Interne Revision. Bericht gemäß 386 SGB III. eakte. Revision SGB III

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1 Interne Revision Revision SGB III Bericht gemäß 386 SGB III eakte

2 Inhaltsverzeichnis 1 Revisionsauftrag 1 2 Zusammenfassung 1 3 Revisionsergebnisse Projektleitung Risikomanagement Beauftragung/Umgang mit Change Requests (CR) Projektcontrolling Abnahme Rollout Kompetenzcenter eakte (KC-eAkte) Rechnungsprüfung Kostentransparenz Veränderungsmanagement Datenschutz Projektkostenrahmen 3 Anlage 1 Anlage 2 Anlage 3 Revisionsumfang und -methode Nachschau Ergebnisse und Maßnahmen aus dem Review 2. Halbjahr 2010 Abkürzungsverzeichnis eakte März 2013

3 1 Revisionsauftrag Der Vorstand der Bundesagentur für Arbeit (BA) hat die Interne Revision (IR) beauftragt, zum Thema eakte eine Revision durchzuführen. Die BA beabsichtigt, die bisherige papiergebundene Aktenführung durch eine elektronische Aktenführung für den Bereich Sozialgesetzbuch Drittes Buch Arbeitsförderung (SGB III) sowie in der Familienkasse (FamKa) zu ersetzen. Zur Realisierung ist ein Projekt eakte, bestehend aus den Komponenten eakte Dokumentenmanagement (eakte DMS) und eakte Digitalisierung BA- Schriftgut (eakte DiBAS), eingerichtet worden. Dieses IT-Projekt wurde im Verlauf begleitend geprüft. 2 Zusammenfassung Die begleitende Prüfung des IT-Projektes eakte richtete sich nach dem Prüfungsstandard Nr. 4 des Deutschen Instituts für Interne Revision e.v., dessen Schwerpunkt im Bereich der Managementorganisation und dessen Prozessen liegt. Eine fachlich-inhaltliche Prüfung von Maßnahmen und Kontrollen war nicht Gegenstand der Revision. In den untersuchten Prüffeldern wurden keine Handlungsbedarfe festgestellt. Die Einzelergebnisse werden unter Ziffer 3 erläutert. Die zugesagten Maßnahmen aus den vorangegangenen Prüfungen wurden umgesetzt. Einzelheiten hierzu finden sich in der Anlage 2. 3 Revisionsergebnisse 3.1 Projektleitung Im Zuge der Neuorganisation der BA wurde die Position des Beraters Kommunikation/Akzeptanz/Querschnitt (zugleich stellvertretender Leiter des Projektes eakte) neu geschaffen. Diese neue Position ist im Projekthandbuch beschrieben. In der Vergangenheit erfolgte bei einer Neubesetzung der Teilprojektleitung keine strukturierte Einarbeitung, diese war auch nicht vorgesehen. Auf Grund der einschlägigen Erfahrungen der neu angesetzten Mitarbeiter auf Leitungsebene erwuchs aus der fehlenden Einarbeitung nach Ansicht der IR aber kein relevantes Risiko für das Projekt. Entsprechende Maßnahmen, um eine angemessene Einarbeitung in der Projektleitung sicher zu stellen, wurden vom Projekt eakte auf Anregung der IR zwischenzeitlich umgesetzt. 3.2 Risikomanagement Ziel des Risikomanagements ist es, den Projekterfolg abzusichern. Das Risikomanagement konzentriert sich auf alle für das Projekt wesentlichen Risiken. Der Gesamtprozess des Risikomanagements wird konsequent umgesetzt und durchgehend dokumentiert. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterhalb der Leitungsebene werden ins Risikomanagement eingebunden. eakte März

4 3.3 Beauftragung/Umgang mit Change Requests (CR) Die geprüften Regelungen zur Beauftragung und zum Umgang mit CR werden eingehalten. Die Schnittstelle zum Einkauf ist eindeutig beschrieben. Bei den im Prüfungszeitraum untersuchten CR wurden die terminlichen und finanziellen Auswirkungen hinreichend beschrieben. Weiterhin entsprachen die geprüften Beauftragungen den Anforderungen des Projektes eakte. 3.4 Projektcontrolling Im Projekt eakte ist ein funktionierendes Projektcontrolling zur Sicherstellung der Zielerreichung installiert. Die laufenden Controllingaktivitäten werden anlassbezogen auf ihre Funktionalität hin überprüft und bei Bedarf angepasst. Abweichungen vom Projektplan werden analysiert und entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen eingeleitet. Ergebnisse des Projektcontrollings werden innerhalb und außerhalb des Projektes kommuniziert. 3.5 Abnahme Der Abnahmeprozess ist vertraglich geregelt. Darüber hinaus sind das formale Vorgehen sowie Leitlinien für die Ausgestaltung der Freigabe- und Abnahmeprozesse für beide Teilprojekte in der entsprechenden Anlage zum Projekthandbuch beschrieben. Die termingerechte Abarbeitung der den Auftragnehmern erteilten Auflagen wird vom Projekt eakte nachgehalten und inhaltlich überprüft. 3.6 Rollout Ein übergreifendes Rolloutkonzept bzw. Gesamteinführungskonzept liegt nicht vor. Dagegen sind für die Teilbereiche DiBAS und DMS jeweils eigene Einführungskonzepte vorhanden. Die Zeitpläne wurden im Bezug auf die Rolloutverschiebung im Sommer 2012 für beide Teilbereiche aktualisiert. Verantwortlichkeiten und Aufgaben der Koordinatoren/innen für die Begleitung des Rollouts in den Agenturen und Regionaldirektionen sind eindeutig beschrieben und rechtzeitig übertragen worden. Ein laufendes Monitoring überwacht den Rollout. Bei festgestellten Abweichungen werden Gegensteuerungsmaßnahmen ergriffen. Nach Einschätzung der IR sind ausreichende Maßnahmen ergriffen worden, um einen reibungslosen Rollout zu gewährleisten. 3.7 Kompetenzcenter eakte (KC-eAkte) Aufgaben und Verantwortlichkeiten des KC-eAkte sind den Rollout- Dienststellen rechtzeitig bekannt gegeben worden. Die Strukturen, über die eine Kommunikation mit dem KC-eAkte zu erfolgen hat, sind den Beteiligten ebenfalls bekannt und werden eingehalten. Die organisatorischen Voraussetzungen für eine entsprechende Unterstützungsleistung durch das KC-eAkte sind daher gegeben. 3.8 Rechnungsprüfung Die Zahlungsabwicklung bei den im ersten Halbjahr 2012 geprüften Rechnungen erfolgte ordnungsgemäß 2. Auftrag und erbrachte bzw. abgerechnete Leis- 2 Folgende Aspekte wurden geprüft: Abgleich der Rechnungspositionen mit der vertraglichen Leistungserbringung, Zuordnung der Rechnungspositionen zu den Beauftragungen, Feststellung der sachlichen Richtigkeit, kostentechnische Erfassung der Rechnungsbeträge, Prüfung der tatsächlichen Leistungserbringung, Prüfung der Angaben zu Kontonummer, BLZ, Kontoinhaber und Fälligkeit der Zahlung. eakte März

5 tungen stimmten überein und die Überprüfung der rechnerischen Richtigkeit war gewährleistet. 3.9 Kostentransparenz Im Projekt eakte werden Listen zur Kontrolle der Kostenentwicklung genutzt. Diese sind in ihrer Gesamtheit zur Überwachung geeignet. Darüber hinaus ist die Kostenentwicklung ein eigenständiger Bestandteil des Projektcontrollings. Diese Maßnahmen sind organisatorisch geeignet, um Kostentransparenz herzustellen Veränderungsmanagement Zur Vorbereitung der Anwenderinnen und Anwender auf die organisatorischen und prozessualen Veränderungen durch die Einführung des Systems eakte wurde ein Betreuungskonzept entwickelt. Seit Beginn der Pilotierung wird in den Monatlichen Gesamtprojektberichten eakte, die an die Mitglieder des Lenkungsausschusses gehen, unter anderem der Stand der Benutzerakzeptanz bekanntgegeben. Das Projekt eakte hat verschiedene Schritte zur Steigerung der Benutzerakzeptanz eingeleitet. Darüber hinaus hat die Hochschule der BA die Pilotierung des Systems eakte begleitend geprüft und in ihrem Abschlussbericht 3 Verbesserungspotential im Hinblick auf die Benutzerakzeptanz festgestellt. Nach Aussage des Projektes wurden auf Grundlage der Ergebnisse der Evaluation weitere Maßnahmen eingeleitet. Das Projekt eakte nutzt die Informationskanäle der BA (BA-direkt, Dialog etc.), um bundesweit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontinuierlich über den Stand der Einführung des Systems eakte zu informieren. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BA werden somit weiterhin auf die Veränderungen durch die Einführung der eakte vorbereitet Datenschutz Anlässlich des Rollouts wurde fristgemäß mit einer erneuten Vorabkontrolle nach 4d Abs. 5 und 6 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) durch den Datenschutzbeauftragten der BA begonnen. Diese ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht abgeschlossen, nach aktueller Aussage des Datenschutzbeauftragten steht dem Rollout jedoch kein datenschutzrechtliches Hindernis im Weg. Die IR wird den Abschluss der Kontrollaktivitäten im nächsten Review weiter begleitend prüfen Projektkostenrahmen Bei einem Vergleich der WiBe 2.5 aus April 2006 mit der WiBe 4.04 aus Mai 2012 lässt sich eine wesentliche Ausweitung 4 des Projektkostenrahmens von 14,41% feststellen. 5 Dies ist mit Blick auf die Verlängerung des Entwicklungszeitraums plausibel. Nach Aussagen des Gesamtprojektleiters konnte insbesondere durch Fokussierung auf den Kernauftrag des Projektes eine weitergehende Kostensteigerung vermieden werden. 3 Abschlussbericht vom Als eine wesentliche Ausweitung wurde eine Steigerung um mehr als 5% betrachtet. 5 Hier wurden die nicht auf- bzw. abgezinsten Beträge aus den Anlagen zur WiBe verglichen. Bei dem Vergleich wurde ausschließlich die Kostenseite des Projektes betrachtet. Eine Nutzenbetrachtung bzw. eine Gegenüberstellung oder gar Aufrechnung von Kosten und Nutzen des Projektes eakte fand nicht statt. Es wurde also auch kein Vergleich von Kapitalwerten vorgenommen. eakte März

6 Zum Prüffeld Kostenausweis bei projektbedingten Verfahrensänderungen wird auf den gesonderten Bericht der Internen Revision SGB III eakte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung verwiesen. Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. eakte März

7 Revisionsumfang und -methode Anlage 1 Mit der Durchführung dieser Revision ist der Revisionsstandort SGB III Hannover beauftragt. Die Beantwortung der Fragen zu einzelnen Themen erfolgte anhand einer Checkliste. Die Überprüfung wurde in Form von Einsichtnahme in Projektunterlagen (Projekthandbuch, Vertragsdokumente, Protokolle, Berichte etc.) vorgenommen. Als primäre Informationsquelle diente die Projektablage eakte. Ergänzend wurden Interviews mit Beteiligten im Projekt eakte geführt. Im Rahmen des aktuellen Reviews fand eine Überprüfung zu folgenden Zielfragen statt: Ist eine angemessene Einarbeitung neu angesetzter Mitarbeiter/-innen der Leitungsebene sichergestellt? Ist sichergestellt, dass die durch die Neuorganisation geänderten Rollen und Verantwortlichkeiten klar beschrieben sind? Funktioniert das Risikomanagement im Projekt? Sind die Mitarbeiter/-innen des Projektes eakte in das Risikomanagement mit eingebunden? Werden die Regelungen zum Umgang mit CR eingehalten? Ist ein funktionierendes Projektcontrolling zur Sicherstellung der Zielerreichung installiert? Ist sichergestellt, dass die vertragsgemäße Abarbeitung der bei der Abnahme erteilten Auflagen überwacht und nachgehalten wird? Ist ein reibungsloser Ablauf des Rollouts sichergestellt? Werden die Festlegungen in Bezug auf das KC-eAkte eingehalten? Ist sichergestellt, dass beauftragte und erbrachte bzw. abgerechnete Leistungen übereinstimmen? Ist eine durchgehende Kostentransparenz gegeben? Ist sichergestellt, dass die Anwender/-innen auf die organisatorischen und prozessualen Veränderungen durch die Einführung eakte weiterhin vorbereitet werden? Erfolgt durch das Projekt eakte die Umsetzung des Datenschutzverfahrens im Sinne des BDSG? Welche Ursachen haben im Projektverlauf zu einer wesentlichen Ausweitung des Projektkostenrahmens geführt? Sind dem Projekt eakte Maßnahmen bekannt, mit denen Ausweitungen des Projektkostenrahmens vermieden werden können? Das Prüffeld Vergabe Einbindung FamKa wurde bereits im zweiten Halbjahr 2011 geprüft. Es wurden keine Handlungsbedarfe festgestellt. Auf eine Darstellung der Prüfergebnisse wird in diesem Review auf Grund des Fortschritts des Vergabeverfahrens verzichtet. IT-Kontrollen waren nicht Gegenstand der Revision. Zeitraum der Revision: bis eakte März 2013

8 Interne Revision Anlage 2 Nachschau Ergebnisse und Maßnahmen aus dem Review 2. Halbjahr 2010 Im Prüffeld Risikomanagement wurden im vorangegangenen Bericht Handlungsbedarfe des Projektes eakte festgestellt und entsprechende Maßnahmen vereinbart. Der Umsetzungsstand dieser Maßnahmen wurde im Rahmen des vorliegenden Reviews überprüft: Einbindung des Reviewers: Aufgaben und zeitliche Einbindung des sogenannten Reviewers als kritischer projektinterner Begleiter des Risikomanagementprozesses im Projekt waren nicht ausreichend beschrieben. Diese wurden inzwischen konkretisiert. In der Projekthandbuchanlage Risikomanagement ist seit dem geregelt, dass der Reviewer mindestens alle drei Monate die Projektrisiken prüft und dazu Hinweise an das Risikomanagement der BA gibt. Maßnahmenkontrolle: Die Ausführungen im Projekthandbuch zu den Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Maßnahmennachhaltung waren nicht präzise genug. Seit dem ist in der Projekthandbuchanlage Risikomanagement die inhaltliche Maßnahmenkontrolle der Teilprojektleitung (Teilprojektleiter/-innen und der technischen Projektleitung) zugewiesen. In Abgrenzung hierzu wurde geregelt, dass das Risikomanagement der BA im Rahmen der Maßnahmenverantwortung primär für die Terminkontrolle verantwortlich ist. Die im Review 2. Halbjahr 2010 zugesagten Maßnahmen wurden vom Projekt eakte umgesetzt. Die Prüfung der IR im ersten Halbjahr 2010 hatte zudem ergeben, dass das System eakte dem Datenschutz im Sinne des BDSG entspricht. Eine Eintragung ins Verfahrensverzeichnis erfolgte allerdings vorbehaltlich des Nachreichens eines Löschkonzeptes. Dieses Löschkonzept liegt dem Datenschutzbeauftragten der BA nun in der verabschiedeten Form vor. eakte März 2013

9 Interne Revision Abkürzungsverzeichnis Anlage 3 BA BDSG CF1 CR DiBAS DMS FamKa IR KC-eAkte SGB III WiBe ZPM Bundesagentur für Arbeit Bundesdatenschutzgesetz Abteilung Controlling / Unternehmenscontrolling / Wirkungsanalyse in der Zentrale der BA Change Request Digitalisierung BA-Schriftgut Dokumentenmanagementsystem Familienkasse Interne Revision Kompetenzcenter eakte Sozialgesetzbuch Drittes Buch Arbeitsförderung Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Zentrales Projektmanagement der BA eakte März 2013

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