Outsourcing der Poststelle Posteingang Abonnentenpost - Anwenderbericht -

Transkript

1 Outsourcing der Poststelle Posteingang Abonnentenpost - Anwenderbericht - Deutscher Pressevertrieb Claus Krogmann MicroData GmbH

2 Eine 100%ige Tochter von G+J Übernahme Abonnentengeschäft von G+J und anderen Verlagen

3 Ist das größte Zeitschriftenhaus Europas Verlegt in 24 Ländern auf 3 Kontinenten rund 300 Zeitschriften und Zeitungen Großdruckereien an 6 Standorten in Deutschland und den USA Erwirtschaftet einen Umsatz von über 3 Mrd. Euro mit über Mitarbeitern weltweit Gesellschafter sind: 25,1 % die Hamburger Verlegerfamilie Jahr 74,9 % die Bertelsmann AG

4

5 Unternehmensvorstellung

6 Kennzahlen 100%iges Tochterunternehmen von Gruner + Jahr Marketing und Dienstleistungen für Zeitschriftenverlage Insgesamt 200 Verlage mit Titel weltweit über 600 Mitarbeiter und mehr als 1 Mrd. Umsatz Marktvolumen von ca. 500 Mio. Einzelexemplare

7 Mandanten Gruner + Jahr Die Zeit Verlag Egmont Ehapa Verlag Ringier Verlag Spezielle Verlage (ca. 100)

8 Kompetenzen CRM Services (Abonnement-Betreuung) ABO-Marketing (Aktionen, Direkt-Marketing, Gewinnspiele) Database (Adress-Selektion für Marketing oder Mandanten) Logistik Fullfillments (Drucksteuerung und Versand)

9 Kundenservice Telefonische und schriftliche Abonnentenbetreuung Heftversand, Abonnentenwerbung und Briefsendung Betreuung von 5 Millionen aktiven Kunden 25 Millionen Kundenkontakte im Jahr

10 Unternehmenspolitik von G+J: Konzentration auf die Kernkompetenzen und Outsourcing (wenn möglich) Outsourcingprojekte Entscheidung Scanstelle des Rechnungswesen Auslagerung des Mikrofilmarchivs Auslagerung Poststelle Auslagerung Geschäftsprozesse MicroData in Hamburg

11 Umfang des Outsorcing - Dienstleister MicroData in Hamburg - Digitaler Posteingang - Scannen, Klassifizieren Klassifizieren Fax-Eingang Klassifizieren Mail-Eingang Erfassen Bestellungen Bestandspflege im CRM (Kimba)

12 Volumen der Eingangspost 1,7 Millionen Poststücke pro Jahr s pro Jahr Faxe pro Jahr 1,2 Millionen Bestellungen

13 - Drehscheibe - -klassifiziert Mails -leitet weiter -überwacht Verarbeitung Mails Klassifiz. Faxe Postdokumente

14 Klassifizieren der Geschäftsvorfälle Neuaufnahmen (Abonnements, Einzelhefte, etc.) Mengengeschäftsvorfälle (Bankeinzüge, Einstellungen, ca. 10 GV-Arten) Sonstige Geschäftsvorfälle (Merchandising, Prämienservice ca. 17 GV-Arten)

15 Scannen Geschäftsvorfälle Klassifiziert nach Vorgangsart und Zeitungstitel Dokumente trennen mit Barcode Bündeln zu Scanstapeln Scannen der Dokumente Übertragen als an die Bearbeitergruppe

16 Neuaufnahmen und Bestellkarten

17 Neuaufnahmen und Bestellkarten Aussortieren der Bestellungen aus der Eingangspost, Mails, Faxe Prüfen der Anschrift, Bankverbindung und Unterschrift Prüfen des Prämienwunsches Markieren der Aktionsnummer

18 Datenerfassung KIMBA Stapelbildung (ca. 50) Daten eingeben - mit Stapel-Nr. - bis zu drei Adressen (Online-Adressprüfung) - Prämienzugaben - Kommunikationsdaten - optionale Angaben

19 Scannen der Neuaufnahmen und Bestellkarten Prüfung der Eingaben durch dpv Scannen der Stapel - mit Index der Stapel-Nr. Import der Images auf Archivserver dpv

20 Archiv Bestellungen Recherche über Kimba - Anzeige der Stapel-Nr. Archivsystem - Sucheingabe Stapel-Nr.

21 s klassifizieren imail (novomind) Maschinelle Klassifizierung Weiterleitung und Überwachung Manuelle Klassifizierung unklare Fälle durch MicroData im imail

22 Faxe klassifizieren Abholung vom Fax-Server dpv Manuelle Klassifizierung Übertragen als in die Bearbeitergruppe Bei bestimmten GV Import der Images auf Archivserver dpv

23 Ablauf im Überblick (Beleghafte Information) Posteingang Sortieren Geschäfts- Vorfälle Scannen Weiterleiten Bestand pflegen Prüfen Bestellungen Erfassen Bestellungen Scannen Archiv

24 Ablauf im Überblick (Elektronische Information) Mails Maschinelle Klassifikation Nicht erkannte - manuell - Bestand pflegen Faxe Fax-Server Manuell klassifizieren Bestand pflegen

25 Resümee unserer Outsourcingentscheidung Eigenes Personal konzentriert sich auf Kernkompetenz Keine Bindung von eigenem Personal Immer neueste Technik Dienstleister MicroData ist flexibel bei - hohen Volumenspitzen - neuen Anforderungen Erfahrung nach 5 Jahren: hervorragender Service

26 Vielen Dank für Ihr Interesse

27 Vielen Dank für Ihr Interesse! Besuchen Sie uns an unserem Stand Nr. Oder Sie erreichen uns unter