Planungshilfe Leitfaden Checkliste. Event-Konzept / Grundsatzentscheidungen

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1 Badstraße 3 Renchen Event-Konzept / Grundsatzentscheidungen Ohne Ziele keine Erfolge! Nur wer sich Ziele setzt, kann etwas erreichen, dies gilt auch und besonders für Events. Die erste Checkliste dient einer groben Zieldefinition. Grundsatzentscheidungen Gesamtveranstaltung Was ist der Zweck der Veranstaltung? Welche Veranstaltungsart planen Sie? - Sport-Veranstaltung - Schauspiel/ Konzert - Ausstellung/ Tag der offenen Tür - Fest, stadtfest, historisches Fest, o.ä. - Jahrmarkt, Kirmes, o.ä. - Messe-Veranstaltungen - Seminar/ Kongress/ Tagung - Unternehmens-Event oder Sponsoring - Roadshow und Wanderpräsentation - Händler- uns Pressepräsentation - Kick-Off Veranstaltungen - Aussendienstkonferenz - Messepräsentation Welche Inhalte sollen im Programm geboten werden? - Themen/ Erlebnisdimensionen (zuschauen, mitmachen) - Programm/ Tagesordnung - Eröffnung/ Begrüssung - Highlights - Abschluss - Come-together/ Formen der Begegnung General Manager: Seite 1 von 57

2 - Nebenprogramm - kulturelles - geselliges Beisammensein - sportliches - Ausstellung - Zeitplanung in groben Zügen - Beginn - Ende Badstraße 3 Renchen Event-Konzept/ Teilnehmer- und Besucher-Profil Die Zielgruppe eines Events ist ebenfalls zentral: Wird diese frühzeitig definiert, können alle weiteren Planungen darauf fokussiert werden, damit die richtigen Teilnehmer und Besucher kommen. Teilnehmer- und Besucher-Profil Welche Teilnehmer sollen angesprochen werden? (Umschreibung und Quantifizierung) Welche Besucher/ Zuschauer sollen angesprochen werden? (Umschreibung und Quantifizierung) Welche VIP-Gäste sollen angesprochen werden? (Umschreibung und Quantifizierung) Welche Schirmherren/ Vip-Personen sollen angesprochen werden? (Umschreibung und Quantifizierung) Welche Aussteller/ Händler/ Gesprächspartner sollen sich beteiligen? (Umschreibung und Quantifizierung) Event-Konzept/ Medienprofil Für professionelle Event-Veranstalter ist nicht die Medienberichterstattung als solche wichtig, sondern gezielte Zielgruppen-Kontakte über die Medien, die die gewünschte Zielgruppe auch tatsächlich erreichen! General Manager: Seite 2 von 57

3 Zielgruppen-Profil für Medienauswahl Badstraße 3 Renchen Welche Zielgruppen sollen vorab, während und nach dem Event via Medien erreicht werden? Geographische Reichweite - regional - national - international Fachzielgruppen/ Fachmedien Demographische Beschreibung der Zielgruppen Intensität der Mediennutzung - TV/ Fernsehen (ggf. Regionalsender) - Radio - Tageszeitung - Fachzeitschriften - andere gedruckte Medien - Internet - Sonstige Medien-Profil Welche Medien erreichen das gewünschte Zielpublikum und können als Partner (Co- Sponsor oder Mitveranstalter) einbezogen werden? Über welche Inhalte/ Themen können uns sollen Medien berichten? Welcher Foto- bzw. Filmstoff wird den Medien geboten? Grosser Presseverteiler: alle Medien, die über das Event informiert werden und berichten sollen. Kleiner Presseverteiler: Medien für die intensive Pressearbeit (Grobumschreibung) General Manager: Seite 3 von 57

4 Badstraße 3 Renchen Event-Konzept/ Terminierung des Events Das richtige Event-Timing kann über Erfolg- und Misserfolg Ihrer Veranstaltung entscheiden. Terminierung des Events Gibt es im Umfeld andere Events/ Veranstaltungen (auch Grossereignisse im Fernsehen), die eine Konkurrenzsituation für Teilnehmer, Besucher oder Presse sein könnten? (vgl. Kapitel B Event-Termine ) Gibt es im Umfeld andere Veranstaltungen, die für eine Kooperation geeignet wären? (vgl. Kapitel B Event-Termine ) Gibt es im Umfeld verkehrsbedingte Einschränkungen? - Information durch Polizei und Ordnungsamt Kollidieren mit dem Termin Feiertage oder Ferien? Event-Konzept für Unternehmens-Events und Sponsoring Ein Zielkatalog für Unternehmens-Events kann sehr komplex sein. Er besteht jedoch immer aus der Kombination Zielgruppe und Kontaktart. Die verschiedenen Ziele (Zielgruppe + Kontakt) werden in eine Rangfolge gestellt. General Manager: Seite 4 von 57

5 Badstraße 3 Renchen Zielkatalog für Unternehmes-Events, Messen und Sponsoring Zielgruppe des Unternehmes-Events, Messeauftritt oder Sponsoring-Engagements - Mitarbeiter - Kunden - potentielle Kunden/ Besucher - Meinungsführer/ Multiplikatoren (Politiker, Journalisten) - interessierte Öffentlichkeit - Mediennutzer Art des Kontaktes zwischen Zielgruppe und Unternehmung - Werbliche Kontakte durch Medienberichterstattung - Werbliche Kontakte beim Event durch Transparente, Plakate, Fahnen, etc. - Produkt- und verkaufsfördernde Kontakte beim Event - Direktkontakte mit Verkäufern, Mitarbeitern und Management General Manager: Seite 5 von 57

6 Badstraße 3 Renchen Unternehmens-Events dienen kurz-, mittel- oder langfristig dem Erreichen der Marketing- Aufgaben. Hier einige Zielbereiche: Marktforschungsziele Überprüfung der Akzeptanz des aktuellen Produkt- und Leistungsprogramms am Markt. Zielgruppenanalyse Qualifizierung von neuen Absatzkanälen Ausloten von Preisräumen Analyse der Verhandlungsgewohnheiten ausgewählter Besucher Durchführung von Markttests Analyse der Verhaltensweisen der Vertriebsangehörigen/ Argumentarium Marktprogrammziele Vorstellung von Produkt-/ Leistungs- oder Sortimentsinnovationen Angebot modifizierter Produkte Gewinnung von Neukunden für Standardprodukte Evaluierung neudefinierter Nutzungsversprechen Kommunikationsziele Aufmerksamkeitswirkung und Bekanntheitssteigerung Schaffung von Sympathiewerten (durch freundliche Betreuung) Verbesserung des Images bestimmter Produktlinien/ Unternehmensteile Erzeugung von Handlungsauslösung durch aufliegende Response-Elemente Intensivierung der eventbegleitenden Öffentlichkeitsarbeit durch persönliche Kontakte zu den Medien. Verkaufsziele (Temporäre) Umsatzsteigerung während des Events Erzielung einer festgelegten Anzahl an Verkaufsgesprächen pro Tag. General Manager: Seite 6 von 57

7 Badstraße 3 Renchen Erzielung einer festgelegten Anzahl an Vorverträgen pro Tag. Erzielung einer festgelegten Anzahl an Verkaufsabschlüssen pro Tag. Testen der Verkaufs-Argumentation. Vertriebsziele Vorrangige Belieferung von Eventkunden Verkürzung der Realisierungszeit zwischen Kaufabschluss auf dem Event und Anlieferung. Test und Realisierung neuer Vertriebskanäle. General Manager: Seite 7 von 57

8 Konzept für Ausstellungen/ Messen Badstraße 3 Renchen Messen und Ausstellungen hängen in ihrem Erfolg wesentlich von der Raumaufteilung und konzeption ab. Ohne Struktur und Schwerpunkte wird eine Ausstellung schnell zum Bauchladen. Verantwortliche/r mit Zuständigkeitsbereich. Grundsatzentscheidungen Einzel- oder Gemeinschaftsstand, -ausstellung, -präsentation. Focus, Highlight oder Titel des Standes/ der Ausstellung. Prinzipielle Anforderungen an den Stand (Platzierung, Grösse). Produktorientierte Standaufteilung (mehr Präsentationsraum, weniger Besprechungsraum). Informationsorientiert Standaufteilung (mehr Besprechungsraum, weniger Präsentationsraum). Zonenaufteilung des Standes (z.b. Laufpublikum-, Kunden- und Top-Gäste-Zone). Bestimmung der Exponate (Art, Umfang, Grösse, Zahl). Festlegung der Verkaufsbedingungen während der Messe/Ausstellung. Anmietung zusätzlicher Flächen bzw. Verkaufsräume, Werbeflächen. Messeexterne Rahmen- und Sonderveranstaltungen, Seminare, Abendprogramme, Podiumsdiskussionen, Pressekonferenzen. Positionierung gegenüber Konkurrenz. Sonstige Aktionen. Standinhalte und themen Standabstimmung mit CI Corporate Identity und CD Corporate Design des Unternehmens. - Design - Farbgebung - Bodenbelag - Beleuchtung General Manager: Seite 8 von 57

9 Badstraße 3 Renchen - Dekoration (Blumen, etc.) Standabstimmung mit Umfeld - Lage in der Messehalle - Etwaige Störfaktoren von Nachbarständen oder Messeinfrastruktur - Analyse Laufwege der Besucher Festlegung der Standinhalte - Produkt- oder Markenfokussierung - Interaktion mit Besucher - Zeitgeist, Klarheit, Deutlichkeit - Logos, Poster, Infotafeln, Exponate - Medien Umsetzung der Inhalte durch architektonische und optische Mittel adäquate Grösse Grundkonzepte Offenheit/ Zugänglichkeit aus Perspektive des Besuchers/Ganges Übersichtlichkeit, Struktur optische Reize Infotheken/ zentrale Bereiche, Gesprächs- und Informationszentrum (stehend, sitzend) Laufzonen OK Organisationskomitee/ Veranstaltungs-Management Wer macht was? Wenn die Event-Ziele definiert sind, müssen Aufgabe, Verantwortungen und Durchführung zugeteilt werden. Entscheidungen Welche Aufgaben werden vom Organisationskomitee bzw. Veranstalter selbst übernommen und welche Aufgaben werden an Kooperationspartner/ Agenturen übertragen? General Manager: Seite 9 von 57

10 Badstraße 3 Renchen Alternativen dazu: Gesamtorganisation in Eigenregie Gesamtorganisation durch Agentur/ Kooperationspartner - im Auftragsverhältnis - unter Kosten- und Erfolgsbeteiligung Teilorganisation im Auftragsverhältnis - Konzeption - Programm-Organisation - Technik - Kommunikation: Presse- und Werbeaktivitäten - Sponsoring - Internet General Manager: Seite 10 von 57

11 Badstraße 3 Renchen Generelle Aufgaben eines OK`s Organisationskomitees Funktionen und Verantwortlichkeiten im OK Organisationskomitee/Veranstaltungs-Management. Vorsitzender/ Sprecher Koordination der verschiedenen Aufgabenressorts. Abnahme Meilensteine. Einberufung (Tagesordnung) und Leitung OK-Sitzungen. Organisation des Sekretariates. Verantwortliche Ansprechperson für Behörden (Polizei, Ordnungsamt, etc.). Sponsoren-Akquisition und Betreuung. Vize Unterstützung und Stellvertretung des OK-Chefs bei allen Aufgaben. Protokoll-Führer Chef Ablauf Verantwortung für Organisation des Programms. Engagement und Koordination von Darstellern/Künstlern/Sportlern. Koordination von Zeitplänen. Organisation von Anreise/Unterkünften/Umkleidemöglichkeiten. Erstellung von Alternativ-Programmen und Notfallplänen. Chef Technik Verantwortung für alle Auf- und Abbauten. Organisation und Koordination von technischen Einrichtungen/Lagerung von Gerätschaften und Waren. Vertrags- und Konditionsgestaltung mit Zulieferern. General Manager: Seite 11 von 57

12 Badstraße 3 Renchen Kontrolle der Vertragserfüllung von Zulieferern. Einholung und Verantwortung von Genehmigungen durch Ämter, Polizei, etc. Verantwortlich für Sicherheit. Chef Kommunikation/ Presse Planung und Erstellung aller Werbe- und Pressematerialien. Einladung/Betreuung Pressevertreter Koordination aller kommunikativen Maßnahmen mit den Sponsoren. Koordination Besuchermanagement. Chef Finanzen Verantwortlich für die Finanzen der Veranstaltung. Budgetierung des Events. Überprüfung bzw. Mitgestaltungen von Vertragsvereinbarungen mit Zulieferern, Darstellern, etc. Überwachung der Budget-Einhaltung durch die Ressort-Chefs. Chef Personal Verantwortlich für die (gesamte) Personalplanung der Veranstaltung. Personalbriefing, -schulung und kontrolle. Chef Sponsoring Erstellung Sponsoring-Konzept. Akquisition Sponsor(en) mit Vorsitzenden/ Sprecher. Betreuung der Sponsoren und deren Kunden vor, während und nach dem Event. General Manager: Seite 12 von 57

13 Badstraße 3 Renchen Büroräumlichkeiten für das OK Organisations-Sekretariat Raumbedarf Infrastruktur - Arbeitsplätze - Telefon - Telefax - Computer/Drucker General Manager: Seite 13 von 57

14 Organisation und Zeitplanung Badstraße 3 Renchen Der Veranstaltungsort ist ein zentraler Planungsbereich von dem viele andere Planungen abhängen. Die Hauptentscheidungen sind sehr frühzeitig zu tätigen! Haupt-Entscheidungen Ortswahl (Location-Selektion) Ortsbegehung (Location-Check) - Akustik Behördliche Genehmigungen Beachtung öffentlicher Vorschriften - Sperrstunde - Konzession - Ausschankgenehmigung - Pflichtigkeit von Sanitäts- und Feuerwehrpersonal. Zeitrahmen des Events. Einbindung/ Verknüpfung mit anderen Events/Veranstaltungen. Raum- und Location-Miete Vertragsbedingungen mit Stornierungsbedingungen. Verhandlungen über Miete und Nutzung. Sondernutzungsgenehmigungen vom Ordnungsamt. Einverständniserklärungen durch Besitzer, Nachbarn, etc. Baubehördliche Genehmigungen. General Manager: Seite 14 von 57

15 Planung der Gesamt-Flächennutzung Flächenplan bzw.-skizze beschaffen. Anzahl der Teilnehmer. Badstraße 3 Renchen Welche Massnahmen sind zu ergreifen, wenn die Teilnehmer-/ Besucherzahl weitaus grösser wird als geplant? - Zusatzräumlichkeiten - Absperrungen - Frühzeitige Benachrichtigung durch Radio/ Fernsehen Welche Massnahmen sind zu ergreifen, wenn die Teilnehmer-/ Besucherzahl weitaus niedriger wird als geplant? - Kosteneinsparungen durch kurzfristige Personal- und Materialeinschränkungen. Werden Kinder erwartet? Gibt es spezielle Angebote für Kinder bzw. bestehen Möglichkeiten zur Kinderbetreuung? Werden Tiere (z.b. Hunde) eingelassen? Welche Catering/Bewirtungsmassnahmen sind geplant? Programm Event steht für (inszeniertes) Erlebnis/ Ereignis: Programm und Ablauf bedürfen daher einer detaillierten Planung. Planen heisst Erlebnisse vorbereiten. General Manager: Seite 15 von 57

16 Hauptentscheidungen Kernbotschaften des Programms - Wettbewerb (siehe unten: Sport) - Information - Unterhaltung - Sinnliche Anregung/ Kreativität - Motivieren und Weiterbildung - Interaktion/ Mitmachen - Emotion - Teamgeist/ Gruppendynamik - Neuartigkeit Badstraße 3 Renchen - Begegnung mit Menschen, Kulturen, Sitten, Bräuchen, Traditionen und Lebensstilen. Programm-Budget/-Etat Ausgewogenheit des Programms bzgl. Sinne (alle Sinne wollen profitieren!) - Denken - Sehen - Hören - Fühlen - Riechen - Schmecken General Manager: Seite 16 von 57

17 Badstraße 3 Renchen Ausgewogenheit des Programms bzgl. Sozi-Demographie der Zielgruppen. - Generationen - Soziale Schichten - Interkultureller Anspruch/ Bildungsvoraussetzung - Interessengebiete - Möglichkeiten zum Kennenlernen Sport - Turnier- bzw. Wettkampfplan - Siegerehrung - Come-together Programmplanung Programmphasen und ablauf Vorprogrammphase - Empfang/ Begrüssung des Publikums, Teilnehmer, Medien, etc. - Vorabinformationen - Teilnehmerregistrierung (Startnummern, Zugangsberechtigung, etc.) - Kennzeichnung des Publikums mit Symbolen (Fähnchen, Button, Aufkleber, etc.) - Platzzuweisung - Einstimmung General Manager: Seite 17 von 57

18 Badstraße 3 Renchen Programmablauf - Programmdidakt und dramaturgie - Dialog- und Monologphasen - roter Faden - Höhepunkte - Ausklang - Ersatzprogrammablauf bei Ausfällen, Notfällen, etc. Nachprogrammphase - Come-together, Möglichkeiten zum Verweilen - Verabschiedung - Give-aways, Andenken, Souvenirs Ablaufplan des Events Pausen (regelmässig und rechtzeitig) Pufferzeiten für Umbauten General Manager: Seite 18 von 57

19 Musik/ Gesang/ Tanz Art der Darbietung Länder der Darbietung Badstraße 3 Renchen Akustik, Technik, Bühnenbau und sonstiges Umfeld Auswahl der Künstler/ Perfomer Verhandlungen mit Künstlern/Agenten - Künstlerkatalog (vgl. Zulieferer-Verzeichnis ) - Ausschreibung Künstlerverträge und versicherung. Anmeldung von Musikprogrammen bei der GEMA oder anderen Verwertungsgesellschaften. Abstimmung Künstlergarderobe. - Beschaffenheit und Einrichtung (z.b. Spiegel) Sport Turnier- und Veranstaltungsausschreibung Teilnahmebedingungen, Auswahl und Akquisition Sportler Ablaufplan, Tunisersystem, etc. Preise, Siegerehrung, etc. Umkleideräume Reden und Moderation Engagement Redner/ Moderation Zeitpunkt und Rededauer Rede- und Ansagemanuskripte General Manager: Seite 19 von 57

20 Badstraße 3 Renchen Ausfallplanung Ersatzprogramm Ergänzungsprogramm Versicherung Event-Location/ Verantstaltungsort/ Aufbauten Der Veranstaltungsort ist ein zentraler Planungsbereich. Die Hauptentscheidungen sind sehr frühzeitig zu tätigen! Flächenplanung im Detail (entsprechender Lageplan bzw.- Skizze: Bitte einheften) Ausstellungsflächen Aktivitätenflächen/ Bühne - Innenarchitektur - Bühnengestaltung (Frontal, Ausläufer ins Publikum, etc.) - Spielfläche - Aufbauten - Aufgänge - Attraktionen - Technikbereiche - Bühnen-/ Präsentationsbereiche - Umkleideräume (u.a für Künstler) - Start- und Zielbereich, Spielfläche beim Sportevent - Bodenbelag - Bühnenhintergrund - Überdachung General Manager: Seite 20 von 57

21 Badstraße 3 Renchen Tribünen - Medientribünen, Presseraum - Flächen für Fotografien und Kameraleute - Übertragungsmonitore - Spielpark - Überdachung Serviceflächen - Infotheken/ Check-In-Counter/ Absperrungen - Garderoben - Toiletten - Ruhezonen - Verpflegungsbereiche, Ess- und Trinkbereiche - Notfall - Dolmetscherkabinen - Umkleideräume - Wickelraum - Kindergrippe, o.ä. - Lager- und Zwischenlagerstätten Planung Ab- und Auflademöglichkeiten Zu- und Anfahrtswege-Check/ Terminierung - Ver- und Gebotsschilder nach VStV Erstellung und Verteilung der Flächenpläne General Manager: Seite 21 von 57

22 Bühnen-, Dekorations- und Standbau Zulieferer - Messebauer - Dekorationsfirmen Badstraße 3 Renchen Dekoration/ Aufbauten im Empfangsbereich - Raumbeschaffenheit - Traglasten beachten - Feuervorschriften beachten - Banner, Fahnen, Logos - Tücher und andere farbliche Dekorationsmaterialien - Blumen Dekoration im Gelände - Beachtung von Denkmalschutz- und anderen Bauvorschriften - Fahnenmasten und Fahnen - Werbeballons Stände für Flyer und Prospekte General Manager: Seite 22 von 57

23 Badstraße 3 Renchen Zelte - Baubuch für Zeltabnahme - ausreichende Grösse - Typ (abhängig vom Veranstaltungskonzept) - Eingangs- und Versorgungszelte - Platzbeschaffenheit - Zuwegung - Traglasten VIP-Bereich Bühne Musik- und Tonanlage (s.u.) Rednerpult Präsidiumstisch Transparente für Bühnenbild und Pult Brandschutzmassnahmen (Dekorationsmaterial gem. DIN-Norm, u.s.w.) Infrastruktur - An-/ Abwasser - Toiletten - Arbeitsgeräte (Stapler, Steiger, usw.) - Zeit-Telefone/Fax General Manager: Seite 23 von 57

24 Sonstiges - Auf- und Abbau-Helfer - Runner - Crewcatering - Crewunterkunft Badstraße 3 Renchen Nachberarbeitungsmassnahmen Aufbauarbeiten - Stände/ Aufbauten - Dekoration - Beschilderung Entsorgungsarbeiten Säuberungen Abfälle Mülltrennung Wiederherstellungsarbeiten Schlussübergabe Zeitpunkt der Übergabe General Manager: Seite 24 von 57

25 Dienste Badstraße 3 Renchen Jede Dienstfunktion kann von professionellen Kräften oder von Ehrenamtlichen durchgeführt werden. Je komplexer die Aufgabenstellung umso mehr machen sich Erfahrung und Professionalität bezahlt. Grundsatzentscheidungen Dienste Welche Dienste werden extern angekauft/ gemietet? Auswahl externer Anbieter (vgl. Kapitel C Zulieferer) Auswahl ehrenamtlicher Dienststellen (ggf. Kooperation mit Hilfsdiensten und Vereinen) Sonstige personalbezogene Aufgaben Dienste Aufsichtsdienste Ein- und Ausgangskontrolle/ Kassendienst Auskunfts- und Informationsdienst Bewachungsdienst - Objektschutz - Risikobeschreibung - Gelände - Tag-/ Nachtbewachung - Schutzwaffe - Hundestaffel Karten- bzw. Billetverkauf Empfangsdienst Fahrdienst Funkdienst Garderobendienst Verkauf von Katalogen/ Andenken/ Merchandising-Artikeln General Manager: Seite 25 von 57

26 Badstraße 3 Renchen Technischer Dienst/ Technische Überwachung Ordnungsdienst Parkplatzbetreuung/ Parkplatzinkasso Personenbegleitschutz Platzanweisung Sicherheitsdienst Notfalldienst: Sanitäter/ Notarzt Telefondienst Verkehrsdienst Technik/ Ton/ Licht/ Klima Technik, insbesondere Licht, Ton und Videotechnik, ist Expertensache. Hier nur eine rudimentäre Liste, an was in den verschiedenen Bereichen auf jeden Fall gedacht werden muss. Verstromung Kapazitäten für Licht, Ton, Video, Catering und sonstiges. Aggregat und/ oder Netzverstromung Anschlüsse (speziell Ausland) General Manager: Seite 26 von 57

27 Licht Bühnenausleuchtung - Showlicht - Redner-/ Produktausleuchtung - Kameralicht Ausleuchtung Buffetstationen etc. Ambientelicht Arbeitslicht Wegebeleuchtung Lichttechnik geständert oder gehängt Stellflächen für Lichtregie Badstraße 3 Renchen Ton Sprachbeschallung Musikbeschallung Durchsage- und Zuschauerleitbeschallung Stellfläche für Tonregie Mikrofonierung Zuspielgeräte (CD-Player, DAT-Recorder, etc.) Simulantübersetzung General Manager: Seite 27 von 57

28 Badstraße 3 Renchen Video Indoor/ Outdoor Lichtsituation im Veranstaltungsraum Bilddarstellung (raumabhängig) - Projektion (Auf-/ Rückprojektion) - Monitore - Slittechnik - LEC Zuspieltechnik (Kamera, Video-Recorder, Rechner, etc.) Stellfläche für Videoregie Bühnenbau Bodenbelag Klimatisierung Beschilderung Zuwegung Parkplätze Check-In Toiletten Garderoben Ver- und Gebotsschilder nach VStV Bewirtung/ Catering Hunger und Durst sind die schlimmsten Erinnerungen, die Ihre Besucher oder Teilnehmer nach Hause nehmen könnten. Umgekehrt hat sich schon so mancher eine Veranstaltung schöngegessen bzw. Schöngetrunken. General Manager: Seite 28 von 57

29 Badstraße 3 Renchen Bewirtung/ Catering Wer wird wann, wo, von wem bewirtet und wer zahlt? Skizze Catering-Bereiche mehrfach kopieren für Besprechungen etc. Feststellung Bewirtungsbedarf - nach Anzahl Personen - nach Zeitdauer des Events - nach klimatischen Verhältnissen Gesamt- oder Sonderbewirtung auf Kosten Veranstalter Eigenbewirtung der Gäste - Stände, Theken und sonstige Verpflegungsstellen - Kapazitäten- uns Gästestromplanung Produktion Lebensmittel - Vor Ort - angeliefert Flächennutzungsplanung für Bewirtung Fremdvergabe von Cateringaufgaben - Vergabe von Aufträgen (gesamthaft oder einzeln) - Vermietung von Standflächen - Vergabe von Ausschank- und Restaurations-Lizenzen General Manager: Seite 29 von 57

30 Badstraße 3 Renchen Speisen Menü-Übersicht/ Karte Speisenangebote - international - länderspezifisch (italienisch, spanisch,..., mottospezifisch) - saisonal - rustikal/ avantgardistisch - koscher Süsswaren/ Snacks Vegetarische Angebote Präsentation der Speisen - Menue - Staccato - Buffet - Canapés - á la Carte Getränke Kaltgetränke - Bier - Wein - Erfrischungsgetränke (Cola, Limonade, Mineralwasser, Orangensaft) Warmgetränke General Manager: Seite 30 von 57

31 Koch- und Warmhaltevorrichtungen Herd Ofen Anreiche Badstraße 3 Renchen Bewirtungs-Möbel Stehtische Tische und Stühle Regen- und Sonnenschirme Tischtücher Dekoration Aschenbecher Abfallbehälter (trennbar) Geschirr Einweg-Geschirr oder wiederverwendbares Geschirr Miete (vgl. Kapitel C Zulieferer ) Klima/Ambiente Raumluft Temperatur Geräuschkulisse Raucher-/ Nicht-Raucherbereiche Crew-Catering Ort, Zeit, Art der Verpflegung General Manager: Seite 31 von 57

32 Catering-Personal Koch- und Küchenpersonal Service-Mitarbeiter Barkeeper Sprachfertigkeiten Gastronomische Kenntnisse Erscheinungsbild Alter und Geschlecht Badstraße 3 Renchen Marketing- und Kommunikations-Konzept Stellen Sie sich vor, es ist Event und niemand weiss davon...das Marketing- und speziell die Event-Kommunikation bedürfen einer detaillierten Planung. Insbesondere muss auch die konsequente Umsetzung kontrolliert werden. Haupt-Entscheidungen Markenentscheidungen der Veranstaltung - Bezeichnung, Name des Events - Logo/ Wiedererkennungszeichen - Veranstalter-Marke und Zuordnung - Integration in Veranstaltungsreihe, Festival, o.ä. Sponsoren und Medienintegration in der Gesamtkommunikation Zeitplanung aller Massnahmen General Manager: Seite 32 von 57

33 Badstraße 3 Renchen Event-Ausgestaltung Gesamtdesign Wiedererkennungszeichen wie Logos, Marken oder Embleme Grafik Beschriftungen Dekoration Vorabkommunikation Werbemassnahmen PR-Massnahmen Besucher-Kommunikation Allgemeine Materialien Briefpapier der Veranstaltung Briefpapier des Veranstalters Visitenkarten Allgemeiner Veranstaltungsprospekt (z.b. für Sponsoren) Art, Themen und Zeitplanung der werblichen Massnahmen Arten und Listen der einzuladenden Themen, Medien und Zeitplanung der Pressemassnahmen Zeitpunkt, Inhalt, Verteiler (vgl. vorne) - Zeitpunkt der 1. Presseinformation: - Hauptthema der 1. Presseinformation: General Manager: Seite 33 von 57

34 Kommunikation am Event Eventausstattungplanung Ausschilderung Eintrittskarten/ Platzkarten - Beschaffung - Zuordnungsplanung - Planung von Raumbelegungen Badstraße 3 Renchen Berichterstattung (Foto/ Film) Teilnehmerkommunikation (vgl. Teil Informationsmaterial Firma Stalder Starnummern Checkliste) Werbegeschenke/ Give away/ Andenken (vgl. Zulieferer) - für Besucher/ Kunden - für Presse Programmheft - Inhalte - Auflage - Gestaltung, Produktion - Vertrieb beim Event General Manager: Seite 34 von 57

35 Nachbearbeitung des Events Mitarbeiternachbearbeitung - Protokolle für Teilnehmer, Presse - Video- oder Fotodokumentation - Presseclippings (-ausschnitte) Badstraße 3 Renchen Besuchernachbearbeitung Pressenachbearbeitung Werbemaßnahmen Wer nicht wirbt...stirbt : Soweit soll es nicht kommen. Ihre konsequenten, strukturierten und aufeinander abgestimmten Werbemaßnahmen bilden eine wichtige Grundlage für den Event-Erfolg. Design/ Produktion (vgl. auch Kapitel C Zulieferer) Grafiker, Werbeagentur Film- und Reproanstalt Druckerei Anzeigen Budget Motiv/ Inhalt Gestaltung Menge Medienbelegung/Terminierung General Manager: Seite 35 von 57

36 Plakate Budget Motiv/Inhalt Gestaltung Menge Medienbelegung/ Terminierung Badstraße 3 Renchen Prospekt/ Zeitungsbeilagen/ Flugblätter/ Handzettel Gestaltung Menge Verteilung/ Terminierung Internet Budget Motiv/Inhalt Gestaltung Aufschaltung: Beginn, Aktualisierung, Ende Berücksichtigung der Internet-Homepage des Sponsors/Medienpartners Direkt-Marketing Brief Telefon Budget Motiv, Inhalt,Menge Gestaltung General Manager: Seite 36 von 57

37 Radio-/ TV-Spots Budget Motiv/Inhalt Produktion, Gestaltung Medienbelegung/Terminierung Badstraße 3 Renchen Gemeinschaftswerbung/ Kooperationen Sponsoring- und Medienpartnerschaften Gewinnspiele, Verlosungen Kooperationen mit Firmenzeitschriften, Verbands- und Vereinsmitteilungen Verkaufsförderung/ Sales Promotion z.b. auf Messen, Fussgängerzonen, Seminarveranstaltungen. Presse Suchen und pflegen Sie eine partnerschaftliche Beziehung mit der Presse. Ihre professionelle Pressearbeit erleichtert den Partnern die (korrekte, informative, umfangreiche und rechtzeitige) Berichterstattung. Detaillierte Auswahl der Presse Lokalpresse Fachpresse Multiplikatoren (Presseagenturen, freie Journalisten) Radio Fernsehen General Manager: Seite 37 von 57

38 Badstraße 3 Renchen Erstellung von Vorschau, Presseinformationen Termin, Timing Thema, Inhalt, Highlights, VIP s Art der Zustellung - Brief - Fax - - Videokassette Pressekonferenzen Termin Ort: Verkehrsanbindungen, Anfahrtsskizzen, öffentliche Verkehrsmittel Zeit: optimal dienstags bis donnerstags Uhr und Uhr Terminkollisionen bedenken Feinabstimmung mit ausgewählten Redakteuren vorab besprechen Ausschilderung der Räumlichkeiten Imbiss Sitz- und Raumordnung Pressemappen - Texte - Fotos - Anzahl Mappen Pressebetreuung vor Ort - Betreuer - Interviewpartner etc. General Manager: Seite 38 von 57

39 Nachbearbeitung bei Nicht-Besuchern Badstraße 3 Renchen - Presseinformation über den Event-Erfolg (Information zu Besucherzahl und arten) - Stimmung und Erfolg des Events Besuchermanagement Ihr Event steht in Konkurrenz zu vielen anderen Angebote, die Ihr Besucher auch oder stattdessen nutzen könnte: Je persönlicher Sie mit Ihrem Besucher umgehen. Umso eher wird sich der Besucher für Ihre Veranstaltung entscheiden. Einladungen Gäste/ Teilnehmer/ Besucher Kunden Prominenz/ VIP Nachbarschaft (ggf. nur verständigen) Presse General Manager: Seite 39 von 57

40 Badstraße 3 Renchen Einladungsschreiben mit Informationen über: Event-Thema und Art Darsteller (Sportler, Künstler, Referenten, VIP s etc.) Ort (Anfahrtsskizze) Zeit (Programme) Anlaufstelle für Rückfragen (Telefon, Fax, ) Internet-Homepage zur Abfrage weiterer Informationen Rückantwort (per Fax, per Karte oder Rückruf) Kartenvertrieb schriftlicher, telefonischer und direkter Kartenverkauf Preisgestaltung, Rabatte, Provisionen Kooperation mit Vertriebsnetz (Vorverkaufsstellen) Kooperation mit Ticketsystem Kooperation mit Sponsoring- oder Medienpartner Zeitpunkt, Beginn und Ende Vorverkauf Rückführung/ Umverteilung unverkaufter Karten Besuchsbestätigung Endgültiges Programm Hotelangebote - integrierte Angebote (Hotel und Event) Anreiseangebote - öffentliche Angebote (Hotel und Event) - PKW-Parkplätze - Shuttle-Service General Manager: Seite 40 von 57

41 Badstraße 3 Renchen Telefonische Bestätigung Vor Ort Begrüssung/ Empfang durch: Newsletter für Besucher Animation der Gäste Gästebuch Dokumentation (Foto/Film) Bilder sagen mehr als tausend Worte! Ein O-Ton (Originalton) sagt mehr als ein geschliffener Kommentar! Ziele der Foto- und Videodokumentation Pressematerial Erinnerungsmaterial für Besucher Dokumentation für interne oder externe Zwecke Abwicklung Dokumentation Kamera- und Fotografen-Standort auswählen Schriftliche Definition des gewünschten Bild- und Tonmaterials Fotograf bestellen Videoproduktion bestellen/ beauftragen Personal In den Augen Ihrer Besucher, Teilnehmer und auch der Medienberichterstatter wird die Veranstaltung durch Ihr Personal geprägt. Die freundliche Dame an der Garderobe vermittelt einen (wegweisenden) ersten Eindruck!!! General Manager: Seite 41 von 57

42 Personalplanung entsprechend dem Budget Badstraße 3 Renchen Personalplanung nach Verwendung Bühne, Technik und Programm Organisation vor Ort Bewirtung/ Catering Ordnungs- und Reinigungskräfte Personalbeschaffung Anbieter von Personalleistungen (vgl. Kapitel C Zulieferer) Abstimmung Personalbedarf mit Zulieferern Einsatzunterlagen für das Personal Bestellung: Zeit, Ort, Dauer Einweisung Verhalten - Motivation - Einsatz-Manuell Kleidung - Vorgaben Kleiderordnung - Anprobe Zeitplanung Aufenthaltsort Ersatzpersonal Entlohnung Spesenersatz Belegvordrucke General Manager: Seite 42 von 57

43 Badstraße 3 Renchen Personalschulung Ort, Zeit, Dauer Personalbekleidung Miete Anschaffung Personal-Manuell Damit Ihr Personal nicht im Regen steht dient ein umfassendes Manuell zur Orientierung! Einsatz-Manuell für das Personal (die wichtigsten Nummern, Orte und Antworten auf einen Blick) wird an jeden Mitarbeiter ausgeteilt wird rechtzeitig und ausführlich besprochen wird auf Anwendung überprüft, getestet Funk-/ Telefon-Nummern von OK-Präsident/OK-Büro/Eventleitung Sanitäter/ Notarzt Polizei Feuerwehr Presse-Chef Lageplan von Ein- und Ausgang (Notausgängen) Feuerwehr- und Notdienstzufahrten WC, Notarzt, Sanitäter, etc. OK (Organisations-Komitee) bzw. Event-Büro General Manager: Seite 43 von 57

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