Die Zukunft gemeinsam gestalten

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1 Umsetzung Reform Die Zukunft gemeinsam gestalten Phase l (Februar Juni 2016) Prozess Konsens/Schwergewichtsbildung Dialog mit den Berufsgruppen Fachdialog Buchhaltung Gesprächsnotiz Erstellt am: 20. April 2015 Erstellt von: moderat GmbH Hinweis für die Lesbarkeit der Fotoprotokolle: Für eine gute Ansicht von Bildern und Fotos am Bildschirm verwenden Sie bitte die Ctrl.-Taste. Diese Taste drücken und das Mausrad nach vorne drehen = vergrössern. 1/5

2 Datum 16. April 2015 Zeit bis Ort Kirchgemeindehaus Aussersihl TeilnehmerInnen rund 7 MitarbeiterInnen aus dem Fachbereich Rechnungswesen und Kirchengutsverwaltung, plus Personen aus der Arbeitsgruppe Personal, Finanzen sowie aus der Geschäftsstelle des Stadtverbandes Ziele des Fachdialogs 1. Die 25 Aufgaben der Gegenwart und der Zukunft (gemäss 1. GGK) sind bekannt und können eingeordnet werden. 2. Die Aufgaben und Herausforderungen der jeweiligen Berufsgruppen sind überprüft, ergänzt und falls nötig korrigiert. 3. Erste Ideen für die zukünftige Zusammenarbeit und Entwicklung sind gesammelt. 4. Wesentliche Anliegen für den weiteren Prozess sind abgeholt. Stand im Prozess Andreas Hurter erläutert die drei Phasen und den Grund, warum die Reform in vier Jahren durchgeführt werden soll. Ab soll es losgehen. Wahrscheinlich ist dann noch nicht alles perfekt. Alles muss sich einspielen und dieser Prozess benötigt Zeit. Phase 1 bis Mitte 2016 / Überbau: Geplant ist gemäss Auftrag ZKP eine Exekutive und eine Legislative (Parlament). Wir definieren die Anzahl Kirchenkreise (in der Abstimmung war von Teilgemeinden die Rede), wo die Arbeit an der Basis stattfinden soll. Die Arbeitsgruppe Governance überlegt sich sinnvolle Organisationsstrukturen. Aus diesem ganzen Prozess resultiert die Kirchgemeindeordnung, die per Volksabstimmung abgesegnet werden muss. Good Governance bedeutet etwas salopp gesagt Gutes Regieren. Das heisst, wir müssen clevere und gute Spielregeln miteinander abmachen, um gut zusammenarbeiten zu können. Uns ist wichtig, dass wir von Ihnen an der Front erfahren, was Sie bewegt und was für Sie wichtig ist. Dies ist eine Einladung an Sie, den Gesamtbau mitzugestalten. Phase 2: Wir beginnen die Arbeit in den neu definierten Kirchenkreisen. Phase 3: Umsetzung des ganzen Prozesses Die Verantwortung der Kirchenpflege wie auch aller anderen Funktionen bleibt bis 2018 bestehen. Es ist hingegen wichtig, dass wir jetzt schon beginnen, das Neue zu denken, diese neuen konkreten Zusammenarbeitsformen zu proben und zu sehen, ob es funktioniert oder nicht. Rückmeldungen zu den Ergebnissen der 1 GGK Roman Dellsperger informiert über die 1. GGK und die Ergebnisse. Wichtig scheinen die Themen Marketing, Sichtbarkeit und Öffentlichkeitsarbeit zu sein. Etwas überraschend ist diese Aufgabe ins Zentrum gerückt. Die Arbeitsatmosphäre und die Freude, zusammen etwas Neues zu schaffen, waren an der 1. GGK spürbar. Der Austausch nach der 1. GGK machte vielen bewusst, dass es sich um einen gemeinsamen Reformprozess handelt und nicht eine Idee von oben. Die Anwesenden bestätigen, dass die Grossgruppenkonferenz bei den Teilnehmenden sehr gut angekommen ist. Hingegen ist die Präsentation des Stadtverbandes zuhanden der 2/5

3 Präsidien für die Kirchgemeindeversammlung zu kompliziert. Der Aufbau muss einfacher werden. Dies wird für die 2. GGK aufgenommen. Ideen für die Zusammenarbeit in Zukunft und Anliegen an den Prozess In Gruppen diskutieren die Fachpersonen, was ihnen wichtig ist; - Die Zentralisierung ermöglicht die Bündelung von Ressourcen und einen Freisetzungseffekt für Substrukturen. - In einer grossen Einheit gibt es mehr Möglichkeiten, Wirkung zu erzielen. - Die Budgetverantwortung muss auf allen Stufen geklärt werden. - Es sollen einheitliche Prozesse entwickelt und optimiert werden (Finanzen, Liegenschaften). - Fachapplikationen sollen die Prozesse der Buchhaltung vermehrt unterstützen. - Das Controlling ist grundsätzlich sehr wichtig. - Die Zentralisierung bedingt eine Geschäftsführung (analog eines Gemeindeschreibers) in den Kirchenkreisen / Teilgemeinden, resp. eine Funktion, welche die Aufgaben Budgetplanung, Controlling und Reporting übernimmt. Diese Aufgaben müssen einer Fachperson übertragen werden. - Ev. könnte man ein Globalbudget ins Auge fassen. - Welche Aufgaben können wir outsourcen? - Die zweckgebundenen Gelder in den einzelnen KG müssen eruiert und für die Überführung geprüft werden. Erste Antworten von Andreas Hurter Zu den Immobilien kann ich grundsätzlich sagen: Die Gebäude müssen unsere Aktivitäten und alle Aufgaben ermöglichen und passend unterstützen. Ohne sie geht es nicht. Und wir benötigen Personen, die diese Liegenschaften bewirtschaften. Die Gemeinde hat sich aber von auf knapp Mitglieder verkleinert. Das sind im Verhältnis zu viele Liegenschaften. Unsere Liegenschaften sind Vermögenswerte, die wir bewirtschaften und mit denen wir Geld verdienen können. Dieses Geld können wir zur Finanzierung der Kernaktivitäten der Kirchen verwenden. Aber es braucht Effizienzgewinne im Bereich Gebäude. Und bei den Mietzinsen braucht es eine gewisse Transparenz. Zu der Frage nach dem Outsourcing: Damit können nicht unbedingt Kosten eingespart werden. Zudem verleiht gerade festangestelltes Personal den Kirchen und Immobilen im Quartier ein Gesicht. Aber Einsparungen und Effizienzgewinne dürfen kein Tabu sein. Hinter dem Reformprozess steht kein versteckter Auftrag, Stellen abzubauen. Wir müssen aber die Strukturen so aufbauen, dass wir die Kosten wieder besser im Griff haben. Das kann auch bedeuten, dass wir dort, wo es Sinn macht, d.h. dort, wo Strukturen angepasst oder Abläufe verbessert werden, auch mit weniger Personal auskommen müssen. Die vier Jahre Zeitspanne der Reform erlauben uns aber zu einem grossen Teil einen natürlichen Abbau. Wenn Leute kündigen, können Anpassungen vorgenommen werden. Ebenfalls sozial verträglich ist es, wenn Pensionierungen anstehen. Die Arbeitsgruppe Personal hat den Auftrag, intelligente Lösungen zu finden und, wo nötig, Überbrückungsmassnahmen zu treffen. Zum Globalbudget: Gewisse Basisaufgaben in den Kirchenkreisen könnten durchaus mithilfe eines Globalbudgets geleistet werden. Die Kirchgemeinde Stadt Zürich ist für die Finanzplanung und das Gesamtbudget verantwortlich. Dezentral muss aber gleichwohl eine Budgetverantwortung wahrgenommen werden. Evtl. wird es auch thematische, projektbezogene Aktivitäten geben. Die entsprechenden Budgetprozesse müssen geprüft und neu erarbeitet werden. Die grundsätzliche Organisation der Kirchenkreise muss auch 3/5

4 noch diskutiert werden. Darum kümmert sich die Arbeitsgruppe Governance. Erste Ergebnisse sind auf Ende Jahr zu erwarten. Vereinbarung zum nächsten Fachdialog Buchhaltung resp. Finanzen/Kirchengutsverwaltung: Die Einladungen müssen so verfasst werden, dass sich mehr KirchengutsverwalterInnen / RechnungsführerInnen angesprochen fühlen und auch daran teilnehmen. Der Fachdialog sollte abends stattfinden, da ja viele KirchengutsverwalterInnen berufstätig sind. 4/5

5 Fotoprotokoll 5/5

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