KDO Kunden- und Partnertag Archivierung aus KDO-doppik&more

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1 KDO Kunden- und Partnertag 2016 Archivierung aus KDO-doppik&more Stefan Thienemann 7. Juni 2016

2 Agenda Definition der Datenarchivierung Gründe für die Archivierung Wiederkehrende Kassenzeichen Gesetzliche Vorschriften Technologien zur Archivierung im SAP System ADK Archive Development Kit Ablauf eines Archivierungsprojektes Zugriff auf archivierte Daten ILM Information Lifecycle Management Seite 2

3 Agenda Die richtige Archivierungsstrategie Data Retention Tool Archivierung mit SAP Hana Data-Aging Seite 3

4 Definition der Datenarchivierung Duden archivieren = schwaches Verb (Schriftstücke, Urkunden, Dokumente, Akten) in ein Archiv aufnehmen Datenarchivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung von Informationen. Mit der Datenarchivierung im SAP System werden Bewegungs- und Stammdaten aus der Datenbank entfernt, welche nicht mehr operativ im System benötigt werden, aber aufbewahrt werden sollen bzw. aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Seite 4

5 Gründe für die Archivierung Das stetige Datenwachstum und die dadurch verursachten Speicherplatz- und Laufzeitprobleme. Die Schaffung schlankerer Systeme erhöht die Systemverfügbarkeit und die Performance. Verbesserte die Nutzung von Ressourcen. Die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen werden unterstützt. Durch die Archivierung wird eine Komprimierung der Daten um ca. 80% erreicht, Kosten für Speicherplatz werden minimiert. Seite 5

6 Wiederkehrende Kassenzeichen Neben Speicherplatz- und Performancegründen kann es noch inhaltliche Gründe für eine Archivierung geben. Im Verfahren PMOWI z. B. werden Buchungszeichen an SAP übergeben, welche wie folgt aufgebaut sind: KBB-Buchungszeichenaufbau: XX XXXX X XXXX X Kontenart ProfitCenter Jahreszahl Nummer Prüfziffer Der Aufbau der PMOWI-Buchungszeichen hat zur Folge, dass es nach 10 Jahren identische Buchungszeichen im System geben kann. Seite 6

7 Gesetzliche Vorschriften 39 (2) GemHKVO Nds: Inventare, Belege sowie sonstige Unterlagen werden zehn Jahre lang aufbewahrt 39 (3) können statt im Original in digitaler Form aufbewahrt werden während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar ist und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden kann Es ist auch möglich, diese Fristen aus internen Gründen zu verlängern z.b. bei bevorstehenden Rechtsstreitigkeiten. Seite 7

8 Gesetzliche Vorschriften 35 (5) GemHKVO Nds.: Wird die Buchführung durch automatische Datenverarbeitung unterstützt, so muss sichergestellt werden, dass die Buchungen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Aufzeichnungen jederzeit in angemessener Frist ausgedruckt werden können die Buchungsbelege sowie die begründenden Unterlagen so aufbewahrt werden, dass sie originalgetreu bildlich wiedergegeben werden können die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können. Seite 8

9 Technologien zur Archivierung im SAP System ADK Archive Development Kit Klassische Archivierung Auswahl der zu archivierenden Daten Verlagerung der Daten ins Archiv Bildet auch die Grundlage für das ILM ILM Information Lifecycle Management Berücksichtigt den Lebenszyklus von Informationen beginnend bei der Entstehung endend bei der Vernichtung Seite 9

10 ADK Archive Development Kit Das ADK bietet diverse Hilfsmittel zur Analyse des Systems und zur Archivierung von Daten. Die Archivierung mit dem ADK basiert auf den Archivierungsobjekten. Mit Hilfe von Archivierungsobjekten wird festgelegt, welche Tabellen bzw. welche Datenobjekte unter welchen Voraussetzungen archiviert werden. Im Normallfall ist ein Archivierungsobjekt von SAP vorgegeben, es können aber auch eigene, individuelle Objekte eingerichtet werden. Dieses Vorgehen ist z. B. bei Eigenentwicklungen notwendig. Seite 10

11 ADK Archive Development Kit Beispiele für Archivierungsobjekte aus dem PSCD Archivierungsobjekt FI_MKKDOC FI_FICA Beschreibung FI-CA Belege FI-CA Vertragskonten Seite 11

12 ADK Archive Development Kit Einige der Archivierungsobjekte stehen in Abhängigkeit zueinander. Seite 12

13 ADK Archive Development Kit Für jedes Archivierungsobjekt wird ein individuelles Customizing angelegt. Festlegung: des physischen Speicherortes des logischen Dateipfades der logischen Dateinamen der Mindestverweildauer von Belegen im System der Belegartenlaufzeiten (abgeschlossene Belege) Seite 13

14 ADK Archive Development Kit Zunächst werden die Selektionsbedingungen für das Schreiben der Daten definiert. Seite 14

15 ADK Archive Development Kit Das Schreiben der Daten kann zeitlich geplant werden. Seite 15

16 ADK Archive Development Kit Nach erfolgreichen Schreiben der Daten, werden diese ins Archiv abgelegt. Seite 16

17 ADK Archive Development Kit Der Löschlauf löscht die archivierten Daten aus dem System, indem diese mit den tatsächlich im Archiv abgelegten Dateien abgeglichen werden. Seite 17

18 Ablauf eines Archivierungsprojektes Analyse des Systems Prüfung auf archivierbare Belege (interne u. gesetzliche Vorschriften) Analyse der Größe der Tabellen Prüfung technischer Voraussetzungen (Anbindung Archivsystem etc.) Abstimmung mit den betroffenen Ämtern Datenumfang, Zeiträume und Zeitpunkte Festlegung der Archivierungsobjekte 1 : n Beziehung Archivierungsobjekte zu Tabellen es können also mehrere Tabellen zu 1 Objekt gehören Seite 18

19 Ablauf eines Archivierungsprojektes Aufbau der Archivstruktur für das jeweilige Archivierungsobjekt Prüfung / Einstellung des Customizing für das jeweilige Archivierungsobjekt Start der Archivierung Schreiben der selektierten Daten Ablage der selektieren Daten Löschung anhand der abgelegten Daten Überprüfung der Tabellengrößen Dokumentation der Archivierung Seite 19

20 Zugriff auf archivierte Daten Es gibt diverse Möglichkeiten auf archivierte Daten zuzugreifen. Die Anzeige der Daten aus dem Archiv heraus ist aber oft von schlechterer Qualität gekennzeichnet durch längere Laufzeiten nicht in gewohnter Form Sinnvoll ist deshalb nur Daten zu archivieren, welche selten oder gar nicht genutzt werden. Seite 20

21 Zugriff auf archivierte Daten Direktzugriff Zu bestimmten Archivierungsobjekten gibt es in den Standardreports einen Direktzugriff auf die Archivdateien. Der Report kann wie gewohnt verwendet werden, es muss lediglich die Datenquelle geändert bzw. ergänzt werden. Seite 21

22 Zugriff auf archivierte Daten Archivinfosystem Es werden die Archivdateien indiziert und daraus Archivinfostrukturen erzeugt. Diese werden über den Archive Explorer aufgerufen. Seite 22

23 ILM Information Lifecycle Management Durch das ILM soll der Lebenszyklus von Informationen optimal gesteuert werden. Ausgelagerte Daten bleiben zugreifbar und gesetzliche Fristen werden eingehalten. Die operativ nicht mehr benötigten Daten werden regelmäßig in die ILM-Ablage auslagert werden. Technische oder fachliche Gründe für unterschiedliche Aufbewahrungszeiten können über das ILM abgebildet werden. ILM steht nicht in Konkurrenz zur klassische ADK Archivierung. ILM ist eine kostenpflichtige Lösung. Seite 23

24 ILM Information Lifecycle Management Um das ILM nutzen zu können muss es lizensiert werden. müssen ILM fähige Ablagesysteme und Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden. Durch eine Schnittstelle kann das Ablagesystem Daten von der ILM Anwendung empfangen und Aufbewahrungseigenschaften anpassen. muss das Retention Management zur Verfügung gestellt werden. Das Retention Management verwaltet die Aufbewahrungsregeln. Seite 24

25 Die richtige Archivierungsstrategie Den richtigen Zeitpunkt für die Datenarchivierung wählen. Idealer Weise wird zum Start eines SAP Systems bereits eine Archivierungsstrategie festgelegt. Spätestens bei sich abzeichnenden Performance Problemen sollte ein Archivierungsprojekt in Angriff genommen werden. Wie ist der Stand der Daten, gibt es archivierbare Daten im System? Sind gesetzliche Fristen erreicht? Bereinigung von Stammdaten Systemhygiene Andere Ereignisse wie z.b. Systemstillegungen / Buchungskreismigrationen / bevorstehende Updates etc.. Seite 25

26 DART - Data Retention Tool Durch das DART Tool werden steuerrelevanten Daten aus dem SAP System extrahiert. Mithilfe von Views oder anderer DART Werkzeuge werden die Daten aufbereitet. Die Ablage der extrahierten Daten kann in verschiedenen Formaten erfolgen, z.b. Excel, CSV oder das Standardformat für IDEA. Es gibt verschiedene von der DSAG entwickelte Modelle zur Extraktion. Durch Prüf- und Kontrollsummen wird die Korrektheit der Daten sichergestellt. Seite 26

27 DART - Data Retention Tool DART kann nur auf die Datenbank zugreifen. Die Extraktion muss vor der Archivierung stattfinden. Definition und Aufbereitung der Daten, kann durch Standard SAP Mittel erfolgen. kann durch individuelle Vorgaben erfolgen. Seite 27

28 Archivierung mit SAP Hana Durch die HANA Datenbank wird die Performance des SAP Systems stark verbessert, allerdings ist der Arbeitsspeicher für HANA ein teures Speichermedium. Nur wirklich produktiv genutzte Daten sollten hier vorgehalten werden. Gesetzliche Vorschriften zur Löschung von Daten müssen hier eingehalten werden. Seite 28

29 Archivierung mit SAP Hana Data-Aging Data-Aging verfolgt das Ziel, Daten je nach Aktualität von einem in einem anderen Speicherbereich zu verlagern. Umlagerung von Daten innerhalb des Systems vom Hot Bereich in den Cold Bereich. In diesem Zuge wird die klassische Archivierung auch als Frozen Bereich bezeichnet. Dies wird auch als Temperaturmetapher beschrieben. Datenarchivierungsobjekte werden durch Data-Aging-Objekte ergänzt. Durch die Verschiebung der Daten, wird allerdings keine Komprimierung erreicht. Seite 29

30 Archivierung mit SAP Hana Data-Aging Planungsphase Große und wichtige Tabellen identifizieren und fürs Aging auswählen Dazugehörige Data-Aging Objekte bestimmen Passende Partitionierungsobjekte wählen (nach gleichem Schema zu partitionierende Tabellen) Durchführungsphase Bestimmung eines Hot und Cold Bereiches Aktivierung der Data-Aging Objekte Starten des Data-Aging Laufes Seite 30

31 und jetzt? Obwohl es durch SAP Hana Performanceverbesserungen geben wird, ist eine Archivierung immer noch sinnvoll und notwendig. Zur Einhaltung gesetzlicher oder interner Vorschriften Zur Lösung von internen Problemen, wie z. B. Wiederkehrende Kassenzeichen Zur Reduzierung der Kosten im Bezug auf Arbeitsspeicher Es kann zunächst mit der klassischen Archivierung begonnen werden. Neue Tools wie das ILM basieren auf der klassischen Archivierung. Seite 31

32 Welche Frage darf ich Ihnen beantworten? Seite 32

33 Ihr Ansprechpartner/-in Foto Stefan Thienemann Teammanager SAP Kontakt Tel Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) Elsässer Straße 66, Oldenburg Seite 33

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