Projektmanagement. -Allgemeine Grundregeln -Organisationsregeln. Summer School TU Berlin 6. September 2010

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1 Projektmanagement -Allgemeine Grundregeln -Organisationsregeln Summer School TU Berlin 6. September 2010

2 Gliederung 1. Projektmanagement 2. Projekttypen 3. Auftraggeber / Auftrag / Projektleiter 4. Projektphasen 5. Projektorganisation 6. Spielregeln für die Teamarbeit im Projekt 7. Projektaufgabe + TEAMARBEIT 1 8. Projektstart mit Kick-Off-Workshop 9. Projektkonzept 10. Kostenplanung 11. TEAMARBEIT Ablaufplanung + Meilensteine 13. TEAMARBEIT Risikoanalyse 15. Projektcontrolling, Steuerungsmaßnahmen 16. Projektabschluss, Projektdokumentation Projektmanagement Berlin, Seite 2

3 1. Projektmanagement Projektmanagement beschreibt die erlernbare Fähigkeit, komplexe Vorhaben erfolgreich durchzuführen. Ein Projekt ist erfolgreich, wenn es - in time - in budget - in compliance abgeschlossen wird. Dazu gibt es drei Erfolgsfaktoren: Projektmanagement Berlin, Seite 3

4 1. Projektmanagement Organisation Wie organisiere ich mein Projekt? Wer macht was bis wann in welcher Qualität? Mensch Welche (neuen) Anforderungen kommen auf die Menschen im Projektgeschehen zu? Welches Verhalten fördert die Arbeit im Projekt? Methoden Welche Methoden und Techniken helfen mir bei der Planung und Steuerung von Projekten? Projektmanagement Berlin, Seite 4

5 2. Projekttypen / Beispiele 8Investitionsprojekte 8Bau einer neuen Produktionsstätte 8Anschaffung einer Verpackungsmaschine 8Organisationsprojekte 8Optimierung eines Herstellprozesses 8Kauf und Integration eines start-up-unternehmens 8IT- Projekte 8Einführung eines SAP- Buchhaltungssystems 8Weltweite Einführung eines neuen -programms Projektmanagement Berlin, Seite 5

6 3. Auftraggeber / Auftrag / Projektleiter Auftraggeber Der Auftraggeber muss eindeutig festgelegt sein, um bei fachlichen und organisatorischen Problemen zu entscheiden. Projektauftrag Der Auftraggeber formuliert den Projektauftrag und Randbedingungen für die Projektdurchführung. Der Auftrag dient dem Projektleiter als Ausgangsbasis zur Erarbeitung einer Zielformulierung. Projektleiter / Projektmanager Der Projektleiter ist für die Umsetzung/Realisierung des Projektes verantwortlich und steuert das Projektteam. Er verantwortet die Qualität, die Kosten und Termine. Projektmanagement Berlin, Seite 6

7 4. Projektphasen 8Projektauftrag 8Projektorganisation 8Vorplanung Alternative Lösungen Projektstruktur Meilensteine Aufwandsschätzung 8Ausführungsplanung Detailausführung Netzpläne Ablauforganisation Projektcontrolling 8Projektabschluss Projektmanagement Berlin, Seite 7

8 5. Projektorganisation Die Aufgabenverteilung im Projektteam muss klar umrissen sein. Bei der Wahl der Projektteammitglieder spielen folgende Aspekte eine Rolle: Fachwissen - Qualifikation Welche Anforderungen stellt das Projekt in fachlicher Hinsicht an das Teammitglied? Kapazität und Verfügbarkeit Wie viele Teammitglieder welcher Qualifikation werden wann und wie lange benötigt? Teamfähigkeit Kann der Experte seine Leistung im Projektteam erbringen? Projektmanagement Berlin, Seite 8

9 6. Spielregeln für die Teamarbeit im Projekt Immer: Aufgaben und Ziele klar kommunizieren Konflikte wahrnehmen und lösen Für Teamsitzungen: respektvoller Umgang miteinander pünktlich beginnen, pünktlich enden Einer moderiert Teilnehmer sind vorbereitet Konstruktive Mitarbeit im Team Protokollierung sicherstellen Keine Besprechung ohne Ergebnisse mobiles on buzzer, notebook lids closed, no blackberries Projektmanagement Berlin, Seite 9

10 7. Projektaufgabe Summerschool Projektaufgabe: Errichtung eines Krankenhauses 1. Für eine Stadt mit Einwohnern soll ein Krankenhaus auf einer grünen Wiese gebaut werden. 2. Insgesamt sollen 500 Betten sowie die erforderlichen Operationsund Funktionsräume untergebracht werden. 3. Da es in der Umgebung kein Krankenhaus gibt, legt der Bauherr großen Wert auf eine möglichst kurze Bauzeit und natürlich auch auf geringe Kosten. 4. Medienanschlüsse - wie Strom, Wasser und Abwasser - stehen in dem Neubaugebiet zur Verfügung. Projektmanagement Berlin, Seite 10

11 7. TEAMAUFGABE 1: Projektteam Stellen Sie Ihr Projektteam zusammen. Welche Qualifikation, Ingenieur und Spezialisten benötigen Sie für Ihr Projekt? Geben Sie auch an, ob Sie nur einen oder mehrere Personen der jeweiligen Qualifikation benötigen. Erstellen Sie ein Projektorganigramm. Medium: Metaplanwand, Karten Dauer: 50 min. + 5 min. Präsentation pro Gruppe Projektmanagement Berlin, Seite 11

12 8. Projektstart mit Kick-Off-Workshop Wichtigste Veranstaltung im gesamten Projektverlauf Funktion des Kick-offs für das Projektteam: Auftraggeber kennen lernen Auftrag für das Projektteam verstehen Projektleiter kennen lernen Projektteammitglieder kennen lernen eigenen Auftrag verstehen Zeitplan verstehen Projektspielregeln verabreden Nächste Schritte verabreden Nächste Projektteamsitzungen vereinbaren Projektmanagement Berlin, Seite 12

13 9. Projektkonzept Ein Projektkonzept ist ein Planungsdokument, in dem der Ablauf des Gesamtprojekts beschrieben wird (ohne bereits alle Einzelmaßnahmen aufzuzählen). Das Projektkonzept beschreibt qualitativ die funktionalen Abhängigkeiten der Projektbestandteile untereinander. Ein mit allen Projektbeteiligten abgestimmtes Projektkonzept ist die Basis für eine funktionierende Projektsteuerung. Das Projektkonzept kann wie eine Landkarte verwendet werden, um Abweichungen vom geplanten Projektverlauf möglichst frühzeitig festzustellen. Projektmanagement Berlin, Seite 13

14 10. Kostenplanung (1) Die Kostenschätzung behandelt die Frage, wie viel Aufwand notwendig ist, um die Arbeitspakete abzuarbeiten, und bildet im Rahmen des Projektmanagements die Grundlage der Kostenplanung Die Kostenermittlung kann auf verschiedene Wege erfolgen: Kenntnisse von Vergleichsprojekten Vorliegende Angebote Spezifische Kosten - z.b. /m³ umbauter Raum Projektmanagement Berlin, Seite 14

15 10. Kostenplanung (2) Basis für die Projekt-Kostenplanung ist der Projektstrukturplan, der eine vollständige Aufstellung aller für die Erreichung des Projektziels notwendigen Arbeitspakete beinhaltet. Gesamtprojektkosten = Summe der Kosten der Arbeitspakete Mit dem Projektauftrag wird typischerweise ein Projektbudget genehmigt. Problem, wenn Gesamtprojektkosten > Projektbudget Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, im Rahmen des Projektbudgets das vereinbarte Projektziel zu erreichen. Projektmanagement Berlin, Seite 15

16 11. TEAMARBEIT 2 Definieren Sie Arbeitspakete und schätzen Sie die benötigten Kosten. Ermitteln Sie die Gesamtkosten des Projektes. Medium: Metaplanwand, Karten Dauer: 50 min min. Präsentation pro Gruppe Projektmanagement Berlin, Seite 16

17 12. Ablaufplanung + Meilensteine (1) In der Ablaufplanung wird die Reihenfolge für die Abarbeitung der Arbeitspakete festgelegt. Die logischen Zusammenhänge der definierten Arbeitspakete werden analysiert und Abhängigkeiten grafisch dargestellt. (Gantt-Diagramm) Der Projektablaufplan enthält alle Arbeitspaketen, denen jeweils genau ein Verantwortlicher zugeordnet ist. Der Projektablaufplan ist Basis der Ressourcenplanung im Projekt. Projektmanagement Berlin, Seite 17

18 12. Ablaufplanung + Meilensteine (2) Durch die graphische Darstellung der Aufgaben kann der gesamte Projektablaufplan relativ einfach auf Vollständigkeit hin überprüft werden - auch von Fachleuten, die bei der Planung selbst nicht mit dabei waren. Meilensteine sind wichtige Ereignisse im Projektablauf. Sie markieren den Abschluss von wichtigen Projektschritten. Projektmanagement Berlin, Seite 18

19 13. TEAMARBEIT 3 Definieren Sie Meilensteine für Ihr Projekt. Welches sind die wichtigen Termine bei der Planung und Ausführung? Schätzen Sie die Dauer der einzelnen Aktivitäten ab und erstellen einen Terminplan von der Planung bis zur Fertigstellung. Medium: Metaplanwand, Karten Dauer: 50 min min. Präsentation pro Gruppe Projektmanagement Berlin, Seite 19

20 14. Risikoanalyse Mit einer Risikoanalyse werden Gefahren für den Projekterfolg identifiziert und bewertet, und es werden Gegenmaßnahmen vorbereitet / eingeleitet. Risiken werden bewertet nach: Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos Entdeckungswahrscheinlichkeit des Risikos Auswirkungen bei Eintritt des Risikos Projektmanagement Berlin, Seite 20

21 15. Projektcontrolling Qualität - Kosten - Termin Unter Projektcontrolling versteht man alle Maßnahmen, die dazu dienen, den tatsächlichen Projektverlauf mit der ursprünglichen Planung in Einklang zu bringen. Projektcontrolling läuft periodisch in sich immer wiederholenden Schritten ab: Erfassung der Ist-Daten Analyse und Auswertung der Ist- Daten Definition der Steuerungsmaßnahmen Projektmanagement Berlin, Seite 21

22 15. Steuerungsmaßnahmen Werden bei der Auswertung der Ist-Daten mögliche Probleme bei der weiteren Projektabwicklung erkannt, müssen Gegenmaßnahmen getroffen werden. mögliche Steuerungsmaßnahmen Erhöhung der verfügbaren Kapazität Steigerung der Effizienz Verminderung des Leistungsumfangs Änderung der Bearbeitungsreihenfolge Terminverschiebungen Projektmanagement Berlin, Seite 22

23 16. Projektabschluss + Projektdokumentation (1) Projektabschluss = Projektergebnis Informationen über den Projektabschluss Wer bekommt den Abschlussbericht? Wer wird über den Projektabschluss informiert? Rückschau Was war gut, was war weniger gut? Welche Ziele wurden erreicht, welche nicht? Anerkennung und Kritik Projektmanagement Berlin, Seite 23

24 16. Projektabschluss + Projektdokumentation (2) Projektauftrag Projektorganisation Projektpläne Änderungsanträge Statusberichte Planänderungen Abschlussbericht Übergabebescheinigungen offizielle Dokumente Projektmanagement Berlin, Seite 24

25 Literatur Tom DeMarco: Der Termin. Ein Roman über Projektmanagement Projektmanagement Berlin, Seite 25

26 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!

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