Metadaten im OutputManagement

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1 DOXNET 2012 Metadaten im OutputManagement Baden-Baden, 26. Juni 2012 Hendrik Leder

2 Agenda Dokumente und Metadaten OutputManagement und ECM Verarbeitung von Massendaten Lösung mit Hilfe der POSY-OutputFactory Technologie hinter der Fassade Q & A Seite 2 von 26

3 Agenda Dokumente und Metadaten OutputManagement und ECM Verarbeitung von Massendaten Lösung mit Hilfe der POSY-OutputFactory Q & A Seite 3 von 26

4 Dokumente und Metadaten Was ist ein Dokument? die logische Einheit Dokument transformiert sich über alle logischen Einheiten werden Metadaten benötigt Seite 4 von 26

5 Dokumente und Metadaten Was sind Metadaten Eigenschaften Dokument-Metadaten Anschrift des Dokuments Kostenstellen Informationen über Beilagen/Beiblätter Porto-Informationen Maschinensteuerung Rabattinformationen Verarbeitungsdauer Job-Metadaten Verarbeitungsdauer (Benchmarks) Gesamtkosten Rabatteinsparungen Rüstzeiten von Maschinen Bottleneck-Analysen Seite 5 von 26

6 Dokumente und Metadaten Nutzen von Metadaten Beantwortung von verschiedenen Fragestellungen Sachbearbeitung Sind alle Dokumente meines Geschäftsvorfalls versendet? Produktion Wie lange benötigt die Verarbeitung einer Sendung? Marketing Wie teuer sind alle meine Beilagen? externer Druckdienstleister Kostenvorhersage: Wie hoch sind meine Kosten bei Verarbeitungen mit 40% Standardbrief, 30% Kompaktbrief und 30% Großbrief? Transparenz: Welcher Job welches Kunden ist in welchem Status? Zu jedem transformierten Dokument und zu allen Jobs gibt es Metadaten, die von verschiedenen Personen benötigt werden Seite 6 von 26

7 Dokumente und Metadaten Technischer Nutzen von Metadaten Verarbeitung von standardisierten Metadaten Optimierung der Outputprozesse Reduktion der Komplexität / Vereinheitlichung der Verarbeitung Erhöhung der Geschwindigkeit keine Interpretation / Analyse der Druckdaten notwendig bei Integration des Formatierers Verarbeitung komplett durch Metadaten gesteuert Seite 7 von 26

8 Agenda Dokumente und Metadaten OutputManagement und ECM Verarbeitung von Massendaten Lösung mit Hilfe der POSY-OutputFactory Q & A Seite 8 von 26

9 OutputManagement und ECM Anforderungen an einen modernen OutputManagement-Prozess Eine zentrale Eingangsschnittstelle (Multi-Channel-Input) Flexible Ausgangsschnittstellen (Multi-Channel-Output) Elektronischer Versand ( , D , Fax, ) Physischer Versand Ersatzzustellungen über alternative Ausgangsschnittstellen (Closed-Loop) Monitoring des Gesamtsystems Transparenz des Systems Offene Schnittstellen Integration in das Enterprise-Monitoring Seite 9 von 26

10 OutputManagement und ECM Seite 10 von 26

11 OutputManagement und ECM Enterprise Content Management (Trend oder Hype) Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse (Quelle: AIIM) OutputManagement und ECM Verknüpfung verschiedener Disziplinen eines Unternehmens, unter anderem dem OutputManagement Integration mit Input-Management Integration in Geschäftsabläufe Seite 11 von 26

12 OutputManagement und ECM Seite 12 von 26

13 OutputManagement und ECM Beispiel für ECM-Funktionalitäten 15:00 Uhr: Kundenanruf neuer Geschäftsvorfall Abschluss einer Versicherung Sachbearbeiter erzeugt online ein Dokument und gibt es in das zentrale OutputManagement 16:00 Uhr: weiterer Kundenanruf Änderung des Geschäftsvorfalls Lebenspartner mit in den Vertrag aufnehmen Sachbearbeiter muss das erste erzeugte Dokument ändern / das erste Dokument verwerfen und ein neues Dokument erzeugen Dokument muss (wenn es noch geht) im zentralen OutputManagement gestoppt werden 16:30: Produktionsstart im Druckzentrum Seite 13 von 26

14 OutputManagement und ECM Umsetzung im OutputManagement Status-Feststellung des Dokuments Monitoring des Gesamtprozesses: Kann das Dokument noch aufgehalten werden? Wenn ja, Dokument aufhalten Wenn nein, das Folgedokument mit anderen Textbausteinen aufrufen Aufhalten des Dokuments DocumentPool: Löschen des Dokuments Optimierung / Produktion: Aussteuern des Dokuments Sachbearbeiter über durchgeführte Aktion informieren Verknüpfung verschiedener Systeme mit dem OutputManagement (Dokumente und Metadaten) Seite 14 von 26

15 Agenda Dokumente und Metadaten OutputManagement und ECM Verarbeitung von Massendaten Lösung mit Hilfe der POSY-OutputFactory Q & A Seite 15 von 26

16 Verarbeitung von Massendaten Vergleich mit anderen Branchen / Unternehmen Facebook Server (2010, Quelle wikipedia) Twitter 50 Millionen Tweets pro Tag (2010, Quelle twitter) Google 1 ExaByte Daten (1 Mio. TB) / Monat werden verarbeitet (2010, Quelle Google) Verwendung von optimierten Systemen für Massendaten keine relationalen Datenbanken Seite 16 von 26

17 Verarbeitung von Massendaten Datenmengen im OutputManagement mehrere hundert Millionen Druckseiten pro Jahr aufzubewahrende Metadaten Archiv und Sendungsverfolung lange Zeiträume (10 Jahre und mehr) Probleme bei Speicherung in relationalen Datenbanken längere Laufzeiten und Reaktionszeiten von Oberflächen Batch-Läufe bei SLA-kritischen Anwendungen auch mit Nutzung von Datamining-Konzepten (Aggregationen um die Datenmenge zu reduzieren) Seite 17 von 26

18 Verarbeitung von Massendaten Massendaten im OutputManagement Verarbeitung von Metadaten, keinen Druckdaten Druckdaten am Anfang des Prozesses analysieren und relevante Metadaten extrahieren Job- und Dokumententicket beinhalten Verarbeitungsregeln Anreicherung der Metadaten über den gesamten OutputManagement-Prozess keine erneute Analyse der gesamten Druckdaten reine Informations-Anreicherung Verwendung von Storage-Mechanismen ohne relationale Datenbanken Seite 18 von 26

19 Agenda Dokumente und Metadaten OutputManagement und ECM Verarbeitung von Massendaten Lösung mit Hilfe der POSY-OutputFactory Q & A Seite 19 von 26

20 Lösung mit Hilfe der POSY-OutputFactory POSY-OutputFactory 1. Tracking von Dokumenten und Metadaten über den gesamten OutputManagement-Prozess über verschiedene Transformationen der Dokumente 2. Anbindung des gesamten OutputManagement-Prozesses an ECM-Systeme 3. Verarbeitung der Massendaten Technologie analog zu facebook, twitter und Co. performante Verarbeitung von Massendaten Verwaltung von Stammdaten und Druckdaten Historienführung & Versionierung Backup-Konzepte und High-Availability-Konzepte umgesetzt Seite 20 von 26

21 Lösung mit Hilfe der POSY-OutputFactory Seite 21 von 26

22 Lösung mit Hilfe der POSY-OutputFactory POSY-DocumentPool Kostenreduktion durch optimierte Verarbeitungsmengen Eingangsschnittstelle in die Optimierungsprozesse im OutputManagement Standardisierung und Vereinheitlichung des OutputManagements vereinfachtes Handling der Komplexität direkte Integration in die POSY-OutputFactory Event-basierte Abrufe Seite 22 von 26

23 Lösung mit Hilfe der POSY-OutputFactory POSY-DocumentPool paralleles Einstellen von Dokumenten in den Pool Metadaten und Dokumente Einspielen mehrerer AFP-Dateien mit Dokumenten Anzahl Dokumente parallele Instanzen Abruf (Auswahl durch Selektion) indizierte Ordnungsbegriffe Minuten : : :20 Anzahl Dokumente Minuten :30 Seite 23 von 26

24 Lösung mit Hilfe der POSY-OutputFactory POSY-Monitoring Transparenz lückenlose Überwachung des gesamten Output-Prozesses Dokumentenerstellung bis Versand erhöhte Sicherheit (Nicht- bzw. Doppelverarbeitung) vollständige Integration in bestehende Prozesse keine Anpassung bestehender Anwendungen nötig alle Schritte über Schnittstellen integrierbar Feststellung von Engpässen Offenlegung von Optimierungsmöglichkeiten Messung des Dokumenten-Durchsatzes Seite 24 von 26

25 Lösung mit Hilfe der POSY-OutputFactory POSY-Reporting: Datamining-System zur Auswertung von Daten aus dem OutputManagement Kumulierte Übersicht über längere Zeiträume zu Stichtagen Mandantenfähigkeit Report-Designer für individuelle Kunden-Reports Sendungsverfolgung SLA s, Bottlenecks, Benchmarks Kosten und Leistungen Produktion Seite 25 von 26

26 Lösung mit Hilfe der POSY-OutputFactory POSY-Accounting: System zur Erfassung aller Kosten und Leistungen im OutputManagement-Prozess Kumulierte Übersicht über die Kosten und Leistungen die in allen Prozessschritten entstanden sind Aufteilung der Kosten auf die verschiedenen Kostenstellen und Mandanten (portoerhöhende) Beilagen Aufteilung von Kosten auf verschiedene Kostenstellen bei Sendungsbündelung Buchen von SLA-Strafen Schnittstellen für Standardsysteme Seite 26 von 26

27 Q & A Welche Fragen haben Sie?

28 Kontakt Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen Vertrieb

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