ARC-Desk ÄNDERUNGSMANAGEMENT, PRÜFUNG UND FREIGABE VON DOKUMENTEN EINFACH NACHVOLLZIEHBAR EFFIZIENT

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1 ARC-Desk ÄNDERUNGSMANAGEMENT, PRÜFUNG UND FREIGABE VON DOKUMENTEN EINFACH NACHVOLLZIEHBAR EFFIZIENT

2 ÜBER OVIDIUS OVIDIUS XML solutions that work Die Ovidius GmbH mit Sitz in Berlin entwickelt XML-basierte Lösungen und Redaktionssysteme für die Technische Dokumentation. Mit unserem Angebot richten wir uns an Unternehmen mit komplexen Dokumentationsanforderungen, insbesondere die Luftfahrt- und Verteidigungsindustrie, den Maschinen- und Anlagenbau, die Elektro- und Elektronikindustrie sowie die IT-Branche. Wir kombinieren Standardwerkzeuge zu Systemen, die präzise auf die Anforderungen unserer Kunden zugeschnitten, modular und skalierbar sind. Dabei koppeln wir unsere eigenen Systeme mit den besten am Markt verfügbaren XML-Werkzeugen und realisieren damit integrierte Komplettlösungen. Die von den Kunden getätigten Investitionen in Software und Information werden geschützt und ein schneller Return-on-Investment gesichert. Auch als Experte für komplexe Konvertierungsprozesse und -lösungen haben wir uns einen Namen gemacht. Die Transformationssoftware MetaMorphosis von Ovidius ist in über 20 Ländern erfolgreich im Einsatz. Seit der Gründung 1996 durch Klaus Fenchel, wuchs Ovidius kontinuierlich und vergrößerte das Produktspektrum zielgerichtet. Durch die Übernahme der Schweriner EasyBrowse GmbH Anfang 2008, wurde die fachliche Kompetenz sinnvoll erweitert. Mit den Produkten von EasyBrowse bieten wir die integrierte Komplettlösung für die mobile Nutzung von Dokumentation und die Integration der Dokumentation mit weiteren Systemen wie Ersatzteilkatalogen und Serviceinformationssystemen. Ovidius ist erster Ansprechpartner bei allen Fragen rund um die Technische Redaktion mit XML.

3 DIENSTLEISTUNG & SERVICE Beratung Durch langjährige Erfahrung in unseren Fokusbranchen kennen wir die passenden Werkzeuge genau inklusive deren Stärken und Schwächen. Planung Bei der Planung von XML-Anwendungen berücksichtigen wir die internen Informationsstrukturen genauso wie den Workflow im Unternehmen. Dabei haben wir Ihre strategischen, organisatorischen und wirtschaftlichen Ziele fest im Blick. Anwendungsentwicklung und Systemintegration Pauschal, Baukasten oder ganz individuell? Unsere Produkte und Lösungen sind auf Ihre Anforderungen abgestimmt und nicht umgekehrt. Konvertierung nach XML Wir gewährleisten eine sichere Überführung Ihrer Altdaten sowie strukturierte, leistungsfähige neue Datenstrukturen. Training & Support Wir unterstützen Sie nicht nur bei der kritischen Phase der Einführung, sondern betreuen das System durch seinen gesamten Produktlebenszyklus. Selbstverständlich vermitteln wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern auch das notwendige Fachwissen.

4 A R C - D E S K ARC-Desk Klare Prozesse bessere Dokumentation: Von der Zettelwirtschaft zum strukturierten Revisionszyklus Dokumente in der technischen Redaktion unterliegen einem Revisionszyklus, der je nach Dokumentart einmal oder regelmäßig durchlaufen wird: Informationssammlung, Erstellung bzw. Überarbeitung, Prüfung und Korrektur, Freigabe, Publikation. Rigide Workflows sind dabei in den meisten Fällen eher nachteilig, nützlich dagegen sind Verfahren, die Informationsflüsse bündeln, die Zusammenarbeit zwischen Dokumentationsexperten und Fachexperten strukturieren, die Änderungswünsche und darauf basierende Änderungen protokollieren und damit zu einer besseren Nachverfolgbarkeit führen. Publikation Änderungswünsche Überarbeitung ARC-Desk ist ein web-basiertes Portal, das zwei für den Revisionszyklus von Dokumenten zentrale Funktionen vereint: Änderungswünsche für Dokumente oder Komponenten von Dokumenten aufnehmen, diskutieren und freigeben oder ablehnen Externe Prüfung und Freigabe Interne Prüfung und Freigabe Dokumente oder ihre Teile freigeben oder die Freigabe ablehnen

5 A R C - D E S K VORTEILE Klare Workflows Pro Dokument kann festgelegt werden, welche Workflows es durchlaufen soll: nur Änderungswünsche sammeln, eine oder mehrere interne Freigaben oder auch eine externe Freigabe? Jedem Schritt im Workflow können Beteiligte mit klar definierten Rollen zugewiesen werden. Jeder weiß, was er zu tun hat jeder kann nur das tun, wozu er berechtigt ist. Alle Informationen an einem Ort Schluss mit der Zettelwirtschaft, kommentierten Wordoder PDF-Dokumenten, s oder Flurfunk: Die Konsolidierung der Informationen findet direkt in ARC-Desk statt. Änderungsvorschläge können sofort diskutiert und kommentiert und am Ende abgelehnt, freigegeben oder verschoben werden. ARC-Desk ist eine leistungsfähige Kombination aus dokument-basiertem Ticketsystem und Diskussionsforum. Nachvollziehbarkeit Jeder Kommentar, jede Diskussion, jede Statusänderung wird protokolliert und bleibt in ARC-Desk erhalten. Es ist jederzeit möglich, Diskussionen zu früheren Dokumentständen zu finden. Einfach Um ARC-Desk zu nutzen sind keine speziellen Kenntnisse erforderlich. Eine Einweisung von wenigen Minuten reicht, um produktiv zu arbeiten. Mit ARC-Desk kann jeder seinen Beitrag zu einer besseren Dokumentation leisten: der Ingenieur, der Entwickler, das Qualitätsmanagement, das Marketing, der Vertrieb usw. Überall nutzbar ARC-Desk ist ein Webportal. Dokumente können ein oder mehrmals auf das Portal publiziert werden Bearbeiter, Kommentatoren, Prüfer können weltweit verteilt sitzen sie benötigen nur einen Webzugriff, um ihre Arbeit zu erledigen. Persistenz Diskussionen können an jedes beliebige Textobjekt gehängt werden: zum Beispiel Absätze, Listen, Tabellen, Grafiken, Abschnitte, Formeln. Diese Kommentare können auch versionsübergreifend erhalten bleiben, wenn das kommentierte Objekt selbst erhalten bleibt. Dadurch kann die Überarbeitungshistorie eines Dokumentes falls erforderlich sehr feingranular nachvollzogen werden

6 A R C - D E S K DOKUMENTATIONSEXPERTEN UND FACHEXPERTEN In den Dokumentationsprozess sind meist verschiedene Gruppen mit unterschiedlichen Kompetenzen, Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten eingebunden. Eine zentrale Unterscheidung ist die zwischen Dokumentationsexperten, deren Kernkompetenz Dokumentationsprozesse und -systeme sind und Fachexperten, wie z.b. QM-Beauftragte, Entwickler oder Ingenieure. Für jede Gruppe müssen adäquate Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden: Fachexperten, die nur gelegentlich inhaltlich zur Dokumentation beitragen, sollen nicht mit den Komplexitäten eines XML-basierten Dokumentationsworkflows behelligt werden. Dokumentationsexperten hingegen, benötigen die volle Leistungsfähigkeit entsprechender Systeme, um z.b. zielgruppenoder produktspezifische Dokumentationen effizient zu konfigurieren und zu erzeugen.

7 A R C - D E S K Redaktionssystem XR/system Dokumentationsexperten Elektronische Publikation Änderungsvorschläge, Prüfen, Freigeben ARC-Desk Anwender Fachexperten

8 WEITERE ANWENDUNGSBEREICHE INTERNE DOKUMENTE z. B. QM-HANDBUCH Beteiligte: QM-Beauftragter, Geschäftsführung, alle Mitarbeiter Workflow: Publikation Änderungsvorschläge sammeln Review und Freigabe der Änderungswünsche durch QMB Überarbeitung durch Redakteur Prüfung und Freigabe durch Geschäftsführung und Prozessverantwortliche Qualitätsmanagement ist ein Prozess, der gelebt werden muss dazu gehört, dass die erarbeiteten Prozesse gelebt werden, aber auch, dass sie beständig überprüft und verbessert werden. Ein QM-Handbuch soll ein lebendiges Dokument sein, das in regelmäßigen Zyklen geprüft und überarbeitet wird. Ein XML-basiertes QM-Handbuch kann nach seiner Freigabe nach ARC-Desk publiziert und dort von allen Beteiligten sowohl gelesen als auch mit Änderungsvorschlägen versehen werden. Ebenso können Fragen direkt am Text gestellt werden. Der QM-Beauftragte behält die Hauptverantwortung, da er Fragen beantworten und Änderungsvorschläge bewerten, akzeptieren oder ablehnen kann. Zu einem festgelegten Zeitpunkt wird das Handbuch überarbeitet, freigegeben, neu publiziert und der Zyklus beginnt von vorne. Ein lebendiges QM-Handbuch ist ein guter Nachweis für gelebtes Qualitätsmanagement. PROJEKTSPEZIFIKATIONEN, PFLICHTENHEFTE Beteiligte: Projektleitung Anbieter, technische Mitarbeiter Anbieter, Projektleitung Kunde, technische Mitarbeiter Kunde Workflow: Erstentwurf und Publikation durch Anbieter mehrere Zyklen: (Review und Änderungsvorschläge durch Kunden Prüfung und Diskussion durch Anbieter Einarbeiten von akzeptierten Änderungen) Freigabe durch Anbieter Freigabe durch Kunden Diese Dokumente erfüllen mehrere Funktionen gleichzeitig. Der Anbieter beschreibt, wie er im Lastenheft aufgelistete Anforderungen fachlich erfüllt, der Kunde prüft, ob die vorgeschlagenen Lösungen seinen Anforderungen genügen. Dies ist oft ein iterativer Prozess, der sich über mehrere Monate erstrecken kann. Auf Basis eines XML-basierten Pflichtenheftes kann er erheblich vereinfacht und beschleunigt werden, da alle Beteiligten in einem System arbeiten. Dadurch, dass jeder alle Diskussionen sieht, werden Vorschläge nicht mehrfach gemacht, sondern gleich konstruktiv diskutiert. Neue Versionen können täglich erstellt und auf ARC-Desk angezeigt werden mit allen Änderungen zum vorhergehenden Stand.

9 A N S I C H T E N Dokumentübersicht mit allen wichtigen Informationen

10 A N S I C H T E N ARC-Desk Publikation mit Änderungsanforderungen, durchgeführten Änderungen und Änderungsmarkierung

11 A N S I C H T E N Beispiel QM-Handbuch Filterung nach akzeptierten Änderungswünschen

12 A N S I C H T E N Änderungskurzüberblick mit Link zur Änderung

13 A N S I C H T E N Volltextsuche und Ergebnisse

14 REFERENZEN Zufriedene Kunden und langjährige Kooperationen sind unsere beste Referenz:

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16 Ovidius GmbH Alte Jakobstraße Berlin Deutschland Telefon: +49 (30) Fax: +49 (30) Mail: Internet: