Diagramme aussagestark gestalten

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2 Diagramme aussagestark gestalten Diagramme aussagestark gestalten von Ute Samenfink Excel bietet Ihnen eine Fülle an fertigen Diagrammvorlagen: Mit diesen Vorlagen setzen Sie Unternehmenszahlen und ihre komplexen Zusammenhänge in interessante Diagramme um. Doch für Besprechungen und Präsentationen müssen oft einzelne Zahlenbereiche besonders hervorgehoben werden. Wie Sie auch diese Zahlen im Handumdrehen aussagestark visualisieren, verrät Ihnen dieser Praxisbeitrag. D 350 Ein Bild sagt mehr als tausend Worte: Das aus dem Kreisverbund gelöste Kreissegment fällt dem Betrachter sofort ins Auge In nur 5 Schritten heben Sie einen einzelnen Wert in einem Diagramm auffällig hervor... D 350/2 Schnell erledigt: Nur einzelnen Datenpunkt beschriften... D 350/4 Säulendiagramm: Mit wenigen Mausklicks versehen Sie eine Säule mit einem Rahmen... D 350/5 Wirkungsvoll: So lösen Sie ein Kreissegment aus dem Kreisverbund... D 350/8 Raffiniertes Säulendiagramm: Die beiden höchsten Werte automatisch farblich hervorheben... D 350/10 Der Excel-Berater August

3 D 350/2 Diagramme aussagestark gestalten Liniendiagramm: Besonderen Wert darstellen Datenpunkt markieren In nur 5 Schritten heben Sie einen einzelnen Wert in einem Diagramm auffällig hervor In einem Liniendiagramm soll ein einzelner Datenpunkt extra hervorgehoben werden. Dazu bietet Ihnen Excel verschiedene Möglichkeiten. Sie können jeden Datenpunkt in Farbe, Form und Größe individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie im Diagramm mit einem linken Maustastenklick zuerst die gesamte Datenreihe und mit einem weiteren linken Maustastenklick den einzelnen Datenpunkt, den Sie hervorheben möchten. Die Markierung erkennen Sie an den Markierungspunkten. Der Datenpunkt des Monats Juli ist markiert So geht s: Nur einen einzelnen Datenpunkt formatieren 2. Klicken Sie den markierten Punkt mit der rechten Maustaste an. Es öffnet sich das Kontextmenü. Rufen Sie hier den Befehl Datenpunkt formatieren auf. Hinweis: Sie benötigen die beiden vorausgehenden einzelnen Klicks mit der linken Maustaste, um nur einen einzelnen Datenpunkt zu formatieren. Klicken Sie den 22 August 2014 Der Excel-Berater

4 Diagramme aussagestark gestalten D 350/3 Datenpunkt nur einmal an, ist die Datenreihe aktiviert und nach einem rechten Mausklick auf den Datenpunkt erhalten Sie im Kontextmenü die Option Datenreihe formatieren statt die gewünschten Option Datenpunkt formatieren. 3. Das Dialogfeld Datenpunkt formatieren wird eingeblendet. Wechseln Sie in der linken Navigationsspalte auf Markierungsoptionen. 4. Im rechten Fenster stellen Sie Markertyp auf Integriert und wählen über die Listenfelder Typ und Größe die gewünschten Darstellungen aus. Die Änderungen werden im danebenliegenden Diagramm sofort umgesetzt. Datenpunkt auffällig formatieren Änderungen in den Optionen werden sofort im Diagramm angezeigt Wählen Sie eine signifikante Darstellung für den besonders hervorzuhebenden Datenpunkt 5. Sagt Ihnen das Ergebnis zu, blenden Sie das Dialogfeld mit einem Klick auf Schließen aus. Der Excel-Berater August

5 D 350/4 Diagramme aussagestark gestalten Linien Ihre Änderungen im Dialogfeld werden sofort im Diagramm umgesetzt Datenpunkt markieren Schnell erledigt: Nur einzelnen Datenpunkt beschriften Eine weitere Möglichkeit der Hervorhebung ist die Beschriftung eines Datenpunktes, die Sie separat oder in Kombination mit einer Formatierung einsetzen können. Markieren Sie wieder mit zwei einzelnen Mausklicks den gewünschten Datenpunkt. Holen Sie in der Kontextregisterkarte Diagrammtools das Register Layout mit einem Mausklick nach vorne. In der Gruppe Beschriftungen aktivieren Sie Datenbeschriftungen. Im aufklappenden Menü wählen Sie aus, wo die Datenbeschriftung angezeigt werden soll. Im Beispiel wurde die Option Über gewählt. Das Ergebnis zeigt die Abbildung auf der nächsten Seite oben. Gitternetzlinien ausblenden Um die Lesbarkeit im Diagramm zu erhöhen, blenden Sie die horizontalen Gitternetzlinien aus. Rufen Sie die Kontextregisterkarte Diagrammtools Layout auf. In der Gruppe Achsen klicken Sie auf Gitternetzlinien und wählen im Untermenü Primäre horizontale Gitternetzlinien aus. Aktivieren Sie die Option Keine. Noch schneller geht es, wenn Sie eine Gitternetzlinie anklicken und die Taste _ drücken. 24 August 2014 Der Excel-Berater

6 Diagramme aussagestark gestalten D 350/5 Datenbeschriftung oberhalb des Datenpunktes positionieren Die einzelne Datenbeschriftung verstärkt das Hervorheben des Datenpunktes Säulendiagramm: Mit wenigen Mausklicks versehen Sie eine Säule mit einem Rahmen Die Verkaufsmenge einer kleinen Filiale visualisieren Sie in einem Säulendiagramm. Nur eine Säule hervorheben Schnell erledigt: Säulendiagramm einfügen Verkaufsmenge in einem Säulendiagramm Der Excel-Berater August

7 D 350/6 Diagramme aussagestark gestalten Die Säule des verkaufsstärksten Monats einrahmen Für Ihre Präsentation wollen Sie die Säule, die die größte Verkaufsmenge widerspiegelt, mit einem Rahmen noch deutlicher von den anderen Säulen abheben. So geht s Mit zwei Klicks nur die Säule markieren 1. Markieren Sie mit einem einfachen Mausklick mit der linken Maustaste auf die Säule zuerst die gesamte Datenreihe (also alle Säulen) und danach mit einem weiteren Klick auf die hervorzuhebende Säule nur diese Säule. 2. Im Anschluss klicken Sie diese Säule mit der rechten Maustaste an das Kontextmenü öffnet sich. Wählen Sie die Option Datenpunkt formatieren. Kontextmenü aufrufen Formatierung einer einzelnen Säule Farbe des Rahmens auswählen 3. Im sich öffnenden Dialogfeld Datenpunkt formatieren aktivieren Sie im linken Fenster zuerst Rahmenfarbe. 4. Die angezeigten Optionen im rechten Fenster wechseln. Kennzeichnen Sie die Option Einfarbige Linie und wählen Sie über die Farbpalette eine auffällige Farbe aus. 26 August 2014 Der Excel-Berater

8 Diagramme aussagestark gestalten D 350/7 Rahmen So umgeben Sie eine Säule mit einem Rahmen 5. Über die Befehle Füllung und Rahmenart im linken Fensterbereich stehen Ihnen weitere interessante Gestaltungsmöglichkeiten der ausgewählten Säule zur Verfügung. Weitere Formatierungen einstellen Achten Sie aber darauf, dass auch bei den Diagrammen gilt: Weniger ist mehr! Am besten, Sie testen die Auswirkungen der verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten. 6. Ihre vorgenommenen Änderungen werden sofort in Ihrem Diagramm umgesetzt. Verlassen Sie das Dialogfeld mit einem Klick auf die Schaltfläche Schließen. Auch die Farbe der Säule kann geändert werden Excel bietet viele Formatierungsmöglichkeiten für einzelne Datenpunkte und auch für die gesamte Datenreihe Auch auf der Kontextregisterkarte Diagrammtools Format stehen Ihnen vordefinierte Formatierungen und Einstellungen zur Verfügung, die Sie mit einem Klick übernehmen können. Der Excel-Berater August

9 D 350/8 Diagramme aussagestark gestalten Wirkungsvoll: So lösen Sie ein Kreissegment aus dem Kreisverbund Einfache Kreisexplosion Für die Hervorhebung eines Wertes in einem Kreisdiagramm bietet es sich an, das entsprechende Kreiselement aus dem Kreis herauszuziehen. Dieses herausgestellte Kreissegment hat eine besondere Wirkung auf den Betrachter: Es weist sehr deutlich auf eine bestimmte Datengruppe hin. Kreis Das aktuelle Quartal ist zum besseren Vergleich mit den vergangenen drei Quartalen aus dem Kreis herausgelöst: Perfekt für Ihre Präsentation! Kreissegment aus Kreisverbund lösen Sie können einen solchen Effekt mit wenig Aufwand erreichen so geht s: 1. Markieren Sie das Kreissegment, das Sie aus dem Verbund lösen möchten, durch Anklicken mit der linken Maustaste. Es werden alle Kreissegmente im Diagramm markiert. Kreissegment markieren 2. Klicken Sie noch einmal mit der linken Maustaste auf das Kreissegment. Damit haben Sie dieses einzelne Kreissegment markiert. Sie sehen dies an den Markierungspunkten. 28 August 2014 Der Excel-Berater

10 Diagramme aussagestark gestalten D 350/9 3. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das Segment öffnet sich das Kontextmenü. Aktivieren Sie die Option Datenpunkt formatieren. 4. Im gleichnamigen Dialogfeld klicken Sie in der linken Spalte auf den Punkt Reihenoptionen. Mit der Punktexplosion geben Sie an, wie weit das Kreisseg- ment aus dem Verbund gelöst werden soll 5. Im rechten Fenster werden die Optionen angezeigt: Hier stellen Sie unter Punktexplosion den Prozentsatz ein, um den das Kreissegment aus dem Kreis gelöst werden soll. Im Beispiel wurde das Quartal 2/2014 um 20 % aus dem Kreis gelöst. Prozentwert für das Herauslösen angeben 6. Übernehmen Sie Ihre Einstellung mit Klick auf Schließen und das Dialogfeld wird ausgeblendet. Der schnelle Weg: Klicken Sie das Kreiselement, das Sie aus dem Verbund lösen möchten, mit der linken Maustaste an, und ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste aus dem Kreisverbund. Sie sehen auch sofort, wie weit Sie das Element aus dem Kreisverbund herausziehen möchten. Der Excel-Berater August

11 D 350/10 Diagramme aussagestark gestalten Provisionen in einem Säulendiagramm Raffiniertes Säulendiagramm: Die beiden höchsten Werte automatisch farblich hervorheben In einer Tabelle werden die Provisionen mehrerer Verkäufer erfasst. Diese sollen in einem Säulendiagramm dargestellt werden. Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus der Tabelle: Provisionen in einer Tabelle Automatische Säuleneinfärbung je nach Wert Zwei Hilfsspalten sind notwendig Formel: Zweithöchsten Wert ermitteln Die Aufgabe: Die Provisionen sollen in einem Säulendiagramm dargestellt werden. Dabei sind die beiden höchsten Werte farblich hervorzuheben, und zwar automatisch, sobald die Daten in der Tabelle geändert werden. Die Lösung: Behelfen Sie sich mit zwei Hilfsspalten und ein paar Formeln. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Tragen Sie die folgende Wenn-Abfrage in die Zelle C2 ein: =WENN(KGRÖSSTE($B$2:$B$6;2)=$B2; KGRÖSSTE($B$2:$B$6;2);NV()) Diese Formel gibt den zweithöchsten Wert des Bereichs B2:B6 aus, wenn er in der Zelle B2 steht. Ansonsten wird die Zelle mit dem Wert #NV gefüllt, der im Diagramm nicht angezeigt wird. Formel: Höchsten Wert ermitteln Anschließend tragen Sie die folgende Formel in die Zelle D2 ein: =WENN(MAX($B$2:$B$6)=$B2;MAX($B$2: $B$6);NV()) 30 August 2014 Der Excel-Berater

12 Diagramme aussagestark gestalten D 350/11 Diese Formel gibt den höchsten Wert des Bereichs B2:B6 aus, wenn er in der Zelle B2 steht. Ansonsten wird die Zelle mit dem Wert #NV gefüllt, der im Diagramm nicht angezeigt wird. Beide Formeln kopieren Sie dann bis zur Zeile 6 nach unten. Damit sind die Vorbereitungen für das Erstellen des gewünschten Säulendiagramms abgeschlossen. Die folgende Abbildung gibt einen Überblick über die Tabelle: Formeln kopieren Tabelle mit Hilfsspalten Aus der Tabelle inklusive der Hilfsspalten erstellen Sie dann das Säulendiagramm: Klicken Sie mit der Maus in den Wertebereich der Tabelle. Wählen Sie im Menüband Einfügen. In der Gruppe Diagramme öffnen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Säule die Säulenauswahl. Wählen Sie beispielsweise in der Rubrik 2D-Säule den Eintrag Gruppierte Säulen aus. Diagramm erstellen Gruppiertes Säulendiagramm Säulendiagramm mit allen drei Datenreihen In diesem Diagramm werden alle drei Datenreihen dargestellt. Da die beiden Hilfsspalten jeweils nur einen Wert enthalten, gibt es bei ihnen auch nur jeweils eine Säule. Drei Datenreihen dargestellt Der Excel-Berater August

13 D 350/12 Diagramme aussagestark gestalten Da Excel die Datenreihen nebeneinander anzeigt, sind für die beiden höchsten Werte jeweils zwei Säulen zu sehen. Datenreihen übereinanderlegen Um alle drei Datenreihen übereinanderzulegen, klicken Sie eine der drei Datenreihen mit der rechten Maustaste an und rufen im Kontextmenü den Befehl Datenreihen formatieren auf. Das gleichnamige Dialogfeld wird eingeblendet. Aktivieren Sie in der linken Spalte Reihenoptionen. Stellen Sie in der Gruppe Reihenachsenüberlappung den Wert auf 100%. Blenden Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche Schließen aus. Wert der Überlappung festlegen: Hier 100 % Nur den Wert der Überlappung auf 100 % einstellen fertig! Das gewünschte Diagramm wird eingeblendet. Säulen Die beiden höchsten Werte sind hervorgehoben Automatische Änderung im Diagramm Ziel erreicht: Sobald sich die Provision eines Verkäufers in der Tabelle ändert, wird auch die Darstellung in Ihrem Diagramm angepasst. 32 August 2014 Der Excel-Berater