Über die Nadel im Heuhaufen

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1 Über die Nadel im Heuhaufen Der englische Philosoph und Staatsmann Francis Bacon wußte es schon Wissen ist Macht! Nie war dieses allseits bekannte Zitat so aktuell wie heute. Jedoch sehen sich Mitarbeiter in Unternehmen nicht mehr länger mit einem Mangel an Informationen konfrontiert, sondern einer wahren Flut an Daten in Form on s, Dokumenten, Internetseiten und ielem mehr. Die Ressource Wissen ist in jedem Unternehmen in großen Mengen orhanden, fehlt aber oft da, wo sie benötigt wird. Meistens ist dieses wertolle Gut nur in den Köpfen einzelner Schlüsselpersonen festgehalten oder schlummert tief in Aktenordnern oder Datenbanken. Unternehmen und Wissenschaftler haben diesen Umstand längst erkannt und sich diesem Gebiet intensi zugewandt. Wissensmanagement wurde zum Modethema und Forschungsgebiet. Wissen zu organisieren und am richtigen Ort, zur richtigen Zeit bereitzustellen, erspricht Unternehmen entscheidende Wettbewerbsorteile und Möglichkeiten zur Produktiitätssteigerung. Herausforderung Wissensmanagement Am wertollsten wäre es, das implizite Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter erfassen und weitergeben zu können. Wechselt ein Mitarbeiter zur Konkurrenz oder in den wohlerdienten Ruhestand, so geht dieses Wissen oft unwiderruflich erloren. Hier jedoch muss sich die Wissenschaft orerst noch geschlagen geben. Es gibt zwar einzelne Instrumente wie Wissensportale, intelligente CRM und Dokumentenmanagementsysteme, aber die Art und Weise wie Wissen im Gehirn und komplexen Systemen wie Unternehmen organisiert ist, bleibt zu großen Teilen leider immer noch im Verborgenen. Doch auch schon der große Bestand an elektronisch archiierten Datenbeständen stellt Mitarbeiter und Unternehmer or große Herausforderungen. Wo finde ich was? Welche bereits orhandenen Informationen fehlen? Wer hat Zugriff auf diese Informationen? Wie sind die Zusammenhänge? Diese Fragen lassen sich mittels Informationstechnologie durchaus lösen. Die alleinige Archiierung on Daten erschenkt mögliches Potential, kann aber durch intelligente Erweiterungen enorme Möglichkeiten erschließen. Neben der Motiation der Mitarbeiter, Wissen zu teilen, ist es dabei entscheidend, dass die zur Verfügung stehenden Informationen on der richtigen Person im richtigen Moment gefunden werden können. Wissen effizienter nützen Ein effizienterer Umgang mit Informationen kann die Arbeitsperformance im Büro deutlich steigern. Das hat das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO in der Neuauflage der E-Work-Nutzerstudie im Rahmen des Verbundforschungsprojekts Office 21 herausgefunden. Demnach wären in den Unternehmen oftmals bereits technische Werkzeuge orhanden, um dieses Potential abzurufen. Allerdings werden diese in der Praxis häufig nicht genutzt. "Zwei Dinge sollten Unternehmen gezielt angehen", sagt Alexander Greisle, Projektleiter der Studie: "Erstens die Mitarbeiter in punkto Informationsmanagement gezielt weiterbilden, um ihnen prozessorientiert und indiiduell Strategien und Methoden für den Umgang mit Informationen an die Hand zu geben. Zweitens sollten Unternehmen das Bewußtsein ihrer Mitarbeiter für die

2 Funktionen und Möglichkeiten moderner IT-Systeme schärfen." Zu iele hilfreiche Funktionen schlummern unentdeckt in den Tiefen der Ausstattung. Die orhandenen Systeme zur Datenhaltung, zum Beispiel serer, Intranet- und Datenbanksysteme, lassen sich oft durch die Ergänzung der richtigen Werkzeuge und die darauf abgestimmte Schulung der Mitarbeiter wesentlich produktier einsetzen. "Die Praxis zeigt, dass in zwei Drittel aller Fälle, besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen, schon kleine Verbesserungen ausreichen, um Produktiität und Effizienz in der Informationssuche nachhaltig zu steigern", meint Christoph Wendl, Geschäftsführer und Experte für Business Intelligence, bei Iphos IT Solutions. Mitarbeiter erbringen, diersen Studien zufolge, ungefähr ein Viertel ihres Arbeitstages auf der Suche nach Informationen. Damit erbunden sind oft auch enorme Kosten durch nicht oder zu spät gefundene Dokumente und Inhalte. Eine erminderte Produktiität, Doppelgleisigkeiten in der Informationsbeschaffung, mehrfache Aufbereitung ein und derselben Inhalte sowie im schlimmsten Fall erpasste Chancen und Fehlentscheidungen können dann oft die Auswirkungen dieses Umstands sein. Diese Auswirkungen ließen sich durch den Einsatz geeigneter Werkzeuge ermeiden oder zumindest in großem Umfang erringern. Aber auch Kunden und Partner wollen auf dem Weg zur geeigneten Information schnell, benutzerfreundlich und mit hoher Suchgenauigkeit geführt werden. Gerade im Internet, wo sich der nächste Anbieter nur einen Klick entfernt befindet, ist dies on großer Bedeutung. Google Technologie für Ihr Unternehmen Ob für Mitarbeiter im internen Netzwerk oder für Kunden und Partner überall auf der Welt, für beide Anwendungsfälle bietet Google, die schon on Google.com bekannte Technik, in Form einer hardwaregebundenen ("Appliance") Suchmaschine an. Das Angebot richtet sich an Unternehmen unterschiedlicher Größen und steht somit auch kleinen und mittleren Unternehmen zur Verfügung. Zwei Milliarden Suchanfragen pro Monat und ein Eintrag im Duden für das Wort "googeln", welches bekanntlich für das Suchen im Internet steht, zeugen on der Kompetenz des Markführers. Doch wie sehen die konkreten Einsatzmöglichkeiten sowie Vor- und Nachteile für Unternehmen aus, welche Modelle und Varianten gibt es und schlussendlich, was kostet die Technologie aus dem Hause Google? Alles Wissenswerte erfahren Sie in diesem Artikel. Warum auf Google-Technologie ertrauen? Die wichtigsten Gründe, die für Google als Suchtechnologielieferanten sprechen, sind wohl Geschwindigkeit, Ergebnisqualität und einfache Bedienung. Mitarbeiter, Kunden und Partner erwarten bei Suchanwendungen die Reaktionszeit, Treffergenauigkeit und Bedienerfreundlichkeit, die sie on ihrer Suche mit Google im Internet gewohnt sind. Google erspricht, dies könne mit den Search Appliances nicht nur geliefert, sondern auch indiiduell an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Dieses Versprechen wird gehalten. Die Search Appliances erhalten sich wie der große Bruder aus dem Internet und sind zudem leicht an die Unternehmensbedürfnisse anpassbar. Ob Sie nun ein Portal im Intranet oder sämtliche Internetauftritte der 300 Agenturpartner und zusätzlich erschiedenste Unternehmensseiten durchsuchen lassen wollen, wie etwa bei der

3 Allianz Versicherung der Fall, Google bietet Ihnen die Möglichkeiten dieses Vorhaben umzusetzen. "Uns war es enorm wichtig", so Michael Achatz, Projektleiter bei Iphos IT Solutions, der für die Alllianz die eben erwähnte Implementierung bewerkstelligte, "einen Anbieter zu finden, der unabhängig der erschiedensten Systeme, mit unterschiedlichen Plattformen, in unterschiedlichen Rechenzentren, eine ollständige und einfach zu wartende Suchlösung bieten konnte. In den Google Search Appliances haben wir diese gefunden." Die Reduktion on Komplexität beschränkt sich also nicht nur allein auf den Endbenutzer, sondern zieht sich durch alle Funktionen dieser Produkte - Google spricht om "Simplicity". Unnötige Aufwände werden ermieden. Angenehm für die Techniker und schonend für - wem ist es nicht wichtig - das Budget. Vorteile der Google Search Appliances Neben den oben angeführten Gründen bietet Google eine Menge interessanter Funktionen, die es nur in den Google Search Appliances gibt. Neben der Möglichkeit ca. 220 Dokumenttypen zu durchsuchen, darunter Microsoft Office-Dokumente und PDF-Dateien, wartet Google mit nützlichen Funktionen für den Suchenden auf. So werden zum Beispiel ähnliche Ergebnisse gruppiert oder alternatie Vorschläge (Synonyme) für Suchanfragen angezeigt. Ein Baumarkt könnte bei der Suche nach "Gartenlaube", auch alternatie Suchbegriffe orschlagen, wie "Gartenhaus" oder "Gartenpaillon". Werden die entsprechenden Produkte im Katalog generell nur als "Gartenhaus" benannt, können dies somit trotzdem gefunden werden. Ein umständliches Verschlagworten, sowie die Eingabe zusätzlicher Beschreibungen, auch "Keywords" genannt, für jedes Produkt entfällt somit. Inhalte müssen somit nicht erst auf die Suche "orbereitet" werden. Dies spart Arbeit und Zeit und erhöhte z.b. im Intranet die Akzeptanz, Inhalte überhaupt erst zur Verfügung zu stellen. Eine weitere Funktion, die es wert ist näher orgestellt zu werden, ist die Keymatch-Funktion. Ähnlich wie bei Adwords, den Google Werbeeinblendungen, können so aktuelle Aktionen und Hinweise an prominenter Stelle im Suchergebnis eingeblendet werden. Dies geschieht natürlich basierend auf der jeweiligen Sucheingabe. So kann der oben erwähnte Baumarkt erhindern, dass eine Bohrmaschine beworben wird, obwohl jemand gerade auf der Suche nach Blumen ist. Die aktuelle Philodendron-Aktion ist hier schon wieder interessanter. Mit dieser Funktion ist es ebenfalls möglich, wichtige Dokumente immer an erster Stelle der Ergebnisliste zu reihen. Beschränkungen der Google Search Appliances Die Appliances können je nach Modell und Variante maximal bis 15 Millionen Dokumente durchsuchen, sind also diesbezüglich limitiert. Grundsätzlich werden zwei Modelle unterschieden, die Google Mini Search Appliances für kleinere und mittlere Unternehmen sowie die Google Search Appliances für große Unternehmen bzw. Unternehmen mit hohen Anforderungen an Ihre Suche. Die kleineren Ausführungen beschränken sich auf die Suche im Inter- und Intranet (über http), die größeren Modelle können auch direkt in CRM, Datenbanken und Business Intelligence Systemen suchen. Die Google Minis können hinsichtlich ihrer Limitierung der zu durchsuchenden Dokumente on den in der kleinsten Maschine orhandenen Dokumente, leicht auf bis zu Dokumente freigeschalten werden. Dies geschieht online über die Google-Supportseite. Bei

4 den großen Search Appliances ist dies nicht so einfach möglich, da hier auch die Hardware aufgrund der gesteigerten Leistungsanforderungen ausgetauscht werden muß. Ein Nachteil der Appliances ist die mangelnde Transparenz der Lösungen, die gerade für große Unternehmen on Bedeutung sein kann. Gerade im High-End-Bereich wird neben der einfachen Handhabung und dem sehr ansprechendem Preis eben auch der notwendige umfangreiche Einblick in die Funktionsweise der Software erlangt. Dieser wird den Technikern der Kunden nicht gewährt. Andere Anbieter sind hier wesentlich freizügiger. Auch werden einige ältere Sicherheitssysteme nicht unterstützt, was in über die Jahre gewachsenen, sensiblen IT-Strukturen zu Problemen führen kann. Sind diese Themen on Releanz, sollte die Search Appliance genau getestet werden. Hierbei hilft das 30tägige Rückgaberecht der Google Minis. Bei den größeren Appliances kann dieses ebenfalls ereinbart werden, bzw. erhält man bereits im Vorfeld Unterstützung bei der Ealuierung. Wie kompliziert ist die Einrichtung? Das Paket, das on Google geliefert wird, enthält die Hardware, einen ersiegelten Serer, der leicht in jedem Rechenzentrum zu erstauen ist, alle notwendigen Kabel sowie 1 Jahr Support. Ein weiteres Jahr Support kann beim Kauf gleich mitbestellt werden. Ein T-Shirt on Google gibt es als Willkommensgeschenk obendrauf. Da die deutschsprachigen Google-Kunden aus einem externen Logistikzentrum in London bedient werden, ist bei der Umsetzung die circa zweiwöchige Lieferzeit zu beachten. Die weitere Einrichtung ist, um es kurz zu halten, im Handumdrehen erledigt. So läßt sich die Google Search Appliance schon innerhalb einer halben Stunde oll funktionsfähig ans Netz bringen. Je nach erforderlichen Einstellungen und Anforderungen, zum Beispiel durch eine auf das Corporate Design angepaßte Ergebnisausgabe oder durch die Einrichtung der Synonym und Keymatch-Funktionen, kann sich dieser Wert erhöhen. Der Mehraufwand hierfür bleibt dabei aber immer absolut im Rahmen. Was kostet die Google Search Appliance? Nun zum für manche wichtigsten Kapitel, den Kosten. Die Preise für die Google Search Appliances beginnen schon bei knapp 2000 Euro inklusie Hardware, Software und einem Jahr Support und ariieren je nach Modell und Variante. Wenn man die Kosten für den Serer, die Arbeitszeit zur Konfiguration eines derartigen Systems und den inkludierten Support mit einrechnet, ein unschlagbares Angebot. Zumal kleinen und mittleren Betrieben die Google Mini mit Dokumenten um 1995 Euro, oft oll und ganz reicht. Je nach Dokumentenanzahl und gewünschtem Einsatzgebiet, sowie dessen Anforderungen kann es jedoch auch leicht teurer werden. Im folgenden eine Grafik die Ihnen eine Übersicht über sämtliche Varianten der Google Search Appliances bietet. In den Klammern finden Sie die Anzahl der durchsuchbaren Dokumente:

5 Zusätzlich zu diesen Preisen muß noch der Aufwand zur Anpassung an die Unternehmensumgebung, zum Beispiel an das Unternehmensdesign oder die Sererumgebung, beachtet werden. Der Hauptteil der dabei entstehenden Aufwände ist meist unabhängig on der eingesetzten Technologie und hält sich, gerade bei kleineren Unternehmen, in engen Grenzen womit die komplette Implementierung - inklusie Google Hard- und Software - oft schon um 3000 Euro zu haben ist. Der Preis, der Funktionsumfang und die unkomplizierte Einrichtung machen die Google Lösungen zur optimalen Ergänzung für Inter- und Intranetauftritte jeder Art und bieten Unternehmen jeder Größe die Möglichkeit on der Technologie-Kompetenz des Such-Giganten zu profitieren. Iphos IT Solutions ersteht sich seit nunmehr fast 10 Jahren als strategischer Partner in allen Bereichen der Informationstechnologie. Vom Consulting über das Design eines Internetauftritts, über die technische Umsetzung bis hin zur Suchmaschinenoptimierung und emarketing- Maßnahmen betreut Iphos seine Kunden im Bereich ebusiness. Aber auch im Bereich Netzwerkwartung und Security konnte sich Iphos IT Solutions einen Namen machen. Iphos unterhält langjährige Geschäftsbeziehungen zu Kunden wie Allianz Österreich, Obserer GmbH, Sony Austria, den Büchereien Wien, One, bwin, EUSCEA, Radlberger und ielen mehr. Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Michaela Majce Iphos IT Solutions GmbH Fillgradergasse Wien Telefon: Fax: marketing@iphos.com Web: Dieser Artikel kann gerne ollständig oder auch auszugsweise kostenlos publiziert werden, sofern deutlich auf die Urheberschaft mit Kontaktmöglichkeit (Webadresse) hingewiesen wird.