Leitfaden: Erläuterungen zur Erstellung des Verfahrensverzeichnisses sowie der Verfahrensbeschreibungen

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1 Leitfaden: Erläuterungen zur Erstellung des Verfahrensverzeichnisses sowie der Verfahrensbeschreibungen Zweck und Zielsetzung Die Anforderungen nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie der anderen Datenschutzgesetze können nur dann angemessen erfüllt werden, wenn ein sinnvolles Datenschutz- und Sicherheitsmanagement eingeführt wird. Die Basis eines gesetzeskonformen Datenschutzmanagements ist die Erstellung des sog. Verfahrensverzeichnisses (bzw. der einzelnen Verfahrensbeschreibungen), denn der betriebliche Datenschutzbeauftragte (DSB) muss sich als Voraussetzung seiner Arbeit einen umfassenden Überblick über die Struktur der im Betrieb eingesetzten Datenverarbeitungshardware und software verschaffen. Erst die Bestandsaufnahme der eingesetzten IT-Systeme und vorhandenen Geschäftsprozesse bzw. automatisierten Verarbeitungen ermöglicht eine Gesamtbetrachtung und die Sicherung der Gesetzeskonformität aller Datenverarbeitungsvorgänge. Zielsetzung des Verfahrensverzeichnisses (Verfahrensbeschreibungen) ist es, eine Dokumentation zu erstellen, die darüber Auskunft gibt, welche personenbezogenen Daten unter Verwendung welcher automatisierten Verfahren auf welche Weise verarbeitet oder genutzt werden und welche Datenschutzmaßnahmen durchgeführt werden. Mit dem Verzeichnis soll sowohl innerhalb der verantwortlichen Organisation als auch (auf Antrag) für externe Personen und Stellen Transparenz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten geschaffen werden. Verbessert werden soll damit auch die Auskunftsfähigkeit gegenüber Betroffenen und gegenüber den Aufsichtsbehörden, denen das Verzeichnis im Rahmen ihrer Beratungsbesuche und Überprüfungen zur Orientierung dienen kann. Ein effizient angelegtes Verfahrensverzeichnis (Verfahrensbeschreibungen) kann zur Kostenreduzierung bei der Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderungen erheblich beitragen. Zudem hat es wertvolle Synergieeffekte z.b. mit dem Bereich IT-Sicherheit und Risikomanagement. Ein Verfahrensverzeichnis (Verfahrensbeschreibungen) dient aber auch der rechtlichen Absicherung des Unternehmens. Mittlerweile gibt es Rechtsprechung, nach welcher die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtswidrig ist, wenn eine gesetzlich erforderliche Vorabkontrolle nicht durchgeführt werden konnte, weil das Unternehmen kein ordnungsgemäßes Verfahrensverzeichnis führt (vgl. VG Gießen, RDV 2004, S. 257). Die rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten setzt daher ein ordnungsgemäß erstelltes Verfahrensverzeichnis (Verfahrensbeschreibungen) voraus.

2 Gesetzliche Verpflichtung Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geht im Grundsatz von einer Meldepflicht aus. Danach sind die Unternehmen verpflichtet, automatisierte Verarbeitungen bei der Aufsichtsbehörde anzumelden, bevor sie diese in Betrieb nehmen, 4d Abs. 1 BDSG. Welche Angaben zur Erfüllung dieser Meldepflicht zu machen sind, ergibt sich aus 4 e Satz 1 BDSG. Die Aufsichtsbehörde führt diese Angaben in einem für jedermann einsehbaren Verzeichnis. Diese gesetzliche Meldepflicht entfällt jedoch, wenn das Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt, was regelmäßig der Fall sein wird. Die Angaben aus 4 e Satz 1 BDSG muss das Unternehmen erheben und dokumentieren. Die Aufgabe, ein Verzeichnis zu führen, fällt dem Unternehmen zu und wird durch den DSB umgesetzt. Das Bundesdatenschutzgesetz konkretisiert dies durch 4g Abs. 2 ivm 4 d Abs. 2 BDSG, wonach die Meldepflicht für automatisierte Verfahren von den Unternehmen in Form eines Verfahrensverzeichnisses umzusetzen ist. Unterscheidung: Verfahrensverzeichnis Verfahrensbeschreibungen Verfahrensbeschreibungen (Verarbeitungsübersichten) und Verfahrensverzeichnis sind die wesentlichen Grundlagen der unternehmensspezifischen Datenschutzorganisation. Die Verfahrensbeschreibungen (Verarbeitungsübersichten) finden ihre gesetzliche Grundlage in 4g Abs. 2 Satz 1 BDSG: Dem Beauftragten für den Datenschutz ist von der verantwortlichen Stelle eine Übersicht über die in 4e Satz 1 genannten Angaben sowie über zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung zu stellen. Die Verfahrensbeschreibungen sind das Rückgrat des betrieblichen Datenschutzes und dienen der betriebsinternen Selbstkontrolle. Sie sind die Grundlage des DSB für seine gesetzlichen Prüf- und Kontrolltätigkeiten. Zu diesem Zweck enthalten sie die im Gesetz zwingend vorgegebenen Informationen. Das Verfahrensverzeichnis (wegen der Einsichtsrechte auch Jedermannsverzeichnis genannt) beruht auf 4 g Abs. 2 Satz 2 BDSG, der bestimmt, dass der DSB die zur Erfüllung der Meldepflicht erforderlichen Angaben nach 4e Satz 1 Nr. 1 bis 8 BDSG auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar macht. Im Gegensatz zu den Verfahrensbeschreibungen dient es also der Transparenz von unternehmensinternen Datenverarbeitungsprozessen gegenüber Dritten. Der Anspruch des Dritten auf Informationen aus dem Verfahrensverzeichnis besteht dabei neben dem Auskunftsanspruch des Betroffenen nach 34 BDSG. Das Verfahrensverzeichnis ist mehr ein generischer Gesamtüberblick der Datenschutzsituation im Unternehmen, während die Verfahrensbeschreibungen die datenschutzrelevanten Detailinformationen enthalten. Nach seinem Sinn und Zweck geht das BDSG von dem Leitbild aus, dass aus den Verfahrensbeschreibungen das Verfahrensverzeichnis erstellt wird. Die Erstellung der

3 Verfahrensbeschreibungen und des Verfahrensverzeichnisses müssen jedoch nicht zwingend aufeinander aufbauen. In der Praxis hat es sich bewährt, zunächst ein sehr allgemein gehaltenes Verfahrensverzeichnis zu erstellen, das lediglich einen ersten Gesamtüberblick gibt und im Laufe der Zeit detailliert und verbessert wird. Parallel wird der wesentlich komplexere Vorgang der Erstellung der Verfahrensbeschreibungen nach und nach umgesetzt, wobei man sich unter Hinzuziehung der zuständigen Fachabteilungen zunächst nur einige der wichtigsten Prozesse und Verfahren im Unternehmen vornimmt, um Erfahrungen zu sammeln und das Vorgehen zu etablieren. Für die Erstellung des ersten, generischen Verfahrensverzeichnisses ist die detaillierte, interne Erfassung der Verarbeitungen keine zwingende Voraussetzung. Da das Verfahrensverzeichnis allein jedoch keine detaillierten Rückschlüsse auf die internen Prozesse zulässt, sind für die gesetzlichen Erfordernisse und die Arbeit des DSB letztlich immer auch die detaillierten Verfahrensbeschreibungen notwendig. Auch diese Vorgehensweise entspricht den gesetzlichen Anforderungen und ist gleichzeitig praktikabler. Inhaltlicher Überblick Im Verfahrensverzeichnis für automatisierte Verarbeitungen, sind nach 4 e BDSG folgende Angaben zu machen: 1. Name oder Firma der verantwortlichen Stelle, 2. Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer oder sonstige gesetzliche oder nach der Verfassung des Unternehmens berufene Leiter und die mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragten Personen, 3. Anschrift der verantwortlichen Stelle, 4. Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung, 5. eine Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien, 6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können, 7. Regelfristen für die Löschung der Daten, 8. eine geplante Datenübermittlung in Drittstaaten, 9. eine allgemeine Beschreibung, die es ermöglicht, vorläufig zu beurteilen, ob die Maßnahmen nach 9 zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung angemessen sind zugriffsberechtigte Personen!nicht öffentlich!

4 Form des Verfahrensverzeichnisses/ der Verfahrensbeschreibungen Im BDSG gibt es keine Vorschriften darüber, in welcher Form die Verfahrensbeschreibungen anzulegen sind. Eine der Aufgaben des betrieblichen DSB ist es daher, die für das Unternehmen angemessenen Arbeitsunterlagen dafür zu erstellen. Ob dies in Papierform oder mit Hilfe von elektronischen Formularen erfolgt, liegt im Ermessen des DSB und sollte mit dem betreuten Unternehmen abgestimmt werden. Da keine bestimmte Form vorgegeben ist, kommen neben der Umsetzung als Formular auch die Realisierung durch Excel-Tabellen, als Access-Datenbank oder im html-format ebenso in Betracht wie die Umsetzung durch den Einsatz von Softwareprogrammen. Während die Struktur des Verfahrensverzeichnisses durch die Gesetzesvorgaben weitgehend standardisiert ist, können sich die Verfahrensbeschreibungen der Fachbereiche untereinander hinsichtlich Aufbau, Detaillierung und Aussagefähigkeit stark unterscheiden. Dem betrieblichen DSB kommt die wichtige Aufgabe zu, den Fachbereichen verständliche Erklärungen und Definition für die einzelnen, auszufüllenden Felder sowie möglichst auch praktische Beispiele zur Verfügung zu stellen. Maßnahmen der technisch-organisatorischen Sicherheit Werden personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet oder genutzt, ist die innerbetriebliche Organisation so zu gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Unternehmen die selbst oder im Auftrag personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen, haben nach 9 BDSG die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, die erforderlich sind, um die Ausführung der in der Anlage zu 9 BDSG genannten Anforderungen zu gewährleisten. Dabei sind insbesondere Maßnahmen zu treffen, die je nach der Art der zu schützenden personenbezogenen Daten oder Datenkategorien geeignet sind, 1. Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren (Zutrittskontrolle), 2. zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können (Zugangskontrolle), 3. zu gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle), 4. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist (Weitergabekontrolle),

5 5. zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind (Eingabekontrolle), 6. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle), 7. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind (Verfügbarkeitskontrolle), 8. zu gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können. In IT-technischen Begrifflichkeiten ausgedrückt, bedeuten die technisch-organisatorischen Maßnahmen nach 9 BDSG (und Anlage) insbesondere: Zutrittskontrolle räumliche, physische Sicherung Zugangskontrolle (Weitergabekontrolle) Passwort, Firewall, Verschlüsselung, Festplattenverschlüsselung Zugriffskontrolle effektive, rollenbasierte Rechteverwaltung Verantwortlichkeitskontrolle Protokollierung Dokumentationskontrolle Überprüfbarkeit DV-Anlage, DV-Verfahren Verfügbarkeitskontrolle Virenschutz, Backup, Archivierung Organisationskontrolle Policy, Nutzungsrichtlinien Horst Speichert Rechtsanwalt IFM-Experte für IT-Sicherheit und Datenschutz Die Kontaktdaten von RA Horst Speichert finden Sie im Expertenbereich unserer Homepage.

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