ERP. TUDo. Sigrun Hauffe Annette Polte Dresden, 06. September2013. KOPRA-Nutzergruppe

Transkript

1 ERP TUDo Sigrun Hauffe Annette Polte Dresden, 06. September2013 KOPRA-Nutzergruppe

2 NEWS Die zugänglichen Transaktionen für KOPRA-Nutzer wurden erweitert. KOPRA-Nutzer haben zusätzliche Info-User-Rollen erhalten. Das Modul für die Reisekosten wird frühestens ab an den Start gehen. Die Personalstammdaten sind im System, bis Ende August erfolgt die Prüfung und Korrektur, danach muss noch die Freigabe erfolgen. Als nächster Schritt müssen die Datensätze zu den Zahlungen der Personalkosten eingespielt werden, das beansprucht pro Monat inkl. Prüfung mind. 3 Arbeitstage. Verfügbarkeit von Personalkosten im System daher frühestens Ende September. Entsprechende Berichte sind vorbereitet. Webseite mit Infos zum KOPRA-Berichten ist online. 2

3 Absprung auf Rechnung mit Bestellbezug Bestellung in SAP Ausweis als Obligo kein Absprung in den Ursprungsbeleg möglich Rechnung für Bestellung Ausweis im IST (51er Belegnummern) Absprung auf die Rechnung möglich (MIR4) Ausnahme: Lagermaterial, ZIH 3

4 Absprung auf Rechnung mit Bestellbezug Anzeige der Rechnungen mit Bestellbezug Doppelklick auf entsprechende Zeile 4

5 Absprung auf Rechnung mit Bestellbezug Anzeige des Rechnungsbeleges Es können Folgebelege angezeigt werden. Doppelklick auf gewünschten Beleg 5

6 Absprung auf Rechnung mit Bestellbezug Anzeige des Buchhaltungsbeleges Durch Doppelklick auf die Position 1 erfolgt die Anzeige des zugehörigen Einzelbelegs 6

7 Absprung auf Rechnung mit Bestellbezug Hier sind jetzt zusätzliche Daten ersichtlich, so z. B. das Zahldatum (Ausgleich) 7

8 Anlagennummer anzeigen Die Inventarnummer der Anlage ist derzeit nur in den FI-Einzel-Belegen verfügbar Absprung aus dem Einzelposten in den FI-Beleg durch Doppelklick auf Position 2 8

9 Überwachung Ausgangsrechnungen Vorerfassungstool: SAP: Alle Rechnungen mit dem Status abgeschlossen sind in SAP gebucht, haben eine Belegnummer und sind abgesandt. Abgeschlossene Ausgangsrechnungen erscheinen im KOPRA-Summenbericht /TUD/PSP im IST Datum des Zahlungseingangs und Rechnungsnummer kann im FI-Beleg in der Position 1 eingesehen werden Abgeschlossene Anzahlungsrechnungen (bei Projekten mit Teilzahlungen) werden erst nach Zahlungseingang sichtbar noch im Test 9

10 Stand Einpflegen von Bewilligungsdaten In der Planversion 0 sollen die Budgets aus den laufenden Bewilligungen in D1 und EPC eingepflegt werden. Für BMBF, Auftragsforschung, DAAD und EU-Bereich läuft das schon. Weitere folgen. Für Altprojekte (Beginn vor 2013) sollen die Bewilligungen und die aufgelaufenen Ausgaben und Einnahmen programm- und bedarfsorientiert erfolgen. derzeit noch nicht umgesetzt Für Altprojekte wurde ein entsprechender Bericht zur Verfügung gestellt. /TUD/PSP_ALT 10

11 Einzelposten Obligo CJI5 Um wirklich alle noch offenen Bestellungen im Bericht zu sehen, muss der Zeitraum entsprechend gewählt werden! Das erwartete Belastungsdatum liegt gewöhnlich in der Zukunft, da es sich hier um das erwartete Buchungsdatum handelt! 11

12 Zusätzliche Info-User-Rollen Die zugänglichen Transaktionen für KOPRA-Nutzer wurden erweitert. KOPRA-Nutzer haben zusätzliche Info-User-Rollen erhalten. 12

13 Zusätzliche Info-User-Rollen empfohlene Transaktionen aus dem Menü Info-User PS (am besten als Favoriten speichern) KAH3 - Kostenartengruppe anzeigen CJ13 PSP-Element anzeigen CN41N - Projektstrukturübersicht S_ALR_ Ist/Obligo/Summe/Plan RPP0 - Infosystem Proj.: Voreinstellungen hier können Sie sehen welche Kostenarten (Sachkonten) in den Kostenartengruppen für die einzelnen Mittelgeber hinterlegt sind Stammdatenbericht für PSP-Elemente nur bedingt nutzbar, da mehr angezeigt wird, als zu Ihrer Kostenstelle gehört. analog KOPRA- Bericht, nur ohne GesamtBewilligung hier können Sie persönliche Voreinstellungen wie Planversion und Geschäftsjahr vornehmen 13

14 Zusätzliche Info-User-Rollen empfohlene Transaktionen aus dem Menü Info-User CO (am besten als Favoriten speichern) KAH3 - Kostenartengruppe anzeigen KSB1 - Kostenstellen Einzelposten Ist KSB2 - Kostenstellen Einzelposten Obligo RPP0 - Infosystem Proj.: Voreinstellungen hier können Sie sehen welche Kostenarten (Sachkonten) in den Kostenartengruppen für die einzelnen Mittelgeber hinterlegt sind Einzelposten Kostenstellen Obligos Kostenstellen hier können Sie persönliche Voreinstellungen wie Planversion und Geschäftsjahr vornehmen 14

15 NETTO, BRUTTO, SKONTO Netto: Rechnungsbetrag ohne MwSt. Brutto: Rechnungsbetrag mit MwSt. Skonto: Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag bei Zahlung innerhalb einer best. Frist Wir sind verpflichtet, bei jeder Rechnung den Skonto zu ziehen, da viele Mittelgeber das so fordern. Netto 100,00 + MwSt. 19% +19,00 = Brutto 119,00 Rechnungsbetrag - Skonto 2% - 2,38 = Zahlbetrag 116,62 15

16 NETTO, BRUTTO, SKONTO Was wird in den Einzelpostenberichten dargestellt? Zahlungen im hoheitlichen Bereich (z.b. Haushalt, BMBF, DFG, Land) Brutto - Skonto = Zahlbetrag im FI-Beleg sind dann Zahlbetrag, Brutto-Rechnungsbetrag und Skonto sichtbar Steuerkennzeichen (Spalte ST) V0 = Vorsteuer 0% Zahlungen im wirtschaftlichen Bereich (z.b. Auftragsforschung, Dienstleistungen) Brutto (Skonto) MwSt. = Zahlbetrag im FI-Beleg sind dann Zahlbetrag, Brutto-Rechnungsbetrag, Vorsteuer und ggf. Skonto sichtbar Steuerkennzeichen (Spalte ST) z.b V1 = Vorsteuer 19% 16

17 Wünsche und ihre Umsetzung Wunsch Rechnungsnummer des Lieferanten in Bericht Dienstreisen Name, Ort, Zeitspanne Summenbericht Reisekosten 17 Technische Realisierbarkeit im Modul COPS Nicht möglich, Information liegt nicht vor Informationen derzeit in SAP nicht vorhanden, später Berechtigungsproblem Informationen derzeit in SAP nicht vorhanden Wie weiter? Auf Wunschliste für Belegliste (programmierter Bericht) Auf Wunschliste Auf Wunschliste, Prüfung nach Produktivgang des Moduls Stammdatenberichte vorhanden In Genehmigung KSB1 in KOPRA-Rolle Berechtigungsproblem wg. Personaldaten In Diskussion Inventarnummer in Belegliste Programmierung Zwischenlösung siehe Folie Zahlungsinformation Zahlungsausgänge Zahlungsinformation Zahlungseingänge Nicht möglich, Information liegt in COPS nicht vor In Diskussion Zwischenlösung siehe Folie