Rückenschilder für Ordner erstellen Word

Transkript

1 Du möchtest gerne Aktenrücken auf ein normales Din A4 Blatt drucken und sie dann ausschneiden. Du scheiterst schon daran, dass du mehrere Aktenrücken auf einem Blatt individuell gestalten möchtest. Aber das liegt daran, dass du nicht weißt wie vorgehen, du würdest gerne ein Logo einfügen, oder sogar mehrere Rückenschilder gleichzeitig ausdrucken usw. In Word 2002/XP gibt es für den Etikettendruck sehr viele fertig eingerichtete Vorlagen. Sie alle gehen von Etiketten aus, die auf Trägerpapier haften oder in verschiedenen Abmessungen perforiert/vorgestanzt einzeln abtrennbar sind. Sie können mit Word beschriftet und auf dem Bürodrucker ausgedruckt werden. Die vorhandenen, fertig eingerichteten Formate mit den Herstellerangaben findest du, wenn du den Befehl <Extras> <Briefe und Sendungen> und dann <Umschläge und Etiketten> wählst Ein Klick auf die Schaltfläche»Optionen«zeigt verschiedene Hersteller und ihre Formate: Du kannst hier deine Ordner-Rückenschilder auswählen und dann auf <OK> klicken. Im Dialogfeld»Umschläge und Dokumente«klicke anschließend auf»neues Dokument«und Word erstellt ein neues Dokument mit den vordefinierten Tabellespalten, welche die Maße und für deine Rückenschilder aufweisen. 21. September 2012 Seite 1 5

2 Wenn du viel Schriftverkehr hast, viele Dokumente ordnen und ablegen musst, und daher deine Vorlage für Ordner-Rückenschilder häufig benötigt wird, versuche doch, sie richtig komfortabel zu machen: durch Verbinden mit einer Steuerdatei (Seriendruck), zum Beispiel mit Formularfeldern zur Eingabe. Selbst eine Vorlage einrichten Wenn du nicht mit (teuren) Etiketten arbeitest, sondern auf normales Papier drucken und ausschneiden möchtest, oder du die benötigten Formate bei den vorhandenen Etiketten-Vorlagen nicht findest, dann mache dich selbst an die Arbeit. Du öffnest dir ein neues, leeres Dokument und speicherst es am besten gleich als Vorlage - mit einem»sprechenden«namen, so dass du deine»ordner-rücken-schilder«auch nächstes Jahr, wenn es neue Ordner zu beschriften gibt, einfach wiederfindest. Seiteneinrichtung Das Nachmessen mit dem Lineal verrät: der»normale«ordner hat ein Rückenschild mit 5,5 cm Breite beim schmalen Ordner misst das Schild 3,0 cm. beide sind 19 cm hoch. das DIN A 4-Blatt ist 21,0 cm hoch und 29,7 cm breit. Wenn du im Querformat drucken möchtest, passen also 5 breite Rückenschilder (=27,5 cm) nebeneinander und es bleibt noch Platz für einen Rand, so dass bei den meisten Druckern keine Fehlermeldung kommen sollte. Um die Seiteneinrichtung für fünf nebeneinander angeordnete Rückenschilder vorzunehmen, wähle den Befehl <Datei> <Seite einrichten> und machen folgende Einstellungen: Oben: 1 cm 21. September 2012 Seite 2 5

3 Unten: 1 cm Links: 1 cm Rechts: 1 cm Orientierung: Querformat Tabelle für Etiketten einrichten Nun wähle den Befehl <Tabelle> <Tabelle einfügen>. Während der Cursor in der Tabelle steht, wähle den Befehl <Tabelle> <Eigenschaften> und deaktivieren in der Registerkarte»Tabelle«das Kontrollkästchen für die automatische Größenänderung: Sonst kann es nämlich passieren, dass Word deine Tabellenspalten nicht nach der tatsächlich benötigten Breite der Rückenschilder sondern nach dem Text einrichtet, den du später eingibst. In der Registerkarte»Zeile«setze die Zeilenhöhe auf genau 18 cm: 21. September 2012 Seite 3 5

4 Setze die Zeilenhöhe einen Zentimeter kleiner, als die tatsächlich benötigte Höhe. Denn oben und unten gibt es jeweils einen Rand von 1 cm. Beim Zuschneiden brauchen wir in diesem Beispiel also nur unten die Schere anzusetzen, den oberen Rand lassen wir als zum Schild gehörend stehen. So musst du nicht darauf achten, nicht bis an die Schild-Oberkante heran zu beschriften. Rahmen-Linien Als Hilfslinien zum Schreiben lassen wir die benötigten Rahmenlinien stehen. Den oberen Rahmen entfernen wir. Dazu markiere die gesamte Tabelle (z. B. per Mausklick links außerhalb der äußersten Rahmenlinie) und wähle den Befehl <Format> <Rahmen und Schattierung>. Ein Klick in der Rahmenvorschau auf die obere horizontale Rahmenlinie entfernt den oberen Rahmen: Formatieren Nun markiere die Tabellen-Spalten, um Formatierungen festzulegen, die für alle Etiketten gelten sollen. Dazu positioniere den Mauszeiger oberhalb der ersten Spalte - sobald er die Form eines kleinen, dicken senkrechten Pfeils annimmt, ziehe diesen über alle fünf Spalten nach rechts. Dann wähle z. B. aus der Symbolleiste Format die Schaltfläche»Zentriert«und stelle Schriftart und -größe ein. Corporate Design im Aktenregal Wenn deine Rückenschilder ein Logo enthalten sollen, dann füge es jetzt. So sehen zum Beispiel die Rückenschilder aus, die ich jetzt während des Schreibens dieser entworfen habe (Ausschnitt aus der Seitenansicht): 21. September 2012 Seite 4 5

5 Vorlage speichern Bevor du nun die aktuell benötigten Rückenschilder beschriftest, vergiss nicht deine Vorlage zu speichern: mit allen Einstellungen, die du immer benötigest. Bei Aufruf der Vorlage kannst du dann für jeden Ordner individuell Texte und Farben einsetzen, bleiben aber im einmal festgelegten Grunddesign. Festtexte, die du gleich mit in der Vorlage berücksichtigen möchtest, kannst du per»drag & Drop«(Ziehen mit der Maus, bei gedrückter <Strg>-Taste) einfach von einem Etikett - einer Tabellen-Zelle - zur anderen kopieren. Hilfreich ist es, beim Einrichten der Schilder Sonderzeichen sichtbar zu machen (<Extras> <Optionen>, Registerkarte»AnsichtFormatierungszeichenAlle«). Weitere Funktionen Wenn du viel Schriftverkehr hast, viele Dokumente ordnen und ablegen musst, und daher deine Vorlage für Ordner-Rückenschilder häufig benötigt wird, versuche doch, sie richtig komfortabel zu machen: durch Verbinden mit einer Steuerdatei (Seriendruck), zum Beispiel mit Formularfeldern zur Eingabe. Wenn Sie VBA kennen, die Programmiersprache in deinem Word, schreibe vielleicht sogar ein kleines Makro mit Benutzerdialog, der alle Abstände richtig einhält, zwischen verschiedenen Schriftarten und -größen umschaltet und automatisch - je nach Gruppenzugehörigkeit - Farben wählen kann - und vieles mehr. 21. September 2012 Seite 5 5