W H I T E P A P E R. Gesponsert von Esker. Franck Nassah Juli 2010

Transkript

1 W H I T E P A P E R E l e k t r o n i s c h e s M a n a g e m e n t v o n R e c h n u n g s e i n g ä n g e n : B e s t a n d s a u f n a h m e u n d Z u k u n f t s a u s s i c h t e n d e r S o f t w a r e - a s - a - S e r v i c e ( S a a S ) L ö s u n g e n i n E u r o p a Gesponsert von Esker Franck Nassah Juli 2010 IDC France 13, rue Paul Valéry Paris. Tel : Fax:

2 I N H A L T Zielsetzungen und M ethodik 1 Zielsetzungen... 1 Methodologie... 1 Das M anagement von eingehenden Rechnungen: ein Prozess, der sich optimieren lässt 2 Die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen ist eine der wichtigsten Aufgaben des Rechnungswesens... 2 Die meisten Rechnungen werden im Papierformat übermittelt... 3 Die Buchhaltung verbringt mehr als 30 % ihrer Arbeitszeit mit der manuellen Eingabe von Rechnungen 5 Der Einsatz von Automatisierungslösungen bei der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen: eine Notwen-digkeit 6 Immense Vorteile aufgezeigt... 6 Geplante Investitionen... 7 SaaS Angebote: Wahrnehmung und Nutzung 9 SaaS Angebote: Lückenhafte Kenntnis der Tools... 9 SaaS Angebote: Die Vorteile sind bekannt... 9 SaaS: Die meisten Unternehmen sind bereit dazu Das Management der Unternehmen ist stark an der Entscheidungsfindung beteiligt Die entscheidenden Auswahlkriterien sind noch sehr technologisch Fazit IDC

3 Z I E L S E T Z U N G E N U N D M E T H O D I K Z i e l s e t z u n g e n Das vorliegende Whitepaper zum Thema SaaS (Software-as-as-a-Service) im Rahmen der elektronischen Verarbeitung von Lieferantenrechnungen wurde von IDC im Auftrag von Esker erstellt. Drei konkrete Ziele sollen damit erreicht werden: Bestandsaufnahme der Bearbeitungsprozesse von eingehenden Lieferantenrechnungen in Europa Darstellung der wichtigsten Antriebs- und Hemmfaktoren in diesem Bereich Wahrnehmung von SaaS-Lösungen im Rahmen der elektronischen Bearbeitung von Rechnungseingängen M e t h o d o l o g i e Das vorliegende Dokument zeigt die Ergebnisse einer Befragung, die IDC im Mai 2010 in 100 europäischen Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern und in ausgewählten Branchen durchgeführt hat (Abbildung 1). A B B I L D U N G 1 A ufteilung der befragten Unternehmen nac h Betriebsgröße und Br a nc he Öffentlicher Dienst 14% Industrie 35% 2000 Mitarbeiter und mehr Mitarbeiter 10% Mitarbeiter 34% Dienstleistungen 34% Handel 17% Mitarbeiter 13% Mitarbeiter 31% Über die Hälfte der befragten Personen (58 %) üben eine leitende Funktionen innerhalb der Verwaltungsdirektion (Direktion für Verwaltung und Finanzen) aus, 21% sind Geschäftsführer, 7 % IT-Leiter, 4 % gehören zur kaufmännischen Leitung und 10 % üben andere Funktionen innerhalb der Unternehmens aus IDC 1

4 A B B I L D U N G 2 V e r t e i l ung der befragt e n Unternehmen nach L ä ndern Deutschland 23% Vereinigtes Königsreich Spanien 15% Italien 23% Frankreich 19% D A S M A N AG E M E N T V O N E I N G E H E N D E N R E C H N U N G E N : E I N P R O Z E S S, D E R S I C H O P T I M I E R E N L Ä S S T D i e V e r b e s s e r u n g d e r L i e f e r a n t e n b e z i e h u n g e n i s t e i n e d e r w i c h t i g s t e n A u f g a b e n d e s R e c h n u n g s w e s e n s Die zwei wichtigsten Herausforderungen für das Rechnungswesen in europäischen Unternehmen betreffen die Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen. Eine gute Lieferantenbeziehung ist sowohl für das Rechnungswesen als auch für das gesamte Unternehmen aus folgenden Gründen eine wichtige Aufgabe: Zum einen können bei frühzeitiger Bearbeitung der eingehenden Rechnungen Skonti genutzt werden, sofern die Zahlung vor dem Zahlungsziel erfolgt. Zum anderen kann ein unzufriedener Lieferant, der nicht mehr liefert, für ein Unternehmen schwerwiegende Folgen haben, wenn es deshalb die eigenen Kunden nicht mehr oder nur verzögert beliefern kann. Durch die Reduzierung der fehlerhaften Bearbeitung von eingehenden Rechnungen kann die Anzahl der zeitraubenden und kostspieligen Rechtsstreitigkeiten gesenkt werden. Gleichzeitig kann die Qualität des Rechnungswesens verbessert werden, wodurch die Zufriedenheit der Lieferanten steigt und Anzahl von Zahlungsirrtümern abnimmt. Für 50 % der Befragten zählen die Produktivitätssteigerung, die möglichst frühzeitige Umsatzsteuerbearbeitung und die verstärkte Konsolidierung der IT-Infrastruktur zu den wichtigsten Zielen. Schließlich möchten 45 % der europäischen Unternehmen die Bearbeitung der Lieferantenrechnungen verbessern und 37 % möchten bestimmte Prozesse des Rechnungswesens auslagern IDC 2

5 A B B I L D U N G 3 P r i o r it ä t e n im R e c hnungswesen Frage: Welche Bedeutung haben folgende Ziele für Ihr Rechnungswesen? Sehr hohe Priorität Hohe Priorität Mittlere Priorität Geringe Priorität Verbesserung der Lieferantenbeziehung 6 21% 16% 1% Weniger Fehler bei der Bearbeitung der Lieferantenrechnungen 57% 23% 18% Produktivitätssteigerung 50% 2 25% 4% Möglichst frühe Umsatzsteuerbearbeitung 50% 21% 25% 5% Konsolidierung der IT-Infrastruktur 50% 2 24% 5% Verbesserung des Prüfungs- und Freigabeprozesses 45% 29% 24% 3% Auslagerung betimmter Prozesse 37% 1 37% 15% 0% 25% 50% 75% 100% D i e m e i s t e n R e c h n u n g e n w e r d e n i m P a p i e r - f o r m a t ü b e r m i t t e l t Die befragten Unternehmen bearbeiten im Durchschnitt Lieferantenrechnungen im Jahr und 23 % erhalten jährlich über Rechnungen. A B B I L D U N G 4 D a s j ä hrlic he Rechnungsvol umen Frage: Wie viele Lieferantenrechnungen erhält oder bearbeitet Ihr Unternehmen jedes Jahr? Mehr als % % % % % Weniger als % 0% 10% 30% 2010 IDC 3

6 Ein effizientes Management der eingehenden Rechnungen erweist sich folglich als umso wichtiger, je größer das Dokumentenvolumen ist, das die befragten Unternehmen pro Jahr erhalten. Ein effizientes Management der eingehenden Rechnungen ist sehr wichtig, denn die befragten Unternehmen erhalten jährlich eine hohe Zahl von Lieferantenrechnungen. Dabei ist der Erhalt der Rechnungen in Papierform per Post (94 %) der dominierende Empfangsweg. Obwohl die Unternehmen Rechnungen in ganz unterschiedlichen Formaten erhalten, gibt es einige Lieferanten, die die unterschiedlichen elektronischen Wege nicht nutzen (siehe Abbildung 5): nur 12 % der Unternehmen bearbeiten die fünf möglichen Rechnungsformate und nur 6 % der Unternehmen erhalten keinerlei Lieferantenrechnung im Papierformat. 12 % der befragten Unternehmen hingegen bekommen sämtliche Lieferantenrechnungen im Papierformat übermittelt. A B B I L D U N G 5 Empfangsformate der R e c hnungen Frage: In welchem Format erhalten Sie Rechnungen von ihren Lieferanten? Papier (per Post) 94% 74% Fax 6 Elektronischer Datenaustausch (EDI) 28% Web Portal 27% 0% 40% 60% 80% 100% Zwischen dem Verbreitungsgrad der genannten Formate und der Aufteilung der Rechnungsvolumen entsprechend dieser Formate besteht jedoch ein Unterschied. So gehen 58 % aller Lieferantenrechnungen im Papierformat ein (4.200 Rechnungen im Durchschnitt), 23 % werden per geschickt (1.700 Rechnungen im Durchschnitt), 11 % werden per Fax übermittelt (800 Rechnungen im Durchschnitt), 5 % werden über ein Webportal eingereicht (400 Rechnungen im Durchschnitt) und 3 % per elektronischem Datenaustausch (EDI) (200 Rechnungen im Durchschnitt). Das Papierformat bleibt also unumgänglich, obwohl die Bedeutung der Zustellung per steigt, denn nahezu ein Viertel aller Rechnungen wird in diesem Format übermittelt IDC 4

7 D i e B u c h h a l t u n g v e r b r i n g t m e h r a l s 3 0 % i h r e r A r b e i t s z e i t m i t d e r m a n u e l l e n E i n g a b e v o n R e c h n u n g e n Über die Hälfte (51 %) der befragten europäischen Unternehmen gibt heutzutage die Lieferantenrechnungen von Hand in ihr Buchführungssystem ein. Etwas über ein Drittel dieser Firmen (35 %) scannt die Rechnungen und integriert sie automatisch in ihre Buchhaltung, während 13 % die Rechnungen elektronisch empfangen und diese automatisch in ihre Buchhaltung integrieren und 2 %, die Rechnungserfassung ausgelagert haben. Aus den Ergebnissen der Befragung geht auch deutlich hervor, dass die meisten Unternehmen (69 % der Befragten) für alle Lieferantenrechnungen dieselbe Eingabemethode verwenden. A B B I L D U N G 6 R i s i k e n bei der der Ei ngabe von Hand Frage: Welche Bedeutung haben folgende Risiken, die im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen per Hand oder mit dem Papierformat stehen? Sehr hohe Bedeutung Hohe Bedeutung Mittlere Bedeutung Geringe Bedeutung Doppelte Zahlung % Falscher Zahlungsbetrag der Rechnungen % 1 Fehler bei der Eingabe von Buchungen 40% 14% 34% 1 Falsche Klassifizierung eines Dokuments 36% 30% 14% Verlust der Rechnung 3 18% 30% Rechtsstreitigkeiten und Unzufriedenheit des Lieferanten 30% 26% 28% 16% Zahlungsverzug 28% 24% 4 6% Geringe Produktivität 24% 4 14% 0% 25% 50% 75% 100% Europäische Unternehmen möchten Qualitätsprobleme wie etwa doppelte Zahlungen, einen falschen Zahlungsbetrag oder Fehler bei der Eingabe und Klassifizierung vermeiden, die durch die manuelle Eingabe von Rechnungen entstehen können. Solche Qualitätsprobleme wirken sich nicht nur auf die Buchhaltung aus, sondern, und das ist weitaus wichtiger, beinträchtigen die möglichen negativen Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Lieferanten. Aus der Studie geht hervor, dass die Buchhaltung nahezu ein Drittel ihrer Arbeitszeit (31 %) mit der Erfassung von Lieferantenrechnungen verbringt. Allerdings wird die niedrige Produktivität aufgrund der Eingabe per Hand als geringstes Risiko angesehen. Dies zeigt deutlich, dass die Vermeidung von Risiken, falsche Eingaben zu tätigen, für europäische Unternehmen aufgrund der Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Lieferanten einen größeren Stellenwert einnimmt als die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität IDC 5

8 Schließlich haben nur 21 % der Unternehmen beschlossen, die Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe durch den Einsatz eines elektronischen und automatisierten Arbeitsablaufs zu optimieren. D E R E I N S AT Z V O N AU T O M A T I S I E R U N G S - L Ö S U N G E N B E I D E R B E A R B E I T U N G V O N L I E F E R A N T E N R E C H N U N G E N : E I N E N O T W E N - D I G K E I T I m m e n s e V o r t e i l e a u f g e z e i g t Für die Buchhaltung in europäischen Unternehmen stellen die Verbesserung der Lieferantenbeziehung, die Reduzierung von Eingabefehlern und Rechtstreitigkeiten sowie die verbesserte Produktivität die wichtigsten Ziele dar (siehe Abbildung 3). Die Studienergebnisse zeigen, dass die Hauptvorteile einer Automatisierungslösung für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen folgende sind: eine verkürzte Eingabezeit und weniger Eingabefehler, die Einhaltung von Zahlungsbedingungen, bessere Wiederauffindbarkeit von archivierten Rechnungen sowie ein vereinfachter Rechnungsprüfungsprozess. Wenn die Buchhaltung ihre Ziele erreichen will, kann die Anschaffung einer Automatisierungslösung zur Bearbeitung von Lieferantenrechnungen deshalb entscheidend sein. A B B I L D U N G 7 V o r t e il e e i ner Auto m a t i si e r ungslösung für Lie ferantenrechnungen Frage: Welche Bedeutung haben folgende Vorteile, die eine Automatisierungslösung für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen Ihnen bringen könnte? Sehr hohe Bedeutung Hohe Bedeutung Mittlere Bedeutung Geringe Bedeutung Verkürzte Eingabezeit (durch Buchhalter) 58% 16% 24% Einhaltung der Zahlungsbedingungen und -ziele 57% 2 19% Einfaches Archivieren und Wiederfinden (bei Rechnungsprüfung) 57% 3% Vereinfachter Rechnungsprüfungsprozess 53% 16% 30% 1% Weniger Fehler 53% 24% 21% Senkung der Bearbeitungskosten 53% 17% 26% 4% Aufwertung der Buchhalterfunktion 50% 2 26% Senkung der Archivierungskosten durch elektronisches Archivieren 50% 24% 7% 0% 25% 50% 75% 100% Weitere Vorteile der automatisierten Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, wie die vorgeschriebene Einhaltung der Zahlungsbedingungen, das schnelle Wiederfinden archivierter Daten im Fall einer Rechnungsprüfung, die Vereinfachung von 2010 IDC 6

9 Rechnungsprüfungen, der Rückgang der Fehlerquote oder die Senkung der Bearbeitungskosten sind ebenfalls sehr bedeutend. Es gibt aber auch Faktoren, die die Einführung von Automatisierungslösungen für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen hemmen. Diese Hemmfaktoren beziehen sich in erster Linie auf das Budget, innerbetriebliche Kompetenzen und die Komplexität der Implementierung solcher Lösungen. Für 62 % der befragten Firmen stellt der Kostenfaktor ein Hemmnis bei der Einführung von Automatisierungslösungen für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen dar. Für 46 % der befragten Firmen stellt die Schulung der Benutzer eine Hürde dar. Für 43 % sind die Bereitstellungsfristen ein Hemmfaktor. Die mangelnde Benutzerfreundlichkeit einer solchen Lösung wird von 32 % genannt. Die Komplexität des betriebsinternen Bearbeitungsprozesses der Lieferantenrechnungen, durch welche die Einführung einer solchen Lösung erschwert würde, stellt für 28 % ein Hindernis dar. Letztendlich erklären 13 % der Befragten, dass die Menge der Rechnungen nicht groß genug ist, um eine derartige Lösung zu rechtfertigen. G e p l a n t e I n v e s t i t i o n e n In Anbetracht der Vorteile, die die Unternehmen aus Automatisierungslösungen für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen ziehen können, planen 62 % der befragten Unternehmen in den kommenden 2 Jahren, solche Lösungen einzuführen. A B B I L D U N G 8 P r o j e k t e d er Ei nführung einer Automati s i e r ung s l ö s ung für die Bearbeitung von L i e ferantenrechnungen Frage: Planen Sie, in eine Lösung zu investieren, die Sie von der manuellen Bearbeitung der Lieferantenrechnungen befreien würde? Nein nichts geplant 38% Später geplant geplant 28% 2010 geplant 2 0% 10% 30% 40% 50% 2010 IDC 7

10 Die Hälfte der Unternehmen, die noch keine Automatisierungslösungen im Einsatz haben, planen, 2010 oder 2011 in solche Lösungen zu investieren. Der Hauptgrund, nicht in Lösungen zur automatisierten Bearbeitung von Rechnungseingängen zu investieren, sind Budgetgründe. Die weiteren Gründe sind: Aus Budgetgründen trifft für 53 % der befragten Firmen zu. 32 % der Unternehmen sind vollauf zufrieden mit der Art und Weise, wie die Lieferantenrechnungen verwaltet werden. Für weitere 32 % der befragten Firmen ist eine automatisierte Bearbeitung der Lieferantenrechnungen nicht entscheidend. In 21 % der Fälle ist das befragte Unternehmen kein Entscheidungsträger, weil es einem Konzern angehört. Für 21% der Befragten rechtfertigen die bearbeiteten Volumen eine solche Investition nicht. Und schließlich erklären 26 % der Befragten, dass sie keine Lösung kennen IDC 8

11 S A A S A N G E B O T E : W A H R N E H M U N G U N D N U T Z U N G S a a S A n g e b o t e : L ü c k e n h a f t e K e n n t n i s d e r T o o l s Während die meisten Befragten (7 von 10 Unternehmen) schon von SaaS gehört haben, geben nur 30 % der Unternehmen an, genau zu wissen, was SaaS ist. A B B I L D U N G 9 Kenntnis von SaaS Frage: Wissen Sie, was SaaS (Software-as-a-Service) ist? Nein 31% Ja, vollkommen 30% Definition von Saas: Eine über das Internet verfügbare Anwendung, die bei einem externen Dienstleister betrieben wird und die nach Nutzung abgerechnet wird. Zum Beispiel zahlt man die mit Hilfe des Service bearbeitete Rechnungsanzahl. Ja, teilweise 39% In Anbetracht der im Rahmen dieser Studie befragten Personen, die hauptsächlich aus den Fachabteilungen kommen und keine IT-Funktion ausüben, erscheint dieser Kenntnisstand hoch. Herkömmliche Automatisierungslösungen für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen (Kauf von Lizenzen) werden häufig mit einer SaaS Lösung verwechselt. So geben 39 % der Befragten an, eine SaaS-Lösung zu kennen, obwohl die Mehrheit der Software-Anbieter eine solche Lösung noch nicht anbietet. S a a S A n g e b o t e : D i e V o r t e i l e s i n d b e k a n n t Für die befragten Unternehmen ist der Hauptvorteil der Nutzung von SaaS zur automatisierten Bearbeitung von eingehenden Rechnungen, die modernsten Lösungen nutzen zu können. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn es sich um Rechnungen handelt, welche strengen Richtlinien unterliegen und die von den angewandten IT-Tools berücksichtigt werden müssen. Die Anwenderschulung und die einfache Benutzerschnittstelle stellen einen echten Hemmfaktor für die befragten europäischen Unternehmen dar. Gleichzeitig erkennen die Unternehmen, dass sie mit einer SaaS-Lösung dank einer einfachen Schnittstelle diese Hürden überwinden können. Ein weiterer Hemmfaktor für den Einsatz von Automatisierungslösungen ist die lange Implementierungszeit. Mit SaaS-Lösungen kann diese Hürde überwunden werden, denn sie lassen sich schnell und einfach implementieren. Zusätzlich ist fast die Hälfte 2010 IDC 9

12 der befragten Unternehmen der Meinung, dass eine SaaS-Implementierung transparent ist und es erfordert sowohl finanziell als auch hinsichtlich der Personalressourcen eine geringere Investition. A B B I L D U N G 1 0 D i e V or t e i l e vo n SaaS Frage: Was sind Ihrer Meinung nach die Hauptvorteile einer Automatisierungslösung für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen im SaaS-Modus? Zugriff auf die neuesten Software-Versionen 51% Einfache und benutzerfreundliche User Interface (Web) 48% Transparenz innerhalb des Unternehmens 47% Mobiler Zugriff (zu Hause, auf Reisen, etc.) 38% 0% 10% 30% 40% 50% 60% 70% Während der Kostenfaktor einer der größten Hemmfaktoren für den Einsatz einer Lösung zur automatisierten Bearbeitung von Lieferantenrechnungen darstellt, zeigen verschiedene IDC-Studien, dass die Einführung einer SaaS-Lösung keine bedeutenden Erstinvestitionen erfordern. S a a S : D i e m e i s t e n U n t e r n e h m e n s i n d b e r e i t d a z u Aus den oben genannten Gründen tendierte die überwiegende Mehrheit der Unternehmen, die die Einführung von Automatisierungslösungen für die Bearbeitung ihrer Lieferantenrechnungen planen, zu einer SaaS-Lösung IDC 10

13 A B B I L D U N G 1 1 SaaS-Projekte Frage: Sie haben uns gesagt, dass Sie mittel- oder langfristig eine Automatisierungslösung für die Bearbeitung Ihrer Lieferantenrechnungen einführen werden. Wären Sie bereit, sich für eine SaaS-Lösung zu entscheiden? Ja 84% Nein 16% Die wesentlichen Gründe gegen die Einführung einer SaaS-Lösung sind Sicherheitsbedenken und das Speichern von firmeninternen Daten außerhalb des eigenen Unternehmens. D a s M a n a g e m e n t d e r U n t e r n e h m e n i s t s t a r k a n d e r E n t s c h e i d u n g s f i n d u n g b e t e i l i g t Die gesamte Geschäftsführung ist an der Entscheidung der Einführung einer Automatisierungslösung für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen beteiligt. Der Initiator eines solchen Projekts ist in 62 % der befragten Unternehmen die Leitung für Verwaltung und Finanzen, während in 38 % der Firmen die Einkaufsleitung den Anstoß dafür gibt und in 37 % aller Unternehmen die Geschäftsführung letztendlich den Impuls dafür gibt. Die IT-Führung leitet solche Projekte nur in 27 % aller Fälle in die Wege. D i e e n t s c h e i d e n d e n A u s w a h l k r i t e r i e n s i n d n o c h s e h r t e c h n o l o g i s c h Obwohl der überwiegende Teil der befragten Personen nicht aus dem IT-Bereich stammen, sind zwei der drei wichtigsten Kriterien für die Wahl einer Automatisierungslösung eher technisch geprägt: Absicherung und Leistungsfähigkeit der Lösung IDC 11

14 A B B I L D U N G 1 2 D i e A uswahlkriter i e n Frage: Welchen Stellenwert haben (oder haben möglicherweise) folgende Kriterien bei der Wahl einer Automatisierungslösung für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen? Sehr hohe Bedeutung Hohe Bedeutung Mittlere Bedeutung Geringe Bedeutung Sichere Lösung 69% 17% 1 Integration mit dem Buchungssystem 63% 19% 18% Leistungsfähige Lösung 6 21% 15% Leistungsfähige Datensuche und -erkennung 60% 18% 21% 1% Benutzerfreundliches User Interface 58% 17% 23% Gesamtkosten der Lösung 57% 19% 2 Verbrauchsabhängige Zahlung 53% 25% 0% 25% 50% 75% 100% Die Gesamtkosten der Lösung sind eines der weniger wichtigen Auswahlkriterien, obwohl Budgetgründe das größte Hindernis für die Einführung einer Lösung zur automatisierten Bearbeitung von Lieferantenrechnungen darstellen. Der Grund hierfür liegt eher im Entscheidungsprozess, in dem zwischen den diversen eingeführten Anwendungen/Lösungen gewählt werden muss, und ist weniger ein Problem bei der Finanzierung eines solchen Projekts. Die Tatsache, dass die Gesamtkosten der Lösung in der Rangfolge der genannten Antworten im unteren Bereich liegt, zeigt auch den zunehmenden Reifegrad der Unternehmen. IT-Lösungen werden immer weniger als ein Kostenfaktor betrachtet und die Unternehmen erkennen viel häufiger die Bedeutung der Informationstechnologie bei der Entwicklung und Steigerung der Leistungsfähigkeit ihres Unternehmens. Schließlich ist die nutzungsabhängige Bezahlung das am wenigen wichtigste Auswahlkriterium, obwohl es für über die die Hälfte der befragten Unternehmen als sehr wichtig angesehen wird. Dies mag darauf zurückzuführen sein, dass in vielen Unternehmen IT-Dienstleistungen den Fachabteilungen betriebsintern nicht in Rechnung gestellt werden. Als Folge schenken die Unternehmen der verbrauchsabhängigen Abrechnung von Software weniger Aufmerksamkeit. F AZ I T Aus den Ergebnissen des vorliegenden Whitepapers geht deutlich hervor, dass die Unternehmen ihre Prozesse bei der Verwaltung der Lieferantenrechnungen noch optimieren müssen. Obwohl die befragten Unternehmen ein signifikantes Volumen an Lieferantenrechnungen verwalten (in den befragten Unternehmen sind es im Durchschnitt pro Jahr), bleibt der Papierausdruck das wichtigste 2010 IDC 12

15 Empfangsformat in über 90 % der europäischen Unternehmen, und 58 % aller Rechnungen gehen in Papierform ein. Ein weiterer verbesserungswürdiger Punkt: Über die Hälfte (51 %) der europäischen Unternehmen geben die Lieferantenrechnungen manuell in ihr Buchführungssystem ein. Auch der Prozess der Zahlungsfreigabe ist in den meisten der befragten europäischen Unternehmen nicht optimiert, denn dieser Arbeitsablauf läuft in 45 % der Unternehmen ausschließlich im Papierform ab und in 35 % der Unternehmen werden die Rechnungen gescannt und der Freigabeprozess erfolgt per . Schließlich haben nur 21 % der Unternehmen entschieden, die Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe durch den Einsatz eines vollkommen elektronischen und automatisierten Arbeitsablaufs zu optimieren. 35 % der Befragten scannen und geben dann eine elektronische Rechnung per E- Mail frei. Die Studienergebnisse zeigen, dass die Buchhaltung fast ein Drittel (31 %) ihrer Arbeitszeit damit verbringt, Lieferantenrechnungen zu erfassen. Die wichtigsten Ziele für die Buchhaltung in europäischen Unternehmen sind die Verbesserung der Lieferantenbeziehung, die Reduzierung von Eingabefehlern und demzufolge weniger Rechtsstreitigkeiten sowie die verbesserte Produktivität (siehe Abbildung 3). Entsprechend ist die Buchhaltung gut beraten, Lösungen zur automatisierten Bearbeitung von eingehenden Rechnungen einzuführen, da diese Lösungen dabei unterstützen, die Unternehmensziele zu erreichen. Die Implementierung von Automatisierungslösungen für die Bearbeitung der Lieferantenrechnungen ist somit für die europäischen Unternehmen entscheidend, wenn es darum geht, die Anzahl der Fehler zu senken und die Produktivität zu steigern. Dadurch könnte die Buchhaltung sich anderen Aufgaben widmen, die einen höheren Mehrwert für das Unternehmen haben. Die europäischen Unternehmen sind sich jedoch bewusst, dass sie eine Lösung zur Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung investieren sollten. So planen 62 % der befragten Unternehmen, die bislang noch keine Automatisierungslösung implementiert haben, die Einführung einer solchen Automatisierungslösung in den kommenden zwei Jahren. Dabei haben die befragten Unternehmen die Vorteile des Bezugs einer solchen Automatisierungslösung als Software-as-a-Service erkannt: Zugriff auf die neueste Version einer Software (51 %), ein einfaches und benutzerfreundliches User Interface (48 %), eine schnelle und einfache Installation (47 %). Deshalb sind 84 % der befragten Unternehmen, die die Einführung einer automatisierten Bearbeitung von Lieferantenrechnungen planen, bereit, sich für den Bezug per SaaS zu entscheiden. In den Unternehmen, die keine Einführung einer Automatisierungslösung planen, stellt der Kostenfaktor das Haupthemmnis dar. Dabei sind die Investitionskosten für den Bezug einer Automatisierungslösung als Software-as-a-Service viel niedriger als der Bezug einer herkömmlichen Software mit Lizenzerwerb, Integration oder sogar kundenspezifischen Weiterentwicklungen. Mit dem Bezug von Automatisierungslösungen für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen als Software-as-a-Service werden die wichtigsten Auswahlkriterien der befragen europäischen Unternehmen erfüllt und damit die Wettbewerbsfähigkeit und Produktivität verbessert: Unternehmen, die planen, eine Lösung zur automatisierten Bearbeitung von Lieferantenrechnungen als Software-asa-Service zu beziehen, werden wettbewerbsfähiger sein und langfristig bessere Lieferantenbeziehungen pflegen können IDC 13

16 Copyright Hinweis Die externe Veröffentlichung von IDC Information und Daten dies umfasst alle IDC Daten und Aussagen, die für Werbezwecke, Presseerklärungen oder anderweitige Publikation verwendet werden, setzt eine schriftliche Genehmigung des zuständigen IDC Vice Presidents oder des jeweiligen Country-Managers bzw. Geschäftsführers voraus. Ein Entwurf des zu veröffentlichenden Textes muss der Anfrage beigelegt werden. IDC behält sich das Recht vor, eine externe Veröffentlichung der Daten abzulehnen. Urheberrecht: IDC, Die Vervielfältigung dieses Dokuments ist ohne schriftliche Erlaubnis strengstens untersagt IDC 14