IBM Government Point of View - die demographische Herausforderung -

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1 IBM Government Point of View - die demographische Herausforderung - Richard Lomax, IBM BCS (ab 1. Oktober 2005 bei compartner Unternehmensberatung, Düsseldorf)

2 Die soziale Abhängigkeit steht in der Regel im Vordergrund 2000 Kinder Arbeitnehmer Arbeitslose Rentner 2010 Geburtsstarke und Geburtsarme Generationen Längere Lebenserwartung Geburtsarme Generation Geburtsstarke Generation Unterstützen 2 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

3 Viel gravierender ist die fiskalische Abhängigkeit 2000 Kinder Öffentlicher Dienst Privatwirtschaft Ohne Arbeit ? Beamtenversorgung Unterstützt 3 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

4 Die höheren Ausgaben für altersbedingte Aufgaben führen zwangsläufig zu neuen Strategien, um das Leistungsspektrum des Staates aufrecht zu erhalten. In a competitive global economy, taxation may have adverse effects on the attraction of needed jobs and investment Steuern erhöhen Zuwendungen reduzieren With a high percent of an electorate receiving benefit, such unpopular measures are politically unattractive National and international commitments limit budget and debt levels in many countries Geld aufnehmen Altersbedingte Staatsverpflichtung en Ermessensausgaben reduzieren Investments in drivers and enablers of prosperity are essential to long-term competitiveness and quality of life Governments should examine their way of doing business and their delivery models Transformation Einnahmen durch Wachstum steigern Growth is necessary, but alone will not deliver sufficient revenue 4 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

5 2015: Warum die Stadt Rheinfurt so erfolgreich war Die Evolution von einer 60:40 Verwaltung zu einem 80:20 Dienstleistungsbetrieb Richard Lomax, IBM BCS

6 Eine Kommune ist in einem Verwaltungsnetz eingebettet als letztes Glied! Wertschöpfung Verwaltung Bund Führt in eigenem Auftrag aus Bundesaufgaben Land Führt in eigenem Auftrag aus Beauftragt Beauftragt Landesaufgaben Bundesaufgaben Kommune Führt in eigenem Auftrag aus Landesaufgaben Kommunalaufgaben Bundesaufgaben Die ƒ Der Beauftragung Beauftragende erfolgt ist der zur Prozesseigentümer, Wahrnehmung von der administrativen Beauftragte die Ausführungsinstanz Aufgaben? 6 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

7 Im Jahr 2005 war die Stadt Rheinfurt pleite Einwohner Pro-Kopf-Verschuldung von pro Bürger Haushaltsdefizit von 3,9% Drohende Insolvenz der Rheinfurter Papierwerke mit 370 Beschäftigten und 40% des städtischen Personals mit Verwaltungsaufgaben befaßt Um zu überleben, war es allen klar, dass die Attraktivität der Stadt Rheinfurt erhöht werden müsste für Bürger und Unternehmer 7 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

8 Die Überlebensstrategie enthält 3 Schritte: 1. Bestandsaufnahme 2. Reduzierung der Verwaltungskosten 3. Erhöhung der städtischen Wertschöpfung 8 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

9 Die Bestandsaufnahme wurde von externen Beratern nach einem Template durchgeführt Ein demographischer Health Check wurde durchgeführt, um die absehbaren demographischen Herausforderungen der folgenden 10 Jahren zu quantifizieren; Die internen und externen Prozesse der Verwaltung wurden einer Prozess-Analyse mit Kosten-/Nutzen- Betrachtungen unterworfen aus Sicht des Kunden unter Berücksichtigung von privatwirtschaftlichen Arbeitsweisen; 9 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

10 Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme waren beunruhigend Der demographische Health Check ergab: 45% des städtischen Personals gingen in den folgenden 10 Jahren in Ruhestand; Die Versorgungslasten wurden rapide steigen und die laufenden Einnahmen nicht mehr reichen, um diese zusätzlichen Lasten zu finanzieren; In 10 Jahren wurden 14% mehr 65+ Bürger betreut werden müssen. Die Prozess-Analyse ergab (bspw.): Beantragungsvorgänge waren papierintensiv und zeitlich nicht bestimmbar; Lebenslagen wurden aus Behördensicht und nicht aus Kundensicht gesehen; Die Möglichkeiten von Kunden-Self-Service waren sehr eingeschränkt; Die Erreichbarkeit von Verwaltungsmitarbeitern war mangelhaft, da nur innerhalb Dienstzeiten ansprechbar; Die Kapizitätsauslastung von bestimmten Ämtern war gering; usw. 10 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

11 Die Überlebensstrategie enthält 3 Schritte: 1. Bestandsaufnahme 2. Reduzierung der Verwaltungskosten 3. Erhöhung der städtischen Wertschöpfung 11 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

12 Die Reduzierung der Verwaltungskosten erfolgte in erster Linie durch neue Prozesssichten Alle kundenbezogenen Prozesse wurden nach dem Lebenslagenprinzip ausgerichtet und mit neuester Technologie neu konzipiert; Die bürger-orientierte Prozessmodellierung führte zu mehr Self-Service mit win-win Situationen für Bürger und Verwaltung 12 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

13 Beispiele des Lebenslagenprinzips mit bürger-orientierter Prozessmodellierung Geburt eines Kindes: Geburtsurkunde; Einwohnermeldung; Kindergeldgenehmigung; Vergabe Steuernummer; usw. in einer Transaktion! Kauf eines Pkw: Fahrzeug- und Bürger-Identifizierung; Versicherungsanmeldung; AU/HU-Nachweisprüfung; Registrierung in einer Transaktion Eintritt der Bedürftigkeit: Einkommensprüfung und Zuwendungsgewährung in einer Transaktion unabhängig vom Auslöser Die Kommune wird zum Front Office des Staates 13 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

14 Die Reduzierung der Verwaltungskosten wurde durch eine Neudefinition von Art. 30 GG begünstigt Im Jahre 2006 einigte sich die Föderalismuskommission auf eine Neuinterpretation des Artikels 30 GG. Die Ausführungshoheit für Bundesgesetze blieb bei den Ländern bzw. Kommunen. Die Verantwortung für den Aufbau und Betrieb der notwendigen IT-Infrastrukturen wurde vom Bund übernommen. 14 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

15 Diese Neuinterpretation hatte positive Auswirkungen für Rheinfurt Der Bund hat durch seine neue Kompetenz den Einsatz von Web-Technologien in Verbindung mit der neuen Bürgerkarte forciert. Durch Bürger-Self-Service konnten die Anzahl Routine-Transaktionen der Stadtverwaltung zunehmend reduziert werden; Der Bund setzte konsequent das Lebenslagen-Prinzip in dieser Neu-Orientierung um; Das notwendige Verwaltungspersonal konnte reduziert werden im Einklang mit den anstehenden Pensionierungen; Die Stadtverwaltung brauchte nicht mehr für IT-Kosten aufzukommen, die durch Bundesgesetzgebung verursacht wurden; 15 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

16 Herkömmliche interne Verwaltungsprozesse wurden nicht nur verbessert, sondern auch neu strukturiert. Nach Analyse der Aufgaben der Stadtkasse wurde festgestellt, dass durch epayment der Arbeitsumfang sich um 40% reduziert hatte. Da Nachbargemeinden ähnliche Feststellungen machten, wurde die Aufgaben bei der Kreiskasse zentralisiert. Es sind momentan Überlegungen im Gange, diese Arbeit vollkommen zu privatisieren. Ähnliche Feststellungen wurden für die Personalarbeit gemacht. Das regionale Rechenzentrum implementierte ein neues HR- System, womit bspw. Familienzuschlags- und Kindergeldangelegenheiten, Beihilfen, Reiseanforderungen, Spesenabrechnungen, u.v.m. im Self-Service Betrieb erledigt werden konnte. Durch diese und ähnliche Maßnahmen (Rechtsamt, Hochbauamt, u.ä.) konnte der Personalstand der Stadt um 20% reduziert werden. 16 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

17 Die Überlebensstrategie enthält 3 Schritte: 1. Bestandsaufnahme 2. Reduzierung der Verwaltungskosten 3. Erhöhung der städtischen Wertschöpfung 17 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

18 Der Stadtrat verabschiedete den Wertschöpfungsplan Besser Rheinfurt. Der Plan enthielt folgende Zielsetzungen: Eine strategische Ausrichtung der städtischen Wertschöpfung nach den Wünschen der Kunden ( Gemeinwohl ) durchzusetzen; Eine meßbare Steigerung des Gemeinwohls zu erreichen; Die personellen Ressourcen der Stadtverwaltung gezielt in Wertschöpfungsbereichen einzusetzen 18 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

19 Im Rahmen einer Bürgerbefragung legte die Stadt Rheinfurt ihre Ziele und Prioritäten fest: Die persönliche und materielle Sicherheit zu erhöhen Die städtische Infrastruktur zu verbessern: Straßen, Einkaufsmöglichkeiten, öffentlichen Verkehr, Gesundheitssystem, usw. Eine anregende Umgebung zu schaffen: Aktive Gemeinschaft, gute Sportmöglichkeiten, Grünflächen, usw. Die Bildung zu optimieren: von der Kinderkrippe bis zur Erwachsenenbildung. Ansprechpartner für alle öffentlichen Angelegenheiten zu werden Eine ähnliche Befragung und Festlegung fand auch für Gewerbetreibende statt. 19 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

20 Ziel: Die persönliche und materielle Sicherheit zu erhöhen Teilziel: die drogenbezogene Kriminalität zu reduzieren: Akteure: Polizei, Suchtbeauftragte, Jugendamt, Stadtplanung, Stadtwerke, Süchtige, Anwohner Beispielbefund: Je heruntergekommener die Gegend, desto höher die Neigung zum Drogenhandel. Maßnahmen für betroffene Gegenden: Polizei fährt regelmäßig Streife Die Straßenbeleuchtung wird nachts nicht ausgeschaltet Die Stadtreinigung priorisiert die Gegend Immobilienbesitzer werden aufgefordert, bspw. gebrochene Fenster zu reparieren oder Graffiti zu entfernen Die Stadt richtet eine 24/7-Drogen-Hotline ein Kennzahlen: Anzahl drogenbezogener Delikte 20 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

21 Ziel: Die Bildung zu optimieren Teilziel: Eine positive Lernatmosphäre für Kinder zu schaffen: Akteure: Schulen, Kindergärten, Jugendamt, Vereine, Schüler, Eltern, Ausländerbeauftragte, Beispielbefund: Je größer die Identifikation eines Schülers mit seiner Lernumgebung ist, desto besser sind seine schulischen Leistungen Maßnahmen: Schulen bekommen erheblich längere Öffnungszeiten Vereine bieten ihre Aktivitäten in Verbindung mit dem Lehrplan an Bürger übernehmen ehrenamtliche Aufgaben Benachteiligte Kinder werden besonders betreut Kennzahlen: Teilnahmen an Aktivitäten außerhalb des Lehrplans 21 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

22 Ziel: Die Wirtschaftsdynamik der Stadt zu erhöhen Teilziel: die Erfolgschancen von Start-Ups zu erhöhen: Akteure: Junge Unternehmer, alte Hasen, Amt für Wirtschaftsförderung, Handelskammer, Gewerbeaufsicht, Finanzämter, Beispielbefund: 54% aller Start-Ups sind nach 3 Jahren insolvent Maßnahmen: Stärkere Prüfung der Geschäftsideen Jeder junger Unternehmer bekommt einen Betreuer, der ihn in den ersten 3 Jahren regelmäßig beratend besucht und als Bindeglied zwischen Unternehmen und Staat dient Die Stadt organisiert Erfahrungsaustäusche Die Stadt bietet shared services an Kennzahlen: Anzahl Insolvenzen 22 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

23 Ziel: Ansprechpartner für alle Angelegenheiten des Staates Teilziel: Einkommensbeurteilung in einer Hand zusammenfassen. Akteure: Finanzamt, Familienkasse, Sozialamt, Arbeitsagentur, Wohnungsamt, BaFÖG-Stelle, Arbeitslose, Steuerzahler,.. Beispielbefund: Die finanziellen Angelegenheiten eines Bürgers werden von unterschiedlichen staatlichen Organisationen hinsichtlich Zuwendungen oder Steuern geprüft. Dies kann von einer Stelle durchgeführt werden. Maßnahmen: Anlaufstelle bei der Stadtverwaltung einrichten Mitarbeiter hierfür ausbilden IT-Infrastrukturen schaffen Kennzahlen: Kundenbeurteilungen 23 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

24 Das Ergebnis in 2015: Die Stadt bekam die Rolle eines Initiators und Koordinators Bürger und Unternehmen hatten eine positive Beziehung zur Stadt Rheinfurt wurde als innovative Stadt gesehen und folglich attraktiv als Wohn- und Wirtschaftstandort Rheinfurt stand als 80:20 Stadt auf einer soliden finanziellen Basis Kann diese utopische Stadt in Deutschland entstehen? Antwort: Ja, wenn die Bereitschaft existiert, public value - Ziele in den Vordergrund zu stellen und nicht Behörden oder Verwaltungsebenen. 24 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

25 Thesen Der Bürger sieht den deutschen Staat als ein Unternehmen - unabhängig von den verschiedenen Verwaltungsebenen. Entbürokratisierung durch eine konsequente Bürgersicht erzeugt winwin Situationen für beide Seiten. Um Bürgerorientierung zu erreichen, sind Verwaltungsaufgaben prozessorientiert und verwaltungsebenenübergreifend zu betrachten und zu optimieren Top-down approach: Der Bund als Prozesseigentümer für viele administrative Prozesse kann und muss die Prozessverantwortung in die Hand nehmen; Der Stadtdirektor als Prozesseigentümer für die wertschöpfenden Prozesse seiner Stadt Der Paradigmenwechsel erfordert einen massiven Wandel in allen Bereichen 25 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

26 Abschließend: Alle hier präsentierten Ideen sollen demnächst unter zur Verfügung stehen; Ich bitte um Ihre Unterstützung, die Ideen hinsichtlich zentraler IT-Infrastrukturen beim Bund durchzusetzen. 26 Prozessmodellierung aus Bürgersicht

27 Kontaktdaten Richard Lomax compartner Unternehmensberatung Königsallee Düsseldorf Prozessmodellierung aus Bürgersicht

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