Immo Meets Office Easy Office Storage Easy Outlook Storage Handbuch

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1 Immo Meets Office Easy Office Storage Easy Outlook Storage Handbuch 1

2 2 Inhaltsverzeichnis 1 Systemvoraussetzungen Vor der Installation Installation Voraussetzungen Installationsbeginn Lizenzvereinbarung (EULA) Benutzerinformationen Bereit das Programm zu installieren Installationsfortschritt Abschluss der Installation Begriffserläuterungen Tag(s) (englisch) Storage(s) (englisch) Kontextmenü Drag and Drop Nach der Installation Easy Office Storage Menü/Ribbon Menü Jetzt synchronisieren Konfiguration ordner Allgemeine Konfiguration Menü/Ribbon Kontakte/Personen Adresse öffnen Troubleshooting Ribbon Menü Add-In Aktivieren Impressum Markenhinweise... 24

3 1 Systemvoraussetzungen Immo Meets Office Easy Outlook Storage benötigt nachfolgende Komponenten: - Microsoft.Net Framework 4.5 o Die Systemvoraussetzungen für das Microsoft.Net Framework 4.5 entnehmen Sie bitte nachfolgendem Link: - Unterstützt werden o Microsoft Vista ab SP1 o Microsoft Windows 7 o Microsoft Windows 8/8.1 o Microsoft Windows Server Betriebssysteme - Microsoft Outlook (ab 2007) in einer 32 Bit Version - Immo Meets Office Easy Office Storage 2 Vor der Installation Immo Meets Office Easy Outlook Storage ist die Ergänzung des Immo Meets Office Easy Office Storage für Microsoft Outlook. Das Immo Meets Office Easy Outlook Storage wird als Add-In für Microsoft Outlook installiert und stellt eine automatische Übergabe von Daten ( s, Kontakte) in das Immo Meets Office Easy Office Storage zur Verfügung. Die einzelnen Programmmenüs beinhalten die Angaben Immo Meets Office Easy Office Storage, wird jedoch durch eine eigenständige Installation mit Namen Immo Meets Office Easy Outlook Storage bereitgestellt. 3 3 Installation Wichtig: Bitte stellen Sie sicher, dass Sie als Administrator angemeldet sind bzw. die Installation mit administrativen Rechten durchführen. Wenn Sie das Microsoft Outlook geöffnet haben, beenden Sie es bitte vor der Installation um Probleme zu vermeiden. Nach dem Sie die Installationsdatei herunter geladen haben, führen Sie bitte nachfolgende Schritte aus um das Immo Meets Office Easy Outlook Storage zu installieren. Immo Meets Office Easy Outlook Storage wird als Add-In für das Microsoft Outlook (32 Bit) installiert. Nach dem Download der Installationsdatei muss die Zip-Datei noch entpackt werden, damit die eigentliche Installationsdatei vorhanden ist. Abb. Aufruf der Installation: Starten Sie die Installation des Immo Meets Office Easy Outlook Storage mit einen Doppelklick auf die Datei EasyOutlookStorageSetup.exe.

4 3.1 Voraussetzungen Nachdem der InstallShield Wizard konfiguriert wurde, erhalten Sie die Informationen welche Elemente (Programme) benötigt werden - die vor der eigentlichen Installation des Immo Meets Office Easy Outlook Storage installiert werden müssen. Das Setup macht dies automatisch. Abb.: Voraussetzungen/Abbildung ähnlich wie IMO Easy Outlook Sync 4 Klicken Sie bitte auf Installieren um die Installation der Voraussetzungen zu beginnen. Nachdem die Installation der Voraussetzungen abgeschlossen ist, wird die eigentliche Installation des Immo Meets Office Easy Outlook Storage gestartet. Anmerkung: Die aufgeführten Systemvoraussetzungen können je nach bereits installierten durch andere Software -Komponenten abweichen.

5 3.2 Installationsbeginn Abb.: Installationsbeginn 5 Klicken Sie bitte auf Weiter um zum nächsten Schritt zu gelangen.

6 3.3 Lizenzvereinbarung (EULA) Abb.: Lizenzvereinbarung 6 Bitte lesen Sie sich die Endnutzer Lizenzbestimmungen sorgfältig durch. Falls Sie mit diesen Bedingungen nicht einverstanden sind, brechen Sie das Setup des Immo Meets Office Easy Outlook Storage an dieser Stelle mit Klick auf Abbrechen ab. Wenn Sie mit den Bedingungen einverstanden sind, klicken Sie die Option Ich akzeptiere die Bedingungen der Lizenzvereinbarung an. Klicken Sie bitte auf Weiter um zum nächsten Schritt zu gelangen.

7 3.4 Benutzerinformationen Abb.: Benutzerinformationen 7 Geben Sie Ihren Benutzernamen sowie den Namen Ihres Unternehmens ein. Klicken Sie bitte auf Weiter um zum nächsten Schritt zu gelangen.

8 3.5 Bereit das Programm zu installieren Abb.: Bereit das Programm zu installieren 8 Sie erhalten eine Übersicht aller getätigten Einstellungen bevor die Installation gestartet wird. Klicken Sie bitte auf Installieren um die Installation des Immo Meets Office Easy Outlook Storage zu beginnen. 3.6 Installationsfortschritt Abb.: Installationsfortschritt Der Installationsfortschritt zeigt Ihnen den aktuellen Fortschritt während der Installation an. Nach der vollständigen Installation gelangen Sie automatisch zum nächsten Schritt.

9 3.7 Abschluss der Installation Abb.: Abschluss der Installation 9 Mit Klick auf Fertig stellen wird die Installation des Immo Meets Office Easy Outlook Storage abgeschlossen und das Setup wird beendet.

10 4 Begriffserläuterungen 4.1 Tag(s) (englisch) Als Tag(s) wird Ihr Stammdatenbereich bezeichnet, d.h. ein Tag steht für - eine Eigenschaft, - einen Suchbegriff, - einen Datenbereich,, der sich wiederum aus weiteren Detaildaten zusammensetzen kann. 4.2 Storage(s) (englisch) Als Storage wird der einzelne Datenbereich für die Aufbewahrung/Speicherung bezeichnet, der unterschiedliche Datenbereiche enthält. Die Datenbereiche werden hierbei in - s - Dokumente - Bilder - Gesprächsnotizen unterteilt. 4.3 Kontextmenü Als Kontextmenü (Context) werden Menüs bezeichnet, die auf einer Oberfläche (Formular /Steuerelement) mit der rechten Maustaste betätigt werden. Dazu muss der Mauszeiger über einer Oberfläche oder Datensatz bewegt werden und die rechte Maustaste gedrückt werden um ein Menü anzeigen zu lassen. In einer Oberfläche können unterschiedliche Kontextmenüs (auf verschiedenen Steuerelementen) vorhanden sein Drag and Drop Als Drag and Drop Operationen werden die Aktionen bezeichnet, die es ermöglichen einzelne Elemente (wie Dateien oder auch Daten innerhalb einer Anwendung) durch verschieben/ziehen mit der Maus zu bearbeiten. Dazu muss die Maus über ein Element bewegt werden und die linke Maustaste wird gedrückt und gehalten. Während des Haltens kann das Element in einen anderen Bereich verschoben werden (dazu ändert sich der Mauszeiger). Wenn der neue Bereich eine Drag and Drop Operation unterstützt, kann die linke Maustaste losgelassen werden um die Aktion abzuschließen. Immo Meets Office Easy Office Storage unterstützt diese Drag and Drop Operationen innerhalb der Anwendung sowie in bestimmten Bereichen wie dem -/Dokumenten- und Bilder Storage auch aus anderen Anwendung wie Microsoft Outlook oder dem Microsoft Windows Explorer heraus. Beispiel: - Sie können eine (oder mehrere) (s) aus dem Microsoft Outlook per Drag and Drop in das Storage einfügen. - Sie können ein (oder mehrere) Dokumente aus dem Microsoft Windows Explorer per Drag and Drop in den Dokumenten Storage einfügen. - Sie können ein (oder mehrere) Bild(er) aus dem Microsoft Windows Explorer per Drag and Drop in den Bilder Storage einfügen. In einigen Bereichen wird die Drop Operation verwendet um einen Bereich zu entfernen. So z. B. im Bereich der Tag Zuordnung von Dokumenten. Dort wird die Drop Operation außerhalb des Formulars als Löschaktion verwendet.

11 5 Nach der Installation Vielen Dank für die Installation des Immo Meets Office Easy Outlook Storage. Das Immo Meets Office Easy Outlook Storage wird als Add-In für Microsoft Outlook (32 Bit) installiert und startet automatisch mit Microsoft Outlook. Es gibt keinen Shortcut im Windows Startmenü um das Programm einzeln zu starten. Im Microsoft Outlook erhalten Sie durch diese Installation ein zusätzliches Ribbon Menü mit dem Namen EASY OFFICE STORAGE. Abb.: Ribbon Menü Anmerkung: Ggf. muss das Add-In zuerst je nach Sicherheitseinstellungen - aktiviert werden, bzw. das Programm neu gestartet werden um das Add-In zu starten. 11

12 6 Easy Office Storage 6.1 Menü/Ribbon Menü Das Ribbon Menü EASY OFFICE STORAGE stellt nachfolgende Aktionen und Einstellungen im Bereich des Microsoft Outlooks zur Verfügung. Abb.: Ribbon Menü Über diese Add-In können Sie die automatische Synchronisation einzelner ordner in das Immo Meets Office Easy Office Storage Explorer konfigurieren. Anmerkung: Bei der Datenübertragung werden die Benutzereinstellungen verwendet, die für den aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegt wurden. Überprüfen Sie daher die Einstellungen des aktuellen Benutzers vor Beginn der Datenübertragung. Informationen dazu erhalten Sie im Immo Meets Office Easy Outlook Storage Handbuch s. 12

13 6.1.1 Jetzt synchronisieren Die Synchronisation erfolgt nach den in den Einstellungen hinterlegten Intervallen, jedoch haben Sie hier die Möglichkeit den Intervall zu verkürzen um die Synchronisation sofort zu starten. Sollte der Intervall jedoch auf 0 Minuten stehen, ist die automatische Synchronisation deaktiviert. Dann können Sie nach Belieben die Synchronisation durch klicken auf Jetzt synchronisieren auslösen. Abb.: Aktion - Jetzt synchronisieren Anmerkung: Bitte Überprüfen Sie vor der Synchronisation die Einstellungen und beachten Sie bitte, dass die erste Synchronisation - je nach Anzahl - der s einige Zeit in Anspruch nehmen kann. 13

14 6.1.2 Konfiguration ordner Über diese Einstellung haben Sie die Möglichkeit einzelne ordner für die Synchronisation zu markieren. Darüber hinaus können Sie eine Benutzerfreigabe für einen ordner und dessen enthaltenen s einrichten. Durch markieren des entsprechenden Benutzers wird eine bereits bei der Synchronisierung für den/die hinterlegten Benutzer freigegeben. Abb.: Aktion - Konfiguration ordner Klicken Sie auf die Aktion Konfiguration ordner um die ordner zu konfigurieren. Abb.: Einstellungen Konfiguration ordner Synchronisierungseinstellungen Auf der linken Fensterseite werden Ihnen die eingerichteten Microsoft Outlook Konten (Postfächer) sowie die hinterlegten ordner angezeigt Ordner synchronisieren Wählen Sie einen ordner aus dem entsprechenden Postfach und aktivieren Sie die Option Ordner synchronisieren. Wenn Sie einen ordner nicht mehr Synchronisieren möchten, markieren Sie ebenfalls den entsprechenden ordner und deaktivieren Sie diese Option.

15 Zuordnung und Benutzerfreigabe An dieser Stelle werden Ihnen die aktuellen - im Immo Meets Office Easy Office Storage - hinterlegten Benutzer angezeigt, für die Sie eine automatische Benutzerfreigabe einrichten können Loginname Um eine Benutzerfreigabe zu erstellen, markieren Sie bitte den oder die Benutzer, für den/die dieser ordner sowie alle enthaltenen s freigegeben werden sollen. Einzelne s können Sie auch manuell nach der Synchronisierung einzelnen Benutzern freigeben. Bestätigen Sie Ihre Eingabe und Speichern Sie Ihr Angaben über den Button OK. Anmerkung: Sie werden ggf. gebeten Microsoft Outlook neu zu starten, damit die Änderungen übernommen werden können. 15

16 6.1.3 Allgemeine Konfiguration In der allgemeinen Konfiguration können Sie die Intervalle zwischen 2 Synchronisierungsvorgängen wählen. Abb.: Aktion - Allgemeinen Konfiguration Klicken Sie auf die Aktion Allgemeinen Konfiguration um die ordner zu konfigurieren. Anmerkung: Eine Synchronisierung findet nur statt, wenn Sie Microsoft Outlook geöffnet und dieses Add-In Konfiguriert haben. Abb.: Einstellungen Allgemeine Konfiguration 16

17 Synchronisierungsintervall Intervall Geben Sie ein Intervall - in Minuten angegeben an, nach dem ein neuer Synchronisationsvorgang durchgeführt werden soll. Bestätigen Sie Ihre Eingabe und Speichern Sie Ihr Angaben über den Button OK. Anmerkung: Wenn Sie keine automatische Synchronisierung durchführen möchten, wählen Sie hierbei den Wert 0 aus der Liste. Dadurch wird der automatische Zeitgerber deaktiviert und Sie können über die Aktion Jetzt synchronisieren - per Klick - die Synchronisation manuell durchführen. Abb.: Intervall Anmerkung: Sie werden ggf. gebeten Microsoft Outlook neu zu starten, damit die Änderungen übernommen werden können. 17

18 6.2 Menü/Ribbon Kontakte/Personen Das Ribbon Menü EASY OFFICE STORAGE stellt nachfolgende Aktionen im Bereich der Microsoft Outlook Kontakte/Personen zur Verfügung. Abb.: Ribbon Menü Über diese Aktionen können Sie den aktuellen im Microsoft Outlook ausgewählten Datensatz im Immo Meets Office Easy Office Storage Explorer anzeigen lassen. Falls Sie die Microsoft Outlook Kontakte/Personen noch nicht über den Immo Meets Office Easy Database Importer importiert haben, wird Ihnen bei jedem Aufruf aus dem Menü nur der Immo Meets Office Easy Office Storage Explorer - ohne eine Auswahl/ein Register - angezeigt. Dies Erfolgt ebenso, wenn Sie keine Benutzerfreigabe im Immo Meets Office Easy Office Storage auf den ausgewählten Tag besitzen. Wenden Sie sich dann bitte an Ihrer Administrator bzw. Verantwortlichen um eine Benutzerfreigabe zu erhalten. 18 Die einzeln unten aufgeführten - Menüeinträge sind nur im Bereich der Microsoft Outlook Kontakte/Personen aktiv.

19 6.2.1 Adresse öffnen Wenn Sie sich in den Microsoft Outlook Kontakten/Personen befinden und eine Adresse gewählt haben, können Sie den entsprechenden Tag (Stammdatenbereich) per Klick auf das Menü Adresse öffnen im Immo Meets Office Easy Office Storage anzeigen lassen. Abb.: Aktion - Adresse öffnen Dabei wird ggf. eine neue Instanz ein neuer Prozess des Immo Meets Office Easy Office Storage gestartet und der entsprechende Tag wird im Register angezeigt. Sie können dann die einzelnen Informationen (u.a. s/Dokumente/Bilder und Gesprächsnotizen) abrufen, bearbeiten oder neue Informationen hinterlegen. Abb.: geöffneter Tag des Microsoft Outlook Kontakts/Person 19

20 7 Troubleshooting 7.1 Ribbon Menü Add-In Aktivieren Nach dem Starten des Microsoft Outlook wird Ihnen das Ribbon Menü EASY OFFICE STORAGE nicht angezeigt. Ggf. müssen Sie dieses durch Anpassung der Sicherheitseinstellungen aktivieren. Öffnen Sie dazu die Outlook-Optionen. Wählen Sie den Bereich Add-Ins und überprüfen Sie, ob der Eintrag Immo Meets Office Easy Outlook Storage vorhanden ist. Abb.: Outlook-Optionen->Add-Ins 20

21 Add-Ins Aktive Anwendungs-Add-Ins Sollte der Eintrag Immo Meets Office Easy Outlook Storage unter den Aktiven Anwendungs-Add-Ins angezeigt werden, jedoch das Ribbon Menü nicht erscheinen, wenden Sie sich bitte an den Support Deaktivierte Anwendungs-Add-Ins Sollte der Eintrag Immo Meets Office Easy Outlook Storage unter den Deaktivierten Anwendungs- Add-Ins angezeigt werden, wählen Sie bitte im Bereich Verwalten die Deaktivierten Elemente bzw. COM-Add-Ins aus und klicken Sie auf Gehe zu. 21

22 Verwalten Deaktivierte Elemente Abb.: Verwalten->Deaktivierte Elemente In den Deaktivierten Elementen wählen Sie bitte den Eintrag Immo Meets Office Easy Outlook Storage aus und Aktivieren Sie diesen. Starten Sie dann das Microsoft Outlook neu und überprüfen Sie, ob das Ribbon Menü nun angezeigt wird. Abb.: Deaktivierte Elemente 22

23 COM-Add_Ins Abb.: Verwalten->COM-Add-Ins In den COM-Add-Ins wählen Sie bitte den Eintrag Immo Meets Office Easy Outlook Storage aus und Aktivieren Sie diesen, wenn dieser nicht angehakt ist. Starten Sie dann das Microsoft Outlook neu und überprüfen Sie, ob das Ribbon Menü nun angezeigt wird. Abb.: COM-Add-Ins 23 Anmerkung: Dieses Add-In ist, wie in den Systemvoraussetzungen beschrieben, nur unter einer Microsoft Outlook 32 Bit Version möglich.

24 8 Impressum Die in diesem Handbuch beschriebene Software wird unter Lizenz bereitgestellt und darf nur gemäß dieser Lizenz verwendet werden. Die Nutzung oder anderweitige Verwendung dieses Handbuches sowie der beschriebenen Software ist nur mit schriftlicher Zustimmung der Firma codemasterprojects Inhaber Romuald Brozi gestattet. Der Autor behält sich Änderungen dieses Handbuches sowie der beschriebenen Software vor. Der Inhalt dieses Handbuches begründet keinerlei Ansprüche seitens des Käufers. Schäden, die durch den Gebrauch dieses Handbuches entstehen, liegen nicht in der Verantwortung der codemasterprojects Inhaber Romuald Brozi. Namen und Daten, die in diesem Handbuch als Beispiele genutzt werden, sind frei erfunden. Ähnlichkeiten sind nicht gewollt und daher rein zufällig. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler ist der Autor dankbar codemasterprojects Inhaber Romuald Brozi Alle Rechte vorbehalten. Stand Version codemasterprojects Inhaber Romuald Brozi Stahlwerk Becker Willich. Bei Fragen zur Installation oder Fehlern wenden Sie sich bitte per an: Bei sonstigen Fragen oder Verbesserungsvorschlägen wenden Sie sich bitte per an: 8.1 Markenhinweise Microsoft, Office, Word, Excel, Access, Outlook, SQL Server sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. DOMUS 1000 und DOMUS 4000 sind eingetragene Warenzeichen der DOMUS Software AG. (IMO) Immo Meets Office ist eine Marke der codemasterprojects Inh. Romuald Brozi

Immo Meets Office Easy Office Storage Handbuch

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