SMART ARBEITEN. MOBIL ARBEITEN.

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1 ERSTER TEIL SMART ARBEITEN. MOBIL ARBEITEN. IN DIESEM WHITE PAPER WERDEN MOBILES ARBEITEN UND DIE DAZUGEHÖRIGEN HILFSMITTEL UNTERSUCHT, DIE HEUTE UND IN ZUKUNFT BENÖTIGT WERDEN.

2 EINLEITUNG Vor zwei Jahren hat Esselte ein White Paper zur Zukunft der Arbeit veröffentlicht. Heute bringt die Esselte-Marke Leitz die erste einer Reihe von Veröffentlichungen heraus, um auf einen bestimmten Aspekt einzugehen, der in den vergangenen zwei Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen hat die rasante Verbreitung mobilen Arbeitens. Leitz hat einen der Autoren von Zukunft der Arbeit, Andrew Crosthwaite, beauftragt, die Chancen und Herausforderungen des mobilen Arbeitens zu untersuchen. Er ist ehemaliger Leiter für Planung bei Euro RSCG London und hat sich in den letzten Jahren zusammen mit Autor Richard Watson über ihr Unternehmen Futures House mit Szenarioplanung beschäftigt. 2

3 EINLEITUNG Anders als bei der vorherigen Veröffentlichung liegt diesem White Paper eine eigene Studie mit einem Panel aus über 800 Führungskräften aus vier europäischen Ländern zugrunde: Großbritannien, Deutschland, Frankreich und Italien. Diese Führungskräfte repräsentieren nicht nur die vier wirtschaftlich stärksten Länder, sondern stehen auch für vier unterschiedliche Arbeitsweisen. Nord- und Südeuropa werden oft stereotypische Einstellungen und Verhaltensweisen zugeschrieben. Häufig gehen wir (fälschlicherweise) davon aus, dass Südeuropäer eine laissez-faire Arbeitseinstellung haben doch laut OECD Daten wird in Griechenland, Spanien und Portugal mehr Stunden pro Woche gearbeitet als im EU-Durchschnitt. Diese Veröffentlichungsserie befasst sich mit mobilen Mitarbeitern und behandelt in drei Dokumenten drei unterschiedliche Kernbereiche: Erster Teil In diesem Teil geht es um den smarten Mitarbeiter. Wir unterscheiden dabei zwischen dem Geschäftsreisenden der Vergangenheit und dem mobilen Mitarbeiter der Gegenwart und gehen auf die stark gestiegene Anzahl an Mobilgeräten und die daraus resultierenden Herausforderungen ein. Zweiter Teil Dieser Teil befasst sich mit dem Arbeitsumfeld dieser Mitarbeiter sowie dem wachsenden Anteil an Wissensarbeit und der Interaktion zwischen Mitarbeitern mit festem Arbeitsplatz und mobilen Mitarbeitern. Dritter Teil In diesem Teil geht es um die Anpassung von Unternehmen an die Herausforderungen dieser neuen Situation, von etablierten multinationalen Unternehmen bis hin zu neu gegründeten Startups, die vom Wegfall der geografischen Grenzen profitieren. 3

4 NATION DER FREIBERUFLER 2015 Die Belegschaft in 2015 und der Zukunft ist zunehmend spezialisiert und virtuell. Arbeitszeiten werden flexibler, Mitarbeiter arbeiten in Teilzeit und teilweise oder vollständig außerhalb ihres eigenen Büros sie arbeiten in anderen Büros, unterwegs, zu Hause und häufig an kurzfristigen Aufträgen und Projektarbeiten. Eine Umfrage von PWC (PricewaterhouseCoopers) unter Personalern hat ergeben, dass fast die Hälfte davon ausgeht, dass 2022 mindestens 20 % ihrer Belegschaft aus Dienstleistern und Zeitarbeitern bestehen werden. Arbeitgeber ziehen Kurzzeitverträge vor, da sie nur für die geleisteten Arbeitsstunden zahlen, Fixkosten einsparen und für bestimmte Aufgaben Spezialisten einsetzen können. Die Freelancers Union, ein Verband in den USA, veröffentlichte im September 2014 die Ergebnisse einer Umfrage, aus denen hervorgeht, dass 34 % der Arbeitskräfte des Landes als Selbstständige tätig sind bei der Generation Y liegt der Anteil mit 38 % sogar noch höher. Die Organisation beschreibt dies als den neuen Normalzustand. Neue Arten von Mitarbeitern erledigen neue Arten von Arbeiten - mit neuen Methoden. Mobile Mitarbeiter hatten früher nicht unbedingt einen hohen Status oder großen Einfluss. Oftmals war es sogar genau umgekehrt. Das klassische Bild des reisenden Vertreters hatte häufig einen negativen Beigeschmack: unterwegs, allein, selten zu Hause, ohne Kontakt zur Zentrale weder körperlich noch kulturell. Dieses Bild unterliegt einem drastischen Wandel. Viele von uns sind wahrscheinlich wesentlich mobiler, als uns bewusst ist selbst jene, die sich selbst als Büroangestellte bezeichnen würden. Zwei Drittel aller Büroangestellten erledigen beispielsweise jeden Monat einen Teil ihrer beruflichen Aktivitäten außer Haus. 4

5 NATION DER FREIBERUFLER 2015 Unsere Studie zeigt, dass 25 % der Befragten mehr als 30 % ihrer Tätigkeiten außerhalb des Büros erledigen. Weniger als ein Drittel arbeiten ausschließlich an ihrem festen Arbeitsplatz, während jeder Achte mehr als 50 % seiner Arbeit außerhalb erledigt. WIE VIEL IHRER OFFIZIELLEN ARBEIT ERLEDIGEN SIE AUSSERHALB DES BÜROS? 86 % nehmen sich Arbeit im Laufe eines Monats mit nach Hause. Daher überrascht es nicht, dass nahezu 50 % der Befragten sagen: Mein Privatleben leidet stark unter dem Arbeitsdruck. Die Umfrage von Forrester 2013, Mobile Workforce Adoption Trends, klassifiziert 29 % der weltweiten Arbeitskräfte als Informationsarbeiter jederzeit und jederorts. Die Kriterien hierfür sind die Verwendung von mindestens drei Geräten und das Arbeiten an mehreren Standorten. Es sind 6 % mehr als im Vorjahr daher ist es gut vorstellbar, dass dies bis 2020 auf jede zweite Person zutrifft, die dies hier liest. Und natürlich ist der Anteil an mobilen Mitarbeitern in anderen Ländern mit einem anderen Entwicklungsstand noch höher. MEHR ALS 50 % 5

6 NATION DER FREIBERUFLER 2015 In speziellen Branchen arbeitet der Großteil der Belegschaft mittlerweile auch außerhalb des Büros. In der Versorgungsbranche, Telekommunikation, Beratung und im Transportwesen ist es seit jeher üblich, am Kundenstandort zu arbeiten. Mit der zunehmenden Tendenz zu funktionsübergreifendem Arbeiten und projektbasierter Zusammenarbeit zwischen Unternehmen ist dies auch mehr und mehr in anderen Branchen zu beobachten. Innovationen auf dem Gebiet der persönlichen Datenverwaltung verändern das mobile Leben von Mitarbeitern. Käufe werden digital auf dem Smartphone und nicht mit der Kreditkarte oder in bar getätigt. Ihr Gerät speichert und verwaltet was, wo und wann sie eingekauft haben. Ihr Kilometerstand wird über einen tragbaren Tachografen aufgezeichnet und an das Büro gesendet. Das Durchsehen von Spesenbelegen gehört der Vergangenheit an. 6

7 DER NOMADISCHE MITARBEITER Ebenso wie Mobilität war auch freiberufliches Arbeiten früher nicht hoch angesehen. Es hatte den Beigeschmack von Gelegenheitsarbeit und einem unsicheren Beschäftigungsverhältnis. Als Freiberufler war man in der Vergangenheit nicht wirklich dem Unternehmen zugehörig. Ein Nomade mit eingeschränktem Engagement. Doch diese Wahrnehmung ist einem klaren Wandel unterworfen. Die von Bakker Elkhuizen 2013 unter Personalern durchgeführte Umfrage International Flexible Working zeigt, dass 64 % der Unternehmen in Großbritannien flexibles Arbeiten eingeführt haben, dicht gefolgt von Deutschland mit 57 %. Eine Studie von Orgatec legt dar, dass Projektarbeit nun 35 % der Arbeitszeit im Büro ausmacht. Die Hälfte aller Unternehmen stellt gegenwärtig regelmäßig neue Teams aus Mitarbeitern unterschiedlicher Fachgebiete, Beratern und externen Dienstleistern zusammen. Beim smarten Arbeiten werden Mitarbeiter nicht mehr in Abteilungen eingesetzt, sondern arbeiten funktionsübergreifend. Sie sind viel mehr neuen Ideen und Denkweisen ausgesetzt und mehr auf Aufgaben und Projekte fokussiert. Dadurch dass zunehmend verschiedene Generationen zusammenarbeiten, treffen auch unterschiedliche Arbeitseinstellungen aufeinander. Die von Elance-oDesk 2014 veröffentlichte Studie 2015 Millennial Majority Workforce zur Generation Y hat ergeben, dass 58 % der Generation Y davon ausgehen, nicht mehr als drei Jahre lang denselben Job zu machen. Die Studie vergleicht diesen Wert mit den vorhergehenden Generationen: Generation X bleibt im Schnitt etwa fünf Jahre bei einem Unternehmen, während Babyboomer durchschnittlich sieben Jahre für ein Unternehmen arbeiten. 7

8 DER NOMADISCHE MITARBEITER Werte, über die jede Generation verfügt (Personalern zufolge) Narzisstisch Änderungen gegenüber aufgeschlossen Kreativ Finanzorientiert Anpassungsfähig Unternehmerisch Optimistisch Selbstsicher Teamorientiert 20 % 28 % 27 % 34 % 35 % 40 % 45 % 55 % 50 % 50 % 54 % 46 % 60 % 66 % 65 % 72 % 73 % 80 % Generation X (geboren zwischen 1959 und 1981) Generation Y (geboren zwischen 1982 und 1993) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Den Personalern, die an dieser Studie teilgenommen haben, ist ein signifikanter Unterschied in Persönlichkeit, Fähigkeiten und Erwartungen aufgefallen, wie die Grafik oben zeigt. Umfragen bei Managern weltweit haben Merkmale der Generationen X und Y ergeben, die sich auf die Zukunft der Arbeit auswirken werden. Diese Generationen sind technisch versierter, multitaskingfähig und sind mit mehreren Geräten aufgewachsen. Je smarter man ist, desto begehrter ist man, und je mehr Macht man hat, desto höher ist der eigene Status. Dies hat nichts mehr mit den traditionellen hierarchischen Strukturen oder Dienstzeiten zu tun. Es geht einfach nur um Angebot und Nachfrage. Je gefragter ein Mitarbeiter bei Arbeitgebern ist, desto eher kann er sein Arbeitsumfeld an seine eigenen Bedürfnisse anpassen. Und wenn das Arbeitsumfeld nicht zu den eigenen Bedürfnissen und Wünschen passt, sucht man sich einfach einen neuen Arbeitsplatz. 8

9 DIE NEUE MOBILITÄT Mit dem Aufkommen von tragbaren Geräten vom Laptop über Tablets, Smartphones und neuen Hybriden wie den sogenannten Phablets und das iphone 6 Plus von Apple, das ein weiteres Format einführt wandelt sich auch die Art und Weise, wie wir vor allem in Zukunft Geschäfte machen. Mobilgeräte haben sich mit unglaublicher Geschwindigkeit verbreitet. Smartphones und Tablets haben sich zehnmal schneller durchgesetzt als Computer vor zwanzig Jahren. Die Geschwindigkeit technischer Entwicklung und unsere eigene Anpassungsfähigkeit, besonders bei den jüngeren Generationen, haben zur Folge, dass unsere Geräte künftig eine immer kürzere Lebenszeit haben werden. Im Privat- und Berufsleben müssen wir ständig aufrüsten es gibt bereits jetzt mehr Mobiltelefone als Menschen auf der Welt, da technisch veraltete Modelle entsorgt werden. Mobilgeräte haben sich mit unglaublicher Geschwindigkeit verbreitet. Smartphones und Tablets haben sich zehnmal schneller durchgesetzt als Computer vor zwanzig Jahren. Indem wir den Begriff mobil ausschließlich mit Mobiltelefonen und internetfähigen Geräten in Verbindung bringen, schränken wir uns gedanklich ein. Mobiles Arbeiten bedeutet mehr als nur eine weitere Möglichkeit, auf das Internet zuzugreifen auch wenn Geschäftsleute gleichzeitig Verbraucher sind, ist das unsere Wahrnehmung. Mobiles Arbeiten liefert uns ein ganzes Set neuer Hilfsmittel und Verbindungsmöglichkeiten. Es ist ein ebenso großer Evolutionssprung wie es das Internet für firmeninterne Netzwerke war. 9

10 DIE NEUE MOBILITÄT Wearables, wie eine Smart Watch (smarte Armbanduhr), sind in den vergangenen Jahren zunehmend beliebter geworden, konnten sich in der Geschäftswelt jedoch entgegen der Erwartungen nicht so stark durchsetzen, und das, obwohl in der Umfrage Business Technographics Telecom & Mobility Workforce von Forrester % der Befragten angaben, sie würden gerne Smart Glasses (wie die Google Glass Brille) privat nutzen, und weitere 28 % an einer privaten und geschäftlichen Nutzung interessiert waren. Nur 3 % gaben an, diese ausschließlich für geschäftliche Zwecke nutzen zu wollen. Intel ist eines der vielen Unternehmen, die die Zukunft von Wearables durchaus optimistisch sehen. In einer vernetzten, vom allgegenwärtigen Internet der Dinge ( Internet of Things, IOT) geprägten Welt geht Intel davon aus, dass bis Milliarden IoT-Geräte, davon 400 Millionen Wearables, verwendet werden. View of the Market Performance & Functionality Google Glass Smart Watches & Bracelets Head Worn Trackers Fitness Sport Limited Functionality $100 $200 $400 $1000 Retail price Oben: Intels Haltung zu Wearables Recht am Bild: Intel 10

11 DIE NEUE MOBILITÄT Der Begriff Wearables ist jedoch weit gefasst. Es gibt beispielsweise einen gewaltigen Unterschied zwischen einem intelligenten Armband, das diskret und unauffällig ist, und einem helmartigen Headset wie dem Oculus Rift, das von Facebook für den Spielemarkt entwickelt wurde. Die Herausforderung besteht darin, die Akzeptanz und Annahme durch Faktoren wie Preis, Nutzen und tatsächliche Tragbarkeit zu steigern. Da der modische Aspekt hierbei aktuell vor dem der Funktionalität kommt, wird die Marktentwicklung voraussichtlich durch folgende Faktoren beschleunigt: 1. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich große Unternehmen zusammentun, um ihre Fähigkeiten und Markenwerte zu vereinen (beispielsweise Google und Samsung oder IBM und Apple). 2. Das Wachstum der Telemetrie. Größere Bekanntheit und besserer Zugang zu praktischen Anwendungen wie dem Ausschalten des Lichts zu Hause, Wechseln des Fernsehsenders oder dem Orten der Katze sorgen dafür, dass sich Wearables im privaten Umfeld verbreiten. Auch der geschäftliche Markt wird sicher folgen, wenn sich Vorteile abzeichnen und Wearables nicht mehr nur als Spielzeug der Führungsriege angesehen werden. 3. Ein must-have Gerät wird für eine schnelle Verbreitung sorgen, so wie das iphone zur Verbreitung der Smartphones beigetragen hat und Wissenschaft und Technologie in sich vereint. 11

12 DIE NEUE MOBILITÄT Zum Zeitpunkt dieser Veröffentlichung planten Apple und Samsung eine bargeldlose Zahlungsmethode in ihre Uhren zu integrieren. Die Mitarbeiter der britischen Supermarktkette Tesco verwenden in ihren Lagern tragbare Geräte, um Bestellungen möglichst effizient zu verarbeiten. Mit Kapture, einem Armband mit Audioaufnahmekapazität, können Mitarbeiter sich vor Ort ohne Papier und Stift Notizen machen oder aufgenommene Anweisungen erneut abspielen. In der Reisebranche hat Japan Airlines 2014 angekündigt, die Auswirkungen der neuen Technologie auf die Kundenzufriedenheit und die Effizienz der Mitarbeiter mit Standortortbestimmung durch Smartwatches testen zu wollen. Außerdem gibt es viele mehr oder weniger anspruchsvolle Anwendungsgebiete für Mitarbeiter, die komplexe manuelle Aufgaben ausführen von Chirurgen bis zu Gasinstallateuren oder in Form von tragbaren Kameras für Polizisten, Soldaten oder Sicherheitsleute. 12

13 SMART IN KONTAKT BLEIBEN Viele Leser werden sich noch an eine Zeit erinnern, als sie noch unerreichbar waren, wenn sie nicht im Büro waren was sowohl Vor- als auch Nachteile hatte. In Zukunft muss das Bedürfnis des smarten Mitarbeiters (und des smarten Kunden) nach ständiger Erreichbarkeit gedeckt werden gab es einer Umfrage von ipass zufolge weltweit 48 Millionen WLAN-Hotspots und somit bereits doppelt so viele wie ipass erwartet bis 2018 einen Anstieg auf nahezu 350 Millionen, was einem Hotspot pro 20 Menschen weltweit entspricht. Diese Hotspots sind natürlich nicht gleichmäßig verteilt: ein Hotspot pro vier Personen in den USA, einer pro sieben Personen in Europa und nur einer pro 40 Personen in Asien. WELTWEITE WLAN- HOTSPOTS MILLIONEN 22 MILLIONEN GESCHÄTZT 350 MILLIONEN Und wir reden hier nicht nur von festen Standorten: Es wird von WLANfähigen Flugzeugen bis 2020 ausgegangen. Im Dezember 2014 gaben Air France und Orange bekannt, dass sie ab Sommer 2015 in einer dreimonatigen Testphase bei Kurz- und Mittelstreckenflügen in zwei Airbus A320 WLAN anbieten werden. Dies wird erhebliche Konsequenzen für die Telekommunikation haben. 13

14 SMART IN KONTAKT BLEIBEN Smartphone-Anbieter werden selbstverständlich WLAN-Audiound Videoanruffunktionen anbieten mit besserer Bandbreite zu geringeren Kosten. Und das allgegenwärtige WLAN bedeutet, dass smarte Mitarbeiter wichtige Informationen und Hilfsmittel für die Arbeit jederzeit und überall abrufen können. Onlinesicherheit von unterwegs wird dann zu einem wichtigen Thema und dadurch gewinnt auch die Bekanntheit von und das Vertrauen in eine bestimmte Marke zunehmend an Bedeutung. Das Senden von Informationen über ein Mobilfunknetz verleiht ein größeres, wenn auch nicht hundertprozentiges Gefühl von Sicherheit gegenüber dem WLAN im nächsten Café. Wir gehen später im Rahmen des Trends Bring Your Own Device (BYOD, nutze dein eigenes Gerät ) noch genauer auf das Thema Sicherheit ein. 14

15 IMMER MIT STROM VERSORGT Ständige Erreichbarkeit nutzt nur dann etwas, wenn der Akku unterwegs nicht schlapp macht. Smartphone-Anwender beschweren sich ständig über schlechte Akkuleistung, und zwar unabhängig vom verwendeten Gerät. Die Akkuleistung hat sich im Gegensatz zur Rechenleistung der Mobilgeräte nicht ständig verbessert. Das iphone 5 hat nur eine um etwa 15 % höhere Akkuleistung als das erste iphone und dabei ist Apple nicht einmal das schlechteste Beispiel, sondern einfach nur das bekannteste. Einer von Leitz in Auftrag gegebenen Studie zufolge geht 50 % der Geschäftsleute mindestens einmal im Monat der Akku aus. 40 % müssen hin und wieder die Nutzung ihres Geräts einschränken, um Akkuleistung zu sparen. 4-6 Mal im Monat 1-3 Mal im Monat 7-10 Mal im Monat Über 10 Mal im Monat ICH KANN MEIN HANDY NICHT BENUTZEN, WEIL DER AKKU FAST LEER IST. Nie Seit Juli 2014 werden alle Passagiere, die nach oder von Großbritannien aus fliegen, im Rahmen zusätzlicher Sicherheitsmaßnahmen angewiesen, sicherzustellen, dass alle elektrischen Geräte im Handgepäck ausreichend geladen sind. Kann man beim Sicherheitscheck ein Gerät nicht in Betrieb nehmen, muss es zurück gelassen werden. Undenkbar für die meisten von uns. Die Akkutechnologie ist an ihre Grenzen gestoßen. In einem Artikel des Magazins Wired wurde dies 2014 so formuliert: Künftig besteht Fortschritt nicht in höherer Akkukapazität, sondern in verschiedenen Techniken, die die Akkulaufzeit steigern. 15

16 IMMER MIT STROM VERSORGT Vergleichbar mit dem Bestreben der Automobilbranche, Fahrzeuge mit geringem Kraftstoffverbrauch zu entwickeln, versuchen Hersteller von Mobilgeräten zunehmend, den Energieverbrauch ihrer Geräte zu senken. Mobile Geräte erhalten eine zunehmend effizientere Energieverwaltung, die kurzzeitig Hochleistung zulässt und im Standbymodus Energie spart. Auch dies ist mit Autos zu vergleichen, bei denen im Stillstand der Motor abgestellt wird. Geräte werden abhängig von der Verwendung einfach und intuitiv in den Energiesparmodus geschalten und lernen sogar, das Verhalten des Anwenders vorauszusehen. Andere Möglichkeiten als das elektrische Aufladen gibt es zwar schon, diese sind jedoch aus einer ganzen Reihe von Gründen gegenwärtig noch nicht optimal. Einige Geräte können kabellos aufgeladen werden, die Energieaufnahme ist jedoch eingeschränkt, und gegenwärtig muss sich das Gerät dafür in einem Abstand von wenigen Zentimetern vom Emitter entfernt befinden. Dann kann man es auch genauso gut an eine Steckdose anschließen. Die Akkutechnologie ist an ihre Grenzen gestoßen. In einem Artikel des Magazins Wired wurde es 2014 so formuliert: Künftig besteht Fortschritt nicht in höherer Akkukapazität, sondern in verschiedenen Techniken, die die Akkulaufzeit steigern. Auch das Aufladen über Solarenergie wird bereits genutzt. Aktuelle Produkte auf dem Markt erreichen damit jedoch oft keine volle Ladung oder brauchen dafür mehrere Tage für ein schnelles Aufladen ist diese Technologie daher ungeeignet. 16

17 IMMER MIT STROM VERSORGT Auch kinetische Energie ist eine denkbare Alternative für die Zukunft. Die Batterie einer Armbanduhr wird so beispielsweise über die Bewegung des Handgelenks geladen. Allerdings sind diese Technologien noch etwa 10 Jahre von der kommerziellen Tauglichkeit entfernt. Noch ferner liegt der Energiegewinn aus Tönen Stimmen, Verkehrsgeräuschen und Musik. Die Studie von Leitz zeigt, dass mehr als 75 % der Befragten ein Ladegerät mit sich führen. Und fast jeder Zweite muss sich im Laufe eines Monats mindestens einmal ein Ladegerät ausleihen. In der Zukunft werden sich Geräte Energie mit anderen Geräten teilen können wie zwei Taucher mit einem gemeinsamen Luftvorrat. Wie beim Tauchen muss jedoch einer bereit sein, seine kostbare Ressource zu teilen. In nächster Zeit werden wir unsere Geräte weiterhin größtenteils über das Stromnetz laden, daher bleiben Ladegeräte für unterwegs oder Schreibtisch-Accessoires mit Ladekapazität wichtige Hilfsmittel. Die Ladegeschwindigkeit wird sich drastisch erhöhen. Laptop-Ladegeräte sind traditionell so groß und schwer wie ein Ziegelstein. Künftig werden Produkte wie der Dart von Finsix, der viermal kleiner und nur ein Sechstel so schwer ist wie konventionelle Ladegeräte, zur Norm werden. Eine der größten Herausforderungen für internationale Mobilgeräte-Anwender ist die Vielzahl unterschiedlicher Stecker, die oftmals einen Adapter erforderlich machen. Solange es keine weltweit einheitlichen Normen gibt, wird sich daran auch nichts ändern. So bleibt es ein vertrauter Anblick, wenn ein Gast an der Hotelrezeption verzweifelt nach einem Adapter fragt. 17

18 INFORMATIONEN UNTER KONTROLLE In der Vergangenheit arbeiteten Unternehmen häufig mit einer relativ konstanten Belegschaft. Sie wussten, dass ihre Mitarbeiter zu ihnen gehören und nicht freiberuflich oder auf Vertragsbasis auch für andere Unternehmen, vielleicht sogar Konkurrenten, arbeiten. Informationen verblieben im Unternehmen, wo sich auch ein Großteil der Mitarbeiter befand. Der Zugriff wurde genau kontrolliert. Berichte und Unterlagen wurden häufig kopiert und es war oft nicht einfach, die aktuelle Version zu finden. Heute wird mit Informationen ganz anders verfahren. Sie liegen fast immer in digitaler Form vor (auch wenn Papier bei unserer Arbeit nach wie vor eine große Rolle spielt), werden regelmäßig aktualisiert und sind auf Abruf frei verfügbar, und zwar unabhängig von Zeit und Ort, was für multinationale Belegschaften ebenso notwendig ist wie für eine Gruppe lose zusammengeschlossener Mitarbeiter eines Start-ups, die in einem Servicebüro oder von unterwegs arbeiten. Die Verwaltung einer zunehmend mobilen, kurzlebigen, eigenständigen Belegschaft bringt für Unternehmen neue Herausforderungen mit sich. Die Geräte, mit denen diese Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen, spielen dabei eine wichtige Rolle. BYOD ist nicht mehr die Ausnahme, sondern zunehmend die Regel. 18 Aus Forresters Bericht Mobile Workforce Adoption Trends geht hervor, dass mehr als die Hälfte der Wissensarbeiter selbst gewählte Laptops, Tablets und Smartphones verwenden und ein Großteil von ihnen hat diese auch selbst bezahlt.

19 INFORMATIONEN UNTER KONTROLLE Vor allem die Generationen Y und Z möchten nicht mit Mobilgeräten arbeiten, die weniger leistungsstark sind als ihre privaten Geräte, insbesondere da sie dieselben Geräte meist sowohl für berufliche als auch private Zwecke verwenden. Wenn Personen sich ihre eigenen Geräte aussuchen, kümmern sie sich selbst um die Recherche und möglicherweise sogar um den Kauf. Das hat Auswirkungen auf den gesamten Kaufablauf. Bei privaten elektronischen Geräten kommt das traditionelle Modell der zentralen Beschaffung über größere Vertragshändler wohl immer weniger zum Tragen. Bei persönlichen Bürogeräten gibt es stattdessen viel mehr Spontankäufe, und Läden an zentralen Orten wie Flughäfen, großen Bahnhöfen und Autobahnraststätten gewinnen zunehmend an Bedeutung. Das Managen einer zunehmend mobilen, kurzlebigen, eigenständigen Belegschaft bringt für Unternehmen neue Herausforderungen mit sich. Die Geräte, mit denen diese Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen, spielen dabei eine wichtige Rolle. Da Amazon und wahrscheinlich demnächst auch andere Onlineshops jetzt für Millionen von Produkten eine Lieferung am selben Tag anbieten, die auch noch an Packstationen bequem abgeholt werden kann, nehmen sich viele Mitarbeiter nicht mehr die Zeit, zu einem Fachhändler zu fahren, um neue Geräte zu kaufen. BYOD beschleunigt diesen Prozess weiter. Statt eine zentrale IT-Anlaufstelle zu haben, rüsten Mitarbeiter jetzt regelmäßiger auf und warten zwischen der Anschaffung neuer Geräte keine größeren Zeitspannen mehr ab. Der Rückgang bei der zentralen Beschaffung von Geräten stellt die Geschäftsleitung und IT-Abteilung im Hinblick auf technischen Support, Kosteneffizienz und Sicherheitsbestimmungen vor ganz neue Herausforderungen. 19

20 INFORMATIONEN UNTER KONTROLLE Mit BYOD wird Sicherheit zum Problem. Wenn das Gerät dem Mitarbeiter gehört, wie viel Kontrolle kann ein Unternehmen dann über das Gerät ausüben? Während 50 % der IT- Spezialisten davon ausgehen, dass Mitarbeiter die Richtlinien zur privaten Nutzung der vom Unternehmen bereitgestellten Mobilgeräten einhalten, geben 70 % der Mitarbeiter an, dass sie die Richtlinien nicht befolgen. Dies überrascht kaum, wenn man bedenkt, dass 50 % der Großunternehmen nicht einmal genau wissen, wie viele Geräte sie haben, und 75 % der Unternehmen nicht in Echtzeit die Kosten kontrollieren können. Jedes Jahr gehen geschätzte 10 Millionen Geräte mit sensiblen Geschäftsdaten verloren. Schon vor einigen Jahren löste das Mobiltelefon den Regenschirm als meist verlorener Gegenstand in der Londoner U-Bahn ab. Wir bekommen davon in der Regel nur dann etwas mit, wenn ein Regierungsangestellter Steuerunterlagen von 20 Millionen Menschen in einem Café liegen lässt. Daher fühlen sich Unternehmen für den Schutz von sensiblen Daten verantwortlich. Sicherheit ist nicht nur im digitalen Raum ein Problem. Der wachsende Anteil an mobilen Mitarbeitern bedeutet, dass auch zunehmend sensible Informationen an öffentlichen Orten aufgerufen werden. 20

21 INFORMATIONEN UNTER KONTROLLE Daten auf verlorenen Geräten aus der Ferne zu löschen, ist eine Option. Dies kann jedoch unerwartete Konsequenzen haben. Einer Umfrage des Datenschutzunternehmens Acronis aus dem Jahr 2013 zufolge löschen 20 % der US-Unternehmen die Daten auf den Geräten ihrer Mitarbeiter, wenn diese das Unternehmen verlassen. Dabei werden die Daten, bei denen es sich nicht ausschließlich um arbeitsbezogene Daten handeln muss, auch aus der Cloud gelöscht. Es ist natürlich kein Problem, wenn s gelöscht werden, aber wie sieht es mit Fotos vom Geburtstag Ihres Kindes aus? Sicherheit ist nicht nur im digitalen Raum ein Problem. Der wachsende Anteil an mobilen Mitarbeitern bedeutet, dass auch zunehmend sensible Informationen an öffentlichen Orten aufgerufen werden. Mietbüros bieten zwar häufig abgeschlossene Arbeitsplätze für einzelne Mitarbeiter an, viele Personen arbeiten jedoch in einer offeneren - einer Bücherei ähnlichen - Umgebung. Und oft kommt es vor, dass wir durch den Druck, unterwegs produktiv sein zu müssen (eine Nebenwirkung der vernetzten Welt), erst zu spät merken, dass uns im Zug, Flugzeug oder Café jemand über die Schulter schaut. Die Studie von Leitz zeigt, dass mehr als ein Drittel der Befragten schon einmal jemanden dabei ertappt haben, wie er vertrauliche Informationen auf dem eigenen Tablet oder Laptop mitgelesen hat. Und 15 % gaben an, dass ihnen das regelmäßig oder ständig passiert. Wir haben davon abgesehen, danach zu fragen, wie oft sie selbst bei anderen mitlesen 21

22 FAZIT Smarte Mitarbeiter sind kein Aspekt der Zukunft. Sie sind längst da, und selbst wenn sie wichtige Kaufentscheidungen nicht selbst treffen, nehmen sie doch Einfluss auf diese. Wir wissen, dass diese Mitarbeiter mehrere Geräte verwenden, von denen einige ihnen selbst gehören und einige vom Arbeitgeber bereitgestellt werden. Wir wissen, dass diese Mitarbeiter mobil sind; nicht unbedingt als offizielle Geschäftsreisende, die in Hotels übernachten, sondern einfach Mitarbeiter, die unterwegs in Cafés, an Bahnhöfen und im Zug, zu Hause oder sogar abends in einer Bar arbeiten. Wir wissen, dass sie sämtliche Geräte bei der Arbeit gleichzeitig verwenden möchten. Sie erwarten von ihrem Arbeitgeber, dass dieser wenn schon nicht die Geräte selbst, so doch die Arbeitsumgebung und Infrastruktur für die Arbeit bereitstellt. Wir wissen, dass diese flexible ständige Verfügbarkeit bei der Arbeit eine andere Art der Unterstützung und vor allem eine wesentlich höhere Sicherheit erfordert. Die Welt ändert sich rasend schnell, und wir müssen mit ihr Schritt halten. Urheberrecht Dieses Material ist urheberrechtlich geschützt und ist Eigentum von Esselte UK Ltd Die Veröffentlichung Smart arbeiten, mobil arbeiten wird ohne Einschränkungen veröffentlicht und darf ganz oder in Auszügen kopiert, auf heruntergeladen oder in elektronischer Form, online oder gedruckt mit Genehmigung des Rechteinhabers unter Angabe der Marke Leitz und des Autors von Smart arbeiten, mobil arbeiten, Andrew Crosthwaite, übermittelt werden. 22

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24 Leitz stellt Produkte in Spitzenqualität her, mit denen Sie Ihre Arbeit ortsunabhängig besser organisieren können. Leitz - als innovative Marke mit deutschem Ursprung und Qualitätsstandard - ist Vorreiter beim Übergang zur mobilen Arbeitswelt. Weitere Informationen finden Sie auf