IVU EffIzIEnz Im EInsatz

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1 IVU. workforce Effizienz im Einsatz

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3 Für effiziente Aussendienste Weil Kosten senken und dabei höhere Qualität zu liefern mehr bedeutet, als schneller oder besser zu arbeiten Gesetzliche Festlegungen zur Anreizregulierung und der sich liberalisierende Markt erzeugen einen zunehmenden Kosten- und Qualitätsdruck bei Energieversorgern und Netzbetreibern. Einsparungen bei gleichzeitig steigender Qualität werden jedoch nicht durch ein schnelleres Abarbeiten einzelner Aufträge erreicht. Vielmehr tragen eine realistische Planung, eine gute Vor- und Nachbereitung der Tätigkeiten sowie standardisierte Abläufe dazu bei, Prozesskosten signifikant zu senken. Bis zu vierzig Prozent der für die Bearbeitung eines Auftrags notwendigen Zeit lassen sich so einsparen. Mehr Effizienz mit IVU.workforce heißt zudem, dass benötigte Informationen nicht mehr mühevoll zusammengesucht werden müssen, sondern jederzeit, ortsunabhängig und tagesaktuell verfügbar sind. Dass Daten nicht mehr unleserlich auf Papier, sondern automatisch, strukturiert und einfach auswertbar erfasst werden. Dass Informationen übersichtlich aufbereitet werden und daraus gewonnene Erkenntnisse die Grundlage für eine messbare und kontinuierliche Verbesserung des täglichen Betriebs schaffen. Die IVU Traffic Technologies AG verfügt über mehr als 35 Jahre Erfahrung mit der Einführung von IT-Systemen in den Bereichen Planung und Disposition sowie mobile Steuerung von Mitarbeitern. Mit IVU.workforce bietet sie ein Standardprodukt, das alle Prozesse eines Mehrspartenversorgers oder Netzbetreibers unterstützt: von der Kapazitäts- und Auftragsplanung über die Disposition von Mitarbeitern und Ressourcen bis hin zur Durchführung und Rückmeldung von Aufträgen. Die vollständig integrierte mobile Lösung ermöglicht den Überblick über alle Tätigkeiten in Echtzeit, so dass auch auf unvorhersehbare Situationen kurzfristig reagiert werden kann. 3

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5 JEDER KUNDE IST EINZIGARTIG UND IVU. workforce VIELSEITIG Da Effizienz schon bei der Einführung beginnt, kombiniert IVU.workforce bewährte Funktionalitäten und individuelle Anpassbarkeit für das Bereitstellen einer Lösung in Rekordzeit Bei der Einführung von IVU. workforce setzen wir auf unser ziel orien tiertes Vorgehensmodell. Egal ob komplexes Projekt oder schlanke Einführung im Standard die frühzeitige Einbindung der künftigen Anwender ist der Schlüssel zum Erfolg. IVU. workforce verfügt über vorgefertigte und anpassbare Prozessvorlagen für alle Auftragsarten eines Energieversorgers und Netz betreibers. Damit diese den individuellen Bedürfnissen des Kunden entsprechen, begleiten wir dessen Mitarbeiter bereits zu Beginn eines jeden Projektes bei ihrer Arbeit. Von der Planung bis zur Durchführung lernen wir die Arbeitsabläufe aller Auftragsarten kennen, um sie anschließend als Prozess in IVU. workforce passgenau zuschneiden zu können. Die frühzeitige Installation im Standard ermöglicht es uns, IVU. workforce schon vor seiner endgültigen Einführung betriebsfähig zur Verfügung zu stellen. So können die künftigen Anwender das System gleich im echten Alltag testen und bedarfsgerechte Anforderungen formulieren. Mit den flexiblen Formularen von IVU. workforce konnten wir die mobilen Formulare unserer 60 Auftragsarten in nur drei Wochen selbst gestalten. Dadurch und dank standardisierter Schnittstellen war es möglich, IVU. workforce parallel mit SAP PM in weniger als einem halben Jahr einzuführen und das vollständig integriert. IVU. workforce hat sich bereits bei vielen hundert Anwendern erfolgreich bewährt. So können fast alle Anforderungen direkt im Standardprodukt und über individuelle Einstellungen realisiert werden. Sollte im Einzelfall doch Entwicklungsarbeit notwendig werden, kann dies dank der erweiterbaren Architektur von IVU.workforce und unserem agilem Entwicklungsprozess schnell und zielsicher umgesetzt werden. Alois Funkert Projektleiter terranets bw 5

6 WISSEN WER WANN WOHIN geht Die Planung und Optimierung mit IVU.workforce spart nicht nur Zeit, sondern erlaubt zielsicher auf Veränderungen zu reagieren Ziel einer guten Planung ist es nicht nur, den kürzesten Weg von A nach B zu finden. Sie muss dabei auch den vielfältigen Anforderungen der Unter nehmen, deren Mitarbeitern und Kunden gerecht werden. Die Fülle der Einflussfaktoren ist groß: Mit Kunden vereinbarte Termine müssen eingehalten, Aufträge innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigt und gesetzliche Arbeitszeitregelungen beachtet werden. Unterschiedliche Prioritäten steigern die Komplexität weiter. Für eine realistische Planung sind zudem individuelle Faktoren wie Qualifikationen oder Ortskenntnisse der Mitarbeiter sowie Entfernungen zwischen Wohn- und Auftragsort einzubeziehen. Ebenso anspruchsvoll gestaltet sich die tägliche Einsatzsteuerung. Kurzfristige Terminverschiebungen oder Stornierungen von Aufträgen, ungeplante zeitkritische Arbeiten oder Krankmeldungen von Mitarbeitern gehören zum Alltag. Da Einsatzpläne immer von bestimmten Gegebenheiten ausgehen, muss hier kontinuierlich nachjustiert werden. Dank IVU.workforce geht das zeitnah und voll automatisiert. Mit bewährten Algorithmen ermöglicht IVU.workforce die alltagstaugliche sowie flexible Planung und Steuerung aller Ressourcen unter Beachtung individueller Vorgaben. Die Berliner Abrechnungs- und Servicegesellschaft setzt seit Jahren auf IVU. workforce. Über 98 % der Aufträge werden vollautomatisch und optimal geplant. Die nahtlose Integration von Callcenter und Einsatzplanung erlaubt eine verbindliche Terminfindung bei geringstmöglichen Fahrtkosten innerhalb von Sekunden. Peter Schildhauer Bereichsleiter Außendienst Berliner Abrechnungs- und Servicegesellschaft 6

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8 MITARBEITER KAPAZITÄT TEAM PLANUNG UND OPTIMIERUNG RESSOURCE TOUR TERMIN EINS STE DATEN 8

9 UNG ECHTZEIT STATUS EINSATZSTEUERUNG ORTUNG NAVIGATION DATEN MOBILER WORKFLOW 9

10 EINFACH, PRAKTISCH, IMMER DABEI Weil Mitarbeiter ein zuverlässiges Werkzeug zu schätzen wissen Bereits bei Arbeitsbeginn kann sich der Mitarbeiter die geplanten Aufträge des Tages ansehen. Die integrierte Beladeliste erlaubt es ihm, sämtliche benötigten Schlüssel, Materialien und Werkzeuge einzusehen und auf Vollständigkeit zu prüfen. So werden Rüstzeiten minimiert und Fehlfahrten verhindert. Startet der Mitarbeiter seinen ersten Auftrag, leitet ihn das integrierte Navigationssystem am Stau vorbei direkt zum Auftragsort. Am Ziel angekommen, werden ihm alle benötigten Informationen und Daten zum Auftrag auf dem Endgerät angezeigt. Egal ob Planwerksauszüge, Anlagendokumentation oder vorherige Auftragsergebnisse, sämtliche Daten sind mobil verfügbar oder können gezielt im Hintergrund nachgeladen werden, ohne dabei die Tätigkeit unterbrechen zu müssen. Beginnt der Mitarbeiter die Arbeit, leiten ihn mobile Formulare durch den Auftrag. Sie erlauben eine geführte Datenerfassung mit automatischen Plausibilitätsprüfungen. Selbst komplexe Abläufe lassen sich so einfach strukturieren. Nicht benötigte Felder werden gar nicht erst angezeigt. Neben Textfeldern und Auswahlkatalogen stehen dem Außendienstmitarbeiter zudem ein Barcodescanner, eine Fotofunktion, Unterschriftsfelder sowie die Möglichkeit zum Anhängen von Dateien als praktische Eingabehilfen zur Verfügung. Leistungen, Arbeitszeiten so wie Materialverbräuche werden automatisch im Hintergrund anhand der Eingaben erfasst und können im Einzelfall manuell angepasst werden. So spart der Mitarbeiter viel Zeit beim Dokumentieren des Auftrags. Die Konfigurierbarkeit von IVU.workforce.mobile ermöglicht es uns, alle Auftragsarten zu modellieren. Von einfachen Formularen mit wenigen Feldern bis hin zu komplexen Arbeiten mit vielen hundert Einzelschritten ist alles abbildbar. Und das Beste: Festgestellte Verbesserungs möglichkeiten bei Abläufen können einfach angepasst, simuliert und sofort zur Nutzung freigegeben werden. Dr. Gerhard Popp Leiter Anwendungen Technische Geschäftsfelder Stadtwerke München 10

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13 Allen Daten vertrauen können Zuverlässige Informationen jederzeit, ortsunabhängig und tagesaktuell Gerade im Außendienst müssen relevante Auftragsinformationen jederzeit aktuell verfügbar sein. Das Beschaffen und Bereitstellen dieser Informationen benötigt jedoch viel Zeit, wenn sie erst aus den verschiedensten Systemen zusammengetragen werden müssen. Mit IVU. workforce steht eine integrierte Lösung zur Verfügung, die diesen Aufwand erheblich reduziert. Für Effizienz im Arbeitsablauf gilt es vor allem, das mehrfache Erfassen gleicher Informationen zu vermeiden. IVU. workforce fügt sich deshalb nahtlos in vorhandene Systemlandschaften ein. So kann direkt auf relevante Daten aus bestehenden Systemen zugegriffen werden. Die standardisierte Datenerfassung vor Ort und die automatische Übertragung der Auftragsdokumentation in die Abrechnungssysteme erlauben einen Datenfluss ohne Medienbrüche. Alle mobil erfassten Daten können über standardisierte Schnittstellen an die relevanten Umsysteme verteilt werden. Dabei werden Stammdatenänderungen einem verantwortlichen Mitarbeiter automatisch zur Prüfung vorgelegt. Bei Bedarf sind Korrekturen möglich. Zusätzliche Plausibilitätskontrollen für Eingaben erhöhen die Datenqualität weiter. Fehler können so schon während der Dateneingabe erkannt werden. IVU. workforce ist bei der NBB in alle relevanten Informationssysteme eingebunden. Egal ob Anlagenakte oder Planwerksauszug aus unserem GIS System alle Informationen stehen jederzeit zur Verfügung. So sparen unsere Kollegen die Zeit für das Zusammentragen von Informationen und können sich auf ihre eigentliche Arbeit am Netz konzentrieren. Zusätzlich ist IVU. workforce an die beim Kunden vorhandenen GIS- und Dokumentenmanagementsysteme angebunden. Disponenten und Mitarbeiter müssen so nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen wechseln, sondern erhalten alle benötigten Daten direkt über IVU. workforce. Gerade wenn Informationen nur in bestimmten Situationen benötigt werden, zahlt sich die Integration aus. Selbst größere Dokumente können im Bedarfsfall im Hintergrund nachgeladen werden, ohne dass die Arbeit unterbrochen werden muss. Ulf Altmann Geschäftsführer NBB Netzgesellschaft Berlin-Brandenburg mbh & Co KG 13

14 IVU. 35 Jahre Erfahrung Seit nunmehr 35 Jahren entwickelt die IVU erfolgreich Lösungen für alle logistischen Anforderungen vom öffentlichen Personen- und Güter verkehr bis hin zur Transportlogistik und Instandhaltung von Versorgungsnetzen. Mit ihren standardisierten Softwareprodukten und maß geschneiderten IT-Lösungen sorgt sie bei über 500 Kunden weltweit dafür, dass Verkehr und logistische Prozesse effizient und gut organisiert ablaufen. Mit ihrer Logistiklösung IVU. workforce unterstützt die IVU serviceorientierte Unternehmen in allen Aufgabenbereichen: von der Planung und Disposition über die Steuerung von Fahrzeugflotten und Außendienstmitarbeitern bis hin zur mobilen Auftragsbearbeitung mit anschließender Status- und Ergebnisrückmeldung. Neben Energieversorgern und Netzbetreibern setzen zahlreiche Entsorgungsunternehmen und Winterdienste, Baustofftransporteure sowie Einzelhandelsunternehmen und Postdienstleister auf die Logistikprodukte der IVU. Ob Komplettlösung oder einzelne Komponenten alle Produkte basieren auf offenen Standards und lassen sich in unterschiedlichste Systemumgebungen integrieren. Doch auch die beste Technik ist nur so gut wie ihre Entwickler. Deshalb beruht die Stärke der IVU ganz wesentlich auf der Leistung, dem Wissen, der Motivation und Persönlichkeit ihrer Mitarbeiter. Mehr als 350 Ingenieure an acht Standorten in sieben Ländern arbeiten täglich an den leistungsstarken Softwarelösungen von morgen. Sie beraten Kunden, erarbeiten Konzepte, optimieren Abläufe und implementieren Systeme in Rekordzeit. 14

15 IVU. workforce im Überblick IVU. workforce Auftragserfassung Manuelle Auftragserfassung Übernahme von Aufträgen aus Umsystemen Objektverwaltung mit Wartungsplanung Ressourcenplanung Kapazitätsplanung und Verfügbarkeitsplanung Zeitlich einschränkbare Qualifikationsprofile Vertreterregelungen Abbilden von Organisationsstrukturen und Verantwortlichkeiten Disposition und Optimierung Grafische Disposition über ein interaktives Gantt-Diagramm Automatische Tourenplanung und Disposition Optimale Terminfindung und Callcenter-Integration Bewertete Planungsvorschläge Berücksichtigung von Terminen und Zeiträumen, Fahrtwegen, Qualifikationen, Gebieten und Standorten, Auslastungen, Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten, Teams Status- und Ergebnisrückmeldung in Echtzeit GIS Integration Integrierte interaktive Karten Automatische Geokodierung von Adressen Erzeugen von Planwerksauszügen Integrierbare Standard GIS-Clients (z.b. Smallworld) Dokumentenmanagement Anhängen von beliebigen Dokumentenarten an Aufträge Integration in bestehende Dokumentenmanagementsysteme Übertragen von Dokumenten in Abhängigkeit von der Verbindungsgeschwindigkeit Einfaches Nachladen von Dokumenten bei mobilem Bedarf Reporting Webbasiertes Reportingportal, Reportdesigner Vorgefertigte Berichte und Statistiken IVU. workforce.mobile Auftragsübersicht Filterbare und sortierbare Auftragsliste, Beladeliste Hinweise auf vereinbarte Termine und Prioritäten Mobiles Erstellen von ungeplanten Aufträgen Zielfindung Navigation zum Auftragsort mit Stauvermeidung Auftragsbearbeitung Frei gestaltbare Abläufe, Checklisten und Formulare Geführte interaktive Auftragsbearbeitung Hinterlegte Auswahlkataloge Plausibilitätsprüfungen Verarbeiten von Unterschriften, Barcodes, Fotos etc. Zeit- und Leistungserfassung Mobile Zeiterfassung Krankmeldungen und Urlaubsanträge Rückmeldung an Zeiterfassungssysteme Automatische Leistungserfassung im Hintergrund Automatische Erfassung verbrauchter Materialien und pauschal abrechenbarer Leistungspositionen Revisionssichere Korrektur von Leistungen Ortung und Kommunikation Auftragsbezogene Chatfunktion Austausch freier und vordefinierter Textnachrichten Einzel- und Intervallortung Spurverfolgung Unterdrücken der Ortung in Pausenzeiten Technologie Online-/offlinefähig mit intelligenter Hintergrundsynchronisation Integriertes Update und Softwareverteilkonzept Unterstützte Plattformen: Windows, Windows Mobile, Android, ios 15

16 IVU Traffic Technologies AG Bundesallee Berlin T F Gründung 1976 Börsengang 2000 Mitarbeiter 350 Vorstand Martin Müller-Elschner (CEO) Dr. Helmut Bergstein Frank Kochanski Hauptsitz Berlin (DE) Niederlassungen Aachen (DE) Birmingham (UK) Bogotá (CO) Dubai (AE) Rom (IT) Santiago de Chile (CL) Veenendaal (NL) Stand: Oktober 2013

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