Chancen und Grenzen toolgestützter strategischer Planung

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1 Ihre Meinung ist mir wichtig: Online-Voting zu Ihren Erfahrungen mit strategischer Planung und Feedback zu diesem Vortrag unter: https://www.surveymonkey.com/r/agendo Vielen Dank! Chancen und Grenzen toolgestützter strategischer Planung

2 Agenda I. Phasen und Dimensionen strategischer Planung und Steuerung II. Funktionen und Mehrwerte toolgestützter Planung und Steuerung I. Planung i.e.s. II. Transparenz/Kommunikation III. Controlling I. Grenzen toolgestützter Planung I. Organisatorische Grenzen II. Kulturelle Grenzen III. Technische Grenzen IV. Thesen

3 Phasen und Dimensionen strategischer Planung

4 Phasen & Dimensionen Phasen einer Planung: Von der Strategie zu Vorhaben Strategie Präambel Koalitionsvertrag Regierungserklärung Strategische Leitlinien Ziele Mehrstufige Kataloge, Qualitative und zeitliche Vorgaben Vorhaben Projekte und Maßnahmen

5 Phasen & Dimensionen Dimensionen der Planung Strategie Ziele Vorhaben Planung ist die gedankliche Vorwegnahme des Handelns [ ] Unter Planung versteht man systematisches Vorgehen zur Entwicklung von Handlungszielen und abfolgen über einen längeren Zeitraum. (Fürst 2002/2003) Planung i.e.s. Kommunikation Controlling Die Hauptaufgaben im Controlling sind per Definition neben der Planung i.e.s. die Steuerung und Kontrolle. (Vgl. Hovarth 1996) Kommunikation Kommunikation bezeichnet den Austausch von Informationen zwischen zwei oder mehreren Personen. (Schubert, Klaus/Martina Klein 2001)

6 Erforderliche Funktionalitäten Strategie Ziele Vorhaben Planung ist die gedankliche Vorwegnahme des Handelns [ ] Unter Planung versteht man systematisches Vorgehen zur Entwicklung von Handlungszielen und abfolgen über einen längeren Zeitraum. (Fürst 2002/2003) Die Hauptaufgaben im Controlling sind per Definition neben der Planung i.e.s. die Steuerung und Kontrolle. (Vgl. Hovarth 1996) Kommunikation bezeichnet den Austausch von Informationen zwischen zwei oder mehreren Personen. (Schubert, Klaus/Martina Klein 2001)

7 Planung i.e.s. Zentrales, webbasiertes Planung-Dokument

8 Planung i.e.s Terminpläne und Kalendarien (hier: Vorhabenkalender)

9 Planung i.e.s Terminpläne und Kalendarien (hier: übergreifender Langzeitplaner)

10 Planung i.e.s Rollen-/Rechte-System zum Management der Verantwortlichkeiten Sachbearbeitung

11 Planung i.e.s Bottom-up und Top-down Prozesse zur Ziel- und Vorhabenplanung Top-down Bottom-up

12 Kommunikation Vorkonfigurierte und flexible -Vorlagen

13 Kommunikation Abonnement von Vorhaben

14 Kommunikation Schnittstellen??

15 Kommunikation Mobile Nutzung

16 Controlling Management Informationen und Dashboards

17 Controlling (Aggregierte) Übersichten zu Planungs- und Umsetzungsständen Erledigt Verfristet Geplant

18 Controlling Regel- und Adhoc-Abfragen zum Umsetzungsstand

19 Controlling Berichtswesen: Automatisierte Word- und Excel-Berichte

20 Controlling Impact Analyse

21 Controlling Impact Analyse und Abbildung im Zielkatalog

22 Funktionalitäten Umsetzung erforderlicher Funktionen + + = Planung i.e.s Kommunikation Controlling Webbasiertes Tool für strategische und politische Planung

23 Grenzen toolbasierter Planung

24 Grenzen Ein Planungstool ist nur so gut wie die Organisation es erlaubt Organisatorische Grenzen Verantwortlichkeiten und Prozesse zur Umsetzung von Strategien und Maßnahmen sind unzureichend definiert. Das Management/die Hausleitung steht nicht hinter der Strategie und Maßnahmenplanung. Es stehen keine Ressourcen zur Planung und Steuerung zur Verfügung. Kulturelle Grenzen Das Teilen von Wissen ist in der Organisation nicht verbreitet/erwünscht ( My desktop is my castle ). Formen der digitalen Zusammenarbeit sind noch nicht etabliert. Angst vor Mehrarbeit und Überwachung durch neue Tools. Technologische Grenzen IT-Ausstattung der Organisation ist unzureichend zur Nutzung zukunftsweisender Tools (schlecht ausgestattete Workstation, veraltete Browser etc.).

25 Thesen zum Einsatz von Planungstools in Organisationen

26 Erfolgsfaktoren Thesen für erfolgreiche toolgestützte strategische Planung Gut eingeführte Planungstools bieten erhebliche Möglichkeiten der Ressourcenschonung und Vermeidung von Mehrfacharbeit. Toolgestütztes Strategieplanung schafft Transparenz und fördert das Teilen von Wissen in Organisation sofern dies gewünscht und umgesetzt ist Die initialeeinführung von Planungstools in der Verwaltung setzt einen Top- Down-Ansatz und eine Direktive der Hausleitung voraus. Planung, Steuerung und Controlling sollten in einer übergreifenden Abteilung mit direktem Zugang zur Hausleitung verankert und mit ausreichend Ressourcen versehen sein. Bottom-up Prozesse und deren Potentiale bleiben in der strategischen Planung von öffentlichen Organisationen bislang nahezu ungenutzt. Dadurch bleibt fachliches und kreatives Potential der Organisation ungenutzt.

27 Kontakt Kontaktdaten Maik Farthmann Geschäftsführer Fon: Mobil: https://www.surveymonkey.com/r/agendo Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

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