Web Portal Management

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1 Web Management Univ.- Dr. Axel C. Schwickert 18. Mai 2005 Univ.- Dr. Axel C. Schwickert Justus-Liebig-Universität Gießen Web Management in dezentralen Organisationsumgebungen 19. DFN-Arbeitstagung Düsseldorf, 18. Mai Z e n t r a l e s Web Content Management PORTAL Zentralisierte Organisation Leitung WCMS-Admin Bereich 1 Bereich 2 Bereich 3 Abt. 1 Abt. 2 Abt. 1 Abt. 2 2

2 Web Management Univ.- Dr. Axel C. Schwickert 18. Mai 2005 Z e n t r a l e s Web Content Management Aufgabe: Erzeugung, Befüllung, Pflege einer Web Site Einfach und schnell ohne Technik-Know-how Content-Erfassung in Web-Formularen Nach redaktioneller Qualitätssicherung.... Online-Schaltung per Mausklick Lösung: Klassisches Web Content Management System Erzeugt geschlossenen Auftritt für ein Unternehmen Dynamische Pages (Content + Layout) aus Datenbank Zentrale Redaktion und Content-Administration Eignung: Zentrale Organisationsstrukturen Monolithische ebusiness-präsenz eines Unternehmens Mit redaktionellen Verfahren zur Publizierung von Contents Straffe Weisungsstrukturen und Content-Administration 3 WCMS-Admin PORTAL Zentrale Sub- Sub- Zentrum Fachbereich Arbeitsgruppe 1 Institut Arbeitsgruppe 2 Professur Sub- Sub- 4

3 Web Management Univ.- Dr. Axel C. Schwickert 18. Mai 2005 Eine Organisation mit teilautonomen Organisationseinheiten! mit teilautonomen Gruppen! Corporate Appearance? Ein Organisations- mit teilautonomen Sub-en! mit teilautonomen Web Sites! Konsistenz, Qualität? Dezentralisierte Organisationsumgebungen: Divisionalisierte, filialisierte Unternehmen mit Profit-Centern Franchising-Strukturen, Struktur-Vertriebe Kooperationen, Allianzen, Gemeinschaften, Verbände Alle subsidiären Organisationsstrukturen Prägnantes Beispiel: Universitäten 5 Admin Hochschul-1 Zentrum Web- Web-Site Dekanat FB- Stab FB- Dekanat Zentrum- Abt. Abt. Abt. Dept. Dept. Zentr. Zentr. Zentr. Dept. Beispiel-Universität: Dept. 1 Web- der Universität mit ca Sub-en mit insgesamt ca Web Sites in einer 4-5 stufigen -Struktur 6

4 Web Management Univ.- Dr. Axel C. Schwickert 18. Mai 2005 Anforderung 1: Abbildung der Organisationsstruktur Nicht: Hardcoded-hierarchische Aggregationen in en Sondern: Flexible, netzwerkartige Zuordnungen nach Bedarf 7 Anforderung 2: Dezentrale Content-Erfassung/ Erfassung/-Pflege/ Pflege/-Verantwortung Nicht: Zentrale Redaktion und Content-Administration Sondern: Content-Verantwortung beim dezentr. Content-Eigner Power- Promote 8

5 Web Management Univ.- Dr. Axel C. Schwickert 18. Mai 2005 Anforderung 3: Bottum-Up Up--Befüllung und -Administration Nur fallweise: Zentrales Personal für allg., statische Contents Regel: Bottom-Up-Aggregation dezentr.-dynamischer Contents 20% statisch 80% dynamisch 9 Anforderung 4: Top-Down Down- und Querverteilung von Contents Nicht mehr: Manuelle Mehrfachpflege von Simultan-Contents Sondern: Automatisierter Push in selektierte Sites und e 10

6 Web Management Univ.- Dr. Axel C. Schwickert 18. Mai 2005 Anforderung 5: Akzeptanz, Selbst- und Organisationsverständnis Nicht mehr: Isolierte Organisationsinseln Sondern: Einbindung + Verantwortung für Organisationsumfeld Kunden: Studierende und Interessenten P la n ung Haushalt Pers o n al Tech n ik Zentrale Hochs chuleinrichtung en Schnittstelle Fachbereichs-zentrale Hardware + Server-Dienste des WPS Öffentliche Web Sites der zentr. FB-Einrichtungen Dekanat Förderver. Prüf.-Amt Fachschaft Zentrale Einrichtungen des Fachbereichs (nur PCs) Wirtschaftswiss. Org.-Einheiten im Fachbereich (nur PCs) LS1 LS 2 LS 3 LS 4 LS n Öffentliche Web Sites der Org.-Einheiten Bibliothek SP n Öffe n tliche sfac h bereic hs-p ortal K u nden: Stud ierende un d Intere ssenten Kunden: Studierende und Interessenten 11 Wirkung 1: Kostenreduktion, Effizienz-,, Qualitätssteigerung Personal Kosten e und Web Sites Wirkung auf Adressaten Vorher (lfd. Betrieb) Hoher Pflegeaufwand bei: Mitarbeiter (in OEs) Master SysAdmins 100 % Rudimentäre e und unverbundene Einzel-Sites... ohne Corporate Identity... ohne aggreg. Infos/Verz.... hoher Pflegeaufwand... da manuell + Know how Statisch, passiv, begrenzt, fragmentarisch, Struktur? Nachher mit dez. WCMS (lfd. Betrieb) Geringer Pflegeaufwand bei: Mitarbeiter (für OE-/User-Support)... 1 echter -Master... 1 SysAdmin Weniger als 50% Konsistente -Struktur mit verbundenen Einzel Sites... alle mit Corporate Identity... alle mit Info-/Verz.-Aggreg.... nur Content-Pflege... über Text in Formulare Zentrale Anlaufstellen: Aktuell, reichhaltig, übersichtlich, attraktiv, interaktiv, hochfrequentiert 12

7 Web Management Univ.- Dr. Axel C. Schwickert 18. Mai 2005 Wirkung 2: Content-Menge und Page Impressions explodieren e OE online LVA online News Downloads Foren Verzeichnisse Sonder- Funktionen Page Impressions Vorher (FB Wirtschaft) (rudimentär) von 22 Ca. 30% mit Kopf-Infos 90% Papieraushang Ca. 100 Dokumente p. a ????? Nachher mit dez. WCMS (FB Wirtschaft) 5 (1 zentral, 4 OE-Gruppen) 25 von % volldokumentiert 90% digital online (2.500 in 3 Jahren) Dok.: in 02 / in 03 / in permanent online Personal, LVA, SVA, Links, Publ., Vorträge Online-Evaluationen, Online-Anmeldungen, PaperShops, Online-Hörsaalplanung, Newsletter, Sonderveranst., SPIC + TAC 2004: Durchschnittlich pro Monat Sättigung bei Einzel-Sites, stetiger Antieg bei en 13 Wirkung 3: Neue Aufgaben und Workflows Mitarbeiter News Lehre Begleitmaterial Anmeldungen Kommunikation Lehr- Evaluation Hörsaalplanung Vorher (FB Wirtschaft) HTML-Kenner Über Sekretariate Klassische Abwicklung Druck-Original, Vervielfältigung, Verkauf Massenaufläufe für Massenveranstaltungen Klassisch ad personam Vereinzelt, da aufwendig: Papierfragebogen Durch ca. 0,5 Mitarb. p.a., weitgehend manuell Nachher mit dez. WCMS (FB Wirtschaft) Alle: Content-Erzeuger, -Eigner, -Einsteller Jeder kann und soll SPIC + TAC: Anmeldung, Begleitmaterial, Diskussion, Evaluation, Messaging, Up-/Download, Notenbekanntgabe 90% digital kostenfrei online Online-Anmeldung von mehreren Hundert Studierenden in ca. 60 Minuten abgewickelt Zusätzlich: Foren, , Newsletter, Mess. Vorkonfektionierte Online-Evaluation und -Auswertung von ca. 90% der LVA Dozenten-individuelle Online-Buchung; Betreuung durch ca. 0,1 Mitarb. p.a. 14

8 Web Management Univ.- Dr. Axel C. Schwickert 18. Mai 2005 Schlußfolgerung 1: Technology follows Organisation WCMS muß das teilautonome Umfeld flexibel abbilden können Individualisierte statt uniformierte Web Sites in einer Corporate Appearance Schlußfolgerung 2: Technology enables Organisation Dezentrales WCMS forciert Konzentration in en Intensiviert die Profil-Bildung der Gesamt-Organisation Virtuelle OEs durch Content-Aggregation und Content- Mehrfachverwendung auf Knopfdruck Schlußfolgerung 3: Überforderung und Information Overkill WCMS-Komplexität steigt überproportional mit Digitalisierungsgrad Schrittweise Einführung! Adressaten werden überschwemmt mit Informationen und Funktionen Individuelle Selektionen! (SPIC) 15 Kontakt Univ.- Dr. Axel C. Schwickert Justus-Liebig-Universität Gießen Professur für BWL und Wirtschaftsinformatik Univ.- Dr. Axel C. Schwickert Licher Straße 70 D Gießen Telefon Büro: (+49) 641/ Telefon Sekr.: (+49) 641/ Telefax: (+49) 641/ Telefon Mobil: (+49) 175/ Axel.Schwickert@wirtschaft.uni-giessen.de 16