Keine Glückssache: effizientes Enterprise Risk Management im Fokus

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1 Keine Glückssache: effizientes Enterprise Risk Management im Fokus Die Casinos Austria und die Österreichischen Lotterien nehmen Chancen sowie Risiken ernst und vertrauen weltweit auf die flexible Softwareplattform risk2value von avedos. Jänner 2015 avedos business solutions gmbh Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Glücksspiel mit Verantwortung Chancen- und Risikomanagement braucht kein Glück Schritte zur optimalen Softwareplattform Vorteile für die Mitarbeiter Aufgaben des Enterprise Risk Management Aktuelle Entwicklungen und zukünftige Trends Über avedos... 9 avedos business solutions gmbh Seite 2

3 Disclaimer Die in diesem Dokument enthaltenen Inhalte dienen ausschließlich zur Information. Alle Inhalte wurden mit Sorgfalt und nach bestem Gewissen erstellt. Eine Gewähr für die Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit sämtlicher Seiten kann jedoch nicht übernommen werden. In die Zukunft gerichtete Informationen sind Annahmen und stellen keine Zusicherung dar. Die in diesem Dokument veröffentlichten Inhalte und Bilder unterliegen dem Urheberrecht. Jede Art der Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und jede Art der Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechts bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des jeweiligen Urhebers bzw. Autors. Auch wenn im Text nicht explizit ausgeschrieben, beziehen sich alle personenbezogenen Formulierungen auf weibliche und männliche Personen. Version 2.1, 2015 avedos business solutions gmbh Seite 3

4 1. Glücksspiel mit Verantwortung Die Casinos Austria AG (CASAG) und die Österreichische Lotterien GmbH (ÖLG) sind international anerkannte Unternehmen im Glücksspielbereich, die verantwortungsvoll, innovativ und partnerschaftlich agieren. Als Unternehmensgruppe bieten sie spielinteressierten Erwachsenen eine breite Palette an Spielen in höchster Qualität. Glücksspiel mit Verantwortung ist Grundlage des Handelns. Diese Haltung gegenüber den Stakeholdern wird in der Unternehmensgruppe tagtäglich gelebt und stellt die Basis aller Innovationen dar. Die Hauptaufgabe besteht darin, Spielteilnehmer vor einem Überangebot und vor unseriösen Anbietern im Glücksspielbereich zu schützen. Im Spannungsfeld zwischen Öffentlichkeit und Gewinn steht somit immer der Spieler an erster Stelle. Das Angebot der Unternehmensgruppe umfasst Lotteriespiele, Elektronische Glücksspiele, Sportwetten, Videolotterien und Casinospiele in Europa, Nordamerika und Australien. Die Geschäftsbereiche der Unternehmensgruppe umfassen: Casinos Austria Österreichische Lotterien Casinos Austria International Österreichische Sportwetten Win2day Videolotterien 2. Chancen- und Risikomanagement braucht kein Glück Das Enterprise Risk Management (ERM) von CASAG/ÖLG in der heutigen Form hat seinen Ursprung 2008, als die Anforderungen an das Risikomanagement aufgrund des URÄG (Unternehmensrechts- Änderungsgesetz) angepasst wurden. Dadurch wurde die Umsetzung eines Risikomanagements in der Unternehmensgruppe notwendig. Abgesehen von dieser gesetzlichen Veränderung nutzte CASAG/ÖLG die Entwicklungen um einen unternehmensweiten, einheitlichen und effizienten Prozess umzusetzen. Darüber hinaus können Anforderungen aus dem Informationssicherheitsmanagement sowie das Schaffen von Übersichtlichkeit, bezogen auf die bis dahin genutzten Tools, als Treiber für die Einführung des neuen ERM gesehen werden. Corporate Risk Managerin Ulrike Klari-Izundu beschreibt die Situation: Es war klar, dass mit dem Unternehmensrechts-Änderungsgesetz ein Risikomanagement Prozess in der Unternehmensgruppe umgesetzt werden muss, welcher in allen Geschäftsbereichen sehr strukturiert abläuft. Es wurde umgehend mit der Auswahl der Software begonnen, weil fest stand, dass aufgrund des Datenvolumens eine avedos business solutions gmbh Seite 4

5 Fehleranfälligkeit durch eine Datenhaltung in Excel gegeben ist und eine Vereinfachung durch ein Tool unumgänglich ist. Zu dieser Zeit gab es unzählige Excel-Anwendungen, die bis dahin genutzt wurden, und ein umfangreiches Volumen an unterschiedlichen Datenbeständen. Daher war die Datenhaltung in Excel fehleranfällig und somit verbesserungswürdig. Ulrike Klari-Izundu machte sich mit einem Team auf die Suche nach einer zukunftsträchtigen Lösung, die die Datenhaltung vereinfachte, eine zeitsparende Datenpflege ermöglichte und eine Vergleichbarkeit und sichere Verarbeitung der Daten erlaubte: Unser Ziel war es, alle Daten nach verschiedenen Kriterien zusammenfassen zu können und ein Gesamtrisiko nach dem Modell Best/Worst/Most Likely Cases berechnen zu können. Darüber hinaus sollten Monte Carlo Simulationen durchgeführt werden - deshalb war es besonders wichtig, dass die Bewertungen in allen Geschäftsbereichen einheitlich durchgeführt werden. Dabei sollte die Lösung diverse Anforderungen erfüllen: professionelles Benutzerberechtigungskonzept zur Verwaltung streng vertraulicher Daten standardisiertes Berichtswesen für den Vorstand Zugriff im In- und Ausland über browsergestütze Applikation Einbeziehung der Operations im Ausland - Zweisprachigkeit Quantifizierung - Bewertung der Risiken in Euro schnelle Verfügbarkeit der aktuellsten Daten gleichzeitige Abdeckung von ISRM (Informationssicherheits-Risikomanagement) und ERM, um Doppelinvestition zu vermeiden Benutzerfreundlichkeit Ausbaufähigkeit 3. Schritte zur optimalen Softwareplattform Das Marktscreening startete schnell und es wurde nach einer Internetrecherche eine Longlist aller in Österreich vertretenen Unternehmen, die im Bereich GRC tätig sind, erarbeitet. In weiterer Folge kamen Fragebögen zum Einsatz und die potenziellen Lieferanten wurden im Rahmen von Interviews eingestuft. Schließlich stand die Shortlist mit drei Unternehmen fest. Mit diesen Kandidaten wurden intensive Dialoge geführt, es wurden Teststellungen umgesetzt und die Passung für eine zukünftige Zusammenarbeit ermittelt. Zur Entscheidungsfindung wurde ein Bewertungsmodell herangezogen, im Rahmen dessen das Team Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Zukunftsfähigkeit, Kreditwürdigkeit, Referenzen, lokaler Geschäftssitz, Qualität der Kontakte, Ausbaufähigkeit der Software usw. bewertete. Außerdem spielte die Implementierungsdauer eine wesentliche Rolle, da der Projektplan einen kurzen Zeitraum von maximal avedos business solutions gmbh Seite 5

6 einem halben Jahr zur Einführung des neuen Tools vorsah. Das angewandte Bewertungsmodell lieferte eindeutige Ergebnisse und der Vorstand entschied sich in Abstimmung mit dem Projektteam schließlich für risk2value von avedos. Die ausschlaggebenden Gründe waren: generischer Aufbau des Systems, welches die gewünschte Methodik abbilden konnte hohe Flexibilität in Bezug auf die Anforderungen gutes Preis-Leistungsverhältnis und Investitionssicherheit zeitgemäßes Layout der Webapplikation zweckmäßiges Benutzerberechtigungskonzept Referenzliste vergleichbarer Unternehmen fachliche Kompetenz in Bezug auf Risk Management und hinsichtlich Fachfragen Output und Reporting konnte bereits im Verkaufsprozess näher dargestellt werden Das Screening- und Auswahlverfahren war bis Mai 2008 abgeschlossen, risk2value wurde im Juni gekauft, im Juli und August fand das Grob- und Feindesign statt, im Oktober stand ein Prototyp zur Verfügung, Ende Oktober lieferte das System erste Ergebnisse und im November ging die Plattform in den Live- Betrieb. Dieser straffe Zeitplan war für alle Beteiligten eine Herausforderung, doch avedos zeigte sich ausgesprochen flexibel und setzte die Pläne extrem rasch um. Ulrike Klari-Izundu erklärt: Wir konnten unseren individuellen, an die Anforderungen des Unternehmens angepassten Prozess, programmtechnisch kompromisslos umsetzen. avedos war bei allen Fragen rund um das Tool hilfreich, war oft vor Ort und unterstützte CASAG/ÖLG mit einer genauen Protokollierung während des Prototyping. Das Erfolgskonzept wurde schließlich 2010 in der gesamten Unternehmensgruppe implementiert, wie Ulrike Klari-Izundu ausführt: Im Jahr 2010 wurde das Risiko- und Chancenmanagement-Konzept der Unternehmensgruppe für alle Auslandsbetriebe der Gruppe der Casinos Austria International einheitlich umgesetzt. Die Implementierung umfasste eine theoretische und praktische Schulung von Methodik und Software der Risikoverantwortlichen. Durch die im Inland gewonnenen Erfahrungen konnte diese Phase von der Planung bis zum Echtbetrieb in insgesamt sechs Monaten abgeschlossen werden. 4. Vorteile für die Mitarbeiter Die Implementierung des neuen Prozesses wurde mit Initialworkshops angestoßen, die gleichzeitig der Risikoidentifikation dienten. Die Mitarbeiter erhielten eine gezielte Einschulung in das Thema Risikomanagement, wurden zu risiko- und chancenbewusstem Denken motiviert, führten eine Erhebung von Chancen und Risiken durch und erhielten eine kurze technische Einschulung in die Webanwendung. avedos business solutions gmbh Seite 6

7 In diesen praxisorientierten Workshops erkannten die Mitarbeiter schnell den Mehrwert des neuen Tools und waren innerhalb kürzester Zeit in der Lage, die Software zu bedienen. Zur Unterstützung der Mitarbeiter wurden ein ausführliches Handbuch in Deutsch und Englisch sowie Schulungsvideos erstellt, die in die Software eingebettet sind und bei akuten Fragen schnell Hilfestellung leisten. Das wichtigste Erfolgskriterium war die persönliche Einschulung aller Mitarbeiter, denn durch die Beteiligung an den Workshops und die Möglichkeit, die Vorteile der Plattform selbst zu entdecken, wurden die Mitarbeiter ins Team geholt. Ulrike Klari-Izundu stellt fest: Insgesamt sind in risk2value durchschnittlich rund 130 User (Risk Owner, Evaluation User, Risk Controller und Risk Manager sowie deren Stellvertreter) zugriffsberechtigt. Die Arbeit mit der Softwareplattform risk2value entwickelt sich von Jahr zu Jahr weiter. Die Arbeit ist effizienter, die Daten sind jederzeit strukturiert abrufbar, die Kommunikation zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen wurde beschleunigt, die Fehleranfälligkeit ist erheblich geringer, die Maßnahmenverfolgung ist einfacher und es konnte Schriftverkehr sowie -Verkehr eingespart werden. 5. Aufgaben des Enterprise Risk Management Das Enterprise Risk Management von CASAG/ÖLG ist in eine Matrixorganisation eingebettet und organisatorisch im Bereich Group Controlling verankert. Die Aufgaben lassen sich in folgende Themenblöcke gliedern: Management des Routineprozesses: Risikoidentifikation, Bewertung/Analyse, Monitoring und Reporting Steigerung der Risiko- und Chancenawareness der Fach- bzw. Geschäftsbereiche Förderung von risiko- und chancenaffinem Handeln Laufende Optimierung und Weiterentwicklung des Programms, des Systems und der Prozesse Abstimmung mit Softwareunternehmen inkl. Testberichte und Ergebniskommunikation Kommunikation mit den Risikoverantwortlichen Ergebniskommunikation Das Risiko- und Chancenmanagement ist mit dem Controlling-Prozess verschränkt, das heißt, dass zu den Budgetierungsterminen vor- bzw. nachgelagert auch Risikoerhebungen stattfinden. Jährlich im Frühjahr wird eine Vollerhebung durchgeführt, während die Assessments im Winter aktualisiert werden. Die Mitarbeiter geben also zweimal jährlich Daten ins System ein, wobei sie bei Fragen von einer kompetenten Hotline unterstützt werden. Die Softwareplattform ist in Ländern innerhalb und außerhalb Europas im Einsatz, Ulrike Klari-Izundu dazu: avedos business solutions gmbh Seite 7

8 risk2value ist derzeit in 30 Operations in Australien, Belgien, Kanada, Dänemark, Deutschland, Tschechische Republik, Schweiz, Ungarn und den USA in regelmäßig wiederkehrenden Assessments im Einsatz. Einmal jährlich findet ein Statusmeeting statt, bei dem Neuerungen bekannt gegeben werden, Feedback eingeholt wird und Abläufe hinterfragt werden, um die Weiterentwicklung des gesamten Prozesses voranzutreiben. Das ERM profitiert in vielfältiger Weise von der Abbildung in risk2value: einfache, schnelle Abwicklung der Assessments Kommunikation kann sich auf die Inhalte fokussieren verbesserte Berichte schnelle Verfügbarkeit aktueller Daten für Analysen (z.b. Simulationen, Ad hoc Abfragen zu bestimmten Themen durch Revision, Vorstand, externe Prüfer) einfachere und effiziente Abläufe hohe Datensicherheit 6. Aktuelle Entwicklungen und zukünftige Trends In der näheren Zukunft wird die Archivierung einen immer wichtigeren Stellenwert einnehmen. Dabei geht es vor allem darum, einzelne Punkte nachzuvollziehen und Fragen dazu zu beantworten: Wann ist der Risiko/-Chancenbereich erstmalig aufgetaucht? Wie wurde damals bewertet? Welche Maßnahmen wurden damals umgesetzt? usw. Ein weiterer wesentlicher Punkt betrifft den Maßnahmensteuerungsprozess. Dieser wird durch das Risikomanagement engmaschiger überwacht, weil das der Kernpunkt von Chancen- und Risikomanagement ist. Es wird noch genauer zu überprüfen sein, welche Maßnahmen getroffen werden und wie effizient, effektiv und kostengünstig diese Maßnahmen tatsächlich sind. risk2value wird von avedos laufend weiterentwickelt und fokussiert dabei unter anderem auf die Bereiche Maßnahmenplanung und Reporting. Darüber hinaus wird die Verknüpfung mit anderen Systemen angedacht (z.b. mit Finanzsoftwaresystemen), um Doppelarbeiten zu vermeiden und noch effizienter zu werden. Außerdem ist die Weiterentwicklung des Berichtswesens ein zentrales Thema für CASAG/ÖLG. Es findet eine laufende Anpassung an Anforderungen der Zielgruppen, deren Interesse an Informationen aus risk2value kontinuierlich steigt, statt. Die Zusammenarbeit von CASAG/ÖLG und avedos wird also auch in Zukunft von gemeinsamen Innovationen und Neuerungen im Bereich ERM geprägt sein. avedos business solutions gmbh Seite 8

9 7. Über avedos avedos ist ein innovatives Softwareunternehmen, das sich auf Governance, Risk und Compliance (GRC) spezialisiert hat. Das Unternehmen bietet seinen Kunden flexible Softwarelösungen, mit denen GRC Prozesse dargestellt und verwaltet werden. Dadurch werden Synergiepotenziale geschaffen, Risiken frühzeitig erkannt und Chancen optimal genutzt. Das zugrunde liegende Konzept für die Softwareplattform risk2value wurde von Samuel Brandstätter, einem der Inhaber und Geschäftsführer von avedos, entwickelt. risk2value bietet umfangreiche Anwendungsmöglichkeiten im GRC-Bereich und verfolgt einen richtungsweisenden Ansatz, der die individuellen Kundenanforderungen flexibel abbildet. Zu den wichtigsten Bereichen zählen vor allem Enterprise Risk Management, Informationssicherheitsmanagement-System, Compliance Management, Internes Kontrollsystem und Audit Management. Das Unternehmen avedos verschreibt sich seit 2005 der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Softwareplattform risk2value, um seinen Kunden eine anpassungsfähige, integrierte GRC-Suite zur Verfügung zu stellen. Zu den Kunden zählen die weltweit größten und erfolgreichsten Automobilhersteller, Versicherungen, Telekommunikations- und Handelsunternehmen. Darüber hinaus konnten Kooperationen mit bewährten Beratungspartnern nachhaltig etabliert werden, um die gesamte GRC-Value Chain für den Kunden abzudecken. Die avedos Softwarelösungen fungieren als Bindeglied zwischen operativen Ebenen und dem Top- Management. Sie ermöglichen risikobewusste und nachvollziehbare Entscheidungen in einer komplexen Unternehmensumwelt durch objektive Argumentation und Dokumentation. risk2value schafft somit die Grundlage für eine proaktive Unternehmensführung in einem vielschichtigen Wirtschaftsumfeld. Weitere Informationen unter: avedos business solutions gmbh Seite 9

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