Öffentliches Verfahrensverzeichnis für Jedermann gemäß 4e Satz 1 Nr. 1 8 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

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1 Öffentliches Verfahrensverzeichnis für Jedermann gemäß 4e Satz 1 Nr. 1 8 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Die Gewährleistung des Datenschutzes ist für unser Unternehmen ein wichtiges Anliegen und Bestandteil unserer Firmenphilosophie. Sie können darauf vertrauen, dass wir mit den uns anvertrauten persönlichen Informationen verantwortungsbewusst umgehen und die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen worden sind, um ein sehr hohes Schutzniveau für die gespeicherten Daten zu gewährleisten. Gemäß 4g Abs. 2 BDSG hat der Beauftragte für den Datenschutz auf Antrag jedermann in geeigneter Weise die in 4e Satz 1 Nr. 1 bis 8 BDSG festgelegten Angaben verfügbar zu machen. 1. Name der verantwortlichen Stelle K Line European Sea Highway Services GmbH 2. Geschäftsführung Torsten Wendt Goro Kitamura Kenji Sakamoto 3. Anschrift der verantwortlichen Stelle Sitz der Gesellschaft Anckelmannsplatz Hamburg Amtsgericht Hamburg HRB Niederlassung Bremen Otto-Lilienthal-Str Bremen / Deutschland Tel.: Fax: Ust Id Nr.: DE I/V

2 Leiter der Datenverarbeitung: Dominik Damberg / Manager IT Betriebliche Datenschutzbeauftragte: Heike Koziol 4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung K Line European Sea Highway Services GmbH ist eine 100%ige Tochtergesellschaft der Reederei K Line in Tokio und wurde im Jahr 2003 als Nachfolgegesellschaft des 1991 etablierten deutsch-japanischen Joint Venture Unternehmens E. H. Harms GmbH & Co. KG Car Feeder Service gegründet. Wir operieren als eine der führenden Short Sea Reedereien Europas mit 11 eisgängingen Schiffen, die sowohl für Neufahrzeuge, rollende Güter wie auch für Schwerguttransporte geeignet sind. Die Fahrtgebiete konzentrieren sich auf die Nord- und Ostseegebiete sowie Teile der spanischen Atlantikküste und im Schwarzen Meer. Die Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder nutzung ist die Vertragsabwicklung für eigene Zwecke nach 28 BDSG sowie die Vertragsabwicklung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses nach 32 BDSG. 4.1 Kunden- / Lieferanten- und Auftragsabwicklung, Kundenbetreuung, Lieferanten- und, Gewährleistungsabwicklung, Qualitätsmanagement 4.2 Durchführung vertragsähnlicher Vertrauensverhältnisse in der vorvertraglichen Phase zur Gewinnung von Neukunden. 4.3 Personalverwaltung inkl. Lohn- und ( 32 BDSG - Datenerhebung, -verarbeitung und nutzung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses) Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses bzw. Durchführung organisatorischer, personeller oder sozialer Maßnahmen. Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher und gesetzlicher Verpflichtungen. 4.4 Bewerberauswahlverfahren ( 32 BDSG - Datenerhebung, -verarbeitung und nutzung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses) Durchführung vertragsähnlicher Vertrauensverhältnisse in der vorvertraglichen Phase zur Gewinnung von neuen Mitarbeitern. 4.5 Kommunikation intern und extern II/V

3 5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien 5.1 Zweckbestimmung Namen, Adressdaten, allg. Kommunikationsdaten, Vertrags- und Zahlungsdaten, Bankverbindungen, Daten zur IT-Kommunikation, Abrechnungs- und Leistungsdaten, Angebotsdaten, Betreuungsinformationen. 5.2 Zweckbestimmung Namen, Adressdaten, allg. Kommunikationsdaten, Daten zur IT Kommunikation, Betreuungsinformationen. 5.3 Zweckbestimmung Namen, Personalnummern, Geburtsdaten, Privatadressen, Familienstand, Personalnummer, Staatsangehörigkeit, allgemeine Kommunikationsdaten, Vertrags- / Leistungsund Abrechnungsdaten, Kfz-Kennzeichen, Einkommen, Bankverbindungen, Sozialversicherungsdaten, Steuerdaten inkl. Angaben der Kirchensteuer, Qualifikationen, Urlaubsdaten, Krankheitsdaten. 5.4 Zweckbestimmung Bewerberauswahlverfahren Namen, Adressdaten, allg. Kommunikationsdaten, Daten zur IT Kommunikation, Betreuungsinformationen. 5.5 Zweckbestimmung Namen, Adressdaten, allg. Kommunikationsdaten, Daten zur IT Kommunikation. III/V

4 6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können 6.1 Zweckbestimmung Öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften Marketing Abteilung Abteilung Qualität / Technik Abteilung Schiffsoperation Abteilung Rechnungswesen Abrechnungsabteilung EDV Abteilung Verbundene Unternehmen Geschäftspartner Dienstleistungsunternehmen Administrativer Support 6.2 Zweckbestimmung Marketing Abteilung Abteilung Schiffsoperation Abteilung Qualität / Technik 6.3 Zweckbestimmung Öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften Leiter Rechnungswesen Personaldienstleister Versicherungen 6.4 Zweckbestimmung Bewerberauswahlverfahren Ausbildungsleitung 6.5 Zweckbestimmung Interne Abteilungen IV/V

5 7. Regelfristen für die Löschung der Daten 7.1 Zweckbestimmung Geschäftskorrespondenz Angebots- / Bestell- und Auftragsunterlagen Frachtunterlagen Buchungs- / Bankbelege 7.2 Zweckbestimmung Geschäftskorrespondenz Angebotsunterlagen Angebotsunterlagen (die nicht zum Auftrag geführt haben) 0 Jahre 7.3 Zweckbestimmung Personalunterlagen Sozialversicherungsunterlagen Unterlagen Lohnbuchhaltung 7.4 Zweckbestimmung Bewerberauswahlverfahren Bewerbungslagen nach Abschluss des Auswahlverfahrens 7.5 Zweckbestimmung nach Beendigung der geschäftlichen Beziehung 8. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten Sofern eine Datenübermittlung im Rahmen der Vertragserfüllung, erforderlicher Kommunikation sowie anderer im BDSG ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen an Drittstaaten erforderlich sein sollte, wird diese nur nach Maßgabe der gesetzlichen Zulässigkeitsvorschriften gemäß 4 b und 4 c BDSG erfolgen. Im Bereich des Auslandszahlungsverkehrs erfolgt eine Übermittlung an Drittstaaten. Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung in Drittstaaten; eine solche ist auch nicht geplant. Bremen, V/V

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