AM.Portal Handlingsbroschüre Rechnungen recherchieren und anzeigen

Transkript

1 AM Elektronisches Auftragsmanagement AM.Portal Handlingsbroschüre Rechnungen recherchieren und anzeigen (Stand ) Unternehmensbereich Post ecommerce Parcel (PeP)

2 Einführung Mit AM.portal können Sie sich nicht nur die Daten zu Ihren Einlieferungen ansehen, sondern auch die zugehörigen Rechnungen. AM.portal ist Ihre zentrale Informationsdrehscheibe für auftragsbezogene Informationen. Sie haben auf einen Blick Zugriff auf alle für Sie relevanten Auftragsinformationen. So können Sie über AM.portal ohne großen Aufwand Ihre Einlieferungsdaten mit den zugehörigen Rechnungen vergleichen. So haben Sie in AM.portal den vollständigen Überblick über die Kosten Ihrer Einlieferungsaufträge. Dieses Modul gibt Ihnen einen Überblick darüber, - wie die Recherche und die Anzeige von Rechnungsdaten zu Ihren Aufträgen funktioniert und - welche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Rechnungsdaten vorgesehen sind Voraussetzung: Auf dem aufrufenden Rechner ist ein PDF-Reader installiert (z.b. Adobe Reader)

3 Ihre Rechnungsdaten sind gegen unberechtigten Zugriff geschützt Gut zu wissen: Wie werden Ihre Rechnungsdaten vor unberechtigtem Zugriff geschützt? Rechnungsdaten sind sensible Daten, die vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden müssen. Generell gilt: In AM sind Rechnungsdaten prinzipiell nur für den im Auftrag genannten Zahlungspflichtigen einsehbar. Genauer formuliert, erhält ein Benutzer nur dann Zugriff auf die Rechnungsdaten zu einem Auftrag, wenn der Benutzer ein Mitarbeiter des Unternehmens ist, das im Auftrag als Zahlungspflichtiger genannt ist, oder der Benutzer explizit berechtigt ist, im Namen des Unternehmens zu handeln, das im Auftrag als Zahlungspflichtiger genannt ist, und der Benutzer generell das Recht besitzt, Rechnungsdaten einzusehen. Alle für die Berechtigungsprüfung notwendigen Informationen werden im Benutzerprofil hinterlegt. Das Benutzerprofil wird erstmalig beim Einrichten einer Benutzerkennung angelegt und kann über ITCSP jederzeit geändert werden. Sofern Sie als Kunde Administrationsrechte für AM.portal besitzen, können Sie auch gezielt einem Ihrer Mitarbeiter die Berechtigung zum Aufruf der Rechnungsdaten zuteilen.

4 Übersicht * Rechnungen recherchieren und anzeigen Rechnungen anzeigen Kontakt *) Zum Aufruf eines Kapitels unterstrichenen Text anklicken

5 Beispiel 1: Rechnungsdaten recherchieren und anzeigen (1 von 4) Rechnungen suchen über einen Zeitraum oder die Rechnungsnummer 1. Nach Anklicken des Menüpunkts Rechnungsrecherche starten Sie die Recherche. 2. Postkundennummer (EKP) des Zahlungspflichtigen eingeben. 3. Weitere Recherche Parameter eingeben. Entweder Zeitraumangabe oder Rechnungsnummer. Hier im Beispiel Zeitraumsuche. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Rechnungsdaten erst dann aufgerufen werden können, wenn der Auftrag an unser Abrechnungssystem übermittelt wurde (Aufträge mit dem Status An Abrechnung übermittelt. 4. Button Suchen anklicken. Danach wird das Suchergebnis angezeigt.

6 Beispiel 1: Rechnungsdaten recherchieren und anzeigen (2 von 4) Rechnung auswählen 10 Auf gewünschte Rechnungsnummer klicken. Danach wird die Rechnung aufgerufen.

7 Beispiel 1: Rechnungsdaten recherchieren und anzeigen (3 von 4) ausgewählte Rechnung anzeigen lassen oder speichern Button Öffnen oder Speichern anklicken. Danach wird die Rechnung im PDF Format angezeigt oder gespeichert.

8 Beispiel 1: Rechnungsdaten recherchieren und anzeigen (4 von 4) Rechnung anzeigen Alle verfügbaren Rechnungen, die sich auf den von Ihnen ausgewählten Auftrag beziehen, werden in einem Dokument zusammengefasst und in Adobe Reader angezeigt. Die einzelnen Rechnungen sehen Sie auf verschiedenen Seiten. Die PDF-Datei kann gespeichert und gedruckt werden, enthält jedoch ein Wasserzeichen (keine Originalrechnung). Ein Kopieren in die Zwischenablage ist nicht möglich. Sollte Ihr Auftrag gemeinsam mit anderen Aufträgen abgerechnet worden sein, wird Ihnen die Sammelrechnung angezeigt. Hinweis: Die hier dargestellte Rechnung kann im Detail von Ihrer konkreten Rechnung abweichen das dargestellte Dokument dient nur als Beispiel. Zurück zur Übersicht

9 Übersicht * Rechnungen recherchieren und anzeigen Rechnungen anzeigen Kontakt *) Zum Aufruf eines Kapitels unterstrichenen Text anklicken

10 Beispiel 2: Rechnungsdaten anzeigen (1 von 5) Auftrag suchen z. B nach AM-Auftragsnummer 1. Wenn Sie Rechnungsdaten zu einem Auftrag einsehen möchten, müssen Sie über die Auftragssuche zunächst den Auftrag laden, für den Sie sich interessieren. 2. Suchen Sie den entsprechenden Auftrag z.b. über seine AM-Auftragsnummer 3. Nach Eingabe der Suchkriterien starten Sie die Suche. Bitte beachten Sie, dass Rechnungsdaten erst dann aufgerufen werden können, wenn der Auftrag an unser Abrechnungssystem übermittelt wurde (Aufträge mit dem Status An Abrechnung übermittelt ).

11 Beispiel 2: Rechnungsdaten anzeigen (2 von 5) Auftrag in der Suchergebnisliste mit Lupensymbol aktivieren Klicken Sie auf das Lupensymbol, danach wird die Detailansicht des Auftrags angezeigt.

12 Beispiel 2: Rechnungsdaten anzeigen (3 von 5) Rechnung zum Auftrag anzeigen In der Detailansicht des Auftrags wird Ihnen der Reiter Abrechnung angezeigt. Mit dem Schalter Rechnung anzeigen können Sie die Rechnungsdaten abrufen.

13 Beispiel 2: Rechnungsdaten anzeigen (4 von 5) Rechnungsdaten aufrufen Nach Klick auf den Schalter Rechnung anzeigen wird ein Meldung angezeigt und die Rechnungsdaten abgerufen. Dies kann einige Sekunden dauern. Bitte unbedingt warten, bis - wie hier im Beispiel - der Dateidownload- Dialog angezeigt wird! Ein Klick auf Öffnen zeigt die Rechnung an.

14 Beispiel 2: Rechnungsdaten anzeigen (5 von 5) Rechnung anzeigen Alle verfügbaren Rechnungen, die sich auf den von Ihnen ausgewählten Auftrag beziehen, werden in einem Dokument zusammengefasst und in Adobe Reader angezeigt. Die einzelnen Rechnungen sehen Sie auf verschiedenen Seiten. Die PDF-Datei kann gespeichert und gedruckt werden, enthält jedoch ein Wasserzeichen (keine Originalrechnung). Ein Kopieren in die Zwischenablage ist nicht möglich. Sollte Ihr Auftrag gemeinsam mit anderen Aufträgen abgerechnet worden sein, wird Ihnen die Sammelrechnung angezeigt. Hinweis: Die hier dargestellte Rechnung kann im Detail von Ihrer konkreten Rechnung abweichen das dargestellte Dokument dient nur als Beispiel.

15 Hinweis zu Preisabweichungen zw. Rechnung und AM.portal Gut zu wissen: In welchen Fällen weicht die Preisanzeige auf der Rechnung von der Anzeige im AM.portal ab? Wenn Sie die in AM.portal angezeigten Preise für die einzelnen Abrechungspositionen mit denen auf der Rechnung vergleichen, kann es sein, dass die Preise voneinander abweichen. Grund dafür ist, dass in AM.portal generell nur Listenpreise angezeigt werden. Kundenindividuelle Preisvereinbarungen werden in AM.portal anders als bei der Rechnungsstellung - nicht berücksichtigt. Wichtig: Sollten die Preisabweichungen für Sie nicht nachvollziehbar sein, nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrem zuständigen Mitarbeiter des Kundenservice oder der Abrechnungsstelle der Deutschen Post auf. Zurück zur Übersicht

16 Übersicht * Rechnungen recherchieren und anzeigen Rechnungen anzeigen Kontakt *) Zum Aufruf eines Kapitels unterstrichenen Text anklicken

17 Kontakt Ihre Ansprechpartner Speziell zu Fragen rund um das elektronische Auftragsmanagement (AM) wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer der Deutschen Post AG oder direkt an den IT Customer Support Post (IT-CSP) Telefon: E-POSTBRIEF: Zurück zur Übersicht