Mieles Erfolgsformel für den Einkauf Lieferantenleistung und optimierte Prozesse

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1 POOL4TOOL Inside Mieles Erfolgsformel für den Einkauf Lieferantenleistung und optimierte Prozesse Lieferanten mag man eben Der Süßwarenspezialist Manner optimiert sein Lieferantenmanagement Recht im Einkauf Warum das Setzen eines Häkchens ausreicht Ausgabe 03 Februar

2 INHALT Inside Kunden 4 Mieles Erfolgsformel für den Einkauf 4 Lieferanten mag man eben 8 Zum Wohl: Wie der Einkauf dazu beitragen kann 10 Inside Experten 12 Warum das Setzen eines Häkchens ausreicht 12 Inside International 14 Modine setzt auf one stop shop 14 Gone in 60 Minutes 16 Inside POOL4TOOL 18 Einkaufsreporting war gestern 18 Königsklasse Dienstleistungseinkauf 20 Gesalzen: Der Zwang zum starken Passwort 24 Ausbau der strategischen Kompetenzen 25 GERMANQualitySourcing 26 Connecting Systems 30 Wir begrüßen im Team 31 2

3 EDITORIAL Liebe POOL4TOOL Community! Wir haben ein sehr erfolgreiches Geschäftsjahr 2011 hinter uns und haben viele spannende Themen umgesetzt sowie interessante Projekte gestartet. Mit Spannung erwarten wir das Jahr 2012, in dem wir uns mindestens ebenso viel vorgenommen haben. Die POOL4TOOL AG verzeichnete im Jahr 2011 einen Rekordumsatz und verdoppelte den Gewinn vom Vorjahr. Die Erweiterung des Lösungsportfolios um über 800 Features, in Kombination mit Großaufträgen globaler Player und rund 30 Neukunden, sind verantwortlich für diesen Erfolg. Einige interessante Kundenprojekte finden Sie in dieser aktuellen Ausgabe, genauso wie einen Ausblick auf das noch junge Jahr Erfahren Sie unter anderem in unserer Coverstory, wie Miele seit dem Jahr 2008 nach und nach einen Großteil des POOL4TOOL-Portfolios umgesetzt hat. Eine süße Neukunden-Geschichte haben wir ebenfalls für Sie aufbereitet: Das österreichische Traditionshaus Manner nutzt POOL4TOOL im Verpackungseinkauf. Als Produktschwerpunkte stehen in dieser Ausgabe unsere zwei neuen POOL4TOOL-Module, die elektronische Dienstleistungsbestellung und POOL4TOOL Analytics, im Vordergrund. Bereits in den ersten Wochen des ersten Quartals 2012 wurden diese beiden Produkte besonders stark nachgefragt. Eine informative und spannende Lektüre wünscht Ihnen, Herzlichst Ihr Thomas Dieringer Vorstand POOL4TOOL AG 3

4 MIELES ERFOLGSFORMEL FÜR DEN EINKAUF: Lieferantenleistung und optimierte Prozesse unterstützen die Qualität der Endprodukte Miele ist der weltweit führende Anbieter von Premium-Hausgeräten und Geräten zur gewerblichen Wäschepflege sowie für medizinische Einrichtungen. Gemäß dem Leitgedanken immer besser ist das Unternehmen bestrebt, Kunden qualitativ hochwertige Produkte anzubieten. Miele versteht Qualität im Sinne von Langlebigkeit, Zuverlässigkeit, Funktionalität, Nachhaltigkeit, Innovation und exzellentem Kundenservice. Optimierung des Wertbeitrags des Einkaufs Einkaufsstrategien müssen aus den übergeordneten Geschäftsstrategien des Unternehmens abgeleitet sein. Ziel ist die Optimierung des Wertbeitrags des Einkaufs. Um auf eine konkrete Handlungsebene zu kommen, muss für jede Warengruppe eine eigene Materialgruppenstrategie definiert werden, die dann zu einer zielorientierten Lieferantenstrategie führt, sagt Dr. Günther R. Reinelt, Leiter des Zentralbereichs Einkauf bei Miele. In dezentralen Organisationen wie bei Miele stellt eine leistungsfähige, konzernweite Lieferantenplattform die notwendige gemeinsame Informations- und Kommunikationsdrehscheibe dar. Lead-Buyern und Materialgruppenmanagern wird ermöglicht, zielorientiert sowohl in ihrer speziellen Warengruppe als auch pro Lieferant konzernweit materialgruppenübergreifend arbeiten zu können. So fokussieren wir unsere Energie auf Vorzugslieferanten und strategische Lieferanten pro Warengruppe bei gleichzeitiger Nutzung übergreifender Synergiepotenziale. Qualität produzieren und darauf setzen Um die übergeordneten Geschäftsstrategien mit den Strategien des Einkaufs in Einklang zu bringen, wurde ein Partner gesucht, der diese Kommunikationsdrehscheibe verwirklichen kann. POOL4TOOL bietet dazu einen wissenschaftlich-methodischen Ansatz in Kombination mit dem funktionsübergreifenden Produktportfolio. Einkaufsstrategien sind bei Miele langfristig angelegt. Von Projektbeginn an wurden alle Beteiligten mit ins Boot geholt und eine gemeinsame SRM-Roadmap bis zum Jahr 2012 erarbeitet. Grundanforderung war, durch automatisierten Daten- und Informationsaustausch mithilfe von Workflows die Prozesseffizienz entlang der Lieferkette zu steigern sowie Prozesskosten zu senken und eine einheitliche Stammdatenbasis zu schaffen. Für 14 Einkaufsorganisationen an zwölf Standorten musste Transparenz für Lieferanten geschaffen werden. Eine zentrale Informations- und Kommunikationsplattform für die internationalen Miele-Standorte sowie die Lieferanten umzusetzen, war das Projektziel. Es galt, für 14 Einkaufsorganisationen an zwölf Standorten Transparenz in der Lieferantenbasis zu schaffen. Dazu mussten Lieferanten allein im Bereich des direkten Materials - berücksichtigt werden. 4 Weitere Ziele waren, ein einheitliches Vertragsmanagement aufzusetzen, die Bestellprozesse zu verschlanken, Vorzugsund strategische Lieferanten enger in das Unternehmen einzubinden sowie die Maßnahmen- und Zielkostenverfolgung im Serienentwicklungsprozess zu vereinfachen.

5 Inside Kunden Gesamtportfolio aus einer Hand In mehreren Projektphasen setzte Miele einen großen Teil des POOL4TOOL-Lösungsportfolios als SaaS-Lösung (Software as a Service) um: Da Miele in der Vergangenheit die operative Beschaffung von direktem Material weitgehend optimiert hatte, lag der Schwerpunkt zunächst auf den klassischen Kernprozessen im Einkauf, wie etwa elektronischen Ausschreibungen (esourcing). Zusätzlich wurde auch ein Vertragsmanagementsystem implementiert, das die Ablage und Wiedervorlage von Verträgen zum Inhalt hat. Anfragen können nur bei Vorlage gültiger Verträge, wie z. B. eine Geheimhaltungsvereinbarung, versendet werden. Alle Vereinbarungen, die juristisch keiner Originalunterschrift bedürfen, sind in den Registrierungs- bzw. Anfrageprozess eingearbeitet. Flexible Workflows, die nach den spezifischen Anforderungen von Miele konfiguriert wurden, erhöhen zusätzlich die Prozesseffizienz und damit den Nutzen für Miele. Wettbewerbsfaktor: Einsparungen bei jeder Bestellung Schritt für Schritt wird in der nächsten Projektphase auch die operative Beschaffung in die Kommunikationsdrehscheibe integriert. Das POOL4TOOL Purchase Order Management (POM) unterstützt Miele dabei, sein Bestellwesen insbesondere im Bereich Gemeinkostenmaterial zu automatisieren und den operativen Einkauf bei häufig wiederkehrenden Tätigkeiten zu entlasten. Dies führt bei jeder Bestellung zu Einsparungen im Bereich der Prozesskosten. Die manuelle Erfassung von Auftragsbestätigungen gehört somit der Vergangenheit an. Lieferanten enger ins Unternehmen einzubinden hat ebenfalls seine Vorteile: In POOL4TOOL kann der Lieferant die Langzeit- Lieferantenerklärung pro Material online ausfüllen und Miele sofort zur Verfügung stellen. Über eine Schnittstelle werden die Daten an SAP übertragen und müssen nicht mehr einzeln eingepflegt werden. Miele spart damit deutlich Arbeitszeit ein und dokumentiert lückenlos den Prozess. Übersicht und Transparenz bei Maßnahmenund Zielkostenverfolgung Abgerundet wird das Projekt durch die Vergabe Roadmap : Diese bildet einen Eckpunkt des Serienentwicklungsprozesses bei Miele. Hauptziel ist es, Maßnahmen termingerecht einzuleiten und innerhalb des Lieferantenauswahlprozesses beschaffungsseitige Kostenziele zu berücksichtigen. Die Vergabe Roadmap sorgt für eine ebenenübergreifende Maßnahmen- und Zielkostenverfolgung, was die Grundlage für Übersicht und Transparenz darstellt. Für Miele als die führende Marke im Premiumsegment ist ein leistungsstarker Einkauf ein wesentlicher Wettbewerbsfaktor. Denselben hohen Anspruch stellen wir natürlich auch an unsere Lieferanten und Geschäftspartner, mit denen wir unsere Einkaufsperformance kontinuierlich weiterentwickeln. Wir sind überzeugt, mit POOL4TOOL dafür den richtigen Partner an unserer Seite zu haben.xxxx i Dr. Günther R. Reinelt Leiter Zentralbereich Einkauf 5

6 Vollautomatisiert Haushalten bei Miele POOL4TOOL im Gespräch mit Ralf Vigelius, Einkauf Zentralbereich bei der Miele & Cie. KG Wenn man sich die Einkaufsstruktur und die Prozesse bei Miele im Detail ansieht, kann man dann schon von Perfektion sprechen oder gibt es noch Potenziale? Von perfekten Prozessen zu sprechen, wäre sicherlich vermessen. Zudem gibt es, getreu unserem Unternehmensmotto Miele Immer besser, auch an guten Prozessen noch Potenziale. Hierzu ein kleines Beispiel: Durch die Einführung eines Gebietsspediteurs im Bereich der Beschaffungslogistik und der Ausweitung unseres Professional-Geschäftes mit Klein-Serien fokussieren wir uns mehr auf die logistischen Daten eines Beschaffungsgutes als in der Vergangenheit. Wir haben dieser Anforderung nun durch die Einführung eines Workflows zur Pflege von Verpackungsdaten Rechnung getragen und berücksichtigen diese im Anfrageprozess in POOL4TOOL. Wie wichtig sind automatisierte Prozesse im Einkauf und sind Workflows Grenzen gesetzt? Automatisierte Prozesse durch Workflows schaffen die Voraussetzung, sich auf die wirklich wichtigen Dinge im Einkauf, also die strategische Beschaffung, zu konzentrieren. Ein Einkäufer, der den ganzen Tag Initiativ-Bewerbungen potenzieller Lieferanten entgegen nehmen muss, hat kaum Zeit, zu verhandeln oder Kostenanalysen durchzuführen. Hier hilft unser Registrierungsworkflow für potenzielle Lieferanten. Natürlich sind Workflows auch Grenzen gesetzt. Wir hatten beispielsweise überlegt, unsere internen Vergabegespräche mit Einkauf, Qualitätsmanagement und Konstruktion durch Workflows zu ersetzen. Schlussendlich haben wir aber feststellen müssen, dass gerade hier der Dialog zwischen den Beteiligten enorm wichtig ist. Weiche Faktoren lassen sich nur bedingt IT-technisch abbilden. Die Miele & Cie. KG befindet sich seit ihrer Gründung im Jahr 1899 in Familienbesitz und ist heute weltweit führender Hersteller von Premium-Hausgeräten. Das Unternehmen beschäftigt mehr als Mitarbeiter, rund davon in Deutschland. Miele ist in fast 100 Ländern mit eigenen Vertriebsgesellschaften oder über Importeure vertreten und erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2010/11 einen weltweiten Gesamtumsatz von 2,95 Milliarden Euro. 6

7 Inside Kunden Wie sieht dieser Registrierungsworkflow aus? Was macht ihn Miele-spezifisch? Potenzielle Lieferanten füllen unseren Lieferantenfragebogen, der detaillierte Fragen zum Unternehmen, den Produkten und dem Maschinenpark des Lieferanten enthält, im Internet aus. Abhängig von den belieferten Warengruppen wird ein Registrierungsworkflow gestartet, bei dem der Lieferant zentral durch den zuständigen Materialgruppenmanager und sein Team beurteilt wird. Den Einkäufern in den Werken werden nur diejenigen Lieferanten vorgestellt, die in die Miele-Beschaffungsstrategie passen. Miele-spezifisch ist die Möglichkeit, dass auch die dezentralen Einkaufsfunktionen in den Werken selbst Lieferanten einladen können, die zum jeweiligen Produktionsspektrum des Werkes passen. Was sind andere Themen, die den Einkauf bei Miele derzeit besonders beschäftigen? Aktuelle Herausforderungen für den Miele Einkauf sind z.b. die Sicherstellung der Versorgung mit Lieferungen und Leistungen durch eine agile und belastbare Supply Chain und ein effizientes Lieferanten-Risikomanagement. Um negative Effekte aus volatilen Preisen bei Rohstoffen, Energie und Logistikbedarfe zu vermeiden, werden Prozesse nach dem Wertstromprinzip evaluiert. Weitere Wertschöpfungspotenziale lassen sich durch aktive Kosten-/ Wertanalyse an Zukaufteilen erschließen. XXXInsbesondere die Integration der Module Lieferantenregistrierung, Sourcing und Vertragsmanagement bringt uns einen deutlichen Gewinn an Transparenz unserer Lieferantenbasis und vereinfacht den Anfrageprozess erheblich. Ralf Vigelius Einkauf Zentralbereich 7

8 LIEFERANTEN MAG MAN EBEN Der Süßwarenspezialist Manner optimiert sein Lieferantenmanagement und setzt auf IT-gestützte Automatisierung Um die Kommunikation mit seinen Lieferanten zu vereinfachen und Ausschreibungen zukünftig effizient abzuwickeln, setzt das österreichische Traditionsunternehmen Manner auf das Lieferantenportal von POOL4TOOL. IT-gestützte Automatisierung ist heutzutage nicht mehr wegzudenken. Grund sich für die Lösungen von POOL4TOOL zu entscheiden, ist der hohe Grad an Automatisierung. Thomas Urbanek, Datenmanager im Verpackungseinkauf bei Manner: In Zukunft soll es hier mehr in Richtung IT-gestützte Automatisierung gehen. Anfragen werden dann per Knopfdruck an bestehende und potenzielle Lieferanten versendet. Der Einkauf ist bei Manner in die drei Teilbereiche, Verpackungsmaterial-, Rohstoff- und sonstiger (vor allem technischer) Einkauf, untergliedert. Die Kommunikation mit den Lieferanten erfolgte bis dato, wie in vielen Unternehmen, per beziehungsweise per Telefon. Manner nutzt zwar ein ERP- System, in diesem waren jedoch nur jene Lieferanten abgebildet, mit denen bereits eine Geschäftsbeziehung besteht potenzielle Lieferanten waren somit außen vor. Das Lieferantenmanagement war also nicht befriedigend gelöst und die wirtschaftlichen sowie technischen Möglichkeiten nicht voll ausgeschöpft. Entlastung für den Einkauf In einer Evaluierung möglicher Lösungen wurden die Punkte Know-how, Funktion und Bedienung sowie Datensicherheit untersucht: POOL4TOOL hat nach diesen Kriterien die aus Manner Sicht beste Lösung angeboten und konnte unter anderem durch hohe Bedienerfreundlichkeit überzeugen. Die hohe Nutzerfreundlichkeit steigert die Akzeptanz beim Mitarbeiter und beim Lieferanten. Ein weiterer Grund sich für die Lösungen von POOL4TOOL zu entscheiden, ist das weite Spektrum der Anwendungsmöglichkeiten. Die Zertifizierungen und Qualitätsdaten bestehender aber auch zukünftiger Lieferanten werden ebenfalls über POOL4TOOL abgewickelt. Änderungen und die Erfassung diverser Stammdaten können Lieferanten nun direkt im Portal von POOL4TOOL vornehmen und entlasten den Einkauf somit zusätzlich. Das Hauptziel des Projektes ist es, den operativen Aufwand in der Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen zu reduzieren und die Kommunikation mit den Lieferanten zu verbessern. 8

9 Über Manner Die 1890 gegründete Josef Manner & Comp. AG ist als Spezialist für Waffeln, Dragees und Schaumwaren die Nummer 1 am österreichischen Schnittenmarkt und die Nummer 3 am gesamten österreichischen Süßwarenmarkt erzielte der österreichische Traditionsbetrieb einen Umsatz von Mio. 158,52 EUR. Die Zentrale befindet sich in Wien, weitere Produktionsstätten gibt es in Perg und Wolkersdorf. Die Produktion findet ausschließlich in Österreich statt. Zur Manner Familie gehören neben den berühmten Manner Neapolitaner Schnitten mit Haselnusscreme unter anderem auch die Marken Casali mit den beliebten Rum-Kokos Kugeln und Schoko- Bananen, Napoli mit dem Klassiker Dragee Keksi sowie die beliebten Mozartkugeln von Victor Schmidt. Manner Produkte werden weltweit in ca. 50 Ländern vertrieben, eigene Vertriebsbüros sind in Deutschland, Tschechien und Slowenien aktiv. Wir sehen Potenzial in der größeren Reichweite bei diversen Ausschreibungen, erwarten uns bessere Markterkenntnisse, einen verbesserten Lieferantenüberblick sowie eine Optimierung der Archivierung und Vergleichbarkeit von diversen Angeboten.XXXX Fritz Thomas Urbanek Datenmanager Verpackungseinkauf Inside Kunden 9

10 ZUM WOHL: WIE DER EINKAUF DAZU BEITRAGEN KANN Kurze Kommunikationswege mit den Lieferanten statt manuellem Informationsaustausch, automatisierte Abläufe statt doppelter Datenerfassung: Bitburger setzt POOL4TOOL als AddOn zu SAP ein. 10

11 Inside Kunden Die Bitburger Braugruppe optimiert die wesentlichen Aufgabenbereiche der Beschaffung: Anfrage-/Angebotsprozesse, die Bestellabwicklung für Produkte und Dienstleistungen sowie das Lieferantenmanagement werden zukünftig elektronisch über POOL4TOOL SAP-integriert abgewickelt. Der Bierbrauer ersetzt damit den manuellen Daten- und Informationsaustausch mit seinen Lieferanten, harmonisiert die Abläufe und reduziert die Prozesskosten im Einkauf. Mit dem esourcing-modul von POOL4TOOL kann der Einkauf den gesamten Anfrage-/Angebotsprozess mit den Lieferanten elektronisch abwickeln. Die Grundlage dafür sind auf die Materialgruppen von Bitburger zugeschnittene Cost Breakdowns, mit denen die benötigten Kosten- und Preisbestandteile strukturiert angefragt werden. Weil die eingeladenen Lieferanten die Angebote im Portal abgeben, entfällt die manuelle Erfassung der Offerte in SAP. Alle benötigten Informationen für eine Anfrage sind bereits in POOL4TOOL vorhanden und müssen daher nicht jedes Mal extra aufbereitet werden. Dies gilt auch für eventuell benötigte Dokumente, wie zum Beispiel technische Spezifikationen oder die Einkaufsbedingungen. Die Lieferanten geben ihre Angebote dann direkt am Portal ab. Dadurch entfällt auch die manuelle Erfassung der erhaltenen Offerte in SAP, weil diese automatisiert an das Backend-System übernommen werden. Unterm Strich verkürzt Bitburger so die benötigte Zeit von der Erstellung der Anfrage bis zur Auftragsvergabe um ein Vielfaches und hilft dem Lead Buyer, seine Materialgruppenstrategie automatisch umzusetzen, erklärt Michael Rösch, Vice President Operations der POOL4TOOL AG. Produktkostenreduzierung mit eauctions Neben der Erzielung von Vorteilen im Bereich der Prozesskosten und -zeiten geht Bitburger auch neue Wege, um die Produktkosten zu senken und setzt dazu Online-Auktionen (eauctions) ein. Mit der fachlichen Unterstützung der Auktionsstrategien von POOL4TOOL bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung der Online-Auktionen sichert Bitburger entsprechende Auktionserfolge: geringere Produktkosten durch Optimierung der Wettbewerbssituation sowie eine deutliche Verkürzung der Verhandlungs- und Vergabeprozesse. Die manuelle Erstellung und Bearbeitung von Anfragen, Angeboten und Bestellungen im Einkauf ist nicht nur zeitintensiv, sondern führt auch oftmals zu einer unstrukturierten Vorgehensweise. Neben der Fokussierung auf die Kernaufgaben wollen wir daher zukünftig mithilfe einer zentralen Plattform einheitliche Strukturen im Einkauf schaffen und die wesentlichen Abläufe harmonisieren.xxxx Fritz i Dieter Krütten, Einkauf Technik Bitburger Braugruppe Lieferanten können für Dienstleistungen ihre Leistungsnachweise online am Portal rückmelden. Die Bestellungen werden direkt aus SAP anstatt per Fax sofort über das POOL4TOOL-Portal elektronisch an die Lieferanten übermittelt. Bitburger wird dabei zukünftig die Bestellung von Dienstleistungen über das Lieferantenportal abwickeln. In der Vergangenheit traten bei der Rechnungsprüfung oftmals Probleme auf, wenn die nach der Leistungserbringung fakturierten Mengen von jenen der Bestellung abwichen. Künftig können die Lieferanten das Aufmaß bzw. ihre Leistungsnachweise online über das Portal rückmelden. Ein Freigabeworkflow steuert dabei die Information automatisiert an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und aktualisiert nach der Freigabe die Bestellung in SAP. Mit diesem Prozess erleichtert Bitburger die Abstimmung und Verbuchung von Rechnungen zu Dienstleistungsbestellungen. 11

12 Inside Experten RECHT IM EINKAUF Rechtssicherheit: Warum das Setzen eines Häkchens ausreicht POOL4TOOL im Gespräch mit Mag. Alexander Schnider, seit 2007 in Österreich zugelassener Rechtsanwalt, Senior Associate bei Wolf Theiss Rechtsanwälte GmbH und Spezialist für Internetrecht und Patentrecht. 12 Online Einkaufen - mit wem kommt der Vertrag per Mausklick zustande? Oftmals sind der Inhaber der Domain und derjenige, der im Impressum der Website als deren Medieninhaber ausgewiesen ist sowie schließlich derjenige, der in den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) als Vertragspartner genannt ist, nicht derselbe. Im worst case stellt sich daher die Frage, welcher der drei (nämlich entweder der Domain-Inhaber, der Medieninhaber oder der in den AGB genannte) mein Vertragspartner wird und mir daher die online angebotene Leistung schuldet. Entscheidend ist dabei, wer in den AGB als Vertragspartner genannt ist. Schweigen sich die AGB darüber aus, so wird in der Regel der Medieninhaber mein Vertragspartner, der im Impressum der Website aufscheint. Was sind nun die Vorteile der Geschäftsanbahnung bzw. des Vertragsabschlusses über Online-Tools? Ein klarer Vorteil ist die durchgängige nachvollziehbare Dokumentation aller Vorgänge und die allerorts einfache Verfügbarkeit der Daten. Dies gilt insbesondere, wenn der Vertragsabschluss über eine unabhängige Plattform erfolgt, die von keinem der beiden Vertragsparteien kontrolliert wird. Rechtlich gesehen kann dies helfen, entscheidende Beweisprobleme zu beseitigen. Gibt es rechtliche Unterschiede zwischen Online-Kommunikation und herkömmlicher (Brief, Fax, Telefon) Anbindung von Lieferanten? Grundsätzlich gilt, dass ein Vertrag in beliebiger Form geschlossen werden kann, das heißt per Online-Kommunikation, Brief, Fax oder im Telefongespräch. Es ist jedoch zu beachten, dass bei allfälligen Streitigkeiten der Vertragsabschluss selbst und der Inhalt des Vertrages zu beweisen sind. Dies gilt insbesondere in Gerichtsverfahren. Vertragsabschlüsse per Telefon sind aus diesem Grund nicht empfehlenswert, da es hier regelmäßig zu abweichenden Aussagen der Gesprächspartner kommt. Anderes könnte nur gelten, wenn man das Telefongespräch aufzeichnet, was jedoch grundsätzlich nur mit Zustimmung des Gesprächspartners zulässig ist. In diesem Fall würde nur derjenige im Besitz der erforderlichen Beweismittel sein, der über die Aufzeichnung verfügt. Bei Briefen oder Telefax- Schreiben haben beide Vertragspartner die Möglichkeit, diese Beweismittel per Kopie oder Abfotografieren leicht zu sichern. Beim Online-Vertragsabschluss geht dies noch einfacher, da die Vertragsunterlagen dem Kunden in speicherbarer Form zur Verfügung gestellt werden müssen. Im Falle des Online- Vertragsabschlusses kann der Kunde seine Beweismittel daher am einfachsten nämlich per Mausklick sichern. Stichwort Zugangsproblematik: Wie ist die Rechtslage derzeit? Elektronische Erklärungen gelten dann als zugegangen, wenn sie für den Empfänger unter gewöhnlichen Umständen und während der Geschäftszeiten abrufbar sind. So gilt beispielsweise eine ab jenem Moment als zugegangen, ab dem sie in die Mailbox des Empfängers zugestellt wird. Dies auch dann, wenn der Empfänger seine s erst Tage, Wochen oder sogar Monate später abruft. Es ist daher für kommerzielle Anbieter empfehlenswert, seine Inbox zumindest täglich zu checken. Angenommen beide Vertragsparteien verfügen über eigene Geschäftsbedingungen welche gilt? Diese Problematik besteht offline ebenso wie im virtuellen Raum und kann pauschal nicht beantwortet werden. Allgemein lässt sich jedoch sagen, dass in jenen Fällen, in denen beide AGB der Vertragspartner gelten und sich diese nur in Nebenpunkten widersprechen, ein Vertrag über die Hauptpunkte zustande kommen wird, jedoch ohne die unterschiedlich geregelten Nebenpunkte. Widersprechen sich die AGB auch in Hauptpunkten, so wird gar kein Vertrag zustande kommen, da keine Einigung über die wesentlichen Vertragsinhalte erzielt wird. Hier ist es aber auch wichtig, den Inhalt des Einzelvertrages wie z.b. denjenigen der einzelnen Order so genau und umfangreich wie möglich darzulegen, damit konkurrierende AGB zumindest in den Hauptpunkten des Geschäftsabschlusses zu keinem ernsten Problem werden.

13 Wenn der Vertragsabschluss über eine unabhängige Plattform erfolgt, hilft dies entscheidende Beweisprobleme zu beseitigen.xx Wie sind Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) im Einkauf zu beurteilen? Sinnvolle Ergänzung oder Selbstverständlichkeit? Rein rechtlich gesehen kann laut der einschlägigen Rechtsprechung schon der auf geheimen Unterlagen angebrachte Hinweis Geheim genügen. Dies gilt insbesondere für Pläne und Zeichnungen, die Teil der vorvertraglichen Kommunikation werden. Darüber hinaus ist seit der als Wienerwald II bekannten Entscheidung des Obersten Gerichtshofs (OGH)* anerkannt, dass Zeichnungen und Pläne auch dann urheberrechtlich geschützt sind, wenn es sich um sogenannte Zweckschöpfungen handelt. Dies sind Leistungsbeschreibungen, die individuell für einen bestimmten Zweck angefertigt wurden. Eine allgemein gehaltene und umfassende Geheimhaltungsvereinbarung bietet allerdings den zusätzlichen Vorteil, auch abstrakt gehaltene Informationen als solche schützen und gegebenenfalls deren Preisgabe durch eine Vertragsstrafe sanktionieren zu können. Beim Geheimnisverrat stellt sich nämlich immer die Frage, wie hoch nun der einklagbare Schaden desjenigen ist, dessen Geheimnis wie zum Beispiel ein Geschäfts- oder Betriebsgeheimnis verraten worden ist. Eine Vertragsstrafenregelung in einer Geheimhaltungsvereinbarung bietet hier eine geeignete Abhilfe. Bei sensiblen Geschäften, bei denen vertrauliche Unterlagen preisgegeben werden müssen, ist der Abschluss einer zusätzlichen Geheimhaltungsvereinbarung daher jedenfalls empfehlenswert. Wann werden diese Vereinbarungen rechtlich verbindlich? Reicht das Setzen eines Häkchens tatsächlich aus? Das Zustandekommen eines Vertrages erfordert stets ein Angebot sowie eine Annahme desselben. Der Vertrag kommt erst dann zustande, wenn die Annahme dem Angebotssteller zugeht. Wird die Annahme beispielsweise per verschickt, so kommt der Vertrag mit Einlangen der in der Mailbox des Empfängers zustande. Die Parteien können aber abweichende vertragliche Regelungen treffen. Das Setzen eines Häkchens sollte in der Regel ausreichen. Zu beachten ist aber, dass das gesetzte Häkchen dem Vertragspartner erst dann zugestellt wird, wenn das gesamte Onlinekommunikationsblatt (z.b. durch finales Anklicken einer Schaltfläche im Sinne von Bestätigen und Absenden ) gesendet wird und beim Empfänger auch eintrifft, d.h. also vom Empfänger abrufbar ist. Zertifizierungen (wie TÜV und ISO) gewinnen immer mehr an Bedeutung. Ergeben sich daraus rechtliche Vorteile? Festzuhalten ist vorerst, dass es sich bei diesen Arten von Zertifizierungen um reine unternehmerische Selbstverpflichtungen handelt. Zertifizierungen können jedoch dazu dienen, gegenüber Kunden im Rahmen der Geschäftsanbahnung aber auch im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung gegenüber dem Gericht nachzuweisen, dass bestimmte Standards, und zwar insbesondere Datensicherheitsstandards, eingehalten wurden. So wird z.b. ein nach der ISO Norm zertifiziertes Unternehmen mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit die Anforderungen für Herstellung, Einführung, Betrieb, Überwachung, Wartung und Verbesserung eines dokumentierten Informationssicherheits- Managementsystems erfüllen. Die Anbieter von Online- Plattformen können sich durch solche Zertifizierungen darüber hinaus von ihren nichtzertifizierten Mitbewerbern abheben. * Anmerkung: Aufgrund des europäischen Rechtsrahmens und ähnlicher Gesetzgebung, ist die höchstgerichtliche Entscheidung (A) auch für Deutschland relevant. Wolf Theiss Die 1957 gegründete Rechtsanwaltssozietät Wolf Theiss gehört zu den führenden zentral- und südosteuropäischen Anwaltssozietäten mit Schwerpunkt im internationalen Wirtschaftsrecht. An den zwölf Standorten in Albanien, Bosnien & Herzegowina, Bulgarien, Kroatien, Österreich, Rumänien, Serbien, Slowakei, Slowenien, Tschechien, Ungarn und der Ukraine sind 300 Juristen für lokale und internationale Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen sowie Banken und Versicherungen im Einsatz. In der Verbindung von Recht und Wirtschaft entwickelt Wolf Theiss umfassende und konstruktive Lösungen auf der Basis von rechtlichem, steuerlichem und unternehmerischem Know-how. 13

14 USA: Modine setzt auf one stop shop Die Modine Manufacturing Company vereinfacht die Kommunikation mit seinen weltweiten Zulieferern Der globale Player mit Hauptsitz in Racine / Wisconsin im Bereich Wärme- und Kühltransfertechnologie setzt auf das Lieferantenportal von POOL4TOOL, um die Kommunikation mit seinen Lieferanten zu vereinfachen und Ausschreibungen zukünftig effizient abzuwickeln. Die Kommunikation mit unseren regionalen und globalen Lieferanten über Excel-Tabellen und s hat einige Schwächen in den Bereichen Datenkontrolle, Prozessgeschwindigkeit und Prozessstandardisierung. Wir wollen deshalb unsere globalen SAP- Investments in Schwung bringen und eine benutzerfreundliche Lieferantenmanagement-Lösung für unsere weltweiten Zulieferer als AddOn zu SAP implementieren, sagt Brian E. Lee, VP Global Purchasing, bei der Modine Manufacturing Company. Die Modine Manufacturing Company ist Spezialist für Wärmetransfertechnologie für Bau- und Landmaschinen sowie Regionale Einkaufsorganisationen müssen auf globale Lieferanten genauso einfach zugreifen können wie auf lokale. für industrielle Anwendungen. Die stark globale Ausrichtung in unterschiedlich starken Absatzmärkten stellt auch für den Einkauf besondere Herausforderungen dar. Bedingt durch Entwicklungsund Produktionsstandorte in den USA, Europa, Mexiko, China, Indien, Südafrika, Korea und Brasilien achtet Modine besonders darauf, dass die regionalen Einkaufsorganisationen auf lokale und weltweite Lieferanten zugreifen, um das beste Preis- Leistungsverhältnis zu erzielen. 14

15 Inside International Das beste Preis-Leistungsverhältnis mit globaler Verfügbarkeit Wir wollen einen one stop shop für unsere Lieferanten schaffen. POOL4TOOL gibt uns die Möglichkeit, diese Vision schrittweise für alle unsere Lieferanten weltweit umzusetzen, sagt Brian E. Lee VP Global Purchasing. Nach intensiver Marktanalyse und dem Vergleich verschiedener Anbieter hat man sich aus drei Gründen für POOL4TOOL entschieden: POOL4TOOL ist als webbasierte Technologie global verfügbar, setzt problemlos auf den bestehenden SAP-Systemen auf und bietet das beste Preis-Leistungsverhältnis. Die Modine Manufacturing Company ist spezialisiert auf thermische Managementsysteme und Komponenten und vertreibt hoch entwickelte Wärme- bzw. Kühltechnologie auf diversifizierten weltweiten Märkten. Modine-Produkte werden in folgenden Bereichen eingesetzt: in leichten, mittelschweren und schweren Nutzfahrzeugen; in landwirtschaftlichen, bautechnischen und industriellen Anlagen; in Heizungs-, Lüftungs-, Klima- und Kälteanlagen sowie in alternativen Energiesystemen. Modine erzielte im Jahr 2011 einen Nettoumsatz von 1,448 Millionen Dollar. Die Kommunikation mit unseren regionalen und globalen Lieferanten über Excel-Tabellen und s hat einige Schwächen in den Bereichen Datenkontrolle, Prozessgeschwindigkeit und Prozessstandardisierung. Wir wollen deshalb unsere globalen SAP-Investments in Schwung bringen und eine benutzerfreundliche Lieferantenmanagement-Lösung für unsere weltweiten Zulieferer als AddOn zu SAP implementieren.xxx Fritz ibrian Lee, VP Global Purchasing, Modine Manufacturing Company 15

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