ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel

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1 ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel Gruppe: Gruppenmitglieder: Matrikelnummern: 3884 Andreas Ejupi Christoph Dick Daniel Heiss Manuel Schweighofer Martin Wortschack Aufgabenstellung: Beschaffung: Warenein- und Ausgang Bitte beachten: Ersetzen Sie bei der Dateibezeichnung xxxx durch Ihre Gruppennummer! Die Dokumentation kann Englisch oder Deutsch verfasst sein. Bezeichnen Sie die Abschnitte mit dem jeweiligen Autor! Umfang etwa 20 Seiten, Grafiken max. eine halbe Seite groß (Flussdiagramme, Rest kleiner) 3884-Dokumentation.doc Seite 1 von 21

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Dokumentation Thema Begriffsdefinitionen Prozesse Bestellung Wareneingang Allgemeines Prozessbeschreibungen Warenausgang Allgemeines Prozessbeschreibungen Schnittstellen Grundlagen: Lagerorte, -Arten Bestandsführung: Bestandsarten, Kommissionierung, Verpackung Kunden und auftragsmanagement: Verkaufsorganisation, Vertriebsbereiche, -wege Versandstellen: Transporteure Beschaffung: Einkauforganisation Bestandsführung: Materialstamm, Positionstypen Disposition: Dispositionstypen, -einstellungen Voraussetzungen Lagerort Bestandsart Werk Kunde Lieferant Material Lagerplatz Umzusetzender Prozess & Annahmen Wareneingang / Warenausgang Toleranzgrenzen einstellen (WE) Lagerort automatisch anlegen (WE und WA) Bestellung automatisch anlegen (WE) Manuelle Kontierung einstellen (WE und WA) Bildaufbau festlegen (WE und WA) Kopierregeln für Referenzbelege pflegen (WE und WA) Fehlteilprüfung einstellen (WE) Mindesthaltbarkeitsprüfung einstellen (WE) Inventurbelege bei Warenbewegungen erzeugen (WA) Negative Bestände erlauben (WA) Implementierung Wareneingang Wareneingang zu einer Bestellung Wareneingang zum Lieferavis Wareneingang ohne Bestellung Warenausgang Warenausgang ohne Bezug erfassen Warenausgang mit Bezug auf einen Auftrag Auswirkungen einer Warenausgangsbuchung Der Zeitplan Die Risiken Ausfall einer Gruppe Fehlende Rechte Vorraussetzungen unerfüllt Zu wenig Know-How Personalrisiken Serverausfall Abbildungsverzeichnis Literaturverzeichnis Dokumentation.doc Seite 2 von 21

3 Dokumentation 1 Thema (Heiss) Beim Wareneingang und Warenausgang handelt es sich um einen Bereich der sehr stark in den Bereich der Bestandsführung und Inventur eingebunden ist. Um in einem Unternehmen optimale Leistungen zu erbringen ist es notwendig über den Lagerbestand, die vorhandenen Materialien, die entsprechenden Produktgruppen, etc. genaueste Informationen zu erhalten. Damit diese Informationen auch konsistent gehalten werden können, bedarf es genauester Aufzeichnungen sämtlicher Vorgänge im Unternehmen. So müssen beispielsweise entsprechende ankommende Waren mit dem System abgeglichen werden um Überblick über den Lagerstand zu haben sowie eventuelle Lagerprobleme zu erkennen. Desweiteren muss festgestellt werden an welche Kostenstelle die Ware adressiert ist und eventuelle Aufträge mit der die angelieferte Ware zusammenhängt erkannt werden. Bei Waren die aus dem Lager entnommen werden gibt es ähnliche Gründe für genaue Bestandsführung. So muss genau dokumentiert werden wann welche Ware an einen Kunden geliefert wurde oder wann innerhalb des Unternehmens eine entsprechende Ware angefordert wurde. Auf etwaige Reservierungen muss reagiert werden falls das gewünschte Material eingetroffen bzw. weitergeleitet wurde. Diese kurze Übersicht der Aufgaben der jeweiligen Bereiche macht klar, dass ein Unternehmen neben dem entsprechenden Lager auch Lieferanten, Personal etc. benötigt um den Bestand erfolgreich verwalten zu können. Die Bereiche Buchhaltung und Rechnungslegung sind in diesem Bereich ebenfalls von enormer Wichtigkeit, da sämtliche Ein- und Ausgänge verrechnet und verarbeitet werden müssen Dokumentation.doc Seite 3 von 21

4 1.1 Begriffsdefinitionen Lieferavis Materialstamm Wareneingang Warenausgang Mitteilung über die voraussichtliche Ankunft der Ware beim Empfänger. Der Lieferavis (auch genannt 'Advanced Shipping Notification' = ASN) enthält den voraussichtlichen Ankunftstermin, die Mengen und die Materialien oder Dienstleistungen. Ein Lieferavis kann in Form einer EDI-Nachricht, per Fax oder mittels anderer Medien übermittelt werden. Im SAP-System wird ein eingehender Lieferavis als Anlieferbeleg abgelegt. Ein ausgehender Lieferavis kann auf Basis einer Auslieferung erzeugt werden. Der Materialstamm enthält Informationen über sämtliche Materialien, die ein Unternehmen beschafft, fertigt, lagert oder verkauft. Er ist die zentrale Quelle eines Unternehmens zum Abruf materialspezifischer Daten. Diese Daten werden im den einzelnen Materialstammsätzen gespeichert. Einsatzmöglichkeiten Mit dieser Komponente können Sie den Erhalt von Waren von einem externen Lieferanten oder aus der Produktion buchen. Ein Wareneingang führt zu einer Erhöhung des Lagerbestands. Funktionsumfang Es werden folgende Wareneingänge unterschieden: Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung Wareneingang mit Bezug auf einen Auftrag sonstiger Wareneingang Einsatzmöglichkeiten Mit dieser Komponente können Sie eine Materialentnahme oder -ausgabe, einen Materialverbrauch oder einen Warenversand an einen Kunden (ohne SD-Versand) buchen. Ein Warenausgang führt zu einer Minderung des Lagerbestands. Funktionsumfang Es werden folgende Arten von Warenausgängen unterschieden: Materialentnahmen für Aufträge Verschrottung und Warenentnahmen für Stichproben Rücklieferungen an Lieferanten sonstige interne Bereitstellungen Lieferungen an Kunden ohne SD-Versand Quelle: [SAP2008] 3884-Dokumentation.doc Seite 4 von 21

5 2 Prozesse (Heiss, Wortschack) In diesem Abschnitt werden die Prozesse die für den Wareneingang sowie den Warenausgang näher beschrieben. Um eine exakte Beschreibung geben zu können werden Flussdiagramme sowie zusätzliche Beschreibungen den jeweiligen Prozess definieren. Im Folgenden werden die einzelnen Prozesse kurz erläutert: Bestellung: Der Vorgang wie eine Ware/Material bestellt und dementsprechend die Bestellung im System abgebildet wird. Nähere Informationen sind im Bereich 2.1 Bestellung zu finden. Wareneingang: Dieser Vorgang beschreibt wie eine ankommende Ware verarbeitet werden muss und wie sie im System richtig abgebildet wird. Nähere Informationen sind im Bereich 2.2 Wareneingang zu finden. Warenausgang: Entsprechendes Vorgehen wenn eine Ware Beispielsweise aus dem Lager entnommen wird um Sie einem Kunden zu übergeben oder im Eigenbedarf zu verbrauchen. Nähere Informationen sind im Bereich 2.3 Warenausgang zu finden Dokumentation.doc Seite 5 von 21

6 2.1 Bestellung Dieses Flussdiagramm beschäftigt sich mit den Abläufen die während einer Bestellung durchgeführt werden müssen. Die nähere Beschreibung entnehmen Sie bitte den Prozess/Entscheidungsknotenbeschreibungen. Um festzustellen, ob eine Ware bereits im Materialstamm eines Unternehmens vorhanden ist, kann man dies mit der Funktion des Materialverzeichnisses prüfen, die eine Suche nach gewissen Selektionskriterien ermöglicht. Dazu zählen unter anderem Materialnummer, Materialart, Warengruppe, etc. Der Ablauf einer Einzelbestellung wird gemäß SAP-Hilfe wie folgt beschrieben: Vom System wird während der Erfassung des Auftrags automatisch eine Bestellanforerungsposition erstellt, aufgrund dieser die Einkaufsabteilung eine Bestellung anlegt. Anschließend wird die Ware vom Lieferanten an das Unternehmen (nicht direkt an den Kunden) geliefert. Über die Materialart wird der Prozess der Einzelbestellung abgewickelt, d.h. die Materialart bestimmt, ob ein Material entweder intern produziert wird, oder extern bezogen werden muss, oder ob beide Varianten möglich sind. Überprüfen ob der Lieferant bereits in der Organisationsstruktur vorhanden ist. Um eine Bestellung / Lieferung zu beschreiben muss der Lieferant im System eingetragen sein. Die SAP Hilfe beschreibt die Rolle des Lieferanten folgendermaßen: Ein Lieferant hat den Überblick über verschiedene Belege wie Bestellungen, Lieferavise, Bestätigungen, Wareneingänge und Rechnungen. In dieser Rolle sind Sie auch berechtigt, Lieferavise, Bestätigungen und Rechnungen zu erfassen. Außerdem können Sie Benutzer anlegen, Ihre Daten und Unternehmenskoordinaten ändern und auf Alerts zu Versorgungsdefiziten reagieren. [IMG2008] Lieferant Technischer Name: com.sap.pct.erp.supplier.supplier_access Die Organisationseinheit Lieferant liefert Ware an ein Unternehmen. Bei einer Wechselbeziehung zwischen Lieferanten und belieferten müssen zusätzliche Daten angelegt werden. (Kunde, Geschäftspartner) Um die genaue Lieferantenhierarchie eines Lieferunternehmens genauer zu beschreiben kann diese im System angelegt werden. Hierbei befinden sich die höher geordneten Stellen in einer höheren Hierarchieebene. Abbildung 1: Bestellung Bei einer Bestellung können folgende Informationen zur Bestellung angegeben werden: Lieferant, Liefertermin, letztmögliches Lieferdatum, Bestimmungsort der Ware (Lager, Verbrauch auf Kostenstelle), Charge, Versandvorschriften, Bestand in den die Ware eingehen soll, Toleranz für Unter- bzw. Überlieferung, etc Dokumentation.doc Seite 6 von 21

7 2.2 Wareneingang Die Ware die angeliefert wird kann auf mehrere Arten ins SAP System eingepflegt werden. Dies hängt jeweils vom Wareneingangstyp ab bzw. ob bereits ein Bezug vorhanden ist. Neben der Online Erfassung die hier beschrieben wird ist ebenfalls noch die Offline Erfassung möglich die im Punkt näher beschrieben wird. Falls bereits Daten über den Wareneingang vorhanden sind haben diese einen Bezug im SAP System. Falls dieser nicht vorhanden ist müssen die neu eingepflegt werden. Wareneingangstyp (siehe ) Warendaten einspeisen: Um die Warendaten einzugeben muss das Menü Warenbewegung! Wareneingang! Sonstige ausgewählt werden. Unter diesem Punkt werden die Daten eingegeben und als Bewegungsart Ohne Bestellung ausgewählt. Weiters können noch Lagerort, Lieferant etc. eingegeben werden. (nach dem Buchen erhöht sich der Bestand des Materials) Bewegungsart auswählen (siehe ) Lieferavis suchen: Der Lieferavis wird anhand der Lieferung identifiziert und gesucht. Daten prüfen (siehe weiter unten) Bestellposition auswählen (siehe ) Lieferavis selektieren: aus der Liste der gefundenen Lieferavis wird der gewünschte ausgewählt. Nachdem die entsprechenden Daten selektiert worden sind müssen die vorhandenen Daten auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Diese Funktion erzeugt einen Beleg und speichert die Daten in der Datenbank. Vor dem Speichern wird vom SAP System eine Konsistenzüberprüfung durchgeführt. Falls ein Fehler auftritt werden die Daten nicht gesichert und eine Fehlermeldung mit Korrekturvorschlägen ausgegeben. Abbildung 2: Wareneingang 3884-Dokumentation.doc Seite 7 von 21

8 2.2.1 Allgemeines Beim Wareneingang handelt es sich um einen Zugang(physisch) von Waren ins jeweilige Lager. Damit der Wareneingang entsprechend im System abgebildet ist muss dieser ins System eingebucht werden. Jeglicher Wareneingang sorgt im Materialstamm für eine Erhöhung des jeweiligen Lagerbestands. Dabei ist es unbedeutend ob der Wareneingang von einer Lieferung eines externen Lieferanten stammt oder ob innerhalb des Unternehmens Ware gefertigt wurde. Die Art wie der jeweilige Typ am Wareneingang gebucht werden soll wird in Abbildung 2: Wareneingang sowie den zusätzlichen Beschreibungen erläutert Prozessbeschreibungen Wareneingangstyp Je nach Wareneingangstyp gebucht gibt es unterschiedliche Abläufe/Methoden wie beim Bearbeiten der Ware vorgegangen werden soll. Der Typ wird durch die Lieferungsart festgelegt und kann Bestellung oder Lieferavis sein Bewegungsart auswählen Bei der Bewegungsart handelt es sich um eine Zwischenstufe. Eine Lieferung kann einerseits sofort in den Bestand gebucht werden, dies ist der Fall wenn Sie für das Lager oder den Verbrauch gedacht ist. Eine Lieferung kann jedoch auch in den Wareneingangs-Sperrbestand gebucht werden. Warum Wareneingans-Sperrbestand? Den WE-Sperrbestand nutzen Sie z.b. dann, wenn das Zeugnis des Lieferanten für die gelieferte Menge fehlt oder wenn Sie eine kleine Menge der Qualitätsprüfung unterziehen, bevor Sie den eigentlichen Wareneingang buchen. [SAP2008b] Eine Lieferung kann vom Wareneingangs-Sperrbestand in den normalen Bestand gebucht werden. Sie kann bei Problemen aber auch an den Lieferanten zurückgegeben werden Bestellposition auswählen Nachdem die Bewegungsart festgelegt wurde muss die Bestellposition ausgewählt werden. Diese kann entweder anhand der Bestellnummer oder anhand ausgewählter Suchkritierien erfasst werden. Danach wird eine Positionsauswahlliste mit den infrage kommenden Bestellungen die daraufhin selektiert werden können Offline-Erfassung Bei der Offline Erfassung eines Filialwareneingangs werden wird eine Bestellbestätitigung oder eine Bestellung im Fillialwarenwirtschaftssystem benötigt. Dabei werden die Wareneingänge in einer Filiale erfasst und wenn erwünscht mit offenen Bestellungen abgeglichen. Weiters werden die Wareneingangsdaten ans zentrale ERP System übermittelt und im POS Interface Eingang bereitgestellt Dokumentation.doc Seite 8 von 21

9 2.3 Warenausgang Wie die Waren verwaltet werden, die am Warenausgang bearbeitet werden hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Dieses Flussdiagramm erläutert die unterschiedlichen Möglichkeiten. Falls bereits Daten über den Warenausgang vorhanden sind haben diese einen Bezug im SAP System. Falls dieser nicht vorhanden ist müssen die neu eingepflegt werden. Daten eingeben: Falls kein Vorlagebeleg vorhanden ist, da es sich um einen ungeplanten Warenausgang handelt, so wird der Warenausgang ohne Bezug erfasst. Um diesen zu erfassen, wählt man aus dem Bestandsführungsmenü "Warenbewegungen!Warenausgang" aus. Anschließend werden die gewünschten Daten eingetragen. Reservierung suchen (siehe ) Auftrag suchen (siehe ) Stückliste suchen (siehe ) Reservierungsposition übernehmen (siehe ) Auftrag auswählen (siehe ) Stückliste auswählen (siehe ) Die Komponentenpositionen lässt sich wahlweise wie folgt übernehmen: 1. weiter! Positionen auswählen & bearbeiten 2. übernehmen! alles übernehmen danach gelangt man auf Übersichtsbild 3. übernehmen & Detail! alle eingegebenen Positionen werden übernommen!danach folgt Detailbild der ersten Position. 4. Abbrechen! aktuelle Position überspringen Abbildung 3: Warenausgang Diese Funktion erzeugt einen Beleg und speichert die Daten in der Datenbank. Vor dem Speichern wird vom SAP System eine Konsistenzüberprüfung durchgeführt. Falls ein Fehler auftritt werden die Daten nicht gesichert und eine Fehlermeldung mit Korrekturvorschlägen ausgegeben Dokumentation.doc Seite 9 von 21

10 2.3.1 Allgemeines Beim Warenausgang handelt es sich um die Möglichkeit Warenausgänge im SAP System zu buchen. Durch einen Warenausgang wird der aktuelle Lagerbestand vermindert. Die verschiedenen Möglichkeiten einen Warenausgang zu buchen werden in Abbildung 3: Warenausgang sowie den zusätzlichen Beschreibungen erläutert Prozessbeschreibungen Reservierung suchen Die Reservierung kann anhand verschiedener Merkmale gesucht werden. Am einfachsten geschieht dies anhand der eindeutigen Reservierungsnummer. Ist diese nicht bekannt kann nach verschiedensten Kriterien gesucht werden. Nach der Suche werden sämtliche anhand der Suchkriterien in Frage kommenden Reservierungspositionen. Ausgeschlossen von dieser Liste sind Positionen für die keine Bewegungen erlaubt sind sowie Positionen die zum löschen vorgemerkt sind Reservierungsposition übernehmen Aus der in Reservierung suchen beschriebenen Reservierungspositionsliste muss nun die entsprechende Reservierung ausgewählt werden. Falls die entsprechende Position nicht gefunden wurde muss eine neue Suche durchgeführt werden Auftrag suchen & auswählen Um einen Auftrag zu suchen müssen die Kopfdaten zum entsprechenden Auftrag eingegeben werden. Aus dem resultierenden Ergebnis kann der gewünschte Auftrag ausgewählt werden Stückliste suchen / auswählen Falls alle Komponenten einer Stückliste(Fertigungsstückliste/Equipmentstückliste) entnommen werden sollen, dann ist es möglich, sich auf diese Stückliste zu beziehen. Dadurch werden alle Komponenten für den Warenausgang automatisch übernommen. Über das Bestandsführungsmenü wechselt man in die Kategorie Warenbewegung/Warenausgang, wo man auf dem Einstiegsbild die gesuchten Kopfdaten einträgt. Nach dem eintragen der Kopfdaten wird die gewünschte Stückliste ausgewählt. [SAP2008b] 3884-Dokumentation.doc Seite 10 von 21

11 3 Schnittstellen (Dick, Schweighofer) Um die richtigen Einstellungen im System vornehmen zu können, bedarf es einer Absprache mit den anderen Übungsgruppen, wer für welche Grenzkompetenzen verantwortlich ist und wie die genaue Abgrenzung der Abläufe aussieht. Der Warenein- und -ausgang weist folgende Schnittstellen zu den anderen Kompetenzbereichen bzw. Übungsgruppen auf: 3.1 Grundlagen: Lagerorte, -Arten Gruppennummer: 01 Diese Gruppe stellt dem Warenein- und -ausgang vor allem Stammdaten bereit, auf die wir immer wieder zugreifen werden. Bestimmte Gegebenheiten wie die Standpunkte der Lager, in denen die Waren ein- und ausgehen sind von dieser Gruppe zu erfassen und uns zur Verfügung zu stellen. 3.2 Bestandsführung: Bestandsarten, Kommissionierung, Verpackung Gruppennummer: 08 Die Bestandsarten werden von dieser Gruppe festgelegt, die wir für Warenein- und -ausgänge benötigen. Diese Gruppe erhält die Lieferaufträge und übergibt uns die fertig verpackten Waren für den darauf folgenden Warenausgang, der von uns durchgeführt wird. 3.3 Kunden und auftragsmanagement: Verkaufsorganisation, Vertriebsbereiche, -wege Gruppennummer: 17 Die Verkaufsorganisation übernimmt Kundenanfragen und wird auch deren Aufträge bearbeiten. Ob uns der endgültige Warenausgang von dieser Gruppe oder durch die Gruppe, der die Kommissionierung obliegt, mitgeteilt wird, ist noch nicht geklärt und wird uns noch von den beiden Gruppen mitgeteilt. 3.4 Versandstellen: Transporteure Gruppennummer: 18 Für den Warenausgang ist eine Kooperation mit dieser Gruppe unabdinglich. Über diese Gruppe sollten wir Informationen über die Stellen, von denen ausgehend die Waren versendet werden, sowie über die Unternehmen, die die Waren schließlich transportieren, erhalten. (Von dieser Gruppe wurde uns jedoch bereits mitgeteilt, dass sie die LVA für dieses Semester aufgegeben haben, wodurch diese Schnittstelle noch an Überarbeitung bedarf bzw. bleibt zu klären, welche Gruppe diesen Aufgabenbereich übernehmen könnte.) 3.5 Beschaffung: Einkauforganisation Gruppennummer: 19 Ähnlich wie beim Warenausgang werden wir Information über einen Wareneingang erhalten bzw., dass Ware bestellt wurde. Bestellungen müssen überprüft werden und ebenso muss im Unternehmen möglich sein, bestellte Waren, die niemals das Lager erreichen und auch niemals ins Lager eingehen, ausfindig zu machen. 3.6 Bestandsführung: Materialstamm, Positionstypen Gruppennummer: 23 Diese Gruppe weiß über gewisse Stammdaten der Materialien bescheid, die ins Lager ein und ausgehen. Der definitive Materialstamm sollte möglichst bald festgelegt werden bzw. sollte uns 3884-Dokumentation.doc Seite 11 von 21

12 möglichst bald eine Teilmenge des endgültigen Materialstammes zur Verfügung gestellt werden, um dann bereits damit arbeiten zu können. 3.7 Disposition: Dispositionstypen, -einstellungen Gruppennummer: 24 Unsere Abläufe bei Warenein- und -ausgang müssen wir möglichst rasch dieser Gruppe zur Verfügung stellen, damit diese Gruppe gegebenenfalls eine Kostenminimierung durchführen kann und sich um die Zuverlässigkeit der Warenlieferungen Gedanken machen kann Dokumentation.doc Seite 12 von 21

13 4 Voraussetzungen (Dick, Schweighofer) Folgende Punkte werden für die Implementierung des Warenein- und -ausganges im System vorhanden sein bzw. werden konfiguriert und stellen somit Vorraussetzung für die Implementierung des Warenein- und -ausganges dar. 4.1 Lagerort Die Gruppe Grundlagen: Lagerorte, -Arten wird die Filialen des Unternehmens eintragen müssen, die auch ein Lager besitzen. Auf diese definierten Lagerorte werden wir dann zugreifen. 4.2 Bestandsart Um bei den Warenein- und -ausgängen die Art des Bestandes der bewegten Ware angeben zu können, bedarf es einer vorherigen Definierung dieser durch die Gruppe Bestandsführung: Bestandsarten, Kommissionierung, Verpackung. 4.3 Werk Wird ähnlich wie der Lagerort gehandhabt. 4.4 Kunde Warenausgänge werden zumeist durch Kunden initiiert, deren Daten im System vorhanden sein müssen, um diese beim Warenausgang registrieren zu können. Dies wird von der Gruppe Kunden und -auftragsmanagement: Kundenstamm übernommen werden. 4.5 Lieferant Ähnlich wie bei den Kunden müssen die Lieferanten des Unternehmens durch die Gruppe Beschaffung: Lieferantenstamm im System registriert werden, um mit diesem weiter arbeiten zu können. 4.6 Material Für den Ein- und Ausgang der Waren müssen ebenso vorerst die Materialien endgültig definiert werden durch die Gruppe Grundlagen: Lagerorte, -arten. 4.7 Lagerplatz Eventuell wird es auch nötig sein, dass die Gruppe Grundlagen: Lagerorte, -arten bestimmte Lagerplätze definiert. Da diese Gruppe kein Warehouse-Management implementieren soll, bleibt noch abzuklären, in welchem Umfang diese Gruppe uns bestimmte Lagerplätze zur Verfügung stellt. (Auf unsere Anfrage wurde bisher noch nicht geantwortet) 3884-Dokumentation.doc Seite 13 von 21

14 5 Umzusetzender Prozess & Annahmen (Ejupi) Im diesem Abschnitt folgt eine Aufstellung der (nicht) benötigten Customizingeinstellungen anhand des Implementation Guide (IMG) von SAP. Für eine Auflistung und weitere Information bezüglich der Prozesse siehe auch Abschnitt 2. Prozesse. 5.1 Wareneingang / Warenausgang Toleranzgrenzen einstellen (WE) Beim Bearbeiten eines Wareneingangs überprüft das System für jede Position, ob der Wareneingang Abweichungen gegenüber der Bestellung oder den Materialstammdaten aufweist. Im Detail wird eine! Abweichung in der Bestellpreismenge! oder eine Abweichung zum gleitenden Durchschnittspreis des Materials geprüft. Konfiguration notwendig: Anmerkung: nein Die Standardeinstellungen sind ausreichend. Diese sind:! Bestellpreismengenabweichung mit Fehlermeldung: 50 %! Bestellpreismengenabweichung mit Warnung: 20 % Lagerort automatisch anlegen (WE und WA) In diesem Arbeitsschritt geben Sie an, ob bei Wareneingängen das automatische Anlegen von Lagerortdaten erlaubt ist. Dies ist sinnvoll, wenn Sie einen Wareneingang buchen möchten, ohne vorher die Lagerortsicht des Materialstammsatzes pflegen zu müssen. [IMG 2008] Konfiguration notwendig: Anmerkung: nein Die Lagerortdaten werden bei allen Arten von Zugängen automatisch angelegt Bestellung automatisch anlegen (WE) In diesem Arbeitsschritt legen Sie pro Bewegungsart fest, daß bei der Wareneingangsbuchung automatisch eine Bestellung angelegt wird. In diesem Fall kann der Benutzer bei der Funktion Wareneingang zur Bestellung eine Warenbewegung ohne Eingabe der Bestellnummer erfassen. Das System bewertet den Wareneingang zu dem im Einkaufsinfosatz festgelegten Preis. [IMG 2008] Konfiguration notwendig: nein Manuelle Kontierung einstellen (WE und WA) Im Normalfall ist die Kontierung über die automatische Kontenfindung voreingestellt. Es besteht aber auch die Möglichkeit Konten manuell einzugeben. Konfiguration notwendig: nein Bildaufbau festlegen (WE und WA) Die Feldauswahl bestimmt, welche Felder (Kontierungsfelder) bei der Erfassung eines Wareneingangs * eingabebereit sind (Kanneingabe) * gefüllt werden müssen (Mußeingabe) * ausgeblendet sind [IMG 2008] Konfiguration notwendig: eventuelle kleine Anpassung 3884-Dokumentation.doc Seite 14 von 21

15 5.1.6 Kopierregeln für Referenzbelege pflegen (WE und WA) In diesem Arbeitsschritt stellen Sie ein, ob bei der Erfassung eines Belegs mit Vorlage die Positionen des Vorlagebelegs auf der Positionsauswahlliste markiert vorgeschlagen werden oder nicht. Konfiguration notwendig: Anmerkung: nein In den Standardeinstellungen werden die Positionen markiert vorgeschlagen. Für die Umsetzung unseres Beispiels nicht relevant Fehlteilprüfung einstellen (WE) In diesem Arbeitsschritt nehmen Sie die Systemeinstellungen für die Fehlteilprüfung beim Wareneingang vor. Mit der Fehlteilprüfung prüft das System bei einem Wareneingang, einem sonstigen Zugang oder einer Umbuchung, ob das zugebuchte Material ein Fehlteil ist. In diesem Fall gibt das System eine Warnmeldung aus und sendet eine Mail-Nachricht an den zuständigen Disponenten im Werk. [IMG 2008] Konfiguration notwendig: Anmerkung: nein In der Standardeinstellung ist die Fehlteilprüfung nicht aktiv. In unserem konkreten Fall wird sie auch nicht benötigt. Sie erfolgt nur, wenn sie im Werk aktiviert ist, eine Prüfregel für die Transaktion definiert ist oder eine Prüfgruppe für Verfügbarkeitsprüfung im Materialstammsatz definiert ist Mindesthaltbarkeitsprüfung einstellen (WE) Konfiguration notwendig: Anmerkung: nein In der Standardeinstellung ist die Mindesthaltbarkeitsprüfung nicht aktiv. Sie kann nur erfasst werden, wenn im Materialstammsatz die Mindestrestlaufzeit angegeben ist. Ist jene Zeit, die das Material noch mindestens haltbar sein muss, damit der Wareneingang vom System akzeptiert wird Inventurbelege bei Warenbewegungen erzeugen (WA) In diesem Arbeitsschritt legen Sie pro Werk und Bewegungsart fest, ob ein Inventurbeleg bei der Buchung einer Warenbewegung automatisch erzeugt wird. [IMG 2008] Konfiguration notwendig: Anmerkung: nein In der Standardauslieferung ist das automatische Erzeugen von Inventurbelegen für die Bewegungsarten 711 bis 718 vorgesehen Negative Bestände erlauben (WA) Bezüglich der negativen Bestände findet sich in der SAP IMG ein interessantes Bsp: Beispiel Es werden 1000 Stück eines Materials geliefert. Aus Zeitgründen wird der Wareneingang noch nicht im System erfaßt. Physischer Bestand: Stück Buchbestand: 0 Stück Das Material wird dringend gebraucht, und es werden 100 Stück dem Lager entnommen. Der Warenausgang wird gleich im System erfaßt. Physischer Bestand: +900 Stück Buchbestand: -100 Stück Am Ende des Tages wird der Wareneingang von 1000 Stück gebucht. Physischer bestand: +900 Stück Buchbestand: +900 Stück [IMG 2008] Konfiguration nein 3884-Dokumentation.doc Seite 15 von 21

16 notwendig: Anmerkung: In der Standardeinstellung sind negative Bestände nicht erlaubt. Unserer Meinung nach sind negative Bestände zu vermeiden. 6 Implementierung (Ejupi, Heiss) 6.1 Wareneingang 1. Bei Ankunft einer Lieferung in der Filiale wird über die Art der Weiterverarbeitung (online oder offline) entschieden. 2. Wird der Wareneingang offline bearbeitet, so werden die Wareneingangsdaten in der Filiale erfaßt (z.b. durch ein mobiles Datenerfassungsgerät) und über den POS-Interface-Eingang an SAP Retail übertragen. 3. Wird der Wareneingang online erfaßt, so erfolgt die Verbuchung analog zum Ablauf der Prozesse Wareneingangsbearbeitung mit Bezugbeleg bzw. Wareneingangsbearbeitung ohne Bezugbeleg. [SAP2008b] Wareneingang zu einer Bestellung Menü für Wareneingang zu einer Bestellung auswählen: Logistik " Materialwirtschaft " Bestandsführung " Warenbewegung " Wareneingang " Zur Bestellung " Bestell-Nr bekannt oder Bestell-Nr unbekannt Kopfdaten eingeben Bewegungsart auswählen o für Lager oder Verbrauch: BewegArt " Bestellung an Lager (101) o für WE-Sperrbestand: BewegArt " Bestellung an SpBtd Bestell-Nr. bekannt: Bestellnummer eingeben oder Werk und Bestellposition Bestell-Nr. unbekannt: Suchkriterien für die Bestellung eingegeben werden gewünschte Bestellpositon markieren markierten Bestellpositionen übernehmen und eventuell bearbeiten Beleg buchen Wareneingang zum Lieferavis Menü für Wareneingang zum Lieferavis auswählen: Logistik " Materialwirtschaft " Bestandsführung " Warenbewegung " Wareneingang " Zur Bestellung " Bestell-Nr unbekannt Daten auf dem Einstiegsbild eingeben Bewegungsart auswählen o für Lager oder Verbrauch: BewegArt " Bestellung an Lager (101) o für WE-Sperrbestand: BewegArt " Bestellung an SpBtd Lieferavis im Feld Lieferung eintragen Bestellposition markieren die in Materialbeleg übernommen werden soll markierten Bestellpositionen übernehmen und eventuell bearbeiten Beleg buchen Wareneingang ohne Bestellung Menü für Wareneingang ohne Bestellung auswählen: Logistik " Materialwirtschaft " Bestandsführung " Warenbewegung " Wareneingang " Sonstige Daten auf dem Einstiegsbild eingeben Kopfdaten eingeben Bewegungsart Eingang Ohne Bestellung + gewünschte Bestandsart auswählen als Vorschlagswert für die einzelnen Positionen ein Werk und eventuell einen Lagerort eingeben Sammelerfassungsbild bearbeiten o wenn erforderlich Lieferanten eingeben o einzelne Positionen erfassen Daten auf dem Übersichtsbild prüfen Beleg buchen 3884-Dokumentation.doc Seite 16 von 21

17 6.2 Warenausgang In SAP unterscheidet man verschieden Arten von Warenausgaben. Lieferungen an Kunden Materialentnahmen für Fertigungsaufträge Sonstige interne Bereitstellungen Rücklieferungen an Lieferanten Verschrottung / Stichprobe SAP bietet die Möglichkeit die Warenausgänge auf sogenannte Vorlagebelege zu prüfen. Vorlagebelege können z.b. Reservierungen, Fertigungsaufträge oder Stücklisten sein. Dies hat den Vorteil das SAP überprüft ob tatsächlich das ausgegeben wird was auch angefordert wurde. Vorlagebelege kann man über die Materialummer oder die Kontierung im System finden. Sind keine Vorlagebelege vorhanden spricht man von einem Warenausgang ohne Bezug (z.b. dringende Materialanforderung) Warenausgang ohne Bezug erfassen Auswählen Bestandsführungsmenü -> Warenbewegung Warenausgang o Eingabe der Kopfdaten o Als BewegArt - Verbrauch angeben o Vorschlagswert: Werk oder Lagerort Beleg buchen Warenausgang mit Bezug auf einen Auftrag Es sind folgende Warenausgangsarten zu unterscheiden: Geplanter Warenausgang (zur Reservierung / zum Auftrag) Ungeplanter Warenausgang Warenausgang ohne Bezug). Retrograde Entnahme Vorgehensweise: Auswählen Bestandsführungsmenü -> Warenbewegung Warenausgang o Eingabe der Kopfdaten o Bewegungsart oder Werk werden aus dem Auftrag automatisch übernommen o Auswahl Warenausgang -> Erfassen mit Bezug -> Zum Auftrag! Auftrag auswählen Beleg buchen Auswirkungen einer Warenausgangsbuchung Wenn Sie einen Warenausgang buchen, hat dies bestimmte Auswirkungen im System: Erzeugen eines Materialbeleges Erzeugen eines Buchhaltungsbeleges Erzeugen eines Warenbegleitscheins Fortschreibung des Bestands Fortschreibung der Sachkonten Fortschreibung des Verbrauchs Fortschreibung der Reservierung Fortschreibung im Auftrag Fortschreibung in den nachgelagerten Anwendungen Erzeugen eines Transportbedarfs bei Anschluß an das Warehouse-Management-System Erzeugen eines Prüfloses bei Anschluß an das Qualitätsmanagementsystem [SAP2008b] 3884-Dokumentation.doc Seite 17 von 21

18 7 Der Zeitplan (Dick, Schweighofer) Datum Ereignis Abgabe der Dokumentation Detaillierte Abklärung der Schnittstellen/Kompetenzen im System Löschung aller nichtrelevanten Daten im System, Prüfung aller Voraussetzungen Erster funktionierender Entwurf/Prototyp Interner Entwicklungsschluss, Beginn der Testphase Entwicklungsschluss Abgabe der Präsentation Abschlusspräsentation 8 Die Risiken (Dick, Schweighofer) 8.1 Ausfall einer Gruppe Zustand: Folgen: Prävention: Wahrscheinl.: Schaden: Eine Gruppe fällt aus und beschließt, die LVA in diesem Jahr nicht zu absolvieren. Schnittstellen zu dieser Gruppe müssen überarbeitet werden bzw. muss der Kompetenzbereich dieser ausgefallenen Gruppe durch eine andere übernommen werden. Keine Möglichkeit. Hoch Hoch 8.2 Fehlende Rechte Zustand: Im System fehlen einem Gruppenmitglied die nötigen Rechte, um im System zu arbeiten. Folgen: Prävention: Wahrscheinl.: Schaden: Die Gruppe muss einen Tutor konsultieren, damit das Gruppenmitglied die nötigen Rechte erlangt. Keine Möglichkeit. Hoch Gering 8.3 Vorraussetzungen unerfüllt Zustand: Nötige Voraussetzungen im System werden durch andere Gruppen nicht bzw. mangelhaft erfüllt. Folgen: Prävention: Wahrscheinl.: Das Arbeiten am System ist nur eingeschränkt möglich. Rechtzeitiges Informieren der anderen Gruppe. Mittel Schaden: Hoch 3884-Dokumentation.doc Seite 18 von 21

19 8.4 Zu wenig Know-How Zustand: Die Gruppe verfügt um zuwenig Know-How, um die nötigen Arbeiten im System zu verrichten Folgen: Prävention: Wahrscheinl.: Schaden: Das Projekt kann nicht erfolgreich abgeschlossen werden. Umfassende Beschäftigung der Teilnehmer mit der Materie SAP. Gering Hoch 8.5 Personalrisiken Zustand: Ein oder mehrere Gruppenmitglieder fallen aufgrund von z.b. Krankheit einige Tage/Wochen aus. Folgen: Prävention: Wahrscheinl.: Schaden: Das Gruppenmitglied bzw. die Gruppenmitglieder können in dieser Zeit nicht für das Projekt arbeiten. Der Rest der Gruppe übernimmt die Arbeit des ausgefallenen Gruppenmitgliedes bzw. der ausgefallenen Gruppenmitglieder. Gering Gering 8.6 Serverausfall Zustand: Der SAP-Server fällt aus. Folgen: Prävention: Wahrscheinl.: Schaden: Der SAP-Server ist für einige Zeit nicht erreichbar. Der LVA-Leitung wird benachrichtigt, damit der Server möglichst bald wieder in Betrieb ist. Gering Mittel 3884-Dokumentation.doc Seite 19 von 21

20 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Bestellung... 6 Abbildung 2: Wareneingang... 7 Abbildung 3: Warenausgang Dokumentation.doc Seite 20 von 21

21 Literaturverzeichnis [IMG2008] SAP AG 2001, SAP R/3 Customizing Einführungsleitfaden. SAP Knowledge Base. [Online] April 2001 [Zitat vom: ] [SAP2008] SAP Help, SAP R/3 Glossar. SAP Knowledge Base. [Online] April 2001 [Zitat vom: ] tm [SAP2008b] SAP Bibliothek, SAP R/3 Bibliothek. SAP Knowledge Base. [Online] April 2001 [Zitat vom: ] m 3884-Dokumentation.doc Seite 21 von 21