Compliance Excellence

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1 Compliance Excellence Freiräume schaffen und Risiken reduzieren mit Hilfe innovativer IT-Systeme!? Ganz klar persönlich. Steffen Schaar, Mitglied der Geschäftsleitung

2 Juristen im Wandel der Unternehmen rechtliche Gestaltung von Verträgen Beratung der Geschäftsleitung in juristischen Fragestellungen Auswahl und Betreuung externer Rechtsberatung Begleitung und Beratung bei M&A, Prozessen, etc. gesellschaftsrechtliche Betreuung des Unternehmens Beratung der Führungsebene bei Haftung, Compliance, etc.

3 Compliance im Wandel der Unternehmen

4 Compliance im Wandel der Unternehmen

5 Compliance das Dilemma ist bekannt Compliance unterschätzen Compliance Officer als Schuldiger Entscheidungen - Transparenz - Vertrauen

6 12 häufigsten Compliance-Risiken? Korruption / Bestechlichkeit Interessenkonflikte und Zuwendungen Kartellverstöße Gegenseitiger Respekt Berichtswesen und Datenmanagement Produktsicherheit und zuverlässigkeit Achtung der Privatsphäre (von Mitarbeitern) Richtiger Umgang mit IT- Daten Exportkontrollen Achtsame Kommunikation Informationssicherheit Finanzielle Integrität

7 Compliance Management Systems (CMS)

8 Instrumente eines CMS

9 Nutzen eines CMS Ganzheitliches Compliance Management Compliance ist die Einhaltung aller gesetzlich vorgeschriebenen sowie freiwillig auferlegten Regelungen in einem Unternehmen. Es gilt, bestimmte Richtlinien und Gesetze zu beachten, um Haftungsrisiken und das Risiko von Reputationsschäden zu minimieren. Steigerung von Transparenz Durch Compliance Maßnahmen und die damit einhergehende Transparenz kann eine Übersicht über Prozesse im Unternehmen gewonnen werden. Durch die compliante Gestaltung von Einkaufsverträgen, die systematische Erfassung ihrer Inhalte und die ordnungsgemäße Verwahrung entsprechender Dokumente kann beispielsweise das Risiko verringert werden, dass Unklarheit über Konditionen, Laufzeiten oder Zuständigkeiten besteht. Vermeidung von Haftungsrisiken Durch eindeutige Verhaltensvorgaben kann vermieden werden, dass aufgrund von Fehlverhalten empfindliche Strafzahlungen geleistet werden müssen. Zudem führt die Implementierung eines angemessenen Compliance Managements dazu, dass die verantwortlichen Unternehmenslenker rechtlich nicht für das Fehlverhalten ihrer Mitarbeiter zur Verantwortung gezogen werden. Steigerung von Effizienz Die durch Compliance Management gesteigerte Transparenz führt dazu, dass nicht genutzte Synergien offen gelegt werden und ineffiziente Abläufe wie beispielsweise Mehrfacharbeiten ausgemacht und verbessert werden können. Darüber hinaus begünstigt die gesteigerte Transparenz insbesondere, dass nur noch unter Einbindung der Einkaufsabteilung eingekauft wird und wirtschaftlich nachteiligen Einkaufsprozessen Einhalt geboten wird. Vermeidung von Reputationsschäden Durch Compliance Management kann sichergestellt werden, dass Mitarbeiter sich richtig verhalten und Verhaltensweisen, die das Image eines Unternehmens nachteilig betreffen können, eingedämmt werden. Durch vorgegebene Compliance Richtlinien kann im Besonderen gewährleistet werden, dass Lieferanten keine Risiken - wie etwa aus der Toleranz von Kinderoder Zwangsarbeit - auf das einkaufende Unternehmen übertragen.

10 Compliance der Alltag

11 Compliance der Alltag

12 Herausforderungen in der Organisation wirksame Compliance Durchdringung des Unternehmens ohne Geschäftserfolg zu verhindern! Ergebnisse von Prüfungsberichten eines CMS nach IDW PS 980 Effizientere IT-Unterstützung der Compliance Organisation Sicherstellung der Compliance Organisation Regelmäßige Wiederholung von Compliance Trainings mit kürzerer Dauer Sicherstellung des Lernerfolgs (Lernkontrolle) Compliance Konformität der Lieferanten (Lieferkette!) Aufnahme relevanter Compliance Richtlinien als Anlage zum Arbeitsvertrag Regelmäßige Mitarbeiterbefragung zur Wahrnehmung der Compliance Kultur Dokumentation zur Nachweispflicht, nachhaltige Kommunikation und gesichertes Monitoring für den KVP

13 Herausforderungen in der Organisation Unternehmensstrategie Wertschöpfungseffizienz Agilität Wettbewerb Produktstrategie Fluktuation Gesetzestreue Haftungsregeln Image / Werte Bilanzierungssicherheit Corporate Governance Kodex

14 Herausforderungen in der Organisation

15 Herausforderungen in der Organisation informieren - dokumentieren - sicher handeln

16 Praktischer Ansatz von Compliance-Excellence Regeln definieren kommunizieren motivieren dokumentieren Prozesse einfordern und verbessern Erfolg sichern! Wissen Handeln Qualitätssicherung mit IT Unterstützung!

17 Compliance-Excellence Systemunterstützung Audit, Berichte, Auswertungen Compliance- Fallmanagement Prozesse Dokumentation

18 Compliance Vorlagen, Richtlinien, Dokumente Dokumentationsmethoden Einladung Wiederholung Compliance Handbuch Richtlinien Compliance Management System Prozessunterstützung Verfahren Prozesse SOP MA-bezogene Anreize Sanktionen Vernetzung Prozesse mit Compliance-Prozessen Info- Kampagnen Zielgruppen Schulungs- Compliance-relevante inhalte Prozesse z.b. Vertragsprozess Templates Wizard Monitoring BI, Reporting Vorgabe Docs Nachweis Docs

19 Compliance Nachweis, Audit, Risikomanagement Prozessunterstützung Schulungs Nachweise Aufzeichn. Planung Durchführung Lenkung Prozesse Audit Vernetzung Prozesse mit Compliance-Prozessen Korrekturen Compliance Kennzahlen Compliance-relevante Prozesse z.b. Vertragsprozess Compliance Report Templates Wizard Monitoring BI, Reporting Vorgabe Docs Nachweis Docs

20 Compliance Processmanagement und Reporting Prozessunterstützung Vernetzung Prozesse mit Compliance-Prozessen Compliance-relevante Prozesse z.b. Vertragsprozess Templates Wizard Monitoring BI, Reporting Fachabteilung Rechtsabteilung Management/GF

21 Compliance Vorfallmanagement Prozessunterstützung Vernetzung Prozesse mit Compliance-Prozessen Compliance-relevante Prozesse z.b. Vertragsprozess Templates Wizard Monitoring BI, Reporting Vorfallmanagement Verstöße Protokolle Beschlüsse Maßnahmen Sanktionen Vorgabe Docs Nachweis Docs

22 den Compliance-LifeCycle sichern! Dokumente Wiedervorlage Fristen Prozesse

23 LCM Compliance Excellence Akten-/Vorgangsverwaltung Projektakte, Compliance Case Akte, Wissensakte, Trainingsakte, Audit-Akte, etc. Workflow/Geschäftsprozessunterstützung Wiedervorlagen/Fristen-Management Recherche-Funktionen Template-Management Self-Service - Documentbuilder Wissensmanagement, Micro-Learning Umfrage/Feedback Funktion MS Office/Lotus Integration DMS Reporting/Analyse/Kennzahlen 5 User Optional erweiterbar um Product Suite LCM Module Best-Practice Paket

24 Risiken reduzieren und Freiräume schaffen Fachprozesse, Menschen und Systeme in ein durchgängiges Enterprise Compliance-Programm einbinden Compliance-Prozess mit Messbarkeit und Verbindlichkeit verankern Der Compliance-Prozess, nicht das Tool steht im Mittelpunkt!

25 Risiken reduzieren und Freiräume schaffen business people und IT people arbeiten Hand in Hand!

26 Risiken reduzieren und Freiräume schaffen Compliance-Excellence durch sorgfälltige Beratung (IT, Fachbereich) Informations-und Complianceprozess verbinden (VM,SRM,CRM,ERP) Qualitätssicherung des unternehmensweiten Compliance-Prozesses Verbindlichkeit und Vollständigkeit der Compliance Dokumentation Verbesserung abteilungs-/standortübergreifenden Collaboration

27 Compliance-Excellence ist Zukunft! IT

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Kontaktieren Sie uns gern für mehr Informationen! The Quality Group (TQG) ist eines der führenden Software- und Beratungsunternehmen mit einer gesamtheitlichen Lösung für administrative Unternehmensprozesse. Enterprise Information Management (EIM) wird durch die Software Product Suite LCM und die Beratungskompetenz der TQG erfolgreich unterstützt und beraten. Die Kundenzufriedenheit bei Ansprüchen an die Optimierung von Prozessen im Vertragsmanagement, Risiko- und Compliance Management, Einkauf (SRM) und abteilungsübergreifenden strukturierten Informationsabläufen wird durch den Einsatz des Portfolios der TQG messbar gesteigert und verbessert. The Quality Group GmbH Konrad-Zuse-Platz Böblingen Deutschland T F E Mehr Informationen im Internet :

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