Datenschutz im Arbeitsverhältnis

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1 Datenschutz im Arbeitsverhältnis it-sa am Oktober Karoline Brunnhübner Folie 0 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Referent TT. Monat 2010

2 Allgemeine Grundlagen des Datenschutzes Geplant eigener Abschnitt zum Arbeitnehmerdatenschutz im Bundesdatenschutzgesetz neu seit 01. September 2009: 32 BDSG Rechtsquellen Recht auf informationelle Selbstbestimmung (Grundgesetz) Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Fernmeldegeheimnis des Telekommunikationsgesetzes (TKG) KunstUrhG Betriebsvereinbarungen Allgemeines Persönlichkeitsrecht (Rechtsprechung des BAG) [...] Folie 1 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

3 Zweckbindung Datensparsamkeit Grundprinzipien des Datenschutzrechts Datensicherheit Transparenz Folie 2 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

4 Das Bundesdatenschutzgesetz Anwendungsbereich jede Art der Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses personenbezogen Einzelangaben über persönliche / sachliche Verhältnisse Beispiele Name, -Adresse, Geburtsdatum einer natürlichen Person Nicht: GmbH, AG, Behörde Folie 3 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

5 Das Bundesdatenschutzgesetz besondere Daten sind besonders geschützt rassische oder ethnische Herkunft Politische Meinungen religiöse oder philosophische Überzeugungen Gewerkschaftszugehörigkeit Gesundheit Sexualleben Folie 4 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

6 Das Bundesdatenschutzgesetz Verboten ist, was nicht ausdrücklich erlaubt ist! Jeglicher Umgang mit personenbezogenen Arbeitnehmerdaten ist nach dem BDSG grundsätzlich unzulässig. Es sei denn, Erlaubnis durch BDSG 32 Abs.1 S.1 BDSG: Zweck: Beschäftigungsverhältnis Erforderlichkeit andere Rechtsvorschrift z. B. Betriebsvereinbarung Einwilligung Form: 4a BDSG: freiwillig grds. Schriftform Folie 5 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

7 Das Bundesdatenschutzgesetz Einwilligung des Betroffenen Eine Einwilligung ist gem. 4 Abs. 1, 4a BDSG erforderlich, wenn keine andere Rechtsgrundlage für den Datenumgang gegeben ist. Inhalt Formulierung muss eindeutig, bestimmt und eng sein welche Daten zu welchem Zweck ggf. Folgen der Verweigerung Form grundsätzlich Schriftform innerhalb von AGB: besonders hervorgehoben Freiwillig problematisch im Arbeitsverhältnis wegen Abhängigkeit des AN Folie 6 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

8 Erheben und Speichern von Personaldaten Bewerbungsverfahren Fragen bei berechtigtem Interesse im Hinblick auf die konkrete Tätigkeit Grundsätzlich zulässige Fragen Grundsätzlich unzulässige Fragen Beruflicher Werdegang Wettbewerbsverbot Lohn- und Gehaltspfändungen Bisherige Vergütung, wenn vom Bewerber als Mindestvergütung gefordert Vorstrafen, wenn für den konkreten Arbeitsplatz von Bedeutung Schwangerschaft Schwerbehinderteneigenschaft Allgemeiner Gesundheitszustand Religionszugehörigkeit Persönliche Lebensverhältnisse, Heiratsabsicht, Kinderwunsch Gewerkschaftszugehörigkeit Parteizugehörigkeit Gesundheitszustand, wenn er die Einsatzfähigkeit auf dem konkreten Arbeitsplatz betrifft Folie 7 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

9 Erheben und Speichern von Personaldaten Bewerbungsverfahren Daten dürfen nur in Bezug auf die konkret ausgeschriebene Stelle verwendet werden keine Weiterleitung im Konzern ohne Einwilligung Ausnahme: Intiativebewerbungen Löschen der Daten, wenn Bewerbungsverfahren abgeschlossen maximale Aufbewahrung 6 Monate zur Abwehr von Ansprüchen aus dem AGG Hinweis: Unterlagen bei Archivierung als Bewerbung kennzeichnen Bewerberpool Einwilligung des Bewerbers zur Speicherung seiner Daten notwendig Folie 8 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

10 Erheben und Speichern von Personaldaten Die Personalakte Inhalt der Personalakte: Personaldaten, die für die Entscheidung über die Begründung, die Durchführung oder die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Beispiele Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen, Nachweise über Vor-, Aus- und Fortbildung, Zeugnisse, Arbeitsvertrag, Beurteilungen, Abmahnungen, Urlaubsanträge, Lohn- und Gehaltsveränderungen, Krankheitsbescheinigungen Folie 9 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

11 Die Personalakte Erheben und Speichern von Personaldaten Vertraulichkeit Kreis zugriffsberechtigter Personen ist möglichst klein zu halten Schutz besonders sensibler Daten gesonderte Aufbewahrung Auskunftsrecht des Arbeitnehmers bzgl. der über ihn gespeicherten Daten gem. 34 BDSG Folie 10 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

12 Erheben und Speichern von Personaldaten Gesundheitsdaten Gesundheitsdaten sind besondere personenbezogene Daten i.s.v. 3 Abs. 9 BDSG erhebliche Einschränkungen bzgl. Erhebung und Speicherung Zulässig Eignung für konkrete Tätigkeit Gefährdung für Kollegen / Kunden Absehbare Arbeitsunfähigkeit Krankheitsdaten / Fehlzeiten Unzulässig Allg. Frage nach Gesundheitszustand Schwangerschaft Routinemäßiger Alkoholtest DNA-Analysen Folie 11 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

13 Erheben und Speichern von Personaldaten Gesundheitsdaten Ausnahme: Erhebung des Krankheitsgrundes erlaubt bei Betrieblichem Eingliederungsmanagement Einwilligung des Arbeitnehmers, Beteiligung des Betriebsrats arbeitsplatzbezogenem Krankheitsgrund besondere Belehrung, dass Angaben freiwillig Wichtig: Keine ungeschützte Aufbewahrung in der Personalakte Schutz vor zufälliger Kenntnisnahme Beschränkung des informationsberechtigten Personenkreises Folie 12 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

14 Übermittlung von Personaldaten Gesetzliche Melde-, Berichts- und Auskunftspflichten aufgrund spezieller gesetzlicher Regelungen zulässig bzw. zwingend Gläubigeranfragen grds. keine Auskunftspflicht Arbeitgeberauskünfte Einwilligung des AN empfohlen, Info richtet sich nach Fragerecht Mitarbeiterdaten und Fotos im Internet Einwilligung bzgl. Fotos nötig, Widerrufsrecht bzgl. Daten empfohlen Folie 13 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

15 Übermittlung von Personaldaten Im Konzern Kein Konzernprivileg, d.h. Unternehmen im Konzernverbund werden behandelt wie fremde Dritte Erlaubnistatbestand für Übermittlung notwendig: Betriebsvereinbarung Klausel im Arbeitsvertrag Einwilligung Voraussetzung für die Gültigkeit einer Betriebsvereinbarung zur Übermittlung von Personaldaten im Konzern: Transparenz Arbeitgeber bleibt Ansprechpartner nach 34 BDSG Einheitliches Datenschutz- und Datensicherheitsniveau Folie 14 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

16 Nutzung von Personaldaten Betriebsinterner Datenfluss Telefonverzeichnisse konzernweite Verzeichnisse zulässig Geburtstagslisten / Jubiläen Einwilligung erforderlich Rennlisten Anonymisieren oder nur den besten Mitarbeiter nennen Mitarbeiterinformation Versand von Infobriefen oder Arbeitgeberzeitung an Privatadresse zulässig Folie 15 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

17 Datenverlust betroffene Datenkategorien betroffene Datenkategorien: besondere Arten personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit etc) einem Berufsgeheimnis unterliegende personenbezogene Daten, auf strafbare Handlungen oder Ordnungswidrigkeiten bezogene Daten, personenbezogene Daten zu Bank- oder Kreditkartenkonten Datenverlust: Unrechtmäßige Kenntniserlangung durch Dritte auf Grund von Übermittlung oder in sonstiger Weise Diebstahl oder Verlust eines Laptops / USB-Sticks / Smartphones etc. Drohen einer schwerwiegenden Beeinträchtigung: z. B. materielle Schäden oder soziale Beeinträchtigung Folie 16 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

18 Datenverlust Informationspflicht Gg. Datenschutzaufsichtbehörde: mögliche nachteilige Folgen und die ergriffenen Maßnahmen unverzüglich mitteilen Gg. Betroffenen: Grund des Datenverlustes und eine Empfehlung für Schutzmaßnahmen unverzüglich mitteilen außer: Strafverfolgung dadurch gefährdet Datensicherungsmaßnahmen vorrangig direkte Mitteilung nicht möglich: Information der Öffentlichkeit (z.b. Anzeigen in zwei bundesweit erscheinenden Tageszeitungen) Unterlassen der Mitteilung: OWi nach 43 Abs. 2 Nr.7 BDSG Benachrichtigung darf in einem Strafprozess oder in einem OWi-Verfahren nicht gegen den Benachrichtigungspflichtigen verwendet werden. Folie 17 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

19 Kontrolle von und Internet im Betrieb Ausschließlich dienstliche Nutzung Kontrolle, ob Nutzung dienstlicher Natur Stichproben Missbrauchskontrolle bei konkretem Verdacht Missbrauchs-, Kosten- und Leistungskontrolle Erfassung von Absender/Empfänger, Zeitpunkt der Versendung Internet: Zeitpunkt des Aufrufs, Art der Website, Kosten Kenntnisnahme des Inhalts von s Zugriff auf Inhalte soweit betrieblich notwendig Information der Mitarbeiter über Kenntnisnahme Folie 18 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

20 Nutzung von Internet und Grundsätzlich kein Recht auf Privatnutzung Bei geduldeter Privatnutzung evtl. betriebliche Übung Hinweis: Entwicklung eines Konzepts für die Nutzung betrieblicher Kommunikationsmittel Empfehlung: Verbot der Privatnutzung Kontrolle der Einhaltung des Verbots Folie 19 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

21 Kontrolle von Mitarbeitern Private Nutzung von Internet und Fernmeldegeheimnis 88 TKG => weitgehendes Kontrollverbot Ausnahmen Abrechnung Konkreter Tatverdacht der rechtswidrigen Inanspruchnahme Kontrolle nach Viren Möglich: Privatnutzung an Bedingungen knüpfen, Einwilligung einholen bzgl. regelmäßigen Kontrollen des Zeitrahmens Filtern von Spam Archivierung Einsichtnahme in das Postfach bei Abwesenheit Abschluss einer Betriebsvereinbarung reicht nicht aus! Folie 20 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

22 Mithören und Aufzeichnen dienstlicher Telefonate Recht am gesprochenen Wort: Mitarbeiter entscheidet Offenes Mithören zulässig bei vorrangigem Interesse der Arbeitgebers Zu Beweiszwecken (z. B. Telefonbanking) Stichproben in Anlernphase (z. B. Call Center) Heimliches Mithören und Aufzeichnen nur in Ausnahmefällen Konkreter Verdacht des Verrats von Betriebsgeheimnissen Begründeter Verdacht strafbarer Handlungen Speicherung von Datum, Uhrzeit, Dauer, (Teil der) Rufnummer: berechtigtes Interesse der Überprüfung, in welchem Umfang mit welchem Kunden gesprochen wurde Auswertung nicht zur Leistungskontrolle (z. B. automatisierte Arbeitszeiterfassung), sondern nur zur Missbrauchskontrolle Folie 21 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

23 Videoüberwachung von Mitarbeitern am Arbeitsplatz Erheblicher Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht Zulässig unter sehr engen Voraussetzungen: Berechtigtes, besonders schutzwürdiges Interesse des AG Kontrolle bestimmter Bereiche aus Sicherheitsgründen Konkrete Anhaltspunkte für Straftaten/schwere Verfehlungen Alle weniger einschneidenden Mittel zur Aufklärung des Verdachts bereits ausgeschöpft Anlage sichtbar, Belegschaft zuvor informiert Heimliche Überwachung nur im Ausnahmefall Folie 22 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

24 Löschen von Personaldaten Verpflichtung zur Löschung gem. 35 Abs. 2 S.1 BDSG Speicherung unzulässig Besondere Arbeitnehmerdaten, deren Richtigkeit nicht beweisbar ist Kenntnis der Daten für den Zweck der Speicherung nicht mehr erforderlich Erlaubnis zur Löschung gem. 35 Abs.2 S.1 BDSG, sofern nicht eine Pflicht zur Aufbewahrung besteht (Gesetz, Vertrag, Satzung) schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt werden Hinweis: Klassifizierung der Daten vor der Archivierung hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht Folie 23 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

25 Rechte der Betroffenen 83 BetrVG: Einsichtnahme in die Personalakte Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind auf Verlangen beizufügen. 34 BDSG: unentgeltliche und schriftliche Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten einschließlich Herkunft die Empfänger, an die Daten weitergegebenen werden Den Zweck der Speicherung 35 BDSG: Berichtigung und Löschung von Daten Unrichtige Daten sind zu berichtigen Löschung, wenn unzulässig gespeichert Richtigkeit sensibler Daten nicht bewiesen werden kann Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich Folie 24 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

26 Beteiligungsrechte des Betriebsrates Überwachungs- und Unterrichtungsrecht Kontrolle des Arbeitnehmerdatenschutzes Bundesdatenschutzgesetz = Schutzgesetz, dessen Einhaltung der Betriebsrat zu überwachen hat. Rechtmäßigkeit der Personaldatenverarbeitung Ordnungsmäßigkeit der Datensicherung und der betrieblichen Datenschutzkontrolle Um dem Betriebsrat dies zu ermöglichen, muss der Arbeitgeber ihn umfassend informieren: Welche personenbezogenen Arbeitnehmerdaten werden zu welchem Zweck durch welche Programme mit welchen Schutzmaßnahmen gespeichert oder übermittelt? Folie 25 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

27 Beteiligungsrechte des Betriebsrates Überwachungs- und Unterrichtungsrecht Kontrolle des Arbeitnehmerdatenschutzes Der Betriebsrat ist darauf beschränkt, die mangelhafte Einhaltung des BDSG zu beanstanden und auf Abhilfe zu drängen. kein Anspruch, dass Maßnahmen vom Arbeitgeber in einer ganz bestimmten Art und Weise durchgeführt werden kein Unterlassungsanspruch Hinweis: Jegliche Art der Datenverarbeitung, die unter Verletzung der Beteiligungsrechte des Betriebsrates geschieht, ist unzulässig und daher rechtswidrig. Folie 26 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

28 Beteiligung des Betriebsrats Mitbestimmungsrechte Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb Einführung von Zeiterfassungsgeräten und biometrischen Zugangskontrollen Benutzung von Telefon, und Internet für private Zwecke Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen Aufstellen von Video- und Fernsehkameras EDV-Anlagen Einführung von Internet und Hinweis: Es reicht aus, wenn die technische Einrichtung zur Überwachungobjektiv geeignet ist. Folie 27 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

29 Der betriebliche Datenschutzbeauftragte Bestellpflicht Sonderkündigungsschutz Überwachung Schulung Fachkunde Zuverlässigkeit Weisungsfreiheit betrieblicher Datenschutzbeauftragter Fortbildungsanspruch Abberufung aus wichtigem Grund Folie 28 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

30 Der betriebliche Datenschutzbeauftragte Bestellpflicht mindestens 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt Aufgaben Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften im Unternehmen Schulung der Mitarbeiter Erstellung des Verfahrensverzeichnisses Stellung unmittelbar der Geschäftsleitung unterstellt; weisungsfrei Folie 29 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

31 Der betriebliche Datenschutzbeauftragte Eigenschaften Fachkunde Zuverlässigkeit: keine Interessenkollision Hinweis: Der IT-Leiter oder der Personalleiter können daher nicht zum betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellt werden. Sonderkündigungsschutz des internen DSB Befristung? Besser externer DSB? Haftung: allgemeine Haftungsgrundsätze Interner DSB: beschränkte Arbeitnehmerhaftung Externer DSB: vertragliche Vereinbarung Folie 30 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner

32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! RAin Karoline Brunnhübner Geschäftsstelle Mittelfranken Telefon Telefax bayme vbm Die bayerischen Metall- und Elektro-Arbeitgeber Laufertormauer Nürnberg Folie 31 / Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Karoline Brunnhübner