Die E-Akte im Kontext des Organisationskonzeptes Elektronische Verwaltungsarbeit. Hochschule des Bundes in Brühl 2. Juni 2016

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1 Die E-Akte im Kontext des Organisationskonzeptes Elektronische Verwaltungsarbeit Hochschule des Bundes in Brühl 2. Juni 2016

2 AGENDA Ein Blick zurück Das DOMEA-Konzept Heute Das Organisationskonzept E-Verwaltung Das Modul E-Akte Erfahrungen aus der Praxis - E-Akte und E-Zusammenarbeit - E-Akte und E-Fachverfahren - mobile E-Akte 2

3 EIN BLICK ZURÜCK: DAS DOMEA -KONZEPT 3

4 HEUTE: ORGANISATIONSKONZEPT E-VERWALTUNG 4

5 MODULARITÄT UND SERVICE-GEDANKE 5

6 DER NUTZER IM FOKUS DER E-AKTE AM ARBEITSPLATZ Leiter Wissensarbeiter Sachbearbeiter Außendienst Funktionsmodule Kollaboration Vorgangsbearbeitung Office, Outlook etc. Fachverfahren weitere E-Akte: Repository, Aktenplan, Nachvollziehbarkeit 6 6

7 DAS MODUL E-AKTE Verwaltungsarbeitsplatz Frameworks Modul E-Akte Server Repository 7

8 BEISPIEL: NI-DMS Browserbasierte, integrierte Oberfläche E-Zusammenarbeit E-Vorgang E-Akte Arbeitsablage (Projekte) Handakte Suche Workflows Umlaufmappe Aktenordnung Aussonderung Fachverfahren 8

9 NI-DMS: ROLLEN UND ARBEITSSITUATIONEN Zusammenarbeit (informelle) E-Zusammenarbeit Formale E-Akte 9

10 BEISPIEL: AVU ASYL 10

11 BEISPIEL: EAKTE2GO Mitarbeiter unterwegs 11

12 Vielen Dank! Fragen? Gerne Dr. Carsten Jürgens Computacenter AG & Co. ohg Direktor Geschäftsfeldentwicklung Öffentliche Auftraggeber Wer heute noch mit Papier arbeitet, hat gestern schon verloren 12

13 Backup 13

14 Client-Ebene (e-akte als) Service-Layer Input-Mgmt. Output-Mgmt Basis Dienste E-Akte Sharepoint, Office, Mobil-Apps, Fachappl. Enterprise Service Bus oder direkte Anbindung Webservices (CMIS, Rest), WebDAV,.NET, Java Querschnittsdienste Fachdienste Portal Mobility Fachappl. Application Server E- Mail EGVP DE- Mail Scan Resiscan FMS Doku Safe Docu Com- position Print Fax Load Balancer/ Dispatcher E-Akte 1 E-Akte 2 E-Akte n TR-ESOR Langz. sp. CMS Bezahl system Bürger konto Share Point Workflow Haushalt Personal Mobilanw. BAFöG Datenbank- Server H S M Storage SAN etc. Object Storage 14

15 Input-Mgmt. Client-App Collab-Plattf. Vorgangsb. Ausgabe. Aufbewahrg Aussond. DER MEDIENBRUCHFREIE GESCHÄFTSPROZESS ALS TREIBER DER TRANSFORMATION GESAMTER LIFECYCLE Prozessschritte Prozess- Initiierung Bearbeitung Abstimmung Zeichnung/ Genehmigung Enddokument/ Bescheid zda Aussonderung Import/ neues Dokument Begutachtung/ Berechnung/ Ausarbeitung z.b. E-Zusammenarbeit nicht aktenrelevant Geschäftsgang aktenrelevant; Zustellung/ Veröffentlichung Transferfrist, Aufbewahrung Staatsarchiv oder Kassation Funktionen Input-Mgmt. Post Digitalis. E-Formular Sich. Ablage Client-App Erschließen Fachl. Funkt. Erstellen Ablage Collab- Plattf. Gem. Ablage Kommunik. Workflow Vorgangsb. Aktenablage Laufwegsdok. E-Identifiz Proz.-steuerg. Bescheid- Erstellg. Akte Doc.-Compos Versand Aufbewahrg Aktemablage Einfrieren Beweissichg. Fristenverw. Anbietung Staatsarchiv Anb:-Listen Konvertierung Löschung Infrastruktur eservices: Framework E-Verwaltungsarbeit Scan FormularMgmt Resiscan D /EGVP Office-Programm E-Akte Fachverfahren Office-Programm Fachverfahren Sharepoint Lync Social Media Office-Programm Fachverfahren Prozess-Engine Output-Mgmt Print-Service Faxserver D /EGVP Storage TR-ESOR Aussonderungsmodul Datenaustausch m. Staatsarchiv 15 E-Akte

16 COMPUTACENTER BEGLEITET BEI DER DER TRANSFORMATION E-VERWALTUNGSARBEIT Strategische Planung Entwurf Gesamtbild Handlungsfelder Definition Basis- Fach- Querschnittsdienste Architektur/ Bebauungspläne Infrastruktur/ Betrieb Transformationspfad: Medienbruchfreier Geschäftsprozess Vorgangs- Lifecycle agil Fachkonzepte, Akzeptanzmanagement Umsetzung von Pilotlösungen Evaluation, Einbindung weit. Elemente Operative Umsetzung Betriebsvorbereitung/ Rollout/Betrieb 16

17 WAS TUN WIR IM KUNDENAUFTRAG? Government Cloud E-Akte DMS Explorer für DOMEA NRW Justiz BaWü iav Konzept Bayern Banf NS, BAFöG, Arbeitsschutz NRW NI-DMS AVU Asyl NRW iav SharePoint BMI, eakte2go NRW Personalakten digitalisieren (SH) BMI Big Picture BAföG Online als Masterprint in NRW Inputmanagement LH München npa Portal Niedersachsen Coaching-Projekt dlza