Aufbaukurs SAP ERP: Module PP, CO und FI. V8: Modul Finanzbuchhaltung (FI)

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1 Aufbaukurs SAP ERP: Module PP, CO und FI V8: Modul Finanzbuchhaltung (FI) Wintersemester 2010/11 Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia Dipl.-Ök. Thorben Sandner Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 1

2 Gliederung: Modul Finanzwesen (FI) Einordnung, Zwecke und Konzepte des externen Rechnungswesens Aufbau und Organisation der Finanzbuchhaltung in SAP Stammdaten Aktuelles Grundlegende Geschäftsprozesse Reporting und regelmäßige Arbeiten Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 2

3 Aktuelles de.reuters.com ( ): Schaden für SAP durch Oracle-Prozess wird immer höher Nach dem jüngst in den USA gegen SAP verhängten Rekord-Schadenersatz von 1,3 Milliarden Dollar und der Erstattung von Oracle-Prozesskosten muss der Walldorfer Konzern nun auch noch millionenschwere Zinszahlungen leisten, wie das US-Bezirksgericht im kalifornischen Oakland am Dienstag entschied. SAP bezifferte die erneuten Kosten mit rund 16,5 Millionen Dollar, Oracle hatte Zinszahlungen von mehr als 211 Millionen Dollar gefordert. channelinsider.de (): Mittelstands-ERP: SAP und Microsoft führen sap_und _microsoft_fuhren In den Markt von Enterprise Resource Planning (ERP) für mittelständische Unternehmen kommt Bewegung, urteilen die Marktforscher von Gartner. Systeme mit älterer, aber tiefer Funktionalität werden durch moderne und agile Systeme abgelöst. [ ] Bei den einzelnen Angeboten sieht Gartner SAP und Microsoft klar in Führung und platziert beide als einzige im»leaders Quadrant«. Dabei sollte bedacht werden, dass die meisten in Deutschland verbreiteten heimischen ERP-Lösungen gar nicht auf dem Radar der amerikanischen Marktforscher auftauchen. Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 3

4 Gliederung: Modul Finanzwesen (FI) Einordnung, Zwecke und Konzepte des externen Rechnungswesens Aufbau und Organisation der Finanzbuchhaltung in SAP Stammdaten Aktuelles Grundlegende Geschäftsprozesse Reporting und regelmäßige Arbeiten Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 4

5 Grundlegende Geschäftsprozesse Abbildung von Geschäftsvorfällen Buchungen erfassen Kreditorenrechnung Kreditorengutschrift Debitorenrechnung Debitorengutschrift Stornierung von Buchungsbelegen Ausgleich offener Posten Dauerbuchungen Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 5

6 Abbildung von Geschäftsvorfällen Belegprinzip: Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 6

7 SAP Belegprinzip Bei jedem Geschäftsvorfall, der Auswirkungen auf das FI hat, werden Daten in der SAP-Datenbank fortgeschrieben, wobei ein eindeutig nummerierter elektronischer Beleg erstellt wird. Die Belegnummer kann verwendet werden, um sich den Geschäftsvorfall zu einem späteren Zeitpunkt erneut anzeigen zu lassen. Der Beleg enthält zum Beispiel Informationen wie: Verantwortliche Person Datum und Uhrzeit der Transaktion Betriebswirtschaftliche Daten Wenn ein Finanzbeleg erst einmal in der SAP-Datenbank gespeichert wurde (und damit die finanzielle Lage des Unternehmens beeinflusst hat), kann er nicht mehr gelöscht werden. Außerdem kann er nur bis zu einem gewissen Grad verändert werden. Das SAP-Belegprinzip bietet einen soliden und wichtigen Rahmen für ein starkes internes Kontrollsystem eine Gesetzesforderung für Unternehmen in den meisten Ländern der Welt. Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 7

8 SAP Belegprinzip Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 8

9 FI Prozesse Buchung eines Sachkontenbelegs Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 9

10 Geschäftsvorfall: Rechnung erfassen Realität Abbildung im SAP-System Kontierungsstempel Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 10

11 Quellen für Buchungen im Hauptbuch Operative Geschäftsvorfälle der Logistik oder der Personalwirtschaft Wareneingang in der Materialwirtschaft Faktura im Vertrieb Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter Buchung der Nebenbücher Skontoaufwand bei Zahlung einer Kreditorenrechnung Abschreibungsbuchung in der Anlagenbuchhaltung Hauptbuch-originäre Buchungen (Sachkonten)-Umbuchungen Außerordentlicher Aufwand Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 11

12 Belegaufbau Belegstruktur Belegkopf Belegpositionen Belegposition (1) Belegposition (2) Belegposition (n) Belegkopf Inhalte (Beispiele) Belegkopf Belegnummer Belegart Buchungsdatum Periode Text Belegpositionen Buchungsschlüssel Kontierung Betrag Positionstext Belegpos. Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 12

13 Belegregeln Der Saldo aus allen Soll- und Habenpositionen ist immer Null (sonst ist keine Buchung möglich!) Mindestens 2, maximal 999 Belegpositionen (Soll+Haben) Mussfelder immer gefüllt (Buchungsschlüssel, Kontonummer, Betrag u.a.) Belegnummernvergabe Intern: Das SAP-System vergibt eine Nummer Extern: Der Anwender vergibt die Nummer Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 13

14 Belegsteuerung über Belegart und Buchungsschlüssel Belegart KR Kreditorenrechnung Betriebswirtschaftliche Differenzierung der Geschäftsvorfälle Steuerung bebuchbare Kontenarten (Kreditoren, Debitoren, Sachkonten, Anlagen) Steuerung der Belegnummernvergabe Sortier- und Ablagekriterium Buchungsschlüssel 31 Eingangsrechnung Kontoart K (Kreditoren) Habenbuchung (Verbindlichkeit) Umsatzunwirksam 40 Sachkontierung Kontoart S (Sachkonto) Sollbuchung (Kosten) Steuerung Belegkopf Steuerung Belegposition Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 14

15 Wichtige Belegarten DR DG DZ KR KG KZ SA Debitorische Rechnung Debitorische Gutschrift Debitorische Zahlung Kreditoren Rechnung von Lieferanten Kreditoren Gutschrift Kreditoren Zahlung Sachkontenbuchung allgemein Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 15

16 Wichtige Buchungsschlüssel 01 Debitorenrechnung (Sollbuchung) 11 Gutschrift an Debitor (Habenbuchung) 15 Zahlung an Debitor (Habenbuchung) 31 Kreditorenrechnung (Habenbuchung) 21 Gutschrift an Kreditor (Sollbuchung) 25 Zahlung an Kreditor (Sollbuchung) 40 Sollbuchung Sachkonto (Sollbuchung) 50 Habenbuchung Sachkonto (Habenbuchung) Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 16

17 Erfassung einer Kreditorenrechnung Ergebnis: Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 17

18 Erzeugter Beleg im Modul FI Aufruf bereits erzeugter FI-Belege über die Transaktion FB = Sollbuchung Sachkonto (Sollbuchung) mit Sachkonto = Kreditorenrechnung (Habenbuchung) mit Kreditorenkonten Übung: Kreditorenrechnung erfassen über FB60, Beleg ansehen FB03 Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 18

19 Geschäftsvorfall: Ausgleich offener Posten Sowohl offene Forderungen als auch Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten führen zu offenen Posten: D.h. die Rechnung ist zwar im System eingebucht worden, aber noch nicht bezahlt worden Unerledigte Vorgänge auf den Konten Offene Posten eines Kontos können durch unterschiedliche Vorgänge (Zahlung, Gutschrift, Umbuchung) ausgeglichen werden: Zuordnung eines gleich hohen Betrages auf der Kontogegenseite Saldo aller zugeordneten Posten muss Null ergeben Ausgeglichene Posten erhalten vom System eine Ausgleichsbelegnummer mit dem Ausgleichsdatum. Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 19

20 Zahlungsausgang Rechnung Transaktion: F-07 (F-53) Zahlungseingang buchen: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Zahlungseingang (Transaktion: F-06, s. Fallstudie 3) Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 20

21 Gliederung: Modul Finanzwesen (FI) Einordnung, Zwecke und Konzepte des externen Rechnungswesens Aufbau und Organisation der Finanzbuchhaltung in SAP Stammdaten Grundlegende Geschäftsprozesse Reporting und regelmäßige Arbeiten Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 21

22 Übersicht Reporting Navigation im Reporting Kreditorenverzeichnis, Saldenliste, Offene Posten-Liste... Bilanz und GuV Ausgewählte regelmäßige Arbeiten Buchungszeiträume verwalten Automatisiertes Mahnen über Mahnprogramm Automatisiertes Zahlen über Zahllauf Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 22

23 FI Reporting Bilanz Tabellarische Darstellung der Vermögen, der Verbindlichkeiten und des Eigenkapitals einer Organisation zu einem bestimmten Zeitpunkt Vermögen: Was die Gesellschaft besitzt Verbindlichkeiten: Was die Unternehmen schuldet Eigenkapital: Die Differenz zwischen Vermögen und Verbindlichkeiten Vermögen = Verbindlichkeiten + Eigenkapital Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 23

24 FI Reporting Beispiel einer Bilanz Aktiva Anlagen 500 Forderungen 3,000 Kasse 1,000 Bilanzsumme 4,500 Passiva Eigenkapital Stammkapital 2,500 Gewinnrücklage 250 Fremdkapital Verbindlichkeiten 1,500 Steuerverbindlichkeiten 250 Bilanzsumme 4,500 Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 24

25 FI Reporting Gewinn- und Verlustrechnung Darstellung aller Aufwendungen und Erträge einer Organisation für einen bestimmten Zeitraum (z.b. monatlich, vierteljährlich oder jährlich) Erlöse sind, im einfachen Sinne, die Zuflüsse von Zahlungsmitteln als Folge von Verkaufs-Aktivitäten oder der Veräußerung von Betriebsvermögen. Aufwendungen, im einfachen Sinne, sind Abflüsse von Zahlungsmitteln oder die Schaffung von Verbindlichkeiten um die Geschäftstätigkeiten zu unterstützen. Erlöse - Aufwendungen = Überschuss (Gewinn oder Verlust) Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 25

26 FI Reporting Beispiel einer Gewinn- und Verlustrechnung Erlöse Umsätze 11,000 Abzüge 750 Gesamterlöse 10,250 Aufwendungen Produktion 4,500 Betriebliche Aufwendungen 3,750 Gesamtaufwand 8,250 Jahresüberschuss vor Steuern 2,000 Steuern 750 Ergebnis nach Steuern 1,250 Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 26

27 Transaktion zum Aufrufen der Bilanz und GuV Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 27

28 Selektionsmaske zum Aufruf der Bilanz/GuV Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 28

29 Ergebnis Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 29

30 Zusammenhang Personenkonto Abstimmkonto - Bilanz Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 30

31 Reporting im Finanzwesen ❿ Das Infosystem befindet sich jeweils in den Ordnern der einzelnen Bücher ❿ Aufbau des Infosystems für die Kreditorenbuchhaltung (Beispiel) ❿ Kontenanalyse für Kreditoren (Beispiel) Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 31

32 Beispiel: Kreditoren - Kontoanalyse Transaktion: FBL1N Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 32

33 Beispiel: Kreditoren - Offene Posten Transaktion: S_ALR_ Übung: Kreditoren Offene Posten Liste im Infosystem suchen und offene Posten zu benutztem Kreditor anzeigen lassen. Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 33

34 Kreditoren - Offene Posten (S_ALR_ ) Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 34

35 FI Reporting Kapitalflussrechnung (Cash Flow) Enthält die damit verbundenen Veränderungen, sowohl Zu- als auch Abflüsse in bar sicherlich die wichtigsten aller Vermögenswerte über einen bestimmten Zeitraum (z.b. monatlich, vierteljährlich oder jährlich) Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 35

36 Buchungskontrolle und Historie Buchungskontrollen und Beleghistorien (sog. Audit Trails) ermöglichen einem Wirtschaftsprüfer beginnend von einem Kontensaldo in einer Bilanz schrittweise die Buchungssätze und Transaktionen zu verfolgen, die zum Kontensaldo führten. Buchungskontrollen ermöglichen einem Wirtschaftsprüfer auch umgekehrt einzelne Transaktionen bis zum Kontensaldo in der Bilanz zu verfolgen. Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 36

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