Verhaltenskodex. dezember 2011

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1 Verhaltenskodex dezember 2011

2 INHALT BRIEF DES CEOs 02 UNSERE WERTE 03 ÜBERBLICK 04 AUFGABEN UND ZUSTÄNDIGKEITEN 06 Geschäftsbeziehungen 08 Schutz der Vermögenswerte des Konzerns 18 Betriebsordnung, Arbeitsumfeld und Verantwortlichkeiten 23

3 Good ethics is good business Mehr denn je werden Unternehmen weltweit nicht nur auf Grundlage von Qualität und Effizienz ihrer Produkte und Dienstleistungen, sondern auch auf Basis ihrer Geschäftspraxis und der Firmenpolitik beurteilt. Keine Unternehmen, das eine führende Rolle anstrebt, kann heutzutage nachhaltig erfolgreich sein, ohne sich auf einen ethischen Mindeststandard zu stützen. Der Verhaltenskodex ( Code of Conduct ) von AEG Power Solutions ist eines der Instrumente mit dem sichergestellt werden soll, dass sich - auf allen Ebenen der Organisation, in jeder Konzernfunktion und an jedem Konzernstandort - jeder Beschäftigte moralisch und ethisch einwandfrei und ordnungsgemäß verhält. Das Bekenntnis zu korrektem und ordnungsgemäßem Verhalten in allen Geschäftsbereichen stellt ein Kernelement unserer Unternehmensidentität dar und ist ein wichtiger Bestandteil unserer geschäftlichen Reputation und der Marke AEG Power Solutions. Neben der Umsetzung solider Managementmechanismen und eindeutig definierter Verantwortlichkeiten in unserem Unternehmen hängt eine Umsetzung ethischer Geschäftsgrundsätze letztlich vor allem von den einzelnen Mitarbeitern ab. Als Teil des AEG Power Solutions Teams liegt es letztlich in Ihrer persönlichen Verantwortung, ein Verständnis dafür zu entwickeln, was es bedeutet, sich korrekt und aufrichtig zu verhalten und sich an die im AEG Power Solutions Verhaltenskodex dem sogenannten Code of Conduct definierten Grundsätze und Richtlinien zu halten. Der vorliegende Verhaltenskodex regelt die wesentlichen Themen und Aspekte, welche eine ethisch zulässige und rechtmäßige Geschäftspraxis ausmachen. Jeder Abschnitt befasst sich mit einem bestimmten Bereich, in dem solche ethischen Fragestellungen auftreten können und fasst kurz die wesentlichen Verhaltensrichtlinien zusammen. Für die meisten dieser Aspekte stehen zudem gesondert detaillierte Ausarbeitungen in Form von Konzernrichtlinien zur Verfügung. Bitte beachten Sie die Vorgaben des nachfolgenden Verhaltenskodex und wenden die Grundsätze im Rahmen ihrer jeweiligen Tätigkeit und der entsprechenden Situation an. Da ein Verhaltenskodex allgemein formuliert ist und nicht jede einzelne in der Praxis auftretende Situation an jedem Ort der Welt erfassen und abdecken kann, können Lücken und Unklarheiten im Code of Conduct bestehen oder auftreten. Sollte in einer bestimmten Situation keine klare oder nur eine widersprüchliche Regelung enthalten sein, so wenden Sie sich zwecks Klärung hierzu bitte direkt an Ihren unmittelbaren Vorgesetzten. Sollte die Situation dann Ihrer Ansicht nach noch nicht ausreichend geklärt oder die getroffene Entscheidung aus Ihrer Sicht nicht zutreffend sein oder der Angelegenheit nicht gerecht werden, insbesondere wenn von Ihnen ein Verhalten erwartet wird, das nach Ihrer Einschätzung nicht mit den Grundsätzen des vorliegenden Verhaltenskodex vereinbar sein könnte, so wenden Sie sich mit dieser Angelegenheit bitte direkt an die nächsthöhere Führungsebene. Durch die Ethics & Compliance Hotline und die für die jeweiligen Geschäftsbereiche entsprechenden Konzernrichtlinien soll außerdem sichergestellt werden, dass jeder, der auf ein mögliches Fehlverhalten hinweist, vor negativen Konsequenzen geschützt ist. Hierdurch soll gewährleistet werden, dass sowohl gemeinsam als auch individuell die gemeinsame Verantwortung dafür übernommen wird, dass wir uns im Rahmen unserer Tätigkeit und unserer Entscheidungen stets von ethischen Prinzipien leiten lassen. CEO 2

4 Unsere Werte Die fünf Grundwerte des Code of Conduct bilden Innovation: Innovation ist seit der Unternehmensgründung von AEG Power Solutions ein wesentlicher Grundwert des Konzerns. Wir suchen stets nach neuen Wegen, um unsere Kunden noch besser zufrieden zu stellen und unsere Geschäfte auf eine noch bessere Weise zu führen, und zwar in allen Bereichen des Geschäftslebens, nicht nur in den Sparten Technologie, Produkt und Dienstleistung. Wir streben kontinuierlich nach innovativen Ideen und Lösungen, um neue Wege für unser geschäftliches Handeln zu finden und zu beschreiten. Respekt: Respekt ist gegenüber allen internen oder externen Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Wettbewerbern zu wahren. Respektvoller Umgang erfolgt gegenüber Betriebsangehörigen als auch Dritten gleichermaßen und unter Berücksichtigung sowohl der individuellen professionellen Bedürfnisse und Bestrebungen, als auch sonstiger Aspekte, beispielsweise kultureller Hintergründe, geschlechtsspezifischer Gesichtspunkte, der Position der jeweiligen Person im Unternehmen, der beruflichen Verantwortlichkeiten des Einzelnen, seiner Gesundheit, seiner Sicherheit und seines Wohlergehens. Zuverl ssigkeit: Über die Zuverlässigkeit unserer Produkte hinaus prägt Zuverlässigkeit jeden geschäftlichen Kontakt, ob innerhalb oder außerhalb des Konzerns. Als zuverlässige Mitarbeiter und Vertreter von AEG Power Solutions halten wir uns stets an unsere Zusagen und erfüllen unsere Verpflichtungen. Wir lassen unseren Worten Taten folgen. Ethisches Gesch ftsverhalten: Jeder Beschäftigte von AEG Power Solutions verpflichtet sich, den höchsten ethischen und moralischen Ansprüchen an sein Verhalten im Geschäftsleben zu genügen. Der vorliegende Verhaltenskodex soll nicht nur verstanden und respektiert werden, sondern sein Geist muss auch gelebt werden. Dies bedeutet, dass wir uns stets und an jedem Ort unserer Geschäftstätigkeit an alle dort geltenden Regeln, Standards und Gesetze halten. Verantwortung: Wir tragen Verantwortung für unser Handeln und Verhalten. Wir sind uns dessen bewusst, dass wir für alles, was wir im Geschäftsleben äußern und tun, die volle Verantwortung übernehmen. Jeder Einzelne muss sich gegenüber Dritten, innerhalb und außerhalb des Unternehmens, gegenüber Kollegen, Vorgesetzten, Kunden und Geschäftspartnern, verantworten. 3

5 berblick 4 Der AEG Power Solutions Code of Conduct (Verhaltenskodex) soll jeden Mitarbeiter des AEG-Konzerns dazu verpflichten, die darin aufgestellten Verhaltensregeln zu beachten. Ethisches Geschäftsverhalten ist einer der oben genannten fünf Grundwerte. Der Verhaltenskodex definiert die für die Praxis relevanten Grundsätze, Richtlinien und Regeln, die einem ethischen Geschäftsverhalten zugrunde liegen. Gesch ftsbeziehungen Mitarbeiter sollen sich der Risiken möglicher Interessenkonflikte zwischen ihren eigenen Interessen bzw. denen nahestehender Personen und den Interessen des Konzerns bewusst werden. Ein derartiger Interessenkonflikt darf niemals zu Entscheidungen führen, die dem Interesse des Konzerns schaden. Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen Bediensteten sind von besonders hoher Bedeutung. Mitarbeiter dürfen bei der Zusammenarbeit mit öffentlichen Bediensteten und Amtsträgern keine Gesetze verletzen und müssen sicherstellen, dass alle Transaktionen zwischen dem Konzern und staatlichen oder kommunalen Vertretern und Behörden korrekt abgewickelt werden. Die absolute Wahrung der Gesetze durch den Konzern bezieht sich auch auf mögliche Vertreter des Konzerns beispielsweise Handelsvertreter, Vertragshändler, Berater und andere Dritte. Für diesen Bereich Verträge mit Vermittlern wird auf die hierzu gesondert ausgearbeitete Richtlinie des Konzerns hingewiesen. Darüber hinaus hat sich der Konzern als börsennotiertes Unternehmen an spezifische Vorschriften und Verordnungen zu halten. Die daher hierzu erarbeitete Konzernrichtlinie über den Umgang mit Insiderinformationen untersagt Mitarbeitern unter anderem ausdrücklich die Nutzung oder Weitergabe von Insiderinformationen oder Hinweisen zum Zwecke des Wertpapierhandels. Kartellrechtliche Gesetze und Verordnungen verbieten direkte oder indirekte Vereinbarungen, Absprachen oder solche Kommunikation mit Wettbewerbern, die sich auf Abstimmungen zu Preisen, Märkten, Kunden, Preisab- und -aufschläge, Vertragsbedingungen sowie Verkaufs- oder Leistungsbedingungen beziehen, sowie jegliche sonstigen Absprachen oder Mitteilungen zu Geschäftsbedingungen oder strategischen Entscheidungen. Die im Code of Conduct zur Betrugsbekämpfung aufgestellten Regeln untersagen den gezielten Missbrauch von konzerninternen Verfahren, Systemen, Vermögenswerten, Produkten und/oder Dienstleistungen, um zu verhindern, dass sich Mitarbeiter in betrügerischer und ungesetzlicher Weise Vorteile verschaffen. Unsere Richtlinie zur Korruptionsbekämpfung untersagt direkte oder indirekte Zahlungen oder Begünstigungen zugunsten von Mitarbeitern in öffentlichen Ämtern oder Behörden. Gleiches gilt auch für das bloße Inaussichtstellen oder Versprechen von Zahlungen oder Begünstigen. Die Konzernrichtlinie zur Bekämpfung von Geldwäsche besagt, dass die Mitarbeiter und damit der Konzern - Geschäftsbeziehungen nur zu solchen Kunden eingeht, deren Unternehmen rechtmäßig und unter Einhaltung der geltenden Gesetze geführt werden und deren finanzielle Mittel legitimen Ursprungs sind.

6 Geschenke und Einladungen stellen einen weiteren Bereich dar, der komplexe ethische Fragen aufwirft. Die Konzernrichtlinie bestimmt hierzu, dass Kunden keine Geschenke gemacht werden dürfen, es sei denn, deren Wert ist geringfügig. Zudem dürfen Beschäftigte von AEG Power Solutions keine Einladungen für Kunden aussprechen, sofern dies über den im Rahmen einer normalen Geschäftsbeziehung üblichen Umfang hinausgeht. Schutz der VermgOenswerte des Konzerns Alle Mitarbeiter der AEG Power Solutions sind dazu angehalten, die materiellen und immateriellen Vermögenswerte des Konzerns zu schützen. Dies schließt den Schutz vertraulicher Informationen und geheimer Unterlagen ein. Es wird erwartet, dass die Mitarbeiter die konzerneigene IT und Ressourcen ausschließlich für ihre berufliche Tätigkeit nutzen, wobei eine geringfügige private Nutzung für private , SMS-Nachrichten und eine angemessene Nutzung des Internets erlaubt werden kann. Gleichermaßen wird von den Mitarbeitern erwartet, dass sie die Reputation und die Marke des Konzerns schützen. Dies umfasst auch die Beachtung der für die Nutzung von Marke und Logo bestehenden Regeln sowie die Sicherstellung, dass öffentliche Kommunikation und Medienkontakte über die hierfür im Konzern vorgesehenen Kanäle abgewickelt werden. Betriebsordnung, Arbeitsumfeld und Verantwortlichkeiten Mitarbeiter, die erwarten, dass sie im Rahmen ihrer Tätigkeit Reise- und/oder Übernachtungskosten abrechnen müssen, sollen sich mit den Konzernrichtlinien zu Geschäftsreisen vertraut machen. Die Betriebsordnung von AEG Power Solutions bestimmt Richtlinien für den Umgang mit Kollegen, Bewerbern, Praktikanten, Vertriebsmitarbeitern und Dritten. Der Konzern besteht auf ein professionelles Verhalten und gegenseitigen Respekt im Umgang miteinander und mit anderen. Belästigungen jeglicher Art und Form sind untersagt, ebenso wie jegliche Form und Art der Diskriminierung aus rassistischen, religiösen oder geschlechtsbezogenen Gründen oder wegen der sexuellen Orientierung, des Alters oder einer körperlichen Behinderung einer anderen Person. Der Konzern fordert alle Mitarbeiter auf, einen potentiellen Verstoß gegen rechtliche Vorgaben oder die in den Richtlinien des Konzerns festgelegten Verhaltensregeln mitzuteilen. Hierzu können die Ethics & Compliance Hotline, aber auch andere Kanäle genutzt werden. Die Konzernrichtlinie zur Einrichtung der Ethics & Compliance Hotline wurde erstellt, um Mitarbeiter zu schützen, die aufgrund ihrer Mitteilung über Verstöße gegen vorliegenden Code of Conduct oder seine Richtlinien negative Konsequenzen für sich befürchten. 5

7 Aufgaben und Zuständigkeiten MANAGEMENT In erster Linie trägt die Konzernleitung trägt die Verantwortung zur Vermeidung und Erkennung von Verstößen gegen den AEG Power Solutions Code of Conduct sowie für eine angemessene Reaktion hierauf. Führungskräfte sind nicht nur dafür zuständig, eine Unternehmenskultur aufzubauen, in der unangemessenes Verhalten nicht toleriert wird, sondern besitzen zudem eine Vorbildfunktion. Die Managementteams aller Konzerneinheiten müssen eine geeignete Person benennen, die die Verantwortung für die Abwendung und Erkennung von Verstößen gegen den Verhaltenskodex sowie angemessene Reaktionen darauf übernimmt. Die Erarbeitung und Umsetzung von Unternehmensrichtlinien liegt in der Verantwortung der Konzernleitung. Der AEG Group Controller unterstützt diese Bemühungen durch die Bereitstellung angemessener Hilfsmittel, durch Unterstützung bei Risikobewertungen, durch seine Teilnahme an Sensibilisierungsprogrammen und die Beratung der regionalen Managementteams. Darüber hinaus bewertet und prüft der Konzern-Controller die Effektivität von bereits eingeführten Verfahren zur Abwendung und Erkennung von Verstößen gegen den Verhaltenskodex sowie die angemessene Reaktion auf diese. Im Rahmen der Prozedere zur Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten hilft der Konzern-Controller bei der Einführung von Verfahren und/oder Systemen, die einer konstanten Überprüfung dienen und die Erkennung von Verstößen ermöglichen. Die lokalen Geschäftsführungen interpretieren die Unternehmensgrundsätze, Mindestanforderungen und Leitlinien und passen diese an die in ihrer Region geltenden Vorschriften und üblichen Geschäftsnormen an. Es wird erwartet, dass die lokale Geschäftsleitung Maßnahmen zur Vermeidung, Erkennung sowie Untersuchungen von Verstößen gegen den Code of Conduct leiten und dass sie bei der Bewertung von Verstößen und der Erarbeitung von angemessenen Reaktionen eng mit dem Group Compliance Officer zusammenarbeiten. Group Compliance Officer Der AEG Power Solutions Compliance Officer unterstützt die Konzern-Führungsspitze bei der Vermeidung und Erkennung von Verstößen gegen den Code of Conduct sowie bei entsprechenden Folgemaßnahmen. Der Group Compliance Officer koordiniert die Umsetzung der einzelnen im Code of Conduct definierten Richtlinien und erhöht das Bewusstsein und Verständnis für deren Inhalt und Bedeutung bei den Mitarbeitern. 6

8 Die Rolle des Personalwesens Die Personalabteilungen sind für die Entwicklung eines durchgängigen Sanktionsrahmens für Verstöße gegen den Verhaltenskodex zuständig. Dieser Sanktionsrahmen kann je nach den regionalen Gegebenheiten entweder von der Personalabteilung vor Ort oder vom zuständigen Management umgesetzt werden. Die Personalabteilungen sind für die Durchsetzung der Nulltoleranzpolitik des Konzerns zuständig. Sie müssen sicherstellen, dass die Frage der persönlichen Integrität eines Bewerbers auch im Einstellungsprozess eine Rolle spielt. Schließlich stellt das Personalwesen sicher, dass Schulungen und Workshops zum Thema Unternehmensethik in den Katalog der Personalentwicklungsmaßnahmen des Konzerns aufgenommen werden. Was konnen Sie tun, wenn Sie Zweifel oder Fragen haben? Der Konzern fordert alle Mitarbeiter auf, jede Handlung, die einen Verstoß gegen das Gesetz oder eine Konzernrichtlinie darstellt, mitzuteilen. Wenn Ihnen daher auffällt, dass bestimmte Handlungen von Mitarbeitern gegen das geltende Recht verstoßen oder nicht den Konzernrichtlinien entsprechen bzw. nicht im Sinne des Verhaltenskodexes durchgeführt werden, dürfen Sie diese Situation nicht ignorieren. Äußern Sie Ihre Bedenken gegenüber Ihrem Vorgesetzten oder der verantwortlichen Führungskraft oder nutzen Sie unsere Ethics & Compliance-Hotline. Die Ethics & Compliance- Hotline steht allen Mitarbeitern, Führungskräften und anderen Personen, die für den Konzern agieren, offen. Sofern der regional geltende rechtliche Rahmen dies erlaubt, können Sie auch anonym bei der Hotline anrufen. Die Informationen werden an die entsprechende Organisation zur Nachverfolgung des gemeldeten Vorfalls weitergegeben. Über die Hotline abgegebene Berichte werden unverzüglich und diskret weiterverfolgt. Jede Person, die hier ihre Anliegen vorträgt, wird durch die Bestimmungen der Konzernrichtlinie zur Ethics & Compliance Hotline geschützt. Richtlinie zur Ethics & Compliance Hotline Der Konzern fordert alle Mitarbeiter dazu auf, jede Handlung, die einen Verstoß gegen das Gesetz oder den Code of Conduct darstellen könnte, zu berichten. Dies kann über die Ethics & Compliance-Hotline oder über andere Kanäle geschehen. Die Konzernrichtlinie, die diesen Fall regelt, schützt Mitarbeiter, die Hinweise auf mögliche Verletzungen der Grundwerte des Konzerns oder des Verhaltenskodexes abgeben, vor negativen Konsequenzen. Kein Mitarbeiter, keine Führungskraft und kein Vorgesetzter darf gegenüber einer Person, die nach bestem Wissen und Gewissen einen Verstoß gegen den Verhaltenskodex gemeldet hat, dieser Person benachteiligende Entscheidungen treffen oder benachteiligende Verhaltensweisen ausüben. Niemand darf seinen Status oder seine Position im Konzern ausnutzen, um die Meldung eines Verstoßes durch eine andere Person zu beeinträchtigen. Gegen Personen, die sich einer benachteiligenden Entscheidung oder in sonstiger diskriminierender Weise gegenüber einer Person, die einen Verstoß gegen den Code of Conduct mitgeteilt hat, schuldig macht, werden Disziplinarmaßnahmen eingeleitet, die bis zur Auflösung des Arbeitsvertrages führen können. Die Richtlinie dient NICHT dem Schutz von Personen, die bewusst oder leichtfertig wahrheitswidrige, falsche oder irreführende Informationen über die Hotline mitteilen oder in sonstiger Weise abgeben. 7

9 Gesch ftsbeziehungen Interessenkonflikte Ein Interessenkonflikt besteht dann, wenn Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeiten für den Konzern Entscheidungen zum eigenen Vorteil treffen oder beeinflussen bzw. zum Vorteil einer nahestehenden Person, sofern diese Entscheidung negative Auswirkungen für den Konzern, seine Kunden, Lieferanten oder beteiligte Dritte hat oder haben kann. Der Konzern toleriert in keiner Form Entscheidungen, die sich gegen die Interessen des Unternehmens richten und aus einem Interessenskonflikt der die Entscheidung treffenden Person(en) resultieren. Es liegt in Ihrer Verantwortungen, im Rahmen Ihrer Tätigkeit für AEG Power Solutions stets im besten Interesse des Konzerns zu handeln. Sie sollten niemals persönlich von geschäftlichen Vorgängen und Transaktionen, die im Rahmen Ihrer Tätigkeit im Konzern vorgenommen werden, profitieren. Direkte oder indirekte Eigentumsrechte, sonstige Beteiligungsformen oder Anteile, die ein Mitarbeiter an Unternehmen von Lieferanten, Wettbewerbern und/oder Kunden hat, müssen dem Vorgesetzten offengelegt werden. 8 Geschäftsbeziehungen

10 Einhaltung der Gesetze/Gesetzestreue Die Beziehungen des Konzerns und seiner Mitarbeiter zu Amtsträgern und Behörden sind für AEG Power Solutions von hoher Bedeutung. Ein Beamter oder öffentlich Angestellter (Amtsträger) ist jeder gewählte Amtsträger, Behördenmitarbeiter oder Regierungsangestellte, sowie Mitarbeiter von Unternehmen, die sich ganz oder teilweise in Staatsbesitz befinden. Die entsprechend für diesen Bereich aufgestellte Konzernrichtlinie soll betonen, von welch hoher Bedeutung es für den Konzern ist, dass Mitarbeiter sich an alle Gesetze, Verordnungen und Verfügungen halten und definiert zudem, welches Verhalten im Umgang mit Amtsträgern angemessen oder unangemessen ist. Die Richtlinie erläutert zudem weitere besondere Regeln und Prozesse, die bei der Beauftragung und Zusammenarbeit mit Dritten gelten und ein Bewusstsein dafür schaffen sollen, welches Verhalten den rechtlichen Anforderungen entspricht oder unzulässig ist, dies insbesondere im Umgang mit Amtsträgern und öffentlichen Einrichtungen. AEG Power Solutions toleriert in keiner Form Gesetzesverletzungen und erwartet, dass sich alle Beschäftigten im Umgang mit Entscheidungsträgern in öffentlichen Institutionen streng an den vorgeschriebenen Verhaltenskodex halten. Neben der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sollten Mitarbeiter von AEG Power Solutions auch darauf achten, dass auch der sonstige Umgang zwischen dem Konzern bzw. seinen Vertretern mit Einrichtungen der öffentlichen Hand ordnungsgemäß verläuft. Direkte oder indirekte Zahlungen an Amtsträger oder Mitarbeiter öffentlicher Einrichtungen sowie das Anbieten oder Versprechen solcher Zahlungen mit dem Ziel, eine aktuell bevorstehende oder noch unbestimmte zukünftige Entscheidung zu beeinflussen, sind unzulässig. Die Annahme oder das Anbieten eines Geschenks, einer monetären Zuwendung oder eines anderen Gegenstandes gegenüber einem Amtsträgers oder öffentlich Angestellten, welche diesem einen persönlichen Nutzen verschaffen, ist unzulässig. Geschäftsbeziehungen 9

11 Der Umgang mit externen Beratern und Vertretern Die Einhaltung von Recht und Gesetz soll auch für Vermittler, Berater oder sonstige Dritten, welche den Konzern und seine Interessen vertreten, gelten. Um dies sicherzustellen, ist ein spezielles internes Verfahren einzuhalten, welches den Beauftragungsprozess und die Zusammenarbeit mit diesem Personenkreis regelt. Dadurch soll erreicht werden, dass dieser Personenkreis denselben Grundwerten und Anforderungen an ethische Geschäftspraktiken unterworfen werden, wie sie für den Konzern gelten. Die Beauftragung von externen Beratern muss durch den Corporate Compliance Officer genehmigt werden. Vor verbindlicher Beauftragung eines Beraters müssen die Beweggründe hierfür erläutert und dokumentiert werden. Beraterverträge oder ähnliches mit öffentlichen Angestellten oder Amtsträgern eines anderen Staates, einer politischen Partei oder mit einem Kandidaten oder Anwärter auf ein öffentliches Amt sind zwingend unzulässig und dürfen nicht abgeschlossen werden. Vor Abschluss eines Beratervertrages mit einem ausländischen Berater muss dessen Reputation geprüft werden. Neben dem beruflichen Status des Beraters sollte auch, sofern möglich, geprüft werden, ob familiäre oder sonstige persönliche Verbindungen zu Amtsträgern oder öffentlichen Einrichtungen bestehen. Bei der Rechtsabteilung des Konzerns muss eine Zusammenstellung der überprüften Daten (D & B Auskunft, Creditreform, etc.), sonstigen Informationen sowie der Gründe für den Abschluss des Beratervertrages zwecks Dokumentation hinterlegt werden, insbesondere eine konkrete Beschreibung der vom Berater angebotenen Dienstleistungen, eine Begründung zur Notwendigkeit dieser Beratungsleistungen für den Konzern und eine klare und eindeutige Darstellung der finanziellen Bedingungen, v.a. der Vergütungsregeln und der vereinbarten Zahlungsweise. Erst nach Zustimmung der Rechtsabteilung darf eine Beratungsoder Vermittlungsvereinbarung geschlossen werden. Darin sind die geschuldete Tätigkeit und der Zweck der Geschäftsbeziehung eindeutig zu definieren, ebenso der voraussichtliche Arbeitsumfangs, bestehende Interaktionen des Vermittlers mit dem Konzern und/oder seinen Beschäftigten, jegliche Beschränkungen der Tätigkeit des Beraters/Vermittler und sowie die Vergütungsregeln. 10 Geschäftsbeziehungen

12 Insiderinformationen Als Mitarbeiter von AEG Power Solutions haben Sie Zugang zu solchen nicht öffentlichen Informationen, welche Einfluss auf die Kursentwicklung der Konzernaktien haben können. Sofern ein Mitarbeiter aufgrund solcher Informationen Wertpapiere kaufen oder verkaufen oder handelt aufgrunddessen eine diesem Mitarbeiter nahestehende Personen, so verstößt dies nicht nur gegen die geltenden Konzernrichtlinien, sondern wird rechtlich als so genannter Insiderhandel betrachtet und ist damit strafbar. Da die Aktien der AEG Power Solutions Holding- Gruppe an der Börse notiert sind, muss der Konzern relevante Informationen fair und zeitnah offenlegen und angemessene Schritte zur Verhinderung unzulässiger Nutzung nicht öffentlicher, aber kursrelevanter Informationen treffen. Die Konzernrichtlinie zu Insidergeschäften enthält Vorgaben, an die sich alle Beschäftigten jederzeit zu halten haben. Grundsätzlich untersagt die Regelung allen Beschäftigten des Konzerns, selbst oder im Auftrag sonstiger Beteiligter Insiderinformationen oder Tipps, die für den Wert der Aktien und damit für den Handel mit Wertpapieren relevant sind, offen zu legen. Dies schließt vor allem die Verbreitung solcher Informationen aus, die der breiten Öffentlichkeit nicht zugänglich sind, aber den Aktienkurs beeinflussen könnten. Die Richtlinie untersagt allen Beschäftigten, die Zugang zu Insiderinformationen haben, im Zeitraum von drei Wochen vor Veröffentlichung von Quartalskennzahlen der Gruppe bzw. von zwei Monaten vor und bis zur Veröffentlichung des Konzernjahresergebnisses eine Teilnahme am Handel mit Aktien des Konzerns. Für weitere Einzelheiten verweisen wir auf die Konzernrichtlinie zu Insidergeschäften. Geschäftsbeziehungen 11

13 Kartellrecht Kartellrechtliche Bestimmungen dienen überall auf der Welt zur Verhinderung von Störungen der freien Märkte. Verstöße gegen kartellrechtliche Bestimmungen stellen sowohl für den hiergegen verstoßenden Beschäftigten als auch den Konzern eine Straftat dar. Für die Verletzungen von kartellrechtlichen Bestimmungen werden harte Strafen verhängt, wobei Unkenntnis über die relevanten Gesetze keine rechtlich anerkannte Rechtfertigung darstellt. In unserer Branche besteht das Risiko hier bei (geheimen) Absprachen oder Abkommen mit einem oder mehreren Wettbewerbern, bei denen eine Abstimmung über Preise, Zielmärkte oder andere Geschäfte getroffen werden. Eine Verletzung kartellrechtlicher Bestimmungen liegt dann vor, wenn direkt oder indirekt Vereinbarungen, Absprachen oder sonstige Kommunikation und Abstimmung mit Wettbewerbern in Bezug auf Preise, Märkte, Kunden, Ermäßigungen oder Preisaufschläge, Vertragsbedingungen, sowie jegliche sonstigen Geschäftsbedingungen oder strategische Entscheidungen stattfinden. Exklusive Vereinbarungen mit Wettbewerbern, die der Beschränkung des Marktzugangs für die Produkte des Konzerns dienen, sowie Preisabsprachen für Produkte der Gruppe sind ebenfalls als Kartellverstöße zu betrachten. Der Konzern toleriert in keiner Form direkte oder indirekte Abstimmungen, Absprachen oder Kommunikation mit Wettbewerbern über Preise, Märkte, Kunden, Ermäßigungen oder Preisaufschläge, Vertragsbedingungen, sowie jegliche sonstigen Geschäftsbedingungen oder strategischen Entscheidungen. Den Beschäftigten und Mitarbeitern der AEG Power Solution ist es strikt untersagt, eine Vereinbarung oder Absprachen mit einem Wettbewerber über Preise, Märkte, Kunden, Vertragsbedingungen oder regionale Märkte zu treffen. Auch beiläufige Unterhaltungen können als illegale Absprache gelten, falls diese bestimmte Handlungen auslösen, die sich aus dem Gesprächsinhalt heraus ergeben. Informationen über Wettbewerber dürfen nicht direkt beim betreffenden Unternehmen angefragt, sondern müssen aus öffentlichen Quellen zusammengestellt werden. Lassen Sie alle Entwürfe für Vereinbarungen mit Wettbewerbern von der Rechtsabteilung prüfen. Kontaktieren Sie die Rechtsabteilung, falls Sie von einem Wettbewerber mit dem Ansinnen einer geschäftlichen Absprache kontaktiert werden. Bilden Sie sich ein unabhängiges Urteil und vermeiden Sie so weit wie möglich, dass auch nur der Anschein einer Absprache mit einem Wettbewerber entsteht. 12 Geschäftsbeziehungen

14 Betrugsbekämpfung Unter Betrug verstehen wir den vorsätzlichen Missbrauch von Verfahren, Systemen, Gütern, Produkten und/oder Dienstleistungen, um sich in betrügerischer Absicht, bzw. auf ungesetzliche Art und Weise, Vorteile zu verschaffen. Die Betrugshandlungen können ausgehen von Mitarbeitern des Konzerns (einschließlich Leiharbeitnehmern und freien Mitarbeitern), von externen Dritten (einschließlich Kunden, Interessenten und Lieferanten) oder von Vertretern beider Gruppen. Eine Manipulation der Finanzberichterstattung/ des Rechnungswesens wird ebenfalls als Betrug angesehen. Die Konzernrichtlinie zur Betrugsbekämpfung soll durch die Integration der Betrugsbekämpfung in alle Geschäftbereiche des Unternehmens die Aufdeckung von Betrugsfällen erhöhen und die aus Betrugshandlungen resultierenden Verluste reduzieren. Die Richtlinie trägt durch die ständige Weiterentwicklung der Kontrollmechanismen zur Vermeidung, Erkennung und Reaktion sowie zur Reduzierung von Betrugsfällen bei. Der Konzern ist bestrebt, durch die Bewertung von Betrugsrisiken, durch den Code of Conduct, durch Kommunikation und Trainings, durch Prüfung neuer Mitarbeiter vor ihrer Einstellung (im Rahmen des rechtlich Zulässigen) sowie durch Kontrollen für bestimmte Verfahren und Prozessabläufe, Betrugsfällen vorzubeugen. Diese Prozesskontrollen umfassen auch die die Kompetenzaufteilung, wie sie in der Konzernrichtlinie zur Kompetenz- und Aufgabetrennung, die unter anderem bestimmt, dass eine Einzelperson nicht für zwei oder mehre Abschnitte/Teile einer potentiell betrugsgefährdeten Transaktion oder Tätigkeit allein zuständig sein darf. Der Sicherheitsmechanismus des Vier-Augen-Prinzips bedingt, dass erst dann Zugang zu einem bestimmten System gewährt wird, wenn Authentifizierung über zwei Personen stattgefunden hat. Weitere Kontrollmechanismen, die der Betrugsbekämpfung dienen, sind die vollautomatisierte Abwicklung bestimmter Prozesse, sodass keine manuellen Zwischenschritte erforderlich werden, sowie die Vorgaben der Konzernrichtlinie zu Beschaffung und Auftragsvergabe. Die Aufdeckung von Betrugshandlungen wird durch ein entsprechendes Prüf-, Kontroll- und Berichtswesen sichergestellt. Die Reaktion und Folgemaßnahmen auf entdeckte Betrugsfälle erfolgen über konzerninterne Untersuchungen, Durchsetzung von Sanktionen, Maßnahmen zur Beseitigung weiterer Betrugshandlungen und durch Aufbewahrung der Daten und Informationen hierüber in entsprechenden Protokollen. Geschäftsbeziehungen 13

15 Korruptionsbekämpfung Ein Korruptionsfall also Bestechung liegt grundsätzlich dann vor, wenn als Gegenleistung für eine bestimmte Handlung, Unterlassung oder sonstige Einflussnahme Geld, Geschenke oder die Gewährung anderer Vorteile angenommen oder angeboten wird. Bestechung ist nicht nur unmoralisch, sondern auch fast überall auf der Welt strafbar. Die Konzernrichtlinie zur Korruptionsbekämpfung unterstreicht, dass die Mitarbeiter des AEG Konzerns überall auf der Welt die Anti-Korruptionsgesetze einhalten müssen, insbesondere das U.S. Gesetz über Korruptionsmethoden im Ausland (U. S. Foreign Corrupt Practices Act) und das britische Bestechungsgesetz (U.K. Bribery Act). Kein Mitarbeiter des Konzerns darf Mitarbeitern öffentlicher Behörden direkt oder indirekt Zahlungen anbieten bzw. Zahlungsversprechen jeglicher Form in Aussicht stellen. Es ist zudem allen Beschäftigten strikt untersagt, gegenüber Amtsträger und öffentlichen Angestellten oder Mitarbeitern Geschenke, finanzielle Zuwendungen oder jegliche anderen persönlichen Vorteile anzubieten oder anzunehmen. Werden derartige Zahlungen von Vertretern öffentlicher Behörden verlangt, so muss dies sofort dem zuständigen lokalen Geschäftsführer und der Rechtsabteilung mitgeteilt werden. Diese Regelung gilt auch für Vertreter, Berater und sonstige Dritte, die den Konzern nach außen vertreten. Insbesondere für die Beauftragung und Zusammenarbeit mit Vermittlern und Beratern ist das konzern-interne spezielle Verfahren der entsprechenden Konzernrichtlinie einzuhalten, wodurch sichergestellt werden soll, dass Vermittler und Berater denselben wirtschaftsethischen Grundwerten unterworfen werden. 14 Geschäftsbeziehungen

16 Bekämpfung von Geldwäsche Unter Geldwäsche versteht man die Einschleusung illegal erzielter Erträge in einen legitimen Wirtschafts- und Geschäftsablauf mit dem Ziel der Verschleierung des illegalen Ursprungs der Geldmittel. Geldwäsche ist strafbar. Die Konzernrichtlinie zur Bekämpfung von Geldwäsche ist darauf ausgerichtet, dass jeder verdächtige Vorgang aufgedeckt wird, der bewusst oder unbewusst ein Geldwäschepräventionsgesetz eines Landes verletzt, in dem AEG geschäftlich aktiv ist. Der Konzern tritt nur dann in eine Geschäftsbeziehung mit einem potenziellen Kunden ein, wenn dieser für ein legal agierendes Unternehmen auftritt, dessen Finanzmittel aus legalen Quellen stammen. Mitarbeiter dürfen niemals Barzahlungen für Produkte oder Dienstleistungen von AEG Power Solutions annehmen. Zahlungen von Kunden sollen stets über angesehene nationale oder internationale Banken laufen, deren Antigeldwäschemaßnahmen in der Bankenwelt als angemessen anerkannt sind. Die Mitarbeiter von AEG Power Solutions sollen Zahlungsbedingungen, die ungewöhnlich komplex sind und keinen eindeutigen Geschäftszwecke erfüllen, besonders vorsichtig und sorgfältig bearbeiten und weitere notwendige Unterlagen zur Prüfung des Kunden, insbesondere Auszüge aus entsprechenden Handelsregistern, Bankreferenzen, Marktforschungsberichte, Business Ratings, Exportunterlagen und andere offizielle Dokumente einfordern und gründlich prüfen. Geschäftsbeziehungen 15

17 Geschenke und Einladungen Auch wenn der Austausch kleinerer Geschenke in mancher Situation harmlos erscheint, können auch solche Geschenke eine Form von Bestechung darstellen. Die Konzernrichtlinie zu Geschenken und Einladungen gibt klare Vorgaben für die Annahme und Gewährung von Geschenken unter Sicherstellung der professionellen Integrität. Die Richtlinie beschreibt, wann ein angemessenes Geschenk vorliegt und unter welchen Bedingungen solche Geschenke übergeben oder angenommen werden können. Die Konzernrichtlinie zum Thema Geschenke stellt hierzu unter Berücksichtigung und Einbeziehung regionaler Besonderheiten eine Anleitung für Geschenke an Geschäftspartner zur Verfügung. 16 Geschäftsbeziehungen

18 Als zulässiges Geschenk (gegenüber Geschäftspartnern) wird eine Zuwendung mit einem nominalen Wert von insgesamt nicht mehr als EUR 50 definiert (bzw. der entsprechende umgerechnete Wert in einer anderen Währung). Bargeld darf dabei grundsätzlich nicht als Geschenk angesehen werden; die Annahme oder Übergabe von Bargeld-Schenkungen ist strengstens untersagt. Einladungen, die über das in einer normalen Geschäftsbeziehung übliche Maß hinausgehen, werden auch als Geschenk betrachtet. Zuweilen wird Mitarbeitern von AEG Power Solutions durch freie Mitarbeiter, Lieferanten, Dienstleister, potentielle neue Geschäftspartner oder sonstige Dritte ein Geschenk, eine Einladung zu einer Veranstaltung oder einem Essen oder eine andere Art der Zuwendung angeboten. Wir erwarten von unseren Mitarbeitern, dass sie sich in diesen Fällen sehr zurückhaltend und vorsichtig verhalten, bevor sie jegliche Art von Geschenk annehmen. Alle Geschenke müssen der regionalen Rechnungsprüfung gegenüber berichtet werden. Die Annahme eines Geschenks darf niemals Ihr professionelles Urteilsvermögen oder Ihre Unabhängigkeit beeinträchtigen. Mitarbeiter von AEG Power Solutions dürfen den Kunden keine Geschenke im Wert von mehr als EUR 50 (bzw. einem entsprechenden Äquivalent) machen oder Einladungen aussprechen, die über das in einer normalen Geschäftsbeziehung übliche Maß hinausgehen. In einigen Ländern ist es üblich, Geschäftspartnern zu bestimmten Feiertagen Geschenke zu überreichen. Hier ist ebenfalls die oben aufgeführte Richtlinie anzuwenden. Da es jedoch nicht immer höflich und praktisch möglich ist, Geschenke abzulehnen, oder unangenehme Situationen entstehen können, kann die jeweilige lokale Konzerngesellschaft hierzu eine eigene Richtlinie aufstellen, beispielsweise ein Sammeln der Geschenke oder eine Spende der Geschenke für wohltätige Zwecke. Besondere Aufmerksamkeit ist notwendig, wenn dem Vertreter einer öffentlichen Einrichtung bzw. einem Amtsträger oder Beamten ein Geschenk gemacht werden soll. In diesen Fällen ist vorab eine Genehmigung durch die lokale Geschäftsleitung einzuholen und eine Mitteilung an die Rechtsabteilung vorzunehmen. Geschäftsbeziehungen 17

19 schutz DER VERMOGENSWERTE DES KONZERNS Vertrauliche Informationen Der Konzern muss Informationen schützen, da diese wertvolle Ressource darstellen. Die Weitergabe vertraulicher Informationen ist dabei von besonders hoher Bedeutung. Vertrauliche Informationen sind Informationen über den Konzern, die nicht öffentlich zugänglich sind, beispielsweise Erfindungen, Patente, Entwürfe und Ausarbeitungen, technische Produktspezifikationen, die nicht für Anwender bestimmt sind, technische Kenntnisse, Produkttechnologien, vertrauliche Prozesse/Verfahrensweisen und Produkte oder Software. Desweiteren sind Finanzinformationen erfasst, beispielsweise Kosten, Margen und Rentabilitätsdaten, geschäftliche Informationen über Kunden, Preise, Rabatte, Informationen über Einkauf und Marketing sowie andere wichtige Informationen über den Konzern. Kein Beschäftigter darf während oder nach seiner Tätigkeit für den Konzern ohne ausdrückliche Erlaubnis vertrauliche Informationen aus der Geschäftstätigkeit des Konzerns, einschließlich der Tochtergesellschaften, Geschäftspartner, Aktionäre und Kunden, offenlegen oder anderweitig nutzen. Diese Richtlinie bezieht sich auch auf Geheimhaltungs- oder Vertraulichkeitsvereinbarungen, die den Umgang unserer Geschäftspartner mit vertraulichen Informationen regeln. 18 Schutz der Vermögenswerte des Konzerns

20 Aufbewahrung von Dokumenten Eine angemessene Aufbewahrung von Dokumenten soll gewährleisten, dass Dokumente und Daten adäquat verwahrt werden und dass Dokumente, die keinen Wert oder keine Relevanz mehr besitzen, ordnungsgemäß entsorgt werden. Dies betrifft physische Dokumente sowie Dokumente in elektronischer Form. Beschäftigte von AEG Power Solutions müssen sicherstellen, dass alle Dokumente gemäß dem konzernweit festgelegten Verfahren bearbeitet und aufbewahrt werden. Alle Zahlungen müssen korrekt und genau in der Buchhaltung des Konzerns erfasst werden. Die Länge der Zeit, für die ein bestimmtes Dokument aufbewahrt werden muss, hängt von der Art des Dokuments ab. Die Aufbewahrungsfrist für Personalunterlagen, Lieferantenbücher und -daten beträgt beispielsweise sieben Jahre. Urkunden, Rechnungen aus Verkaufsvorgängen, die Hauptbuchhaltung sowie geistiges Eigentum sind unbegrenzt vorzuhalten. Schutz der Vermögenswerte des Konzerns 19

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