Merkblatt zum betrieblichen Datenschutzbeauftragten nach 4f, 4g BDSG

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1 Merkblatt zum betrieblichen Datenschutzbeauftragten nach 4f, 4g BDSG Wann ist das Bundesdatenschutzgesetz anwendbar? Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gilt gemäß 1 Abs. 2 Nr. 3 BDSG für alle nicht öffentlichen Stellen dazu gehören u.a.: juristische Personen (AG, GmbH, rechtsfähige Vereine), Personengesellschaften (OHG, KG, BGB-Gesellschaften), nicht rechtsfähige Vereinigungen (Gewerkschaften, politische Parteien etc.), natürliche Personen (Ärzte, Architekten, Rechtsanwälte, Steuerberater etc.) soweit sie personenbezogene Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen oder in oder aus nicht automatisierten Dateien verarbeiten, nutzen oder dafür erheben. Ausnahme: Die Erhebung, Verarbeitung der Nutzung erfolgt ausschließlich für persönliche oder familiäre Tätigkeiten. Wann müssen Sie in Ihrem Unternehmen einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellen? Wenn Sie personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zwecke der Übermittlung (Adresshandel, Auskunfteien etc.) oder zum Zwecke der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- und Meinungsforschung automatisiert verarbeiten ( 4f Abs. 1 BDSG). Wenn Sie automatisierte Verarbeitungen vornehmen, die nach 4d Abs. 5 BDSG der Vorabkontrolle unterliegen. Wenn Sie personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, haben Sie einen Beauftragten für den Datenschutz zu bestellen, wenn ständig mehr als neun Personen damit beschäftigt sind. Wenn Sie personenbezogene Daten auf andere Art und Weise erheben, verarbeiten oder nutzen, ist die Bestellung erst erforderlich, wenn mindestens 20 Personen damit beschäftigt sind. Zu berücksichtigen sind sämtliche Personen, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Dazu gehören auch Teilzeitkräfte, Leiharbeitnehmer und eh- Klosterwall 6 - D Hamburg - Tel.: Fax: Vertrauliche Informationen sollten auf elektronischem Weg nur verschlüsselt an uns übermittelt werden. Unser öffentlicher PGP-Schlüssel ist im Internet verfügbar (Fingerprint: 53D9 64DE 6DAD 452A 3796 B5F9 1B5C EB0E).

2 renamtliche Mitarbeiter sowie die Geschäftsleitung. Der Begriff ständig soll die kurzzeitige Überschreitung der Personenanzahl zulässig machen. Darunter sind z.b. Urlaubsvertretungen oder sehr kurzfristige Spitzenzeiten, die mit Aushilfen überbrückt werden, zu verstehen. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist schriftlich und innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit zu bestellen ( 4f Abs. 1 BDSG). Die Bestellung muss der Aufsichtsbehörde nicht bekannt gemacht werden. Sofern jedoch die Aufsichtsbehörde im Rahmen einer Prüfung oder zur Klärung eines Sachverhalts um Mitteilung bittet, besteht für Sie eine Auskunftspflicht nach 38 Abs. 3 BDSG. Welche Anforderungen haben Sie zu beachten? Zum Beauftragten für den Datenschutz darf nur bestellt werden, wer die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzt. Das Maß der erforderlichen Fachkunde bestimmt sich insbesondere nach dem Umfang der Datenverarbeitung der verantwortlichen Stelle und dem Schutzbedarf der personenbezogenen Daten, die die verantwortliche Stelle erhebt oder verwendet. Mit dieser Aufgabe kann auch eine Person außerhalb der verantwortlichen Stelle betraut werden. Die Kontrolle erstreckt sich auch auf personenbezogene Daten, die einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis, insbesondere dem Steuergeheimnis nach 30 der Abgabenordnung, unterliegen ( 4f Abs. 2 BDSG). Wenn der Datenschutzbeauftragte noch mit anderen Aufgaben betraut ist, darf diese Tätigkeit nicht zu einer Interessenkollision mit der Aufgabe als Datenschutzbeauftragter führen. Zum Datenschutzbeauftragten dürfen daher nicht bestellt werden: Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer und sonstige gesetzliche oder verfassungsmäßig berufenen Leiter, DV-Leiter, Personalleiter, leitende Funktionen von Organisationseinheiten mit besonders umfangreichen oder sensitiven Verarbeitungen personenbezogener Daten, Geldwäschebeauftragter. Welche Stellung hat der betriebliche Datenschutzbeauftragte im Unternehmen? Er ist der Unternehmensleitung unmittelbar unterstellt. In der Ausübung seiner Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzes ist er weisungsfrei. Er darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht benachteiligt werden. Zum Beauftragten für den Datenschutz kann auch eine Person außerhalb der verantwortlichen Stelle bestellt werden (externer Datenschutzbeauftragter). Wird ein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen bestellt, so ist die Kündigung des Arbeitsverhältnisses unzulässig, Nach der Abberufung als Datenschutzbeauftragter ist die Kündigung innerhalb eines Jahres nach der Beendigung der Bestellung unzulässig. Eine Kündigung ist möglich, wenn Tatsachen vorliegen, welche die verantwortliche Stelle zur Kündigung aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist berechtigen. 2

3 Die Bestellung kann in entsprechender Anwendung von 626 BGB, bei nicht öffentlichen Stellen auch auf Verlangen der Aufsichtsbehörde, widerrufen werden ( 4f Abs. 3 BDSG). Wie sieht es mit der Schweigepflicht des betrieblichen Datenschutzbeauftragten aus und wann hat er ein Zeugnisverweigerungsrecht? Der Beauftragte für den Datenschutz ist zur Verschwiegenheit über die Identität des Betroffenen sowie über Umstände, die Rückschlüsse auf den Betroffenen zulassen, verpflichtet, soweit er nicht davon durch den Betroffenen befreit wird ( 4f Abs. 4 BDSG, 203 Abs. 2a StGB). Soweit der Beauftragte für den Datenschutz bei seiner Tätigkeit Kenntnis von Daten erhält, für die dem Leiter oder einer bei der öffentlichen und nicht-öffentlichen Stelle beschäftigten Person aus beruflichen Gründen ein Zeugnisverweigerungsrecht zusteht, steht dieses Recht auch dem Beauftragten für den Datenschutz und dessen Hilfspersonal zu. Über die Ausübung dieses Rechtes entscheidet die Person, der das Zeugnisverweigerungsrecht aus beruflichen Gründen zusteht, es sei denn, dass diese Entscheidung in absehbarer Zeit nicht herbeigeführt werden kann. Soweit das Zeugnisverweigerungsrecht des Beauftragten für den Datenschutz reicht, unterliegen seine Akten und andere Schriftstücke einem Beschlagnahmeverbot ( 4f Abs. 4a BDSG). Was ist für den Betrieb noch wichtig? Das Unternehmen hat den betrieblichen Datenschutzbeauftragten bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu unterstützen und ihm insbesondere, soweit dies zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist, Hilfspersonal sowie Räume, Einrichtungen, Geräte und Mittel zur Verfügung zu stellen ( 4f Abs. 5 BDSG). Zur Erhaltung der zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Fachkunde hat die verantwortliche Stelle dem Datenschutzbeauftragten die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen zu ermöglichen und deren Kosten zu übernehmen ( 4f Abs. 3 BDSG). Er ist über Vorhaben der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten rechtzeitig zu unterrichten ( 4g Abs. 1 Nr. 1 BDSG). Ihm ist eine Übersicht über die in 4e Satz 1 BDSG genannten Angaben sowie über zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung zu stellen ( 4g Abs. 2 BDSG). Welche Aufgaben hat der betriebliche Datenschutzbeauftragte? Er wirkt auf die Einhaltung des BDSG und anderer Vorschriften über den Datenschutz hin, und hat insbesondere die ordnungsgemäße Anwendung der Datenverarbeitungsprogramme, mit deren Hilfe personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen, zu überwachen, 3

4 die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten tätigen Personen durch geeignete Maßnahmen mit den datenschutzrechtlichen Vorschriften vertraut zu machen ( 4g Abs. 1 BDSG). Sofern eine Meldepflicht nicht besteht, macht er die Angaben nach 4e Satz 1 Nr. 1 bis 8 auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar ( 4g Abs. 2 BDSG), d.h. er führt ein Verzeichnis über die Verfahren der automatisierten Datenverarbeitungen im Betrieb, das auf Wunsch von jedem eingesehen werden kann. Auf welche Art und Weise kann der betriebliche Datenschutzbeauftragte seine Aufgabe erfüllen? Der betriebliche Datenschutzbeauftragte wirkt darauf hin, dass die verantwortliche Stelle durch entsprechend organisierte Geschäftsprozesse die Rechte der Betroffenen erfüllen kann. Dazu gehören u.a.: Benachrichtigung, Auskunft, Berichtigung, Löschung und Sperrung. Soweit besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen bestehen, unterliegen sie der Prüfung vor Beginn der Verarbeitung. Eine Vorabkontrolle ist insbesondere dann durchzuführen, wenn besondere Arten personenbezogener Daten ( 3 Abs. 9 BDSG) verarbeitet werden oder die Verarbeitung personenbezogener Daten dazu bestimmt ist, die Persönlichkeit des Betroffenen zu bewerten einschließlich seiner Fähigkeiten, seiner Leistung oder seines Verhaltens, es sei denn, dass eine gesetzliche Verpflichtung oder eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt oder die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist ( 4d Abs. 5 BDSG). Er überwacht die Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach 9 BDSG. Dies kann beispielsweise durch die Erstellung eines Datenschutz- und Datensicherheitskonzeptes geschehen. Er wirkt auch bei der Auftragsvergabe zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Externe mit. Bei der Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis sollte er den Text der Erklärung sowie auf das Unternehmen abgestimmte Hinweise verfassen. Er kann die Beratung nach 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG in Anspruch nehmen ( 4g Abs. 1 BDSG). Was hat ein Unternehmen zu beachten, das keinen betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellen muss? Soweit personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet oder in oder aus Dateien erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, sind die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes zu beachten. Das Unternehmen hat dafür Sorge zu tragen, dass die datenschutzrechtlichen 4

5 Vorschriften eingehalten werden. Soweit bei einer nicht-öffentlichen Stelle keine Verpflichtung zur Bestellung eines Beauftragten für den Datenschutz besteht, hat der Leiter der nichtöffentlichen Stelle die Erfüllung der Aufgaben nach den Absätzen 1 und 2 des 4g BDSG in anderer Weise sicher zu stellen ( 4g Abs. 2a BDSG). Welche Konsequenzen kann es für ein Unternehmen geben, das keinen betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellt, obwohl dazu eine Verpflichtung besteht? Nach 43 Abs. 1 Nr. 2 BDSG handelt ordnungswidrig, wer einen Beauftragten für den Datenschutz nicht, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig bestellt. Haben Sie noch Fragen oder benötigen Sie weitere Informationen? Dann können Sie sich direkt an den Hamburgischen Beauftragten für wenden. Wir nehmen zugleich die Aufgabe der Aufsichtsbehörde wahr. Nutzen Sie auch unser Internet-Angebot Stand: September

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