Gehaltsspiegel für Büro und Assistenz

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1 Gehaltsspiegel für Büro und Assistenz 11 A Robert Half Brand

2 Office Management Teamassistenz Office Assistant Office Manager Fremdsprachenassistenz/-sekretär Sachbearbeiter Auftragsabwicklung Vorwort Assistenz Geschäftsführung Qualifizierte Bürofachkräfte sind der Dreh- und Angelpunkt eines jeden Unternehmens. Assistenten, Sachbearbeiter und Sekretäre* kümmern sich heute nicht mehr nur um Briefverkehr und Ablagesystem. Neue Unternehmens- und Führungsstrategien haben ihre Rolle innerhalb der Unternehmen aufgewertet. Von ihnen wird zunehmend eigenverantwortliches Handeln, selbständiges Entscheiden oder auch die Delegation von Aufgaben sowie die Beratung von Kollegen und sogar Vorgesetzten erwartet. Bürofachkräfte müssen also mehrere wichtige Rollen gleichzeitig übernehmen: Sie müssen Organisationstalente sein, als Ansprechpartner für Personalfragen, Kundenbeschwerden oder Reisemanagement fungieren und das Zeitmanagement koordinieren. Um dieser gestiegenen Verantwortung gerecht zu werden, sollten Unternehmen mit konkurrenzfähigen Gehältern und Zusatzleistungen die besten Büroangestellten für sich gewinnen. August 10 online durchgeführt wurde. Insgesamt wurden für die vorliegende Übersicht mehr als anonyme Fragebögen aus Deutschland ausgewertet. Zudem wurden die Erfahrungen unserer Personalberater aus mehreren hundert Personalgesprächen in die Analyse mit einbezogen. Inhalt Auf den folgenden Seiten bietet der Gehaltsspiegel für Büro und Assistenz 11 neben den Entlohnungstabellen auch Daten zu freiwilligen Zusatzleistungen und Qualifikationen für 22 verschiedene Positionen. Die Tabelle zeigt Grundgehälter in Abhängigkeit von der Berufserfahrung. Einen Überblick über die häufigsten freiwilligen Zusatzleistungen gibt das Diagramm Zusatzleistungen. Besonders weit verbreitet sind Weihnachts- und Urlaubsgeld, vermögenswirksame und flexible Arbeitszeiten. Direktversicherung Doch wie hoch sind die branchenüblichen Gehälter? Welche freiwilligen Zusatzleistungen bieten Unternehmen, um ihre besten Talente zu binden? Unsere Übersicht beantwortet diese Fragen und gibt einen Überblick über die Einkommensstruktur auf dem Arbeitsmarkt für Bürofachkräfte. Über die Befragung OfficeTeam präsentiert 11 zum ersten Mal die Ergebnisse einer bundesweiten Gehaltsumfrage für Bürofachkräfte, die von Juni bis * Weibliche und männliche Mitarbeiter Das Schaubild Qualifikationen spiegelt den prozentualen Anteil erfolgreich abgeschlossener Aus- und en wider. Die zeigen, wie viele Mitarbeiter 10 eine Gehaltserhöhung erhalten haben, wie hoch der variable Anteil am Gehalt ist und wie viel Berufserfahrung die Befragten mitbringen. Auf den Seiten 10 und 11 der Broschüre finden sich Tätigkeitsbeschreibungen der aufgeführten Positionen. Prozent der Mitarbeiter im Office Management haben in den vergangenen zwölf Monaten eine Gehaltserhöhung bekommen. Sie lag im Durchschnitt bei 5,2 Prozent. 13 Prozent der Befragten erhalten einen variablen Gehaltsanteil. Dieser liegt bei durchschnittlich 13,4 Prozent des Jahreseinkommens. Die Mitarbeiter im Office Management haben durchschnittlich 9,4 Jahre Berufserfahrung. 2 Gehaltsspiegel für Büro und Assistenz 11 3

3 Sekretariat Sekretär Abteilungssekretär Partnersekretär Vorstandssekretär Personalbereich Personalsachbearbeiter Assistenz Personalleiter HR-Administrator Personalreferent Rechtsanwalts-/ Notariatsfachangestellter < Direktversicherung Prozent der Mitarbeiter im Sekretariat haben im vergangenen Jahr mehr Gehalt bekommen. Die Steigerung betrug durchschnittlich vier Prozent. Zehn Prozent der Befragten profitieren von einem variablen Gehaltsanteil. Dieser liegt bei elf Prozent. Die Berufserfahrung in den Sekretariatsberufen beträgt im Durchschnitt 10,2 Jahre. 48 Prozent der HR-Mitarbeiter haben in den vergangenen zwölf Monaten eine Gehaltserhöhung bekommen. Sie lag im Durchschnitt bei 4,2 Prozent. 27 Prozent der Personalprofis erhalten einen variablen Gehaltsanteil. Dieser liegt bei 12 Prozent des Jahreseinkommens. Die befragten Personalexperten können auf eine Berufserfahrung von durchschnittlich neun Jahren zurückblicken. 4 Gehaltsspiegel für Büro und Assistenz 11 5

4 Marketing & PR Marketing-/PR-Assistenz Vertrieb Vertriebsassistenz Mitarbeiter Vertriebsinnendienst Sachbearbeiter Vertrieb Firmenhandy Fast ein Drittel der Mitarbeiter in Marketing & PR hat vergangenes Jahr eine Gehaltserhöhung bekommen. Sie lag bei durchschnittlich 3,6 Prozent. Sieben Prozent der Befragten erhalten einen variablen Gehaltsanteil von durchschnittlich 16 Prozent. Die durchschnittliche Berufserfahrung in Marketing & PR beträgt 8,2 Jahre. 30 Prozent der Vertriebsmitarbeiter konnten sich im vergangenen Jahr über mehr Gehalt freuen. Im Durchschnitt betrug die Steigerung fünf Prozent. Fast jeder Fünfte erhält einen variablen Gehaltsanteil von durchschnittlich 19 Prozent. Die Vertriebsprofis haben im Durchschnitt eine Berufserfahrung von 8,3 Jahren. 6 Gehaltsspiegel für Büro und Assistenz 11 7

5 Einkauf Einkäufer Logistik/Import-Export Sachbearbeiter Logistik Import-/Exportsachbearbeiter Direktversicherung Prozent der Mitarbeiter im Einkauf haben im vergangenen Jahr eine Gehaltserhöhung bekommen. Sie lag bei durchschnittlich sieben Prozent des Jahreseinkommens. 22 Prozent haben einen variablen Gehaltsanteil, der im Durchschnitt bei 12,5 Prozent liegt. Die Mitarbeiter im Einkauf haben im Durchschnitt 9,2 Jahre Berufserfahrung. Jeder Zehnte der befragten Mitarbeiter in Logisitk und Import/Export hat in den vergangenen zwölf Monaten eine Gehaltserhöhung bekommen. Durchschnittlich betrug sie 5,5 Prozent. Neun Prozent der Mitarbeiter erhalten einen variablen Gehaltsanteil von durchschnittlich 16 Prozent. In der Logistik und im Import/Export sind die Befragten im Durchschnitt seit 7,3 Jahren beschäftigt. 8 Gehaltsspiegel für Büro und Assistenz 11 9

6 Tätigkeitsbeschreibungen Die Teamassistenz übernimmt eigenständig alle anfallenden kaufmännischen Büro- und Verwaltungsaufgaben. Sie erstellt Protokolle, Präsentationsunterlagen und erledigt die gesamte Korrespondenz, oft auch auf Englisch. Die Teamassistenz koordiniert Termine und bereitet Geschäftsreisen sowie Besprechungen vor. In manchen Unternehmen gehört es auch zu ihren Aufgaben, Veranstaltungen zu organisieren und zu betreuen, Datenbanken zu pflegen und Webseiten zu aktualisieren. Die Aufgaben des Office Assistant sind Schreibarbeiten und die Organisation der Ablage. Er/sie koordiniert Termine und organisiert Meetings, betreut und bewirtet Gäste. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene im Bereich Bürokommunikation, sehr gute PC- und Rechtschreibkenntnisse. Gefragte Soft Skills sind Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit. Der Office Manager ist der organisatorische Kopf des Büros. Auf seinem Schreibtisch laufen alle Fäden zusammen. Zu den Aufgaben des Office Managers gehören, das Büro zu leiten, eigenständig zu arbeiten, kreative Lösungen zu finden und auch im Chaos nicht den Überblick zu verlieren. Neben guten PC-Kenntnissen sollte er auch Fremdsprachen beherrschen. Zu den notwendigen Soft Skills zählen Organisationstalent, Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke. Fremdsprachenassistenten müssen mindestens eine Handelsfremdsprache perfekt beherrschen, oft werden aber bis zu drei Fremdsprachen verlangt. Sie arbeiten mit Führungskräften zusammen und übernehmen den gesamten fremdsprachigen Schriftverkehr. Zu ihren Aufgaben gehört auch das Verfassen von Protokollen. Fremdsprachensekretäre organisieren Geschäftsreisen sowie Besprechungen und Konferenzen. Sie planen Besuche ausländischer Gäste und übernehmen dabei Dolmetschertätigkeiten. Der Sachbearbeiter Auftragsabwicklung ist für die Annahme, Erfassung, Verfolgung und Abwicklung von Aufträgen verantwortlich. Zu seinen weiteren Aufgaben zählen die Kundenbetreuung und -beratung. Idealerweise verfügt der Sachbearbeiter über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Erwartet werden gute PC- und Englisch-Kenntnisse, Teamfähigkeit, Flexibilität und Kommunikationsstärke sowie oft auch SAP-Kenntnisse. Die Assistenz der Geschäftsführung unterstützt den Geschäftsführer in operativen, konzeptionellen und planerischen Aufgaben. Sie arbeitet also den Vorständen zu und unterstützt sie inhaltlich. Die Geschäftsführunsassistenz leitet eigene Projekte und führt selbständig Recherchearbeiten durch. Sie hat oft einen sabschluss und verfügt über gute Analyse- und Argumentationsfähigkeit. Die Aufgaben eines Sekretärs sind vorwiegend allgemeine Büroarbeiten, wie kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten und Korrespondenz. Neben der Arbeit am Computer sind Sekretäre für die Anfertigung von Protokollen nach Besprechungen oder den Empfang von Gästen zuständig. Sekretär an sich ist kein Ausbildungsberuf. Vorausgesetzt wird der Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung. Darüber hinaus können en im Sekretariatsbereich absolviert werden. Der Abteilungssekretär kümmert sich um alle Belange der Abteilung, in der er eingesetzt ist. Er ist direkt dem Abteilungsleiter unterstellt. Er übernimmt hier alle Aufgaben, die im Sekretariat anfallen: Schreibtätigkeiten, Terminkoordination, usw.. Der Abteilungssekretär hat in der Regel eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf. Als Partnersekretäre werden oft Generalisten mit guten Sekretariatskenntnissen gesucht. Zu den Aufgaben gehören nicht nur klassische Sekretariatsarbeiten, sondern auch organisatorische und koordinatorische Tätigkeiten. Der Partnersekretär ist verantwortlich für die Bearbeitung der Korrespondenz (oft auch in Fremdsprachen), die Koordination von Terminen und Reisen oder Kostenrechnungen. Voraussetzung ist mindestens eine kaufmännische Ausbildung und gewünscht wird oft auch eine Sekretariatsweiterbildung. Das Sekretariat des Vorstands ist die zentrale Anlaufstelle für die vielfältigen internen und externen Aufgaben eines Unternehmens. Neben den klassischen Sekretariatsaufgaben, wie Postbearbeitung, Termin- und Reiseplanung, Gästebetreuung, Ablage- und Dokumentenmanagement, organisiert der Vorstandssekretär den reibungslosen Tagesablauf und entlastet den Vorstand. Er vertritt dabei intern wie extern mit Geschick, Freundlichkeit, Verbindlichkeit und bei Bedarf auch mit Nachdruck die Interessen des Unternehmens. Der Vorstandssekretär verfügt über überdurchschnittliche Analysefähigkeit, hohe Einsatzbereitschaft und Identifikation mit dem Unternehmen. Die Assistenz des Personalleiters unterstützt ihn in allen täglich anfallenden Aufgaben: Auswahl von Bewerbern, Führen der Krankheits- und Urlaubslisten, Pflege der Personaldatenbank, Organisation und Unterstützung in der Durchführung von internen Meetings und Trainings. Die HR-Assistenz hat meist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und ist kommunikationsstark. Der Personalsachbearbeiter übernimmt alle Aufgaben im Bereich der Personalplanung, -beschaffung, -verwaltung und -entwicklung. Darüber hinaus vereinbart er Termine für Vorstellungsgespräche und legt Schulungen fest. Er rechnet außerdem die Kosten für Dienstreisen und Schulungen oder sveranstaltungen ab. Zu den Tätigkeiten des Personalsachbearbeiters gehört auch das Erstellen von Arbeitsverträgen und Zeugnissen sowie das Ausstellen von Bescheinigungen. Der HR-Administrator begleitet den gesamten Rekrutierungsprozess: Von der telefonischen Terminvereinbarung bis zur Erstellung von Arbeitsverträgen. Er ist verantwortlich für die Pflege der Personalakten, die Stammdatenpflege und das Berichtwesen und erstellt Bescheinigungen. Der HR-Administrator hat oft eine kaufmännische Ausbildung absolviert und hat sehr gute Englisch- und PC-Kenntnisse. Er zeichnet sich aus durch Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit, Engagement und Verantwortungsbewusstsein. In den Zuständigkeitsbereich des Personalreferenten fallen Personalbedarfsermittlung, -beschaffung, -einsatz und -entwicklung. Teilweise übernimmt er auch Verwaltungs-, Marketing- und Controllingaufgaben. Als Personalreferent sollte man team- und kommunikationsfähig sein. Durch den Einsatz von Informationstechnologien bei der Personalverwaltung und -auswahl gehört auch der Umgang mit Computern zum Berufsalltag. Die Marketing- und PR-Assistenz nimmt eine wichtige administrative und organisatorische Funktion für den Außenauftritt eines Unternehmens wahr. Der Mitarbeiter unterstützt das Team bei der Umsetzung aller Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen sowie bei der Erstellung von Marketingmaterialien, Präsentationen und Newslettern. Oft ist die Assistenz auch involviert in die Organisation von Veranstaltungen und Messen. Auch in die Nutzung sozialer Netzwerke und die Pflege der Website wird der Marketing- und PR-Assistent einbezogen. Die Vertriebsassistenz unterstützt die Vertriebsleitung bei der Planung und Steuerung. Oft verfügt sie über modernes Marketing-Know-How und betriebswirtschaftliche Kompetenzen, um so die Vertriebsleitung zu entlasten. Sie erstellt Vertriebsstatistiken und wickelt den Schriftverkehr ab, außerdem beherrscht sie die gängige Betriebssoftware und spezielle Programme zur Vertriebssteuerung. Zu ihren Aufgaben gehört auch die Kundenberatung per oder Telefon. Beim Zusammenstellen von Verkaufstouren beweist die Vertriebsassistenz organisatorisches Geschick. Die Aufgaben eines Mitarbeiters Vertriebsinnendienst umfassen die Zusammenarbeit mit dem Außendienst, das Erstellen von Angeboten und deren Verwaltung und Nachverfolgung. Er nimmt Anfragen und Bestellungen entgegen, pflegt die Stammdaten und bearbeitet Reklamationen. Dafür sind gute EDV-Kenntnisse und eine hohe Kunden- und Serviceorientierung sowie eine präzise und effiziente Arbeitsweise notwendig. Der Sachbearbeiter Vertrieb bearbeitet einen festen Kundenstamm, kann aber auch bei der Neukundengewinnung eingesetzt werden und unterstützt den Vertriebsleiter. Er bereitet Kundentermine vor und erstellt Präsentationen. Der Vertriebssachbearbeiter ist darüber hinaus verantwortlich für die Angebotserstellung, die Abwicklung von Aufträgen und die Reklamationsbearbeitung. Er arbeitet sehr eng mit anderen Abteilungen im Unternehmen zusammen. Vorausgesetzt wird meist eine kaufmännische Ausbildung. Als Einkäufer werden die Mitarbeiter eines Unternehmens bezeichnet, die für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen zuständig sind. Es wird zwischen strategischen und operativen Einkäufern unterschieden. Strategische Einkäufer arbeiten konzeptionell und gestalten die Prozesse der Beschaffung. Operative Einkäufer sind für die Ausführung der Einkaufstätigkeiten zuständig. Einkäufer haben oft eine Ausbildung zum Industriekaufmann oder Betriebswirt. In großen Unternehmen ist fast immer ein Studium Voraussetzung. Die Aufgabe eines Sachbearbeiters Logistik ist es, bei der Entwicklung logistischer Konzepte zu unterstützen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Reduzierung und Begrenzung von Lagerhaltungskosten. Der Sachbearbeiter Logistik hilft darüber hinaus dabei, den Materialeinkauf zu planen und die Verpackung und den Transport von Produkten festzulegen. Import-/Exportsachbearbeiter beraten Unternehmen im Außenhandelsgeschäft. Sie sorgen für die logistische Durchführbarkeit von Projekten auch bei zoll- und steuerrechtlichen Besonderheiten des Ziellandes. Sie bereiten Kooperationen mit Außenhandelsunternehmen vor und wickeln Export- und Importgeschäfte ab. Import-/Exportsachbearbeiter arbeiten bei Logistik- und Transportunternehmen, Speditionen, aber auch bei Dienstleistungs- und Produktionsunternehmen. Alle Tätigkeitsbeschreibungen beziehen sich auf weibliche und männliche Mitarbeiter. 10 Gehaltsspiegel für Büro und Assistenz 11 11

7 Mehr als 3 Büros weltweit Australien Belgien Deutschland Frankreich Großbritannien Niederlande Schweiz Tschechische Republik USA Ihre persönlichen Berater sind vor Ort für Sie da BERLIN +49 (0)30 / FREIBURG +49 (0)761 / MÜNCHEN +49 (0)89 / DÜSSELDORF +49 (0)211 / HAMBURG +49 (0)40 / STUTTGART T: +49 (0)711 / ESSEN +49 (0)1 / KÖLN T: +49 (0)221 / WIESBADEN T: +49 (0)611 / FRANKFURT T: +49 (0)69 / MANNHEIM T: +49 (0)621 / Robert Half A division of Robert Half Deutschland GmbH & Co. KG A Robert Half Brand

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