Checkliste Dritte. Learning Management System (LMS).

Transkript

1 Checkliste Dritte. Learning Management System (LMS).

2 Inhaltsverzeichnis. Wie erhalte ich den Zugriff als Firma oder als Kontaktperson, wenn ich nicht automatisch im LMS registriert worden bin? Zugriff als Firma und als Kontaktperson Berechtigung als Kontaktperson im LMS Aufgaben als Kontaktperson im LMS Wie logge ich mich als Kontaktperson in das LMS ein? Neue Registrierung im LMS Automatische Registrierung im LMS Wie sieht die Oberfläche für mich als Kontaktperson aus? Oberfläche LMS als Kontaktperson Suchfunktion Welche Funktionen benötige ich als Kontaktperson für das Teilnehmendenmanagement? Funktion Meine Mitarbeitenden Vorgehen bei fehlenden Mitarbeitenden Anmeldung für Mitarbeitende vornehmen/aufheben Schulung zuweisen/entfernen Genehmigungen Festlegen einer Stellvertretung für die Kontaktperson Teilnehmendenmutation Welche Mails werden zu welchem Zeitpunkt an die Kontaktperson versendet? Anmeldebestätigung Änderung Schulungsplan Einladung Aufforderung Feedback & Bestätigungsmail Wann erhalte ich die Rechnungen? Zeitpunkt der Verrechnung und Rechnungsstellung Vorgehen bei neuer Kreditorenadresse An wen kann ich mich bei Anwenderfragen oder Systemproblemen wenden?... 3 Seite /4

3 Zugriff als Firma und als Kontaktperson.. Wie erhalte ich den Zugriff als Firma oder als Kontaktperson, wenn ich nicht automatisch im LMS registriert worden bin?.. Zugriff als Firma und als Kontaktperson Um auf das LMS zugreifen zu können, müssen Sie bei der SBB registriert sein. Im Internet finden Sie eine Anleitung, wie Sie eine Firma, eine Kontaktperson, Teilnehmende von Firmen oder eine Privatperson registrieren können. Mit folgendem Link gelangen Sie direkt auf die entsprechende Seite: Seite 3/4

4 .. Berechtigung als Kontaktperson im LMS Wenn Sie als Kontaktperson im LMS registriert sind, haben Sie die gleiche Rolle wie die Vorgesetzten der SBB im LMS. Das bedeutet, dass Sie Zugriff auf Ihren persönlichen Schulungsplan haben und zusätzlich Zugriff auf Ihre Mitarbeitenden, bzw. von Ihnen zu verwaltenden Mitarbeitenden Ihrer Firma, haben..3. Aufgaben als Kontaktperson im LMS Diese Checkliste beinhaltet die Aufgaben, welche von Ihnen als Kontaktperson in Zukunft im LMS ausgeführt werden. Die einzelnen Aufgaben werden Ihnen in dieser Checkliste mit Schritt-für-Schritt- Anleitungen erklärt. Hinweis: Unter Punkt 3. wird Ihnen die Katalogsuche erklärt. Sie können dort nach dem Begriff E- Learning LMS für Firmen und Privatpersonen suchen. Es erscheint ein E-Learning mit diesem Titel. In diesem E-Learning lernen Sie die Funktionalitäten und Möglichkeiten des neuen LMS kennen. Die Begrifflichkeiten orientieren sich jedoch an der Rolle der Vorgesetzten der SBB, da sie für diese Zielgruppe erstellt worden sind. Trotzdem liefern die Sequenzen des E-Learnings einen guten Überblick über die Themen, welche auch Sie als Kontaktperson betreffen, da Ihre Berechtigung im System mit derjenigen der Vorgesetzten der SBB identisch ist. Seite 4/4

5 Einstieg ins LMS.. Wie logge ich mich als Kontaktperson in das LMS ein?.. Neue Registrierung im LMS Wenn Sie sich wie in der Anleitung unter Punkt. beschrieben, registriert haben, haben Sie folgendes Willkommen bei SuccessFactors Mail erhalten. Folgen Sie dem Link in Ihrem Mail, um Ihr Kennwort festzulegen und sich im LMS anzumelden. Die Anmeldemaske von SuccessFactors wird im nächsten Abschnitt genauer beschrieben. Seite 5/4

6 .. Automatische Registrierung im LMS Falls Sie bereits automatisch im LMS registriert worden sind, haben Sie kürzlich ein Welcom erhalten. In diesem Mail befindet sich ein Link auf das System LMS. Weiter haben Sie in diesem Mail Ihre Zugriffsdaten (Benutzername und Link zur Erstellung Ihres Kennworts) erhalten. Diese Informationen benötigen Sie zwingend, um sich im System LMS anzumelden. Login anwählen (oder den Direktlink anwählen, den Sie per Mail erhalten haben). Sie gelangen auf die Anmeldemaske von SuccessFactors. 3 3 Geben Sie Ihren Benutzernamen (UE-Nummer) ein. Geben Sie Ihr Kennwort ein. Klicken Sie Anmelden. Seite 6/4

7 Hinweis: Falls Sie das Kennwort ändern wollen, klicken Sie auf Kennwort vergessen. Auch für den Fall dass Sie kein Kennwort zugesendet bekommen haben, klicken Sie in der Anmeldemaske auf Kennwort vergessen, um sich ein neues Passwort zu generieren. Sie erhalten anschliessend folgendes Mail vom System, mit dem Sie Ihr Kennwort ändern können. Sie haben sich jetzt erfolgreich im System angemeldet. Seite 7/4

8 Um in die Schulungsansicht zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor. Startseite anklicken. Schulung anwählen. Sie befinden sich nun auf Ihrem persönlichen Schulungsplan. Seite 8/4

9 Navigation. 3. Wie sieht die Oberfläche für mich als Kontaktperson aus? 3.. Oberfläche LMS als Kontaktperson Ihre Ansicht im LMS entspricht derjenigen eines Vorgesetzten bei der SBB. Sie haben Zugriff auf Ihren eigenen Schulungsplan sowie den Schulungsplan der registrierten Mitarbeitenden Ihrer Firma. Hier finden Sie auf einen Blick alle relevanten Informationen zu Ihrem LMS sowie den Mitarbeitenden Ihrer Firma. Seite 9/4

10 3.. Suchfunktion Die Katalogsuche, welche sich unter dem Register Schulung befindet, ermöglicht Ihnen das Suchen nach Stichworten. Sie können entweder nach bestimmten Stichworten filtern und auf Los klicken (hier im Beispiel wurde der Begriff E-Learning eingegeben) oder Sie können auf den Hyperlink Schulungen klicken, damit alle Schulungen erscheinen. Im Folgenden wird mit der zweiten Variante (dem Klicken auf Schulungen ) weitergearbeitet. Es erscheinen alle Schulungen, welche für Dritte bestellbar sind. 3 4 Auf dieser Seite stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung, um die Suche zu verfeinern. 3 4 Das Suchen nach Stichworten Das Filtern nach Kategorien, Angebotskategorien und Veranstaltungssprache Das Anzeigen der Veranstaltungstermine in einer Kalenderübersicht Das Sortieren nach Relevanz, Titel oder Preis Seite 0/4

11 Teilnehmendenmanagement. 4. Welche Funktionen benötige ich als Kontaktperson für das Teilnehmendenmanagement? 4.. Funktion Meine Mitarbeitenden Jegliche Funktionen, welche die Mitarbeitenden der Firma betreffen, können Sie als Kontaktperson auf der Oberfläche Meine Mitarbeitenden verwalten. Wählen Sie Meine Mitarbeitenden aus. Seite /4

12 Übersicht über die Seite Meine Mitarbeitenden Auf der linken Seite erscheinen alle registrierten Mitarbeitenden. (Zur besseren Übersicht wird in diesem Beispiel exemplarisch mit einem registrierten MA gearbeitet). Der Schulungsplan des ausgewählten Mitarbeitenden erscheint. Hier kann zur besseren Übersicht gefiltert werden. Die Vorgesetztenverknüpfungen sind sehr wichtig. Hier kann man mit einem Klick folgende Tätigkeiten im LMS ausführen: - Anmeldung für Mitarbeitende vornehmen/aufheben (Details siehe Punkt 4.) - Schulung zuweisen/entfernen (Details siehe Punkt 4.3) - Dashboard (wird zur Zeit nicht genutzt) - Genehmigungen (Details siehe Punkt4.4) Der Status kann für jeden einzelnen Mitarbeitenden angezeigt werden und gibt einen Überblick über dessen Lernhistorie (bereits abgeschlossene Schulungen) und laufende Schulungen (oder Curricula / Programme). Mit Hilfe der Kachel Status und des Schulungsplanes kann man sich schnell einen Überblick über die geplanten und abgeschlossenen Schulungen eines Mitarbeitenden machen. Hinweis: In der Rolle als Kontaktperson hat man nicht die Möglichkeit, sich eine Übersicht über sämtliche Mitarbeitenden und ihre Schulungen auf einen Blick anzeigen zu lassen. Seite /4

13 4... Vorgehen bei fehlenden Mitarbeitenden Falls in der linken Spalte nicht alle Namen der Mitarbeitenden erscheinen, für welche Sie verantwortlich sind, kann dies zwei Gründe haben. Entweder ist der Mitarbeitende noch nicht registriert. In diesem Fall registrieren Sie den Mitarbeitenden bitte vorgängig (s. Punkt.). Oder der Mitarbeitende besitzt bereits eine UE-Nummer, ist aber trotzdem nicht bei Ihnen ersichtlich. In diesem Fall melden Sie sich bitte via Kontaktformular beim Support (s. Punkt 7.). 4.. Anmeldung für Mitarbeitende vornehmen/aufheben Um Mitarbeitende für eine Schulung zu buchen, gehen Sie bitte wie folgt vor. Klicken Sie in der Kachel Vorgesetztenverknüpfungen auf den Hyperlink Anmeldung für Mitarbeitende vornehmen/aufheben. Wählen Sie Benutzer registrieren aus. Klicken Sie Weiter. Hinweis: Falls Sie einen Mitarbeitenden von einer Schulung wieder abmelden wollen, wählen Sie an dieser Stelle Benutzer/in zurückziehen. Beachten Sie dabei die AGB der SBB. Seite 3/4

14 Geben Sie ein Stichwort oder den genauen Titel der Veranstaltung ein, um sich alle Veranstaltungstermine anzeigen zu lassen (in diesem Beispiel Erste Hilfe ). Klicken Sie auf Weiter. Es werden alle zur Verfügung stehenden Veranstaltungstermine angezeigt (hier exemplarisch nur Einer). Wählen Sie den gewünschten Veranstaltungstermin aus. Klicken Sie Weiter. Es erscheinen nun alle registrierten Mitarbeitenden, für die Sie als Kontaktperson zuständig sind (in diesem Beispiel nur eine Person) Wählen Sie die entsprechende Person aus, die Sie anmelden wollen. Sie können selbstverständlich auch mehrere Personen gleichzeitig an den Veranstaltungstermin anmelden, indem Sie mehrere Häkchen setzen. Optional: Mit dieser Funktion können Sie sämtliche Mitarbeitenden gleichzeitig auswählen. Optional: Mit dieser Funktion können Sie gleichzeitig die gesamte Auswahl aufheben, beispielsweise wenn Sie mehrere Mitarbeitende gleichzeitig wieder von einer Schulung abmelden möchten. Klicken Sie Weiter. Seite 4/4

15 Optional: Sie haben hier die Möglichkeit, einen Kommentar zu dem Mitarbeitenden zu erfassen. Ausserdem haben Sie auch hier nochmals die Möglichkeit, einzelne ausgewählte Mitarbeitende wieder zu entfernen, in dem Sie das Häkchen bei Entfernen setzten. Klicken Sie auf Weiter. Sie werden nun aufgefordert, die AGB zu bestätigen. Klicken Sie auf Weiter. Es erscheint eine Übersicht mit sämtlichen Informationen zum Veranstaltungstermin. Klicken Sie auf Beenden, wenn Sie den Vorgang abschliessen und die Anmeldung definit machen wollen. Seite 5/4

16 Es erscheint folgende Meldung. Um die Anmeldung zu kontrollieren, gehe Sie bitte wieder zu Meine Mitarbeitenden. Die Schulung sollte nun auf dem Schulungsplan des Mitarbeitenden erscheinen und der Status sollte Eingeschrieben lauten. Sie haben den Mitarbeitenden erfolgreich für den Veranstaltungstermin angemeldet. Hinweis zur Schulungsanmeldung: Es ist nicht möglich, Veranstaltungstermine vorgängig zu reservieren Schulung zuweisen/entfernen Falls Sie einen Mitarbeitenden auf eine interessante Schulung hinweisen möchten, ohne ihn jedoch gleich dafür anzumelden, haben Sie folgende Möglichkeit. Seite 6/4

17 Sie können ihm mit dieser Funktion einzelne Elemente oder Curricula zuweisen. Das Vorgehen ist analog dem Anmelden, wie es unter Punkt 4. detailliert beschrieben wird. Für dieses Beispiel wurde ein Element mit dem Titel Grundlagen im Projektmanagement (Training) dem Mitarbeitenden zugewiesen. Das Resultat auf dem Schulungsplan des Mitarbeitenden sieht folgendermassen aus. Die Veranstaltung erscheint auf dem Schulungsplan des Mitarbeitenden. Der Status lautet jedoch NICHT VERFÜGBAR. Dies aufgrund der Tatsache, dass es aktuell keine geplanten Daten für diese Schulung gibt (falls es geplante Daten geben würde, würde der Status ZUGEWIESEN lauten). Zugewiesene Elemente können ganz leicht wieder vom Schulungsplan entfernt werden. Wählen Sie das umgekehrte Dreieck beim Status aus. Wählen Sie, was Sie damit tun möchten, beispielsweise Entfernen. Seite 7/4

18 4.4. Genehmigungen Bei einigen Schulungen können sich die Mitarbeitenden selbständig im System LMS anmelden. Sobald sich jemand für eine Schulung angemeldet hat, für welche ein Genehmigungs-Workflow hinterlegt ist, müssen Sie als Kontaktperson der Teilnahme zustimmen. Sie werden mit einem Mail auf diese ausstehende Genehmigung hingewiesen. Zusätzlich erscheint zuoberst in Ihrem eigenen Schulungsplan ein roter Hinweissatz ( Sie haben ausstehende Genehmigungsanfragen ). Um die ausstehenden Genehmigungen zu bestätigen, gehen Sie folgendermassen vor. Klicken Sie auf Genehmigungen. Sie können nun die Teilnahme genehmigen oder ablehnen. Wenn Sie eine Entscheidung erst später treffen möchten, z.b. nach Rücksprache mit dem Mitarbeitenden, überspringen Sie die entsprechende Anfrage. In diesem Beispiel wird die Genehmigung erteilt. Klicken Sie auf Genehmigen und Weiter. Seite 8/4

19 Sie können optional Gründe für die Genehmigung (oder auch Ablehnung) im Kommentarfeld erfassen. Klicken Sie Weiter. Klicken Sie Bestätigen, um den Vorgang abzuschliessen. Sie haben die Genehmigung nun erfolgreich bestätigt Festlegen einer Stellvertretung für die Kontaktperson Falls Sie als Kontaktperson eine Stellvertretung für Ihre Aufgaben im LMS hinterlegen möchten (beispielsweise als Ferienvertretung), können Sie dies im System selbstständig tun. 3 3 Gehen Sie beim entsprechenden Mitarbeitenden auf die drei Pünktchen rechts. Es erscheinen zwei mögliche Funktionen, von welchen Sie bitte die Erste wählen. (Alternative Vorsetzte verwalten / Nachricht senden). Es erscheint eine neue Eingabemaske. Suchen Sie die entsprechende Person, welcher Sie die Berechtigung als Stellvertretung für diesen Mitarbeitenden geben möchten und fügen diese hinzu. Speichern Sie Ihre Eingabe. Seite 9/4

20 4.6. Teilnehmendenmutation Das Vorgehen für die Mutation von Daten der Teilnehmenden ist in Klärung. Seite 0/4

21 Benachrichtigungen. 5. Welche Mails werden zu welchem Zeitpunkt an die Kontaktperson versendet? In diesem Bereich kann es zu firmenspezifischen Unterschieden kommen. Je nachdem, ob als E- Mailadresse immer die Adresse der Kontaktperson hinterlegt ist oder ob die adresse der Teilnehmenden selbst bei der Anmeldung hinterlegt worden ist. In den folgenden Beschreibungen wird davon ausgegangen, dass die adresse der Teilnehmenden hinterlegt ist. Falls die adresse der Kontaktperson hinterlegt ist, ist es jeweils Aufgabe der Kontaktperson, die entsprechenden Benachrichtigungen an die Teilnehmenden weiterzuleiten. 5.. Anmeldebestätigung Direkt im Anschluss an eine Anmeldung versendet das System automatisch eine Anmeldebestätigung. Diese Anmeldebestätigung geht an den Teilnehmenden (oder die hinterlegte Kontaktperson) und an die Kontaktperson. 5.. Änderung Schulungsplan Am Folgetag der Anmeldung, zwischen 07:00-08:00 versendet das System eine automatische Nachricht an den Teilnehmenden (oder die hinterlegte Kontaktperson), dass der Schulungsplan geändert wurde Einladung Zwischen -30 bis -4 Tage vor der Schulungsdurchführung wird von der Bildungsadministration der Bildung SBB (BAD) eine so genannte ad hoc Einladung manuell ausgelöst. Diese Einladung wird an die Teilnehmenden (oder die hinterlegte Kontaktperson) versendet und enthält alle wichtigen Informationen zu der Schulung sowie zusätzliche Dokumente wie z.b. einen Situationsplan Aufforderung Feedback & Bestätigungsmail Nach der Schulungsdurchführung und wenn der Ausbildende die Teilnahme im System bestätigt hat, versendet das System automatisch eine Benachrichtigung an den Teilnehmenden mit einer Aufforderung zum Ausfüllen des Feedbacks. Das Feedback befindet sich auf dem Schulungsplan des Teilnehmenden. Der Kontaktperson erhält gleichzeitig ein automatisches Bestätigungsmail, dass der Teilnehmende die Schulung besucht hat. Seite /4

22 Verrechnung. 6. Wann erhalte ich die Rechnungen? Im LMS wird jede Schulung verrechnet. Dies geschieht monatlich. Pro Firma wird monatliche eine Rechnung erstellt. 6.. Zeitpunkt der Verrechnung und Rechnungsstellung Intern wird jeweils am 5. des Monates verrechnet. Am letzten Tag des Monats wird die Rechnung erstellt und verschickt. In der ersten Woche des Folgemonates trifft die Rechnung bei der Kontaktperson der Firma ein. Beispiel: Am 3. März wird die Rechnung für den Monat März erstellt und verschickt. Die Rechnung trifft in der ersten Woche April bei der Kontaktperson ein. 6.. Vorgehen bei neuer Kreditorenadresse Das Vorgehen im Fall einer neuen Kreditorenadresse ist in Klärung. Seite /4

23 Support. 7. An wen kann ich mich bei Anwenderfragen oder Systemproblemen wenden? Falls Sie Fragen bezüglich LMS haben, melden Sie Ihr Anliegen bitte via Kontakt im Internet. Seite 3/4

24 Es erscheint ein Kontaktformular. Hier müssen Sie auswählen, in welche Kategorie Ihr Anliegen gehört. - Problem mit dem Zugang / Kennwort / Benutzernamen - Fragen zur Systembedienung - Fragen zur Kursadministration Durch diese Eingrenzung im Formular wird Ihr Anliegen direkt an die zuständige Stelle geleitetet und die Bearbeitungszeit verkürzt. Kann Ihr Anliegen nicht durch den Kontakt gelöst werden, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechperson in der Bildung SBB. Seite 4/4