Sitzungsvorlage Nr. 55/2001 Ausschuss f.wirtschaft,infrastruktur u. Verwaltung am 20.Juni.2001

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1 Sitzungsvorlage Nr. 55/2001 Ausschuss f.wirtschaft,infrastruktur u. Verwaltung am 20.Juni.2001 zur Beschlussfassung - Öffentliche Sitzung Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens Beteiligung an dem Projekt Neues Kommunales Rechnungswesen Template Doppik der Datenzentrale Baden-Württemberg I. Sachvortrag Für den Verband Region Stuttgart liegt ein Fachkonzept zur Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens, erarbeitet von der Ernst & Young Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, vor, das mit der Leitung des VRS und innerhalb der Geschäftsstelle abgestimmt wurde. Auf Vorschlag des Regionaldirektors hat der Ausschuss für Wirtschaft, Infrastruktur und Verwaltung in seiner Sitzung vom dem Konzept zugestimmt. Zugleich hat er den Regionaldirektor beauftragt, einen Vorschlag zur Wahl einer durch die Datenzentrale Baden-Württemberg und die Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS) angebotenen Softwarelösung für das Neue Kommunale Haushaltsund Rechnungswesen vorzulegen. Die Entscheidung über die Softwareauswahl hat sich der Ausschuss vorbehalten. Charakteristika des beschlossenen Fachkonzeptes Das Fachkonzept sieht ein Rechnungswesen bestehend aus den Teilen Ergebnisrechnung, Vermögensrechnung, Finanzrechnung und Kosten- und Leistungsrechnung vor. Ausgangspunkt sind die haushaltsrechtlichen Neuregelungen zum doppischen Haushalts- und Rechnungswesen der großen Kreisstadt Wiesloch durch das Innenministerium Baden-Württemberg. Das Konzept erfüllt die dort genannten Vorgaben. Die Daten werden nach kaufmännischen Kategorien abgegrenzt, erfasst und verarbeitet. Kern ist eine rein kaufmännisch organisierte Finanzbuchhaltung, über die die Ergebnisrechnung, die Vermögensrechnung und die notwendigen Nebenbücher abgewickelt werden. Die Daten für die Kosten- und Leistungsrechnung werden, wie in kaufmännischen Systemen üblich, aus der Finanzbuchhaltung bereitgestellt. Wie bisher ist weiterhin ein Haushalt zu erstellen, zu vollziehen und abzurechnen. Allerdings sind Inhalte und Strukturen sehr stark verändert und der kaufmännischen Systematik angepasst. Zusätzlich zu der mit dem kaufmännischen Systemteil geführten laufenden ressourcenorientierten Rechnung ist, ebenfalls in einer geänderten Struktur, parallel eine laufende zahlungsorientierte Rechnung zu führen, die im Grundsatz der heutigen Haushaltsrechnung entspricht. Diese kameralen Funktionen sind der Finanzrechnung zugewiesen. Sie erhält ihre laufenden Daten ebenfalls ausschließlich Verband Region Stuttgart Ausschuss Wirtschaft, Infrastruktur und Verwaltung

2 aus der Finanzbuchhaltung. Da beide nach unterschiedlichen Abgrenzungskriterien arbeiten, sind hier Überleitungen notwendig. Die Kosten- und Leistungsrechnung wird als Kostenarten- und Kostenstellenrechnung mit internen Verrechnungen geführt werden. Als Kostenstellen sind organisatorische Einheiten und voraussichtlich Projekte vorgesehen. Aufgrund der Spezifika des VRS wird keine Kostenträgerrechnung eingerichtet. Damit wird für den VRS ein kaufmännisch geführtes Rechnungswesen realisiert, in dem die weiterhin erforderlichen kameralen und Haushaltsinformationen aus den kaufmännischen Daten abgeleitet werden. Dieses Rechnungswesen soll nach dem Konzept und dem Beschluss des Ausschusses mit Softwareangeboten der Kommunalen Datenverarbeitung Region Stuttgart realisiert werden. Im Konzept ist eine Entscheidung zur Software spätestens Mitte 2001 und die Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens per vorgesehen. Rechnungswesenumstellung der Kommunen in Baden-Württemberg Nach Informationen der Kommunalen Datenverarbeitung Region Stuttgart und der Datenzentrale Baden-Württemberg stellen diejenigen Kommunen in Baden- Württemberg, die das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen eingeführt haben oder in diesem bzw. im nächsten Jahr einführen werden, auf kameral geprägte Systeme um. In diesen Lösungen wird der gesamte Buchungsstoff kameral abgegrenzt, erfasst und verarbeitet. Anders als im kaufmännischen Rechnungswesen wird abgesehen von einigen Modifikationen weiterhin nach Zahlungszeitpunkten abgegrenzt. Die eingesetzten Softwarelösungen arbeiten mit kameraler Oberfläche. Haushalt und Haushaltsrechnung werden in der bisherigen Struktur abgewickelt. Der Haushalt in veränderter Struktur, wie er durch die haushaltsrechtlichen Neuregelungen zum doppischen Haushalts- und Rechnungswesen definiert ist, wird nicht umgesetzt. Anstelle des neuen Kontenplanes gelten weiterhin die bisherige Gruppierung und Gliederung. Es wird weiterhin eine kamerale Rechnung geführt. Angeschlossen an diese Rechnung sind kaufmännisch definierte Elemente, wie die Anlagenbuchhaltung und die Kostenund Leistungsrechnung. Allerdings werden in die Kosten- und Leistungsrechnung kameral abgegrenzte Daten übernommen. Beispiele für derartige Lösungen aus dem Kundenkreis der Kommunalen Datenverarbeitung Region Stuttgart sind die Städte Stuttgart, Esslingen, Ludwigsburg, Böblingen und Göppingen. Einzig die große Kreisstadt Wiesloch hat bisher ein kaufmännisches Rechnungswesen realisiert, das nach den kaufmännischen Regeln und Funktionen arbeitet, eine rein kaufmännische Oberfläche aufweist und die notwendigen kameralen und Haushaltsfunktionen zusätzlich abbildet. Verband Region Stuttgart Ausschuss Wirtschaft, Infrastruktur und Verwaltung

3 Softwareverfügbarkeit Sowohl mit der Kommunalen Datenverarbeitung Region Stuttgart als auch mit der Datenzentrale Baden-Württemberg haben Gespräche zur Realisierung des Fachkonzeptes mit Softwarelösungen aus dem Angebot der KDRS stattgefunden. Dabei hat sich herausgestellt, dass für die Umsetzung des Rechnungswesenkonzeptes derzeit noch keine Lösung existiert.. Ein rein kaufmännisches System steht für kommunale Wirtschaftsbetriebe und Zweckverbände, für die Eigenbetriebsrecht gilt, mit den Verfahren R/3 der SAP AG und IRP der ifs GmbH zur Verfügung und wird dort eingesetzt. Diese Lösungen kommen schon deshalb nicht in Betracht, da kamerale Funktionen nicht erfüllt werden können, die für den Verband Region Stuttgart als Körperschaft des öffentlichen Rechts zwingend erforderlich sind. Für das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen der Kommunen wird als Ablösung des landeseinheitlichen Verfahrens FIWES classic ein weiterhin kameral definiertes Rechnungswesen mit den Softwarepaketen IS-PS der SAP AG oder K-IRP der ifs GmbH angeboten und eingesetzt. Dieser Verfahrensansatz ist oben charakterisiert. Hierzu stehen Musterlösungen mit Vorkonfiguration in Form eines kameralen Templates zur Verfügung. Die Verfahren entsprechen nicht dem vom WIV beschlossenen Konzept, da sie kameral ausgerichtet sind und geführt werden und mit der Kosten- und Leistungsrechnung und der Anlagenbuchhaltung nur ergänzende kaufmännische Module enthalten. Eine Einführung dieser Lösungen wäre gleichbedeutend mit einer radikalen Abkehr vom Konzept. Die große Kreisstadt Wiesloch als bislang einzige Kommune mit kaufmännischen Rechnungswesen in Baden-Württemberg hat eine Lösung auf Basis von SAP R/3 (ohne IS-PS) realisiert. Dabei wurden sehr spezifische Festlegungen getroffen und Verfahrenslösungen realisiert, die eine Übertragung auf Dritte bzw. eine allgemeine Verwendung verhindern. Vor diesem Hintergrund sucht die Stadt Wiesloch selbst eine neue standardisierte Softwarelösung, mit der das heutige individuelle System abgelöst werden kann. Aus dieser Konstellation ergibt sich, dass von Seiten der Datenzentrale und der KDRS zur Zeit keine kaufmännische Lösung für Kommunen verfügbar ist. Dafür sind bisher auch noch keine Vorarbeiten getätigt. Eine Beschaffung der notwendigen Software unter den gesetzten Vorgaben zum jetzigen Zeitpunkt sowie eine Einführung per ist damit nicht realisierbar. Die Datenzentrale Baden-Württemberg betrachtet, auch im Hinblick auf die bundesweite Entwicklung, die Bereitstellung einer kaufmännischen Lösung für Kommunen auf Basis der vom Datenverbund bereitgestellten Softwaresysteme als dringend notwendig. Sie sieht den kaufmännischen Ansatz als eine Zukunftslösung mit voraussichtlich großer Verbreitung. Deshalb beabsichtigt die Datenzentrale vergleichbar mit dem schon bestehenden kommunalen Template ein Template Doppik für das Neue Kommunale Rechnungswesen zu entwickeln. Diese Musterlösung soll bundesweit vermarktet werden. Verband Region Stuttgart Ausschuss Wirtschaft, Infrastruktur und Verwaltung

4 Die Zeitvorstellungen gehen dahin, im Jahr 2001die konzeptionellen Festlegungen zu treffen und die Lösung mit vorhandenen Funktionalitäten eines oder beider angebotener Softwaresysteme im Jahr 2002 zu realisieren. Frühestens für das Jahr 2003 ist dann ein Einsatz der Musterlösung möglich. Beteiligung an dem Projekt Neues Kommunales Rechnungswesen-Template Doppik Zur Entwicklung dieses Templates hat die Datenzentrale eine Projektgruppe eingerichtet, durch die die konzeptionellen Vorgaben entwickelt und die Vorbereitungen getroffen werden. Dazu sucht die Datenzentrale Pilotanwender, die über ein Fachkonzept oder konzeptionelle Vorstellungen verfügen und zu einer aktiven Beteiligung an der weiteren Vorbereitung und Konzeption bereit sind. Die bestehenden konzeptionellen Vorarbeiten sollen eingebracht werden. Aufgabe des Pilotanwenders ist auch die pilothafte Systemimplementierung mit Datenzentrale und KDRS, die Durchführung von Tests und die Abnahme für die Produktivsetzung. Zu der Sitzung des Ausschusses am 20. Juni 2001 ist Herr Johannes Schwager als Vertreter der Datenzentrale eingeladen. Er wird das Projekt und die an die Pilotanwender gerichteten Erwartungen erläutern. Zur Umsetzung des verabschiedeten Konzeptes für ein kaufmännisches Rechnungswesen wird vorgeschlagen, dass sich der Verband Region Stuttgart als Pilotanwender an dem Projekt aktiv beteiligt und sein Konzept einbringt. Damit besteht einerseits die Chance, dass der Verband an der Verfahrensausprägung seines Rechnungswesens direkt beteiligt ist und unmittelbar für die Umsetzung seines Konzeptes selbst wirken kann. Andererseits nimmt der VRS als Partner an der Entwicklung einer Zukunftslösung teil, die über den VRS hinausreicht. Von der Datenzentrale wurde schriftlich zugesichert, die Region als Projektbeteiligten zu berücksichtigen. Letztendlich entscheidet hierüber eine Projektgruppe voraussichtlich in der Sitzung am 13.Juli Die Projektgruppe besteht derzeit aus Vertretern des Innenministeriums, der Datenzentrale, des Statistischen Landesamts, der Rechenzentren Heidelberg und Stuttgart sowie der großen Kreisstädte Rottweil und Wiesloch. Sollte eine Projektbeteiligung nicht möglich sein, so müsste der Verband Region Stuttgart zur Umsetzung des beschlossenen Konzepts zur Einführung eines kaufmännischen Rechnungswesens die Entwicklung selbst und vollständig auf eigene Rechnung vornehmen. Verband Region Stuttgart Ausschuss Wirtschaft, Infrastruktur und Verwaltung

5 II. Beschlussvorschlag 1. Der Ausschuss für Wirtschaft, Infrastruktur und Verwaltung stimmt grundsätzlich einer Teilnahme des Verband Region Stuttgart am Projekt Neues Kommunales Rechnungswesen Template Doppik der Datenzentrale Baden-Württemberg zu. 2. In einem ersten Schritt der Beteiligung ist der Umfang des Projekts, die Einbringung der Ressourcen, das Verfahren sowie die Aufteilung und Darstellung der Kosten und der Finanzierung zu erarbeiten. 3. Im Anschluss daran entscheidet die Regionalversammlung im Hinblick auf die Bereitstellung der erforderlichen finanziellen Mittel abschließend über die Beteiligung des Verband Region Stuttgart am Projekt der Datenzentrale. Verband Region Stuttgart Ausschuss Wirtschaft, Infrastruktur und Verwaltung