Newsletter zur Verwaltungsmodernisierung im Land Berlin

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1 Mai 2016 Ausgabe Nr. 66 Newsletter zur Verwaltungsmodernisierung im Land Berlin Sehr geehrte Damen und Herren, der Newsletter zur Verwaltungsmodernisierung berichtet in unregelmäßigen Abständen über ausgewählte Themen der Berliner Verwaltung. Mit dieser Ausgabe erhalten Sie einen Sondernewsletter zum Berliner E-Government-Gesetz. Durchbruch Berliner Abgeordnetenhaus verabschiedet das Berliner E-Government-Gesetz Lange hat es gedauert, aber Abstimmungsprozesse zu Gesetzen dauern nun einmal ihre Zeit. Die Ergebnisse sollen schließlich über Jahre und Jahrzehnte handlungsleitend sein. Das Berliner E-Government-Gesetz wurde am 12. Mai 2016 vom Berliner Abgeordnetenhaus verabschiedet, der Senat hat am 24. Mai auf eine dritte Lesung verzichtet. Es tritt voraussichtlich in der zweiten Juniwoche 2016 mit der Veröffentlichung im Berliner Gesetz- und Verordnungsblatt in Kraft. Vorrang für die elektronische Vorgangsbearbeitung Der Gesetzgeber verfolgt zwei Zielrichtungen: Nach außen mehr nutzerfreundliches und sicheres E-Government für Bürgerinnen, Bürger und Wirtschaft, nach innen einheitliche IKT-Steuerung für mehr Leistungsfähigkeit, Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und moderne IKT-Ausstattung. Um diese Ziele zu erreichen, wurden etliche Muss -Regelungen eingeführt. Basis für beide Zielrichtungen sind elektronische, fachlichkeitsübergreifende und medienbruchfreie Geschäftsprozesse. So sind ab 1. Januar 2020 Verwaltungsverfahren und die internen Verwaltungsabläufe i.d.r. in elektronischer Form abzuwickeln. Die Dokumentation, Analyse und Optimierung von Verwaltungsabläufen muss jeder Elektronifizierung vorhergehen. Ab 1. Januar 2023 muss die Berliner 1

2 Verwaltung ihre Akten elektronisch führen. Hierzu gehören gesetzliche Vorgaben zur Übertragung und Vernichtung des Originals und zur Akteneinsicht. Damit hat der Gesetzgeber klare Zielvorgaben formuliert, die Senat und Verwaltung jetzt gestalten müssen. Das Gesetz spricht überwiegend von IKT, also Informations- und Kommunikationstechnik. Der Gesetzgeber wollte damit dies zeigten auch die Wortbeiträge in den parlamentarischen Beratungen die integrative Bedeutung der Kommunikationstechnik hervorheben. Das Berliner E-Government-Gesetz greift Vorschriften aus dem E-Government- Gesetz des Bundes auf und geht teilweise darüber hinaus. Gesetzliche Vorgaben zur Elektronischen Kommunikation, zu D , eid-funktion, zur mit Endezu Ende-Verschlüsselung, zu elektronischen Formularen und Bezahlmöglichkeiten, zu elektronisch bzw. zur gemeinsamen Nutzung vorzulegenden Nachweisen, zu automatisierten Abrufverfahren, zur Informationspflicht von Behörden und zum Abrufen von Informationen zum Verfahrensstand, zur Georeferenzierung, zu elektronischen Beteiligungsverfahren und zu elektronischen Mitteilungs- und Verkündungsblättern vervollständigen das Bild. Das zentrale Service-Portal Berlin (und die Service-App Berlin und damit ab Frühjahr 2017 auch das Service-Konto Berlin) wurde vom Gesetzgeber als der zentrale elektronische Zugang zur Berliner Verwaltung mehrmals hervorgehoben (elektronisches Stadtinformationssystem). Zu betonen ist auch, dass die Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik grundsätzlich barrierefrei erfolgen muss. Die Barrierefreiheit wurde an vielen Stellen des Gesetzes besonders hervorgehoben. Auch der Qualifikationsanspruch der Dienstkräfte bei der Anwendung von IKT und die Verpflichtung zur Förderung derer Fähigkeiten und Kompetenzen werden vom Gesetzgeber bereits im Abschnitt Grundlagen des Gesetzes besonders unterstrichen. Ferner muss die Verwaltung ihre informationstechnischen Angebote über öffentliche IT-Zugänge allgemein und barrierefrei zugänglich zur Verfügung stellen. Im E-Government-Gesetz ist festgelegt, dass grundsätzlich alle öffentlichen Daten, die in maschinenlesbare Form gebracht werden können, über ein zentrales Datenportal zugänglich zu machen sind. 2

3 Die IKT-Sicherheit wird grundlegend gestärkt Mit dem neuen Gesetz rückt auch die IKT-Sicherheit besonders in den Fokus. U. a. basierend auf dem Erfordernis, landesweite Standards hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit zwingend einzuhalten, schreibt das Regelwerk ein Informations-Sicherheits-Management-System (ISMS) für alle Behörden vor, das behördenweit zu nutzen ist. Des Weiteren betreibt das ITDZ ein Computersicherheits- Ereignis- und -Reaktionsteam (CERT), welches die zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit der Informationstechnik erforderlichen Daten sammelt und bewertet und diesbezüglich u. a. landweite Handlungsempfehlungen ausspricht. Die entsprechend erforderlichen Anpassungen im Gesetz über das ITDZ Berlin (IKT- Dienstleister des Landes) sind durch die Verabschiedung des Berliner E-Government-Gesetzes bereits mit geregelt worden. IKT-Steuerung wird zentralisiert Dezentrale Ressourcenverantwortung ist in vielen Fällen sinnvoll. Die letzten Jahre haben aus Sicht des Berliner Gesetzgebers gezeigt, dass dies aber nicht für die IKT gilt. Ziel des Gesetzes ist die erstmalige Einführung einer zentralen IKT-Steuerung in der Berliner Verwaltung. Bisher konnte die Aufgabe nur im Sinne einer Koordinierung wahrgenommen werden, eine wirkliche Steuerung war jedoch nicht möglich. Das Gesetz regelt dies nun in einem eigenen Abschnitt. Wesentliche Instrumente sind verbindliche Grundsätze, Standards und Regelungen. Dies ist nicht neu, aber wie soll es nun praktisch umgesetzt werden? IKT-Staatssekretär bzw. IKT-Staatssekretärin mit starken Befugnissen Diese Aufgabe wird vom zuständigen Staatssekretär bzw. von der zuständigen Staatssekretärin der für die Grundsatzangelegenheiten der Informations- und Kommunikationstechnik verantwortlichen Senatsverwaltung übernommen, derzeit die Senatsverwaltung für Inneres und Sport. Bei Bedarf ist es dem Senat jedoch möglich, eine abweichende Zuständigkeit festzulegen. Das heißt, dass der zuständige IT-Staatssekretär Andreas Statzkowski die Aufgabe mit den neuen Möglichkeiten weiterführt. 3

4 Die mit diesem Gesetz verfolgten Ziele erfordern ein völlig neues Verständnis von zentraler Steuerung und den damit verbundenen Verantwortlichkeiten. Aus diesem Grund schafft das Gesetz mit dem IKT-Staatssekretär/der IKT-Staatssekretärin eine entscheidende neue Rolle. Einige der Aufgaben und Kompetenzen sind - Bewirtschaftung der verfahrens- und verbrauchsunabhängigen zentralen IKT-Haushaltsmittel und damit Entscheidung über die Verwendung der Haushaltsmittel des Einzelplans, in dem die verfahrensunabhängigen IKT- Haushaltsmittel für die Berliner Verwaltung in Höhe von ca. 75 Mio zukünftig zentralisiert und gesondert geführt werden. - Festsetzen, Einführen und Überwachen der Standards für den IKT-Einsatz, - Festsetzen der zentralen IKT-Architektur und der zentralen IKT-Sicherheitsarchitektur, - Eigene Projektmittel zur Finanzierung für die Weiterentwicklung von Standardisierungen der IKT, insbesondere in den Bereichen der IKT-Sicherheit, Wirtschaftlichkeit, Benutzerfreundlichkeit und Medienbruchfreiheit, - Leitung der Organisationseinheit mit den Aufgaben der IKT-Steuerung, - Zentrale Verwaltung der verfahrensunabhängigen Softwarelizenzen, - Aufsicht über den zentralen IKT-Dienstleister des Landes Berlin, das ITDZ, - Vorgaben für die in Verantwortung der Fachverwaltungen liegenden IT- Fachverfahren und Überprüfung der Einhaltung der Vorgaben, - Frühzeitige Beteiligung bei Gesetzentwürfen, Rechtsverordnungen und Verwaltungsvorschriften, um die Nutzung der IKT sicherzustellen ( Permanentes Normenscreening ), - Vertretung des Landes Berlin im IT-Planungsrat. Neu: Der Lenkungsrat für IKT, E-Government und Verwaltungsmodernisierung In allen strategischen, ressort- und verwaltungsübergreifenden Angelegenheiten des IKT-Einsatzes und des E-Government übernimmt der IKT-Lenkungsrat eine beratende Rolle für den/die IKT-Staatssekretär/in. Dieses ebenfalls mit dem Gesetz geschaffene neue Gremium ersetzt den bisherigen Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung und hat andere Schwerpunkte. Das Gre- 4

5 mium wird von dem/der IKT-Staatssekretär/in geleitet. Ferner sind Mitglieder: Chefin/-in der Senatskanzlei, je ein/e Staatssekretär/-in aus jeder Senatsverwaltung sowie jeweils ein Bezirksamtsmitglied aus den 12 Berliner Bezirken mit je einer halben Stimme. Der Hauptpersonalrat (HPR) ist mit beratender Stimme ebenfalls vertreten. Künftig zentrale Beteiligung des Hauptpersonalrates bei IT-Verfahren Die Beteiligung von 12 bezirklichen Personalräten bei in Berlin einheitlich eingesetzten IT-Verfahren war lange Jahre für alle Seiten eine Herausforderung und führte gelegentlich zu Verzögerungen. Abweichend von den Regelungen im Personalvertretungsgesetz wird bei Vorhaben, die vom IKT-Lenkungsrat zur Umsetzung empfohlen werden, künftig ausschließlich der HPR beteiligt. Völlig neue Rolle des IT-Dienstleistungszentrum (ITDZ) Das ITDZ wird als zentraler IKT-Dienstleister des Landes Berlin festgeschrieben. Zum einen wird das ITDZ gegenüber den Behörden der Berliner Verwaltung massiv gestärkt, zum anderen unterliegt das ITDZ künftig wesentlich direkter den Weisungen und der Aufsicht der/des IKT-Staatssekretär/in, die/der die Interessen des Landes Berlin einbringt. Das ITDZ stellt allen Behörden sowohl die verfahrensunabhängige IKT als auch die IT-Basisdienste zur Verfügung. Die dafür notwendige Infrastruktur wird ebenfalls vom ITDZ betrieben. Die Behörden und Einrichtungen der Berliner Verwaltung sind zur Durchführung ihrer Aufgaben ab 01. Januar 2018 zur Abnahme dieser Leistungen verpflichtet. Ausnahmemöglichkeiten bestehen in gesetzlich definierten Grenzen, über die der/die IKT-Staatssekretär/in entscheidet. Die Marktüblichkeit der Preise ist jährlich durch ein externes, von der IKT-Steuerung zu beauftragendes, IKT-Benchmarking zu ermitteln. Die politischen und strategischen Ziele des Landes Berlin bei der IKT-Steuerung sind künftig mit den wirtschaftlichen Interessen des ITDZ, die bisher Vorrang hatten, in einen angemessenen Ausgleich zu bringen. Die Anstalt öffentlichen Rechts ITDZ unterstützt auf Anforderung des/der IKT-Staatssekretärs/in den Berliner Senat bei der Erfüllung seiner Aufgaben auf dem Gebiet der IKT. Das ITDZ soll einen angemessenen Gewinn erzielen; der Jahresüberschuss ist an das Land Berlin abzuführen. 5