Die digitale Herausforderung im Spiegel der aktuellen deutschen Archivgesetzgebung

Transkript

1 Die digitale Herausforderung im Spiegel der aktuellen deutschen Archivgesetzgebung 17. Deutsch - Niederländisches Archivsymposium 17e Nederlands - Duits Archiefsymposium 2013

2 Musterseite ohne Animation Deutsche Archivgesetzgebung Spezialgesetze zur Datenschutzgesetzgebung. Entstanden v. a. in den 80er und 90er Jahren. Elektronische Unterlagen, E-Government, Internet waren diesen Gesetzen noch fremd. Seit Ende der 90er Jahre erkannten deutsche Archivarinnen und Archivare den Anpassungsbedarf. Empfehlungen der ARK-Arbeitsgruppe Archive und Recht zu Regelungen für die Archivierung elektronischer Unterlagen in Rechts- und Verwaltungsvorschriften, 2004 durch die ARK verabschiedet. 09/01/14 Dr. Martina Wiech, LAV NRW 1

3 Problemfelder in den ARK-Empfehlungen von 2004 Legaldefinition des Unterlagenbegriffs. Beratungskompetenz der Archive. Übergabe von Datenbanken. Authentizität und Integrität der der Unterlagen bis zur Übergabe bzw. von der Übergabe an. Kosten der Übernahme. 09/01/14 Dr. Martina Wiech, LAV NRW 2

5 2 Abs. 1 ArchivG NRW (2010) Unterlagen nach 1 sind Urkunden, Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Karten, Risse, Pläne, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente und alle anderen, auch elektronischen Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Speicherungsform, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. 2 Abs. 1 Satz 2-4 Bremisches Archivgesetz (2013) Unterlagen sind Aufzeichnungen unabhängig von ihrer Speicherform. Dazu gehören insbesondere Urkunden, Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Drucksachen, Karteien, Karten, Risse, Pläne, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente. Unterlagen sind auch elektronische Aufzeichnungen sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. 09/01/14 Dr. Martina Wiech, LAV NRW 4

7 3 Abs. 4 ArchivG NRW (2010) Das Landesarchiv wirkt bei der Festlegung von landesweit gültigen Austauschformaten zur Archivierung elektronischer Dokumente mit. 3 Abs. 5 ArchivG NRW (2010) Im Rahmen seiner Zuständigkeit berät das Landesarchiv die Behörden, Gerichte und sonstigen öffentlichen Stellen des Landes bei der Verwaltung, Aufbewahrung und Sicherung ihrer Unterlagen. Die obersten Landesbehörden stellen sicher, dass die anbietenden Stellen in ihrem Geschäftsbereich die in Absatz 4 genannten Austauschformate beachten. Das gilt sowohl bei der Planung, vor der Einführung und bei wesentlichen Änderungen von IT-Systemen, die zu nach 2 Absatz 1 i.v.m. 4 Absatz 1 anzubietenden elektronischen Dokumenten führen. Soweit hiervon ausnahmsweise abgewichen werden soll, ist bereits vor der geplanten Nutzung anderer Formate und Techniken Einvernehmen mit dem Landesarchiv zu erzielen, um die spätere Übernahme des Archivgutes sicherzustellen. Dies entfällt, wenn Formate oder Techniken eingesetzt werden, die nach einem Verfahren nach Artikel 91 c Absatz 2 GG (Länderübergreifende Standards) abgestimmt sind. 09/01/14 Dr. Martina Wiech, LAV NRW 6

8 4 Abs. 3 HArchivG (2012) Das Hessische Landesarchiv berät die in 2 Abs. 3 und 6 genannten Stellen im Rahmen seiner Zuständigkeit bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen im Hinblick auf die spätere Archivierung. Diese Stellen beteiligen das Hessische Landesarchiv bei der Einführung und Änderung technischer Systeme zur Erstellung und Speicherung digitaler Unterlagen. Die Beratungstätigkeit erstreckt sich auch auf die nicht staatlichen Archive im Rahmen der Archivpflege. 09/01/14 Dr. Martina Wiech, LAV NRW 7

10 4 Abs. 1 ArchivG NRW (2010) [ ] Elektronische Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen, sind ebenfalls zur Archivierung anzubieten. 4 Abs. 3 ArchivG NRW (2010) Das Landesarchiv regelt die Anbietung und Übernahme von Unterlagen im Benehmen mit den anbietungspflichtigen Stellen. 9 HArchivG (2012) Digitales Archivgut (1) Bei der Übernahme von digitalen Unterlagen sind Auswahlkriterien und technische Kriterien, insbesondere das Format von Primär- und Metadaten und die Form der Übermittlung, von dem zuständigen Archiv mit Zustimmung der abgebenden Stelle vorab festzulegen. (2) Bei digitalen Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen, legt das zuständige Archiv die Form der Anbietung und die Zeitabstände der Übergabe mit Zustimmung der abgebenden Stelle vorab fest. 09/01/14 Dr. Martina Wiech, LAV NRW 9

11 3 Abs. 2 Bremisches Archivgesetz (2013) Zur Übernahme anzubieten sind auch Unterlagen, die [ ] 3.elektronische Daten enthalten, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen. 3 Abs. 3 Bremisches Archivgesetz (2013) Art und Umfang der zu archivierenden Unterlagen können vorab zwischen dem Staatsarchiv und der abliefernden Stelle vereinbart werden. Für Datenbestände, die mit Hilfe von automatischen Datenverarbeitungsanlagen geführt werden, sind Art und Umfang sowie die Form der Übermittlung der zu archivierenden Daten vorab festzulegen. Datenbestände, die aus verarbeitungstechnischen Gründen vorübergehend vorgehalten werden, sind nicht anzubieten. [ ] 09/01/14 Dr. Martina Wiech, LAV NRW 10

13 5 Abs. 2 ArchivG NRW (2010) Archivgut ist auf Dauer sicher zu verwahren. Es ist in seiner Entstehungsform zu erhalten, sofern keine archivfachlichen Belange entgegenstehen. Es ist nach archivfachlichen Erkenntnissen zu bearbeiten und vor unbefugter Nutzung, vor Beschädigung oder Vernichtung zu schützen. [ ] 11 Abs. 2 HArchivG (2012) Sofern es unter archivfachlichen Gesichtspunkten gerechtfertigt ist, können die öffentlichen Archive die im Archivgut enthaltenen Informationen auch in anderer Form archivieren und die Originalunterlagen ausnahmsweise löschen oder vernichten. Darüber ist ein Nachweis zu führen. 09/01/14 Dr. Martina Wiech, LAV NRW 12

15 ArchivG NRW 2 Abs. 3-5 (2010) (3) Archivgut sind alle, gegebenenfalls nach Ablauf der Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen in das Archiv übernommenen archivwürdigen Unterlagen im Sinne des 1 Absatz 1 und Absatz 2. (4) Zwischenarchivgut sind Unterlagen, deren Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind, deren Archivwürdigkeit noch nicht festgestellt wurde und die vom zuständigen Archiv vorläufig übernommen wurden. Das Verfügungsrecht verbleibt bei der abliefernden Stelle. (5) Vorarchivgut sind Unterlagen, die dauerhaft aufzubewahren sind, oder deren Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und die als archivwürdig bewertet und übernommen worden sind. Das Verfügungsrecht liegt bei dem zuständigen Archiv. Es gelten die Normen des Archivgesetzes. 09/01/14 Dr. Martina Wiech, LAV NRW 14

16 Verwaltungsvorschriften zum Niedersächsischen Archivgesetz (2006) 3.5 Die Kosten der erforderlichen Verpackung und Verschnürung des Archivgutes und des Transportes oder der postalischen Versendung zu dem im Landesarchiv jeweils zu-ständigen Staatsarchiv trägt die anbietungspflichtige Stelle. Bei elektronischen Unterlagen gilt dies entsprechend für die Kosten der Konvertierung bzw. Migration in das vom Landesarchiv vorgegebene Speicherformat und Speichermedium sowie für die Übermittlung dieser Unterlagen an das Landesarchiv. 09/01/14 Dr. Martina Wiech, LAV NRW 15

17 Bereitstellung von Archivgut in öffentlich zugänglichen Netzen ARK-Gutachten zur Bereitstellung elektronischer Findmittel in öffentlich zugänglichen Netzen, verabschiedet Stärkerer Focus auf der Veröffentlichung als Form Bereitstellung. Zielrichtung auf eine nicht näher spezifizierte Öffentlichkeit. Neuere Archivgesetze benennen Veröffentlichung explizit als Aufgabe und definieren deren Schranken. 09/01/14 Dr. Martina Wiech, LAV NRW 16

18 8 ArchivG NRW (2010) Das Landesarchiv ist berechtigt, Archivgut sowie die dazugehörigen Findmittel unter Wahrung der schutzwürdigen Belange Betroffener zu veröffentlichen. 6 Absatz 2 sowie 7 Absatz 1 bis 4 gelten entsprechend. Erläuterung: Satz 2 verweist auf die Geltung der Versagensgründe für die archivische Nutzung ( 6 Abs. 2) und der Schutz- und Sperrfristen ( 7 Abs. 1-4). 8 Abs. 1 Bremisches Archivgesetz (2013) Um der Öffentlichkeit den Zugang zu historischen und familienkundlichen Unterlagen zu ermöglichen oder zu erleichtern, ist das Staatsarchiv berechtigt, Archivgut, Reproduktionen von Archivgut und die dazugehörigen Findmittel im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgaben zu veröffentlichen. Durch die Veröffentlichung dürfen keine überwiegenden schutzwürdigen Belange Betroffener oder Dritter beeinträchtigt werden; insoweit sind insbesondere auch die Art, die Form und die Zugänglichkeit der Publikation zu berücksichtigen. 7 gilt entsprechend. 09/01/14 Dr. Martina Wiech, LAV NRW 17

19 Wie geht es weiter? Umfassende Novellierung der meisten Archivgesetze steht noch aus. Aktuell konkreter geplant: Sachsen, Bund, Baden-Württemberg. Befristung von Gesetzen zwingt zur zeitnahen Evaluation. Fristablauf in NRW am Anpassungsbedarf beim ArchivG NRW hinsichtlich elektronischer Unterlagen in kleinerem Umfang absehbar. Archivierung von Datenbankschnitten. Archivierung durch Gemeinschaftseinrichtungen. Daueraufgabe: Aufhebung von bestehenden und Vermeidung weiterer Kollisionen. Defizite bei untergesetzlichen Verwaltungsvorschriften. Unabhängig davon zu beurteilen: Durchsetzungsfähigkeit des Archivgesetzes. 09/01/14 Dr. Martina Wiech, LAV NRW 18