Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management

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1 Transparenz und Kosteneinsparungen durch effizientes IT-Asset Management IT-Asset Management ist die integrierte Betrachtung des gesamten Lebenslaufes von IT- Assets wie Hard- und Software. Es umfasst die Planung, Beschaffung, Inbetriebnahme, Verwaltung und schließlich Stilllegung und Verwertung von IT-Assets. Das IT-Asset Management beinhaltet betriebswirtschaftliche, administrative und technologische Aspekte: In betriebswirtschaftlicher Hinsicht stehen Kostenanalyse, Investitionsmanagement, Budgetplanung sowie Forecasting (Prognose) und Reporting (Auswertung, Berichtswesen) im Vordergrund. In Bezug auf die Administration sind Prozesse wie die Lieferanten-, Lizenzund Vertragsverwaltung von Belang. Technologisch betrachtet geht es hier um die automatische Inventarisierung von Hard- und Software, die Installation und Konfiguration sowie die Bereitstellung und Pflege von Assets. Dem Asset Management kommt angesichts der knappen IT-Budgets und -Ressourcen eine hohe Bedeutung für die Unternehmen und auch die IT-Lieferanten zu. So stellt sich die Frage, ob Anwender zu viel für ihre Software bezahlen. Auch beim Thema Lizenzen gehen die Meinungen stark auseinander. Hersteller und Reseller stellen in den Betrieben oft eine nicht ausreichende Lizenzierung fest. Gleichzeitig sehen Marktforschungsunternehmen wie Gartner oder KPMG beim Softwarekauf teils hohe Einsparpotentiale bis zu 60 Prozent. Die Marktforscher glauben, dass nur rund 70 Prozent der gekauften Software auch dem tatsächlichen Bedarf entsprechen. In vielen Unternehmen fehlt schlicht der Überblick über Lizenz-Bestände und Support-Verträge. Obwohl erhebliche Kosteneinsparungen möglich sind, schrecken Unternehmen oft vor dem Schritt zurück, ein umfassendes IT Asset- und Lizenzmanagement einzuführen. Mit diesem Roundtable möchte die Competence Site den Unternehmen und Nutzern einen aktuellen Einblick in das Asset Management sowie Unterstützung bei der Ausrichtung und Entscheidungsfindung geben. Wie immer beteiligen sich renommierte Experten aus Wissenschaft und Praxis an dieser spannenden Diskussion.

2 Vorstellung des Gesprächspartners Matthias Frank; Field Marketing Program Manager Enterprise Systems Management Unternehmen: Computer Associates International, Inc. (NYSE: CA), eines der weltgrößten Unternehmen für Management-Software, bietet Software-Lösungen sowie Services für Infrastruktur-, Sicherheits-, Speicher-, Life Cycle- und Service-Management und hilft so Unternehmen, die Performance, Zuverlässigkeit und Effizienz ihrer IT-Umgebungen zu optimieren. CA mit Hauptsitz in Islandia, New York (USA), wurde 1976 gegründet und betreut heute Kunden in über 140 Ländern. Weitere Informationen über CA finden Sie unter ca.com/de. Vita: Als Field Marketing Program Manager ist Matthias Frank für den Lösungsbereich Enterpsie Systems Management bei Computer Associates in Deutschland verantwortlich. Zu seinen Hauptaufgaben zählen die Marktpositionierung und Argumentation, Entwicklung von Sales- Strategien/-Schulungen und Marketing-Kampagnen, Briefing von Journalisten und Analysten sowie Auf- und Ausbau von Partnerschaften. Matthias Frank begann seine Laufbahn bei CA 1989 als Technical Consultant für Performance- und RZ-Management-Produkte. Als Regional Technical Manager war er vier Jahre für den technischen Außendienst zuständig, bevor er zum Product Manager im Technical Marketing avancierte. Mit dem Beginn des neuen CA-Geschäftsjahres im April 2004 wechselte Matthias Frank in das Marketing. Vor der Zeit bei CA war Matthias Frank neun Jahre bei Unternehmen der IT-Branche tätig; unter anderem in der Position des Anwendungs- und Systemprogrammierers für Mainframe Systeme.

3 Sehr geehrter Herr Frank, Frage 1: Die Marktsituation des IT Asset Managements Welche Bedeutung kommt dem IT Asset Management in den Unternehmen zu? Wie stark wird das Thema von Anbietern mit Produkten/Lösungen vermarktet? Nach Aussage vieler Analysten haben wir es immer noch mit einem Wachstums-Markt zu tun. Gerade mittelständische Unternehmen setzen heute noch auf organisatorische Maßnahmen oder Eigenentwicklungen, um dieses komplexe Thema in den Griff zu bekommen. In größeren Unternehmen sind Asset Management-Systeme eingeführt, zumindest wird eine automatisierte Inventarisierung der Hard- und Software-Assets vorgenommen. Viele nutzen auch die Möglichkeit, sich einen Überblick der installierten Software zu verschaffen. Heute sollte in den Unternehmen ein Asset Management nicht mehr fehlen. Der größte Teil des IT-Budgets wird in Assets, deren Betrieb und die Administration verwendet. Von Computer Associates wurde ein vierstufiges Maturity-Modell entwickelt, um den Reifegrad im Asset Management eines Unternehmens abzubilden. In der ersten Stufe haben wir die manuelle Bestandsaufnahme (Inventarisierung) von Assets. Die nächste Stufe nutzt Discovery-Werkzeuge für die automatische Erkennung der Assets. In der dritten Phase erfolgt eine Integration der physikalischen und betriebswirtschaftlichen Daten. Zu guter Letzt sprechen wir in der höchsten Stufe von einem Center of Excellence, in dem das Asset Management mit einer ausgereiften Prozessorientierung betrieben wird. Unternehmen können sich an diesem Reifegradmodell sehr gut orientieren und einstufen. Darüber hinaus können sie Überlegungen anstellen, wie sie ihre IT-Infrastruktur weiter ausbauen können, um die Potenziale, die darin schlummern, voll auszuschöpfen. CA geht konzentriert mit diesem Thema auf den Markt. Die Ansprechpartner in den Unternehmen sind gerne bereit, über Möglichkeiten zu diskutieren. Auch sind sie schnell von den Einsparungspotenzialen überzeugt, die ein ausgereiftes Asset Management bringen kann. Eine immer größere Rolle spielen Service Management Projekte. Mit den Fachabteilungen werden Service Levels festgelegt, was die Verfügbarkeit von Anwendungen und der Endgeräte anbelangt. Aktuelle Themen wie IT-Governance und Compliance zwingen die Unternehmen dazu, Vorkehrungen zu treffen und ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

4 Frage 2: Die Verbreitung des IT Asset Managements im Unternehmen Wie verbreitet ist das IT-Asset Management in den Unternehmen differenziert nach den Lebenszyklusphasen Asset-Planung, Beschaffung, Inbetriebnahme, Verwaltung und schließlich Stilllegung und Verwertung? Das ist sehr unterschiedlich. In der Vergangenheit waren die technischen von den kaufmännischen Phasen des Asset LifeCycle Management mehr oder weniger voneinander getrennt. Jeder Fachbereich nutzte seinen eigenen Quellen und Verwaltungswerkzeuge, um seine Aufgaben zu erfüllen. Das hat sich geändert. Die aktuellen Tools sind ausgereifter und bieten eine höhere Integrationsfähigkeit zwischen jeder Phase. Die technische Bestandsaufnahme und Verwaltung hat eine längere Historie. Die Inventarisierung der Hardware wird in vielen Unternehmen automatisiert durchgeführt. Die manuelle Verwaltung ist ab einer gewissen Größenordnung und aufgrund permanenter Änderungen nicht mehr machbar. Ein Stiefkind ist die Software-Inventarisierung. Dies liegt zum Teil daran, dass es oftmals schwierig ist, die Software auf den Zielsystemen eindeutig zu identifizieren, zum anderen fehlen Regelungen, wie eine Software-Compliance sichergestellt werden kann. Vielen Werkzeugen mangelt es hier an den notwendigen Discovery-Funktionen. Wenn wir die Lebenszyklus-Phasen näher betrachten, sind einige Unternehmen dazu übergegangen, den Einkauf, die Beschaffung und die Planung besser aufeinander abzustimmen: Zum Beispiel werden über Web-Kataloge Assets und Komponenten beschrieben, die von einer Fachabteilung angefordert werden dürfen. Oder die IT- Verantwortlichen haben einen besseren Zugang auf Vertragsdaten wie Rahmenabkommen, Konditionen oder Rabattstufen erhalten, um ihre Planung einfacher absichern bzw. überhaupt erst treffen zu können. Das kann soweit gehen, dass in einem Anforderungsprozess z.b. eine Budget-Prüfung und Genehmigungsverfahren mit implementiert sind, bevor überhaupt eine Bestellung aufgegeben werden kann. Die Asset Management Datenbank ist ein wichtiger Bestandteil, in der diese Informationen vorgehalten werden. Was die Inbetriebnahme und Ausstattung der Assets anbelangt, werden häufig Regelungen getroffen, wie ein System konfiguriert sein muss, damit effizient gearbeitet werden kann. Der IT-Fachbereich definiert zusätzliche Komponenten, die auf dem System installiert sein müssen, damit ein reibungsloser Betrieb sichergestellt ist. Diese Vorgehensweise ist nicht neu. Mit Standardkonfigurationen arbeiten die Unternehmen bereits seit einigen Jahren. Womit sie heute viel öfter konfrontiert werden, ist deren Kurzlebigkeit. Die Konfigurationen ändern sich in einer atemberaubenden Geschwindigkeit. Security Patches, neue Versionen, die Integration mit anderen Anwendungen usw. sorgen für eine enorme Selbstdynamik, der die Verantwortlichen kaum noch Herr werden. Dies ist ein wichtiges Argument für Automatisierungswerkzeuge, ohne die die Übersicht und Kontrolle leicht verloren geht.

5 Mit den täglichen Verwaltungsarbeiten wird jedes Unternehmen konfrontiert. Die IMAC- (install, move, add, change) Kosten sind der größte Faktor im IT-Asset Management. Eine weitere Problematik sind die heterogenen Plattformen. Darüber hinaus sind Stilllegung und Außerbetriebnahme von Geräten eine der am wenigsten berücksichtigten Prozesse im IT-Asset Management. Frage 3: Organisatorische und technische Rahmenbedingungen Warum sollte sich ein Unternehmen für systematisches IT-Asset Management entscheiden? Welche organisatorischen und technischen Möglichkeiten bestehen, um das Lizenzmanagement einzubetten? Es gibt vielerlei Gründe, warum sich ein Unternehmen für ein systematisches IT-Asset Management entscheiden sollte. Im Folgenden wird auf einige Faktoren eingegangen: Begrenzung der administrativen Kosten (noch immer stellen sie über 50% der Gesamtkosten) Vermeidung von Fehlern / Stabilität der Systeme / Verfügbarkeit Ausrichtung der IT auf die Unterstützung der Geschäftsprozesse Integration mit weiteren System Management-Bausteinen und Ressourcen-Planung (z.b. Projekt Portfolio Management) Planungssicherheit (Budget, Personal-Planung, Einführung neuer Systeme) Lizenz-, Software Asset-Management, um relevante Aussagen machen zu können Kostentransparenz Kostenoptimierung (für Hardware, Software, Wartung, Service) durch o Vertragsoptimierung o Lieferantenmanagement o Portfoliooptimierung o Prozeßoptimierung Kosten- & Leistungsverrechnung Das Lizenz-Management ist eines der Problemfelder im Asset Management. Es fehlt an Standards und/oder deren Befolgung. Bei vielen Installationen ist die Verknüpfung der technischen Informationen mit den kaufmännischen Daten unzureichend. Weiterhin problematisch ist es, den Nutzungsgrad der installierten Software zu bestimmen bzw. festzustellen, ob diese überhaupt genutzt wird. Dies ist ein weiterer Punkt, bei dem Kosten gespart werden können. Erschwerend kommen die rechtlichen Fragen hinzu. Moderne Lösungen jedoch können die notwendigen Statistiken zur Nutzung der Software liefern.

6 Wie bereits erwähnt, ist es viel schwieriger eine automatische Verknüpfung der installierten Software gegenüber vertraglicher Vereinbarung herzustellen und die Frage nach der Rechtmäßigkeit gegenüber dem Hersteller und Gesetzgeber zu beantworten. Die Gesetze über die Nutzung und Missbrauch sind sehr umfangreich und nicht immer einfach zu verstehen. Verschiedene Bedingungen und Sondervereinbarungen sorgen für einen scheinbar undurchdringbaren Dschungel an Informationen und Paragraphen. Mit gutem Gewissen können wahrscheinlich nur wenige Unternehmen sagen: Bei uns ist alles rechtmäßig lizenziert. Die Entwicklung geht aber weiter, und Tools können diese Aufgabe immer besser bewältigen. Eine absolut 100%ige Sicherheit gibt es jedoch nicht. Frage 4: Tool Landschaft Welche Unterstützung bieten Tools für die Unterstützung des IT-Asset Lebenszyklusses? Für jede Phase des Lebenszyklus eines IT-Assets gibt es ein umfangreiches Angebot. Nur sehr wenige Anbieter können alle Phasen abdecken und eine Integration in weitere IT- Infrastruktur-Management-Lösungen bieten. Die Einführung von Service Management-Lösungen hatte ich bereits erwähnt. Die Abbildung von Prozessen, an denen naturgemäß auch IT-Assets beteiligt sind, ist ein weiteres Feld: Die Verknüpfung von Asset Management-Daten mit dem Service Desk für Request- und Change-Management-Aufgaben; eine Verbindung zu ERP-Systemen; Vorhalten von Finanzdaten, die mit Asset Informationen ergänzt werden müssen; Asset-Management- Informationen, die wiederum als Quelle für Portfolio Management-Projekte benötigt werden u.v.m. Diese Anforderungen können mit punktuellen Lösungen nur unzureichend erfüllt werden. Frage 5: Integration in die IT-Dienstleistungsprozesse Welche Rolle spielen die durch ITIL definierten Prozesse und Regeln im Zusammenhang mit Asset- u. Lizenz Management Lösungen? Das IT-Asset Management auf die reine Verwaltung zu reduzieren, ist weder ausreichend noch wirtschaftlich. ITIL kann bei der Entwicklung und organisatorischen Einbindung eines Asset Management Systems sehr hilfreich sein. Anhand dieser Methodik, die nach Best Practice-Gesichtspunkte entwickelt wurden, können die etablierten Prozesse unter die Lupe genommen werden. Aus Sicht des Asset Managements sind die wichtigsten ITIL-Prozesse Change, Configuration und Release Management. In einer separaten ITIL-Publikation wird das Software Asset Management behandelt. Hier sind auch einige wichtige Aussagen zu finden, wie ein optimales Software- und Lizenz-Management aussehen sollte.

7 Frage 6: Erfahrungen in der Praxis Welche Erfahrungen haben Sie bei der Einführung eines IT Asset Managements gemacht? Worauf sollte z.b. bei der Auswahl der Tools geachtet werden? Welchen Hindernissen und Herausforderungen müssen sich die Unternehmen stellen? Sehr gute Erfahrungen haben wir mit der Darstellung der Gesamtzusammenhänge gemacht, d.h. ausgehend von der optimalen Lösung für das Unternehmen. Dazu gehört der Asset Lifecycle, aber auch alle anderen Facetten. Aus diesen Gesprächen lassen sich dann sehr schnell die Prioritäten und zeitliche Ablauffolgen ableiten. CA hat eine Enterprise Delivery Methodology für Dienstleistungen entwickelt, wie Projekte dieser Größenordung konzipiert und abzuwickeln sind. Dazu gehören auch ITIL-zertifizierte Projektleiter. Nach Messungen und eigenen Erfahrungen entfallen ca. 80% des Aufwandes auf die Konzeption d. h. auf die Festlegung sowie Optimierung der Prozesse. Nur 20% sind auf die eigentliche technische Umsetzung zu rechnen. Ohne die Einbindung erfahrener Partner sind derartige Projekte kaum zeitgerecht und wirtschaftlich umzusetzen. Frage 7: Ausblick und eigene Lösungsansätze Wie schätzen Sie die weitere Entwicklung des IT Asset Managements, insbesondere die des Lizenzmanagements, ein? Wie ist das Asset Management in Ihrem Unternehmen organisiert? Welche Lösungen bietet Ihr Unternehmen an bzw. welchen Nutzen und Vorteile sehen Sie hier für die Unternehmen? In dem Vierphasen-Modell wurde deutlich, wo die Reise im IT-Asset Management hingeht. Mittelfristig werden den Anwendern mehr und mehr Best Practices für die Umsetzung zur Verfügung stehen, die eine Implementierung deutlich einfacher machen. Die Verknüpfungen werden besser, d.h. die technischen und kaufmännischen Daten wachsen zusammen und erleichtern die Bestandspflege und vor allem das Software Lizenz-Management. Weitere Lösungsbereiche, wie Service Management und Configuration Management werden an Bedeutung gewinnen, und die Integration zwischen diesen Lösungen wird weiter verbessert werden. Vielen Dank für die Teilnahme am Virtual Roundtable!