Ein Web-basiertes Versandsystem»wie aus einem Guss«

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1 Case Study/Fallstudie Ein Web-basiertes Versandsystem»wie aus einem Guss«Kunde: Engelhorn KGaA, Mannheim Seit 1890 prägt das Familienunternehmen Engelhorn das Gesicht der Mannheimer Innenstadt. Auf inzwischen über Quadratmetern Verkaufsfläche bietet Engelhorn ausgesuchte und trendige Mode sowie hochwertige Sportartikel in Haupt- und Filialhäusern. Mit über Quadratmetern zählt»engelhorn sports«zu den größten Sporthäusern in Deutschland. Darüber hinaus ist Engelhorn auch in der Textilproduktion tätig. Projekt: Aufbau eines Web-basierten Versandsystems Gegenstand des Projekts war die Erneuerung des gesamten externen und internen Warenausgang des Textilanbieters sowie die Integration der Versandabwicklung des Web-Shops. Die komplexen internen Abläufe im Warenversand von Engelhorn wurden personalintensiv abgewickelt und punktuell durch verschiedene Software-Anwendungen unterstützt, die nicht miteinander verknüpft waren. Engelhorn suchte eine integrierte Lösung, bei der händischer Aufwand verringert und die begleitende EDV nahtlos in die Abläufe integriert werden konnte. Durch den initialen Aufbau des Engelhorn-Intranets durch»home of the Brave«Anfang 2003 war die Basis für ein Web-basiertes System bereits gelegt. Ziel: Effizienz und Kostenersparnis im Workflow-Management Wichtigstes Ziel des Projekts war es, die Kosten für die interne Versandabwicklung zu senken und den Datenfluss effizienter und schneller zu gestalten. Hierfür war es in erster Linie erforderlich, Inkonsistenzen im Ablauf und der Datenhaltung abzubauen. Auf Software-Seite sollten verschiedene vorhandene Insellösungen ersetzt oder verknüpft und über einen einheitlichen Web-basierten Zugriff im firmeneigenen Intranet zugänglich gemacht werden. Angestrebt war,»papierkram«abzuschaffen und möglichst viele standardisierte Vorgänge zu automatisieren, z.b. das Ablesen der elektronischen Waage oder die Kennzeichnung mit dem erforderlichen Porto für den Postversand. Die Anbindung an das unternehmenseigene Warenwirtschaftssystem war dabei unabdingbare Voraussetzung. Warum»Home of the Brave«? Die Erfahrungen von»home of the Brave«mit der Abbildung sehr komplexer Abläufe in Webbasierten Strukturen haben Engelhorn davon überzeugt, ihre Vorstellung von optimalen Versandabläufen erreichen zu können. Die Durchführung zahlreicher Projekte zur Verbesserung von Prozessen und Arbeitsabläufen in Unternehmen hat»home of the Brave«in die Lage

2 versetzt, ganzheitliche Konzepte zu erstellen und weitreichende Konsequenzen bereits in der Planung zu berücksichtigen. Eine Vorgehensweise die vor unliebsamen Überraschungen hinsichtlich Zeitplan und Budget schützt. Bei»Home of the Brave«gehen Beratung, Umsetzung und Inbetriebnahme von Internet-Projekten Hand in Hand, so dass die ganzheitliche Betrachtungsweise eines Projekts jederzeit gewährleistet ist und Rückmeldungen von einem zum anderen sofort in die Tat umgesetzt werden. Das Versandsystem ist bereits das vierte IT-Projekt, das Engelhorn gemeinsam mit»home of the Brave«realisiert. Internet-Consulting Mit Hilfe einer individuellen IT-Beratung konnte»home of the Brave«das Unternehmen von den Vorzügen Web-basierter Frameworks überzeugen und mit entsprechendem Know-how die Wünsche und Vorgaben von Engelhorn im Rahmen einer IT-Strategie bündeln. Auf Basis einer ausführlichen Prozessanalyse wurden alle relevanten Vorgänge zu einem unterbrechungsfreien Ablauf verknüpft. Besonders aufwändig war es im Vorfeld, die vorhandenen Software-Anwendungen zu analysieren und ihre Relevanz für das geplante Projekt zu ermitteln. Danach wurde entschieden, welche Komponenten mit den erforderlichen Schnittstellen ausgerüstet und welche komplett ersetzt werden sollten. Die Auswahl von Hard- und Software geschah in enger Abstimmung mit unseren IT-Spezialisten. Internet-Software Im Vordergrund bei der Umsetzung des neuen Web-basierten Versandsystems für Engelhorn stand die Verknüpfung und Integration bestehender Abläufe in ein homogenes Gesamtkonzept. Auf der Basis von Java, J2EE, Java Beans, JSP, XML und FO (Formatting Objects) wurde das System in Hinblick auf bestehende und künftige technische und inhaltliche Anforderungen umgesetzt. Es funktioniert als Bindeglied unterschiedlichster Teilanwendungen und bietet Funktionalitäten wie Bestellung, Versand, Filialumlagerung, Retouren und Reklamationen etc., die mit insgesamt 17 durchdachten Bildschirmmasken umfassend bearbeitet werden können. Für die entsprechende Kommunikation werden verschiedene Dokumente erzeugt: :: Post-Barcode-Labels zur Kodierung der Empfängeradresse sowie zur Sendeverfolgung

3 :: Post-Einlieferungslisten und -Zusammenstellungslisten :: Versandaufträge und Routing-Karten für die interne Sendeverfolgung :: individuell gestaltete Lieferscheine/Rechnungen auf Basis der Daten aus dem Warenwirtschaftssystem :: Benachrichtigungs- s Technische Details: Schnittstellen: :: Anbindung an die bestehende Futura Datenbank über SQL-XML :: Anbindung an das bestehende Dokumentenmanagementsystem ScanView über Web Services (SOAP) :: Anbindung einer Waage über die serielle Schnittstelle mit Steuerung über eine Browser-basierte Oberfläche :: Integration der»daten zur Leitcodierung von Frachtsendungen«der Deutschen Post mit Erzeugung von Barcodes :: Steuerung spezieller Druckaufträge in Abhängigkeit des jeweiligen Arbeitsplatzes mittels Printserver auf im Netz verteilte Drucker Software-Architektur: :: Model View Controller (MVC) angelehnt an Java Server Faces (JSF) mit Workflow-Modul Server-Architektur: :: JBoss-Cluster mit derzeit zwei Knoten :: vorgeschalteter Hardware-Load-Balancer von Radware :: Objekt-Replikation innerhalb des Clusters mit»jboss Cache«:: MS-SQL 2000 in Verbindung mit SQL-XML 3.0. Dynamischer Wechsel zwischen JDBC und XML-Erweiterung möglich Ergebnis: Das Versandsystem von Engelhorn ist ein zeitsparendes und fehlerreduzierendes Instrument für die Mitarbeiter von Engelhorn geworden. Es erleichtert die parallele Verarbeitung von EDV und Warenfluss durch den Zugriff über eine einheitliche Oberfläche. Das Tracking/Tracing aller Teile ist jederzeit möglich. Die Einarbeitung der Mitarbeiter verläuft schnell und problemlos. Die Eingabe und Verarbeitung von Daten erfolgt über durchdachte Abfragen, etliche Vorgänge werden automatisiert abgewickelt um die Datenbestände fehlerfrei und aktuell vorzuhalten. Auch kompliziertere Vorgänge wie Teilretouren, Filialumlagerung, Schneidereiversand etc. werden transparent und»wie aus einem Guss«abgebildet. Für die künftige Weiterentwicklung ist ein flexibles und individuell skalierbares Framework geschaffen worden, das auch für technologische Veränderungen offen ist.

4 Next steps: Engelhorn plant die Erweiterung seines Online-Shopping. Die hierfür erforderlichen neuen Strukturen und Abläufe im Versand sind bereits eingerichtet und das System hält Kapazitäten vor, die eine hohe Nachfrage problemlos bewältigen können. Auf der Basis des bestehenden Intranets kann die Reichweite des Versandsystems noch wesentlich erweitert werden, indem z.b. auch der Wareneingang entsprechend aufbereitet wird und Lieferanten und Partner nahtlos in die Abläufe eingebunden werden. Das wiederum könnte auch den Einkauf wesentlich straffen, denn die Web-basierte Kommunikation mit Lieferanten und Waren wäre ein weiterer entscheidender Schritt in Richtung Zukunft. Kundenhistorie: :: 2003: Aufbau des Intranet :: 2003: Erfassung und Verwaltung von Kundendaten im Intranet :: 2004: Einzelplatzmodul zur Lieferschein-Verwaltung im Intranet :: 2004: Implementierung von Ant-On!, dem Content-Management-Baukasten von»home of the Brave«:: 2004: Web-basiertes Versandsystem Kontakt: Home of the Brave Dr. Jochen Schmidt Telefon 0621/

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