Veranstaltungsplanung

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1 Veranstaltungsplanung Art der Veranstaltung Informationsveranstaltung Vortragsveranstaltung Interne Veranstaltung Podiumsdiskussion Teilnahmeentgelt Euro Termin/Uhrzeit Abstimmung mit Kalendern: EU, Bund, Land, etc. Abfahrt Dienstreiseantrag Auto / Bahn Veranstaltungsort: Wegbeschreibung Veranstaltungsort: erledig Teilnehmerzahl (Minimum / Maximum) Anmeldeschluss: Kooperationspartner: Kostenaufteilung: Für Raumreservierung Zielgruppe Einladungsverteiler zusammenstellen bis zuständig Verteilerart Anschriftenanforderung bei Adressen aus eigener Adressendatei Adressenlieferung extern bis Abgleich Dubletten Intern Kostenkalkulation erstellen Veranstaltungsgenehmigung Statusbericht erstellen bis Abrechnung Teilnahmeentgelt Bar Quittung erstellen Rechnung Titel einrichten Sitzungsanmeldung 1/6

2 Dolmetscher Dolmetscher: Kosten: Vorankündigung Vorankündigung bis per per Post auf Homepage ext. Veranstaltungskalender Thema / Themen: Einladung Viel Zeit einplanen für interne Absprachen und Absprachen mit VIPs Versand min. 4 Wochen vor Veranstaltung Einladung erstellen bis Einladung abstimmen mit Einladung an Partner Einladung verteilen bis Einladung an Druckerei zum Druck und Versand Einladung von Hand einkuvertieren: Einladung zum Weiterversand an Versand per Info-Post Versand per Auslage Zentrale Anzahl Einladung verteilt am 2/6

3 Referenten Honorar Bestätigung Einladung zugesandt Vortrag erhalten Auf USB- Stick Vorbereitung Bis Wann? Rede Ablauf Briefing Tagesordnung / Zeitablauf TOP Referent Zeit 3/6

4 Pressearbeit / Veröffentlichung / Vermarktung (Abstimmung mit Info/Komm.) Text (+ Übersetzung) fertig bis Veranstaltungskalender bis Pressearbeit Veröffentlichung S-H D DK Einladung Pressevertreter bis Betreuung Pressevertreter Fotografieren zuständig Pressemappen Einrichtung der Räume Aufbau ab Uhr Gesprächsrunde Pressetisch Ausschanktische mit Bedienung Tischreihen (Parlamentarisch) U-Form Tisch für Info-Material Ausschanktische zur Selbstbedienung Sitzreihen Sitzplatzreservierung / Anzahl / wer? Stehveranstaltung Messestand Hinweisschild Veranstaltung Podium Fahne Hinweisschild Garderobe Podest Poster Hinweisschild Rückgabe Namensschilder Rednerpult Blumendekoration Hinweisschild Platzreservierung Tisch für Namensschilder Dannebrog Display weitere Partner Display / Roll-up EU-Flagge Raumskizze / Aufbauskizze Raumgröße Absprachen Technik Beamer / Leinwand Laptop Overhead Internetanschluss Verlängerungskabel Lichttechnik Pinnwand Metaplan-Koffer Flip-Chart / Stifte Videokamera Fotoapparat Übersetzungstechnik (Hinweis Handys aus) Tischmikrofon Saalmikrofon Headset Abstimmung Gast-Laptop / ISDN / Internet Funkmaus / Pointer Rückmeldung an Veranstaltungsort bis 4/6

5 Infomaterial / Tagungsmappen Für Organisation Infomaterial Tagungsmappen Vorträge Lebensläufe Teilnehmerliste Fragebogen (ab 10 TN) externes Infomaterial von Info-Material auf einem Tisch auslegen Info-Material auf die Sitzplätze legen Nachbereitung vorhanden vorhanden vorhanden Anzahl Sonstiges Druckaufträge min. 3 Tage vor Druck einreichen Namensschilder Tischschilder Karton für /Namensschilderrückgabe Karton für Fragebogenrückgabe Gastgeschenk besorgen (für Referent) Parkplatz reservieren (ab ext. TN) Reservierung Anzahl Liste wichtige Telefonnr. (Taxi, Referenten, Hotels, Restaurants, Besichtigungsort usw.) Rechnung / Vorkasse / Bar Bewirtung R mit externen Lieferanten und Hausdienste ca. eine Woche vor Beginn der Veranst. (TNZ, Aufbaudetails) Externe Lieferanten sind anhand der Lieferantenbewertung auszuwählen (vorliegende Bewertungen sind zu berücksichtigen. kalte Getränke alkoholfrei Gebäck (Käsestangen etc.) Imbiss Laugengebäck alkoholische Getränke Brötchen / Schnitten Mittagessen / Suppe warme Getränke Kalte Platten Buffet Lieferant: Kosten: EUR 5/6

6 Personal Ansprechpartner vor Ort: für Ausgabe Namensschilder Einlasskontrolle Garderobe Technik Betreuung Küche / Bewirtung Parkplatz Abgabe Namensschilder/ Feedbackbögen Anzahl Personal organisiert Nachbereitung Pressemeldung erstellen bis Übersetzung erstellen bis mit Foto Danksagung/ Dank an Referenten Max. eine Woche später Protokoll Max. vier Wochen später Lieferantenbewertung Fragebogenauswertung Dokumentation keine Internet per Post per Mail 6/6