kunden." Eigenschaft Name PDF Vorlage ODF Vorlage Vorlage Maximal alt Zahlung erforderlich Vom Lagerbestand abrufen Bestellung schreibgeschützt machen Farbe Zugriffsrechte Setzen Sie hier die Rechte für den Zugriff." Vorlage Beschreibung Name des Status (für jede Sprache) Die PDF Vorlage für diesen Status (für jede Sprache) Die ODF Vorlage für diesen Status (für jede Sprache) Die Vorlage für diesen Status (für jede Sprache) Wenn die Rechnung älter ist, wird sie automatisch auf rot gesetzt in der Übersicht Automatisches setzen des Zahlungsziels wenn der Status sich ändert Lagerbestand aktualisieren Niemand kann hier noch eine Änderung vornehmen Farbe in der Übersicht Extra Kosten Automatisches hinzufügen einer Rechnungsposition; z. B. Mahngebühren wenn das Zahlungsziel überschritten wird In der Vorlage (pro Status) können Sie die folgenden Variablen benutzen:" {company_id} {contact_id} {id} {order_id} {po_id} Firmen ID Kontakt ID Datenbank ID der Bestellung Bestellungs ID Rechnungs ID 4

22 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Faktura Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 {btime} {reference} {total} {subtotal} {vat} Datum der Bestellung Bestellungsreferenz Bruttosumme der Bestellung Nettosumme der Bestellung MwSt. - Satz Benutzerdefinierte Felder Sie müssen den entsprechenden Feldnamen der Datenbank im Modul ermitteln {order:col_x}." Kunden {customer_salutation} {customer_name} {customer_address} {customer_address_no} {customer_zip} {customer_city} {customer_state} {customer_vat_no} {customer_country} {customer_countryname} Rechnungspositionen Eine Tabelle für die Rechnungspositionen könnte ungefähr so aussehen:" {items_table_start} <table style="width: 100%;"> <tbody> <tr> <td><strong>description</strong></td> <td style="text-align: center;"><strong>amount</strong></td> 5

23 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Faktura Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 <td style="text-align: right;"><strong>unit price</strong></td> <td style="text-align: right;"><strong>price</strong></td> </tr> <tr> <td>{item_description}</td> <td style="text-align: center;">{item_amount}</td> <td style="text-align: right;">{item_unit_price}</td> <td style="text-align: right;">{item_total}</td> </tr> <tr> <td colspan="3" style="font-weight: bold;"><br /> Totaal (including VAT):</td> <td style="border-top: 1px solid black; font-weight: bold; text-align: right;"><br /> {order_total}</td> </tr> </tbody> </table> Rechnungspositionen in der ODF Vorlage {amount_delivered} {markup} {cost_code} {discount} {vat} MwSt Prozentsatz, z. B. 19% {amount} {unit_total} Preis pro Einheit inkl. MwSt {unit_list} Preis pro Einheit aus dem Katalog {unit_price} Preis pro Einheit ohne MwSt 6

24 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Faktura Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 {unit_cost} Kosten pro Einheit ohne MwSt {description} {item_total} Positionssumme incl. MwSt (amount*unit_total) {item_subtotal} Positionszwischensumme incl. MwSt (amount*unit_price) Kostenkürzel" Kostenkürzel können per Rechnungszeile gesetzt werden und pro Account exportiert werden mit dem Report Tool. 7

25 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 {company: } -adresse {company:fax} Fax {company:phone} Telefon {company:post_zip} PLZ postalisch {company:post_country} Land postalisch {company:post_state} Bundesland postalisch {company:post_city} Stadt postalisch {company:post_address_no} Hausnummer postalisch {company:post_address} Strasse postalisch {company:country} Land {company:state} Bundesland {company:city} Stadt {company:zip} PLZ {company:address} Strasse {company:address_no} Hausnummer {company:name2} 2. Firmenname {company:name} Firmenname {company:id} ID {company:invoice_ } -adresse für Rechnungen {company:col_x} für Benutzerfelder Projektfelder {project:name} Name {project:customer} Kunde {project:description} Beschreibung {project:ctime} Erstelldatum und -zeit {project:mtime} Letzte Änderung Datum und Zeit {project:status} Status {project:type} Typ {project:start_time} Startzeit {project:due_time} Fälligkeit {project:units_budget} Budget {project:responsibleuser:name} Der Projektmanager Beispielvorlage für einen Standardbrief {company:name} {company:formatted_address} Datum: {date} Betrifft: {filename} {contact:salutation}, Mit freundlichen Grüßen, {user:name} {user:function} 5

26 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Kalender Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 KALENDER Inhalt 1. Kalender teilen 2. Ressourcen 2.1.Gruppen erstellen 2.2.Ressourcen erstellen 2.3.Eine Ressource buchen 2.4.Annehmen/Ablehnen einer Buchung Kalender Die Kalenderverwaltung ist einfach und selbsterklärend. Es gibt jedoch einige Punks, die einer näheren Erläuterung bedürfen. Kalender teilen Das teilen von Kalendern folgt der Prozedur, wie sie unter Benutzer, Gruppen und Rechte erläutert wird. Die Unterschiede liegen bei der Einladung von Teilnehmern. Wenn ein Groupware Benutzer von einem anderen eingeladen wird, dann wird der Termin als vorläufig eingetragen, selbst wenn dieser Benutzer keine Rechte am Kalender hat. Ressourcen Sie können Ressourcen wie z. B. Konferenzräume oder Firmenwagen erstellen und verwalten. Die Ressourcen werden in Gruppen organisiert und können einen oder mehrere Administratoren pro Gruppe haben. Administratoren müssen Ressourcenbuchungen prüfen und genehmigen. Ressourcen sind Teil des Kalender-Moduls und arbeiten auch mit benutzerdefinierten Feldern zusammen. Für die Ressourcenverwaltung benötigen Sie Verwaltungsberechtigungen für das Kalender-Modul. Gruppen ersteen" Gruppen sind nützlich, um Ressourcen zu verwalten. Sie könnten z. B. folgende Gruppen anlegen: Besprechungsräume Fahrzeuge Bücher etc. 1

27 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Kalender Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 Um eine Ressourcengruppe zu verwalten, gehen Sie nach: Kalender -> Administration -> Ressourcen -> hinzufügen Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie auf Übernehmen. Der Tab Berechtigungen ist nun aktiv. Berechtigungen" Benutzer die diese Ressource buchen können, erhalten Leseberechtigung aber keine Schreibrechte. Wenn sie diese hätten, dann könnten sie ihre eigenen Buchungen akzeptieren und ordentlich Chaos veranstalten. Wenn mindestens eine Ressource erstellt wurde, ist ein Ressourcen-Panel In der Kalendernavigation auf der linken Seite verfügbar. Neue Buchungen werden hier rot, akzeptierte grün angezeigt. Eine Ressource buchen" Wenn Sie Zugriff auf eine Ressource haben, dann können Sie diese im Termindialog des Kalenders buchen. Gehen Sie nach: Kalender -> hinzufügen -> Ressource Wählen Sie die Ressource(n) die Sie mit Ihrem Termin nutzen wollen aus. Der Termin wird dann mit einem Sternchen im Benutzerkalender versehen. Wenn der Termin abgespeicher ist, geht automatisch eine an alle Ressourcen-Administratoren, damit diese die Buchung akzeptieren oder ablehnen können. Alle Administratoren müssen die Buchung akzeptieren, es sei denn, Sie selbst sind Administrator. Akzeptieren oder ablehnen einer Buchung" Wenn Sie ein Ressourcen-Administrator sind und Sie bekommen eine mit der Bitte, die Buchung zu akzeptieren/ablehnen, dann drücken Sie auf den Link um die Buchung zu öffnen. Alternativ können Sie auch nach: Kalender -> Ressourcen -> Die Ressource gehen. Sie können hier den Status auf Akzeptiert oder Abgelehnt ändern. Nach dem speichern geht eine an den User, der die Ressource gebucht hat. 2

28 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Projekte & Zeiterfassung Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 PROJEKTE & ZEITERFASSUNG Inhalt 1. Berechtigungstypen 2. Vorlagen 3. Bürozeiten 4. Stati 5. Aktivitätstypen 6. Mitarbeiter 7. Berichte Projekte und Zeiterfassung Mit diesem Modul können Sie Projekte einfach verwalten. Projektinformationen sind an einem Ort und Sie behalten die Übersicht über alle Arbeitsstunden, Materialeinsatz und Reisekosten. Sie können auch gemeinsame Projekte mit Kunden und Kollegen bearbeiten. Mit den Projektaufgaben behalten Mitarbeiter und Projektmanager den Überblick über den Projektfortschritt. Die Manager erhalten darüber hinaus auch Berichte über Fortschritte und Budgetierung. 8. Zeiterfassung 9. Zeiterfassung genehmigen Probleme mit den Zeiteinträgen? Stellen Sie sicher, dass der Status der Projekte nicht geschlossen ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Benutzerkonto als Mitarbeiter und Projekt-Ressource geführt wird. 1

29 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Projekte & Zeiterfassung Netz & Werk ohg / 8. Mai Berechtigungstypen Berechtigungstypen steuern, wer auf Projekte zugreifen kann. Berechtigungen werden nicht pro Projekt gesetzt, aber jedes Projekt kann einen Berechtigungstyp haben. Für eine kleine Organisation mag nur ein Berechtigungstyp ausreichend sein. Aber wenn Sie verschiedene Abteilungen haben, könnte es nützlich sein, einenberechtigungstyp für jede Abteilung zu setzen. Es hängt davon ab, wer die Projektinformationen einsehen darf. Die Berechtigungsstufen sind geradlinig und Sie können mehr darüber lesen unter Berechtigungen. root-ebene Nur Benutzer mit Verwaltungsberechtigungen im Projekte-Modul dürfen Projekte auf der Root-Ebene anlegen. Um Teilprojekte zu erstellen, benötigen Sie mindestens Schreibrechte am Elternprojekt. 2. Vorlagen Projektvorlagen sind sehr mächtig. Sie können kontrollieren, welche Informationen der Anwender im Projektinfo und im Bearbeitungsdialog sieht. Die Vorlagen steuern : Welche Standardfelder im Projekt-Dialog aktiviert sind Welche Benutzerfelder-Kategorien im Projekt -Dialog aktiviert sind Standard- Projektdateien und Ordner Standard- Projektaufgaben Standardberechtigungstyp und -status Das Symbol, das in Projektstruktur und Tabelle angezeigt wird 2

30 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Projekte & Zeiterfassung Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 Eigenscha"en Die folgenden Eigenschaften können konfiguriert werden: Eigenschaft Name Typ Status Berechtigungstyp Aktivierte Felder Icon Aufgaben Beschreibung Name Der Name der Vorlage Geben Sie den Vorlagentyp an. Projekte mit einer Container-Vorlage haben keine Zeit- und Kostenerfassung Der Default-Status des Projekts Standardberechtigungstyp des Projekts Steuert, welche Standardfelder im Projekt-Dialog aktiviert sind Ein Symbol, in Baum- und Tabellenansicht deaktiviert Auf dieser Registerkarte können Sie Standardprojektaufgaben definieren 3

31 Group-Office / RuhrMAIL Handbuch - Projekte & Zeiterfassung Netz & Werk ohg / 8. Mai 2014 Berechtigungen Auf der Registerkarte Berechtigungen können Sie steuern, welche Benutzer die Vorlage verwenden können. 3. Bürozeiten Definieren Sie die Bürozeiten hier. Diese Zeiten werden für Voreinstellungen verwendet, z. B. Standardzeit für neue Zeiteinträge und Fälligkeitsdatum einer Projektaufgabe. 4. Stati Projektstatusverwaltung: Per Status können Sie steuern, ob ein Projekt abgeschlossen ist oder nicht, oder wann es im Baum sichtbar ist. Vermissen Sie Projekte im Baum oder bei den Zeiteinträgen? Abgeschlossene Projekte stehen nicht mehr für die Zeiterfassung zur Verfügung. Die Sichtbarkeit für das Projekt in der Baumstruktur ist konfigurierbar. Dies ist nützlich für die Projekte-Übersicht. 5. Aktivitätstypen Aktivitätstypen werden in einem Drop-Down-Menu zur Verfügung gestellt, wenn Sie Zeiteinträge erfassen. Auch hier gibt es eine Voreinstellung für die Beschreibung und Dauer. 6. Mitarbeiter Jeder Benutzer, der als Ressource für die Zeiterfassung geführt wird, muss hier mit seinem Standardlohn hinzugefügt werden. Wenn ein Benutzer eine Woche in der Zeiterfassung schließt, wird das Schließungsdatum fortgeführt. In diesem Dialog können Sie es zurück setzen, wenn ein Fehler gemacht wurde und die Woche wieder geöffnet werden muss. 4

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