Code of Conduct. Verhaltenskodex der RLB Tirol AG
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- Katarina Kalb
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1 Code of Conduct Verhaltenskodex der RLB Tirol AG
2 Code of Conduct Verhaltenskodex der RLB Tirol AG Der Verhaltenskodex (Code of Conduct) der RLB Tirol AG fixiert Grundwerte in Bezug auf gesetzeskonforme und ethische Verhaltensweisen im Bankgeschäft und legt damit einen verbindlichen Standard für die RLB Tirol AG fest. Stand Juni 2013
3 Inhaltsverzeichnis 1. Grundlagen Grundwerte Adressatenkreis Beachtung lokaler Gesetze und des Verhaltenskodexes der RLB Tirol AG Leitprinzipien zur Anwendung des Verhaltenskodexes Berichtspflicht bei Nichteinhaltung Sanktionen bei Verletzung des Verhaltenskodexes Verantwortung 7 2. Arbeitsplatz und Mitarbeiter Gegenseitiger Respekt, Ehrlichkeit und Integrität Interessenkonflikte Datenschutz 7 3. Bestechung und Korruption Bestechung Zahlungen an Amtsträger (Facilitation Payments) Direkte und indirekte Bestechung durch Drittpersonen Geschenke und Einladungen Zuwendungen an politische Parteien und politische Exponenten Spesen, Spenden, gemeinnützige Zuwendungen und Sponsoring 8 4. Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern Kundenbetreuung Vertraulichkeit Kundenkenntnis (Know your Customer) Geldwäsche 8 5. Marktmissbrauch 9 6. Buchführung und Finanzen Rechnungslegung und Berichtswesen Offenlegungspflichten Kooperation mit Aufsichtsbehörden 9 7. Sensible Geschäftsfelder Menschenrechte Atomkraft Waffen Handelsbeschränkungen und Sanktionen Unerlaubte Geschäftsbeziehungen 9 Anhang: Beschwerdemanagement Beschwerden Ombudsstelle Datenschutz- und Datensicherheit 10
4 Die RLB Tirol AG stellt eine wesentliche wirtschaftliche Finanzkraft in Tirol dar. Wir bekennen uns zur nachhaltigen Unternehmensführung und zur damit verbundenen gesellschaftlichen Verantwortung. Unser geschäftliches Verhalten basiert auf den prinzipiellen Wertvorstellungen Vertrauen, Verantwortung, Erfolge und Mit.Einander.
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6 1. Grundlagen 1.1. Grundwerte Die RLB Tirol AG stellt eine wesentliche wirtschaftliche Finanzkraft in Tirol dar. Wir bekennen uns zur nachhaltigen Unternehmensführung und zur damit verbundenen gesellschaftlichen Verantwortung. Unsere Rolle in der Wirtschaft ist geprägt durch gelebte Verantwortung gegenüber Kunden, Mitarbeitern, Aktionären sowie der Gesellschaft und der Region in Tirol. Unser geschäftliches Verhalten basiert auf folgenden, prinzipiellen Wertvorstellungen, die in der Vision bzw. in den Führungswerten der RLB Tirol AG beschrieben sind: Partnerschaft mit Eigentümern, Kunden, Mitarbeitern Vertrauen: Wir schaffen Vertrauen durch Wertschätzung. Verantwortung: Wir tragen Verantwortung für Mitarbeiter und Ergebnisse. Erfolge: Wir erzielen nachhaltige Erfolge durch Konsequenz und Zukunftsorientierung. Mit.Einander: Wir sind miteinander erfolgreicher! 1.2. Adressatenkreis Die Bestimmungen des Verhaltenskodexes gelten für alle Mitarbeiter der RLB Tirol AG und müssen von diesen befolgt werden. Wir legen auch besonderen Wert auf eine sorgfältige und gründliche Auswahl unserer Geschäftspartner, Berater, Mittelspersonen und aller anderen Drittpersonen, die im Auftrage der RLB Tirol AG agieren und uns bei der Geschäftsabwicklung unterstützen. Diesen wird der Code of Conduct der RLB Tirol AG zur Kenntnis gebracht Beachtung lokaler Gesetze und des Verhaltenskodexes der RLB Tirol AG Alle Mitarbeiter der RLB Tirol AG müssen bei Ausführung ihrer geschäftlichen Tätigkeiten bestrebt sein, höchstmögliche Standards zu erreichen. Gesetze, Verordnungen, Erlässe und die Bestimmungen des Verhaltenskodexes der RLB Tirol AG sind strikt einzuhalten. Dies heißt insbesondere: Das Streben nach Gewinn rechtfertigt keine Verstöße gegen das Gesetz, andere Bestimmungen oder den Verhaltenskodex der RLB Tirol AG. Praktiken, die nicht dem Gesetz, anderen Bestimmungen oder dem Verhaltenskodex der RLB Tirol AG entsprechen, werden nicht aufgrund der Tatsache legitimiert, dass sie von Konkurrenten oder anderen Marktteilnehmern angewendet werden. Bei der Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen ist nicht nur der reine Wortlaut, sondern auch der der gesetzlichen Regelung innewohnende Zweck zu beachten Leitprinzipien zur Anwendung des Verhaltenskodexes Kein Verhaltenskodex kann Anspruch darauf erheben, das richtige Verhalten für jede einzelne Situation vorzugeben - das ist auch nicht das Ziel. Die RLB Tirol AG vertraut darauf, dass jeder einzelne Mitarbeiter aufgrund seiner Ausbildung und aufgrund seiner moralischen Integrität bei allen geschäftlichen Aktivitäten wohlüberlegt und verantwortungsvoll entscheidet, welche Verhaltensweise in der jeweiligen Situation zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und zur Einhaltung der Bestimmungen dieses Kodexes angemessen ist. Zur Feststellung der Angemessenheit sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Ist meine Handlung gesetzlich erlaubt und entspricht sie den Zielsetzungen der Tiroler Raiffeisenorganisation? Habe ich das,,subjektive Gefühl, dass meine Handlung richtig ist? Könnte ich sie vor dem Vorstand der RLB Tirol AG oder vor Behörden rechtfertigen? Könnte ich meine Handlungsweise mit rechtskonformen Argumenten verteidigen, wenn ich später darüber befragt werde? 6
7 Bei Fragen zur Anwendung des Verhaltenskodexes und bei Unsicherheiten bezüglich der direkten oder indirekten Auswirkungen eines Geschäftes auf die ethischen Zielsetzungen der RLB Tirol AG hat jeder Dienstnehmer das Recht, sich in Bezug auf seine Pflicht aus dem Code of Conduct durch seinen Vorgesetzten, den Compliance Officer oder durch die Rechtsabteilung beraten zu lassen, insbesondere in Zweifelsfragen Berichte bei Nichteinhaltung des Code of Conduct Niemand ist von der Obliegenheit zur Beachtung des Code of Conduct ausgenommen. Jeder Mitarbeiter, der einen Vorgang bemerkt, welcher rechtswidrig erscheint oder gegen diesen Code of Conduct verstößt, hat die Möglichkeit, mit seinem Vorgesetzten oder bei der eingerichteten Ombudsstelle darüber zu sprechen. Bei erheblich unternehmensrelevanten Sachverhalten (hohe Risiken, schwerer Rufschaden für die RLB, vorsätzliche Straftatbestände) besteht eine diesbezügliche Meldeverpflichtung an Vorgesetzte oder Ombudsstelle. Für die Bearbeitung dieser Meldungen gilt das im Anhang enthaltene Beschwerdemanagement Sanktionen bei Verletzung des Verhaltenskodexes Der Verhaltenskodex bildet einen Bestandteil der allgemeinen Anstellungsbedingungen Verantwortung Die oberste Verantwortung für die einheitliche Anwendung und Einhaltung des Verhalteskodexes liegt beim Vorstand der RLB Tirol AG. Die operative Verantwortung für die Einführung und Umsetzung sowie die Information der Adressaten trägt der Compliance Officer. Die Führungskräfte der RLB Tirol AG tragen die Verantwortung für die Anwendung und Befolgung des RLB-Verhaltenskodexes in ihrem Verantwortungsbereich. Allen Führungskräften und damit auch dem Vorstand obliegt eine Vorbildfunktion. 2. Arbeitsplatz und Mitarbeiter 2.1. Gegenseitiger Respekt, Ehrlichkeit und Integrität Wir respektieren die Meinung anderer und ihre persönliche Würde, Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte. Wir dulden keinerlei Diskriminierung und Belästigung zum Beispiel aufgrund von Nationalität, Kultur, Religion, Hautfarbe, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter oder körperlicher Behinderung. Einstellung, Beförderung und Beurteilung der Mitarbeiter erfolgen allein aufgrund leistungsorientierter Kriterien wie Erreichung der Zielvereinbarungen oder berufliche Erfahrung Interessenkonflikte Die Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass ihre eigenen Interessen nicht in Konflikt mit ihren Verpflichtungen gegenüber der RLB Tirol AG oder deren Kunden stehen. Potenzielle Interessenkonflikte können insbesondere im Zusammenhang mit Geschenken, Einladungen, Auftragsvergaben sowie Geschäften in Finanzinstrumenten und Korruption, Betrug oder Marktmissbrauch auftreten. Sie müssen dem zuständigen Compliance Officer gemeldet werden. Dieser entscheidet über das Vorliegen eines tatsächlichen Interessenkonfliktes und die notwendigen Maßnahmen (siehe dazu auch im Detail Abschnitt D des Compliance-Handbuchs) Datenschutz Wir gehen bei der Entgegennahme, Verarbeitung und Aufbewahrung von Informationen (Finanzdaten, technische Daten, Betriebsdaten, Kundeninformationen, Aktennotizen etc.) mit Sorgfalt vor. Dabei halten wir uns an vorgegebene Datensicherheitsstandards und Abläufe und verhindern, dass Unberechtigte diese Informationen einsehen, nutzen, verändern oder zerstören (siehe dazu Dienstanweisung IT-Sicherheitsrichtlinie ). 3. Bestechung und Korruption 3.1. Bestechung Wir tolerieren keine Form von Bestechung und Korruption. Wir nehmen und leisten keine ungebührlichen Vorteile jeglicher Art, unabhängig davon, ob die anbietende oder fordernde Person im öffentlichen oder im privaten Sektor tätig ist (siehe dazu die Dienstanweisung Geschenke und Zuwendungen an Mitarbeiter der RLB Tirol AG durch Kunden bzw. Lieferanten ) Zahlungen an Amtsträger (Facilitation Payments) Weder Mitarbeiter noch sonstige für die RLB Tirol AG tätige Personen leisten Facilitation Payments; darunter versteht man die Hingabe kleinerer Geldbeträge an öffentliche Amtsträger, um deren Leistungen, auf die ein rechtlicher Anspruch besteht, zu erhalten oder zu beschleunigen Direkte und indirekte Bestechung durch Drittpersonen Wir legen besonderen Wert auf eine sorgfältige und gründliche Auswahl unserer Geschäftspartner, Berater, 7
8 Mittelspersonen und aller anderen Drittpersonen, die im Auftrage der RLB Tirol AG agieren und uns bei der Geschäftsabwicklung unterstützen Geschenke und Einladungen Einerseits kann ein maßvoller Austausch von Geschenken und Einladungen einen sozial akzeptierten Bestandteil erfolgreicher Geschäftsbeziehungen darstellen. Andererseits können das Annehmen und die Vergabe von Geschenken und Einladungen dazu geeignet sein, ungebührlich auf eine Geschäftsbeziehung Einfluss zu nehmen. Die Annahme und Vergabe von Geldgeschenken ist grundsätzlich untersagt, alle anderen Geschenke und Einladungen unterliegen strengen Regeln (siehe dazu die Dienstanweisung Geschenke und Zuwendungen an Mitarbeiter der RLB Tirol AG durch Kunden bzw. Lieferanten ) Zuwendungen an politische Parteien und politische Exponenten Die RLB Tirol AG ist parteipolitisch neutral. Der Vorstand kann Zuwendungen an politische Parteien und an politische Exponenten nur dann bewilligen, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind: 1. Den Zuwendungen stehen keine gesetzlichen Vorschriften entgegen. 2. Die Zuwendungen bewegen sich in der richtigen Proportionalität. 3. Die Zuwendungen sind nicht geeignet, eine ungebührliche Einflussnahme zu bewirken. Solche außerordentlichen Zuwendungen sind unter Einbeziehung von Compliance transparent zu handhaben Spesen, Spenden, gemeinnützige Zuwendungen und Sponsoring Zuwendungen in Form von Spesen, Spenden, gemeinnützige Zuwendungen und Sponsoring dürfen nicht zur Umgehung von Richtlinien über die Annahme und Vergabe von Geschenken, Zahlungen an Amtsträger (Facilitation Payments), Zuwendungen an politische Parteien und politische Exponenten und weiteren Bestimmungen des Verhaltenskodexes verwendet werden, sondern ausschließlich zu den definierten Zwecken. 4. Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern 4.1. Kundenbetreuung Die RLB Tirol AG will ihre Dienstleistungskultur ständig verbessern. Um dies zu verwirklichen, haben sich die Mitarbeiter intensiv zu bemühen, den wirtschaftlichen Hintergrund und die Bedürfnisse der Kunden zu verstehen, um ihnen die jeweils passenden Produkte und Dienstleistungen anbieten zu können. Demzufolge kann Kunden nur dann eine Dienstleistung oder ein Produkt angeboten werden, wenn die RLB Tirol AG über die formale Kompetenz und ihre Mitarbeiter über das entsprechende Fachwissen und die notwendige Infrastruktur zur optimalen Kundenbetreuung verfügen und stets Dienstleistungen bestmöglich im Interesse unserer Kunden erbringen. Zudem stellt die RLB Tirol AG bei Empfehlungen sicher, dass diese ehrlich und fair abgegeben und die Kunden über Risken angemessen aufgeklärt werden. Eine falsche oder irreführende Werbung ist für uns inakzeptabel Vertraulichkeit Für alle Mitarbeiter der RLB Tirol AG gilt uneingeschränkt die Verpflichtung zur Wahrung des Bankgeheimnisses ( 38 BWG) und der betrieblichen Verschwiegenheit. Dies bedeutet unter anderem, dass alle von Kunden erhaltenen Informationen streng vertraulich zu behandeln sind und keinesfalls an außenstehende Dritte weitergegeben werden dürfen. Eine Ausnahme von der Verpflichtung zur Wahrung des Bankgeheimnisses besteht nur, wenn der Kunde seine ausdrückliche Zustimmung schriftlich erteilt hat, oder falls ein anerkannter Ausnahmetatbestand zur Informationsweitergabe besteht, insbesondere gegenüber Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden Kundenkenntnis (Know your Customer) Erst die bestmögliche Information über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse ermöglicht eine optimale Kundenberatung und betreuung. Auch werden diese Informationen benötigt, um Verdachtsmomente hinsichtlich Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder anderer möglicher krimineller Verhalten (Betrug etc.) ausschließen zu können. Die Bank und ihre Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass ausreichend Informationen über Kunden vorliegen, um deren Identität, Ruf, Bonität und Tätigkeitsfeld zu kennen; ausreichend Informationen über Kunden vorliegen, um sie anleger- und anlagegerecht zu beraten; den Kunden ausreichend Beratung zukommt, um die für sie passenden Produkte und Dienstleistungen auszuwählen und eine ihren Interessen entsprechende Anlageentscheidung zu treffen Geldwäsche Finanzinstitute können dazu benutzt werden, Gewinne aus kriminellen Aktivitäten zu waschen und somit deren illegalen Ursprung zu verbergen und wieder in den regulären Wirtschaftskreislauf einzubringen. Dieser Vorgang untergräbt die Integrität der Banken, schädigt deren Ruf und kann zu weit reichenden Sanktionen führen. Die RLB Tirol AG unterstützt den internationalen Kampf gegen Geldwäsche und wendet strengste Vorsichts- und Ab- 8
9 wehrmaßnahmen an (siehe dazu die Dienstanweisung Handbuch Geldwäsche und Terrorismusbekämpfung der RLB Tirol AG). transparente und kooperative Weise zu gestalten. Es ist unser Ziel, ein stabiles Vertrauensverhältnis zwischen der RLB Tirol AG und den Behörden zu gewährleisten. 5. Marktmissbrauch 7. Sensible Geschäftsfelder Marktmissbrauch untergliedert sich in Insiderhandel und Marktmanipulation. Insiderhandel umfasst die unlautere Verwendung nicht veröffentlichter, preisrelevanter Informationen, um sich selbst oder Dritten einen Vorteil im Handel mit Wertpapieren zu verschaffen. Auch der Missbrauch der Stellung als professioneller Marktteilnehmer beeinträchtigt das Vertrauen in einen funktionierenden Kapitalmarkt und zieht schwerwiegende Konsequenzen sowohl für die RLB Tirol AG als auch für die involvierten Mitarbeiter nach sich. Das Gebot der Integrität gilt auch im Kampf um Marktanteile. Wir treffen keine unzulässigen Absprachen und halten uns an die Regeln des fairen Wettbewerbs und an die international üblichen Marktverhaltensregeln (MiFID) sowie an die Bestimmungen des WAG 2007 (siehe dazu Compliance Handbuch Abschnitt B). 6. Buchführung und Finanzen 6.1. Rechnungslegung und Berichtswesen Die RLB Tirol AG stützt ihre Entscheidungsprozesse auf die Richtigkeit und Genauigkeit der Aufzeichnungen des Rechnungswesens. Besondere Bedeutung hat dabei die vertrauliche Behandlung von Sicherheits- und Personaldaten sowie von Rechnungs- und Finanzdaten. Alle geschäftlichen Vorgänge müssen in unseren Büchern nach Maßgabe festgelegter Verfahren und Prüfungsgrundsätze und allgemein anerkannter Grundsätze der Rechnungslegung ausgewiesen werden. Diese Aufzeichnungen beinhalten die notwendigen Informationen über die jeweiligen Transaktionen Offenlegungspflichten Die RLB Tirol AG verpflichtet sich dazu, im Rahmen der Offenlegungspflichten gegenüber den Aufsichtsbehörden und der Öffentlichkeit in unseren Kommunikationsmitteln rechtzeitig vollständige, faire, präzise und verständliche Daten zu liefern. Unsere finanzielle Offenlegung entspricht den jeweils aktuellen Branchennormen Menschenrechte Die RLB Tirol AG finanziert weder indirekt noch direkt Geschäfte, Projekte oder Parteien, wenn dabei Zwangsarbeit (einschließlich Schuldknechtschaft) oder Kinderarbeit eingesetzt wird, oder gegen die Europäische Menschenrechtskonvention, die arbeits- und sozialrechtlichen Verpflichtungen des jeweiligen Landes, die anwendbaren Regelungen internationaler Organisationen und insbesondere der entsprechenden UNO-Konventionen oder die Rechte der lokalen Bevölkerung oder der Urvölker verstoßen wird Atomkraft Die RLB Tirol AG gewährt keine Finanzierungen für den Bau, Ausbau oder Betrieb von Atomkraftanlagen Waffen Wegen der besonderen Sensibilität wird die Finanzierung von Waffengeschäften in der RLB Tirol AG restriktiv gehandhabt. Insbesondere werden das Österreichische Kriegsmaterialgesetz sowie allfällige Embargobestimmungen beachtet. Ziel dieser restriktiven Handhabung ist es, dass Waffen und andere militärische Güter sowie Repressionsmaterialien nicht in Länder geliefert werden dürfen, in denen es militärische Konflikte oder politische Unruhen gibt oder zu erwarten sind, um ein daraus resultierendes Reputationsrisiko für die RLB Tirol AG zu vermeiden Handelsbeschränkungen und Sanktionen Die RLB Tirol AG hält sich an die internationalen Vorgaben zu Embargos und Handelsbeschränkungen Unerlaubte Geschäftsbeziehungen Die RLB Tirol AG unterhält keine Kundenbeziehungen zu Bank-Mantelgesellschaften (Shell-Bank) Kooperation mit Aufsichtsbehörden Wir verpflichten uns, unsere Beziehungen mit den für die RLB Tirol AG relevanten Aufsichtsbehörden auf offene, 9
10 Anhang: Beschwerdemanagement 1. Beschwerden Alle Meldungen sind zur Vermeidung von Unsicherheiten, zur Vermeidung von Nachteilen und zur Wahrung der Objektivität sowie zu deren Nachvollziehbarkeit unter Angabe der Personalien des Meldungslegers (Vorund Zuname, Abteilung) schriftlich zu erstatten. Sie können an jedes Mitglied der Ombudsstelle gerichtet werden. Jede Meldung, der Meldungsleger und die bezughabenden Informationen und Unterlagen werden durch die Ombudsstelle streng vertraulich behandelt. Die Identität des Meldenden wird nur dann dem Betroffenen und dem Dienstgeber gegenüber offengelegt, wenn sich nachträglich herausstellt, dass die Anschuldigung bewusst falsch erhoben wurde. Sollte die gemeldete Person in ihrem Ruf ungerechtfertigt beschädigt worden sein, so werden durch die RLB Tirol AG die erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um die Rufschädigung zu beseitigen. 3. Datenschutz- und Datensicherheit Daten aus eingelangten Meldungen dürfen nicht mit Daten aus anderen Datenverarbeitungen verknüpft, kombiniert bzw. abgeglichen werden, insbesondere nicht mit Daten des Bereiches Personal. Die Betroffenen haben grundsätzlich Zugang zu Anschuldigungen. Alle Meldungen werden umgehend bearbeitet. Repressalien gegen Beschwerdeführer, gleich welcher Art, werden nicht toleriert: Der Vorstand stellt sicher, dass ein in redlicher Absicht Meldender vor negativen Auswirkungen seitens des Arbeitgebers, der Kollegen, der Vorgesetzten, der Untergebenen oder Dritter geschützt ist. 2. Ombudsstelle In der Raiffeisen-Landesbank Tirol AG wird zur Entgegennahme und weiteren Bearbeitung der Beschwerden von Mitarbeitern eine Ombudsstelle als unbefangene Instanz eingerichtet, an die sich Beschwerdeführer vertraulich wenden können und die aus folgenden Mitgliedern besteht: Leiter der Abteilung Recht & Compliance Leiter der Abteilung ORG-IT Mitarbeiter der Innenrevision ein Mitglied des Betriebsrates Die Mitglieder werden durch die RLB Tirol AG angemessen berufshaftpflichtversichert. Die Ombudsstelle ist zuständig zur Entscheidung, welche Abhilfemaßnahmen zu setzen sind, und zur diesbezüglichen Beratung der betreffenden Geschäftseinheiten und des Vorstandes. Soweit es sich um Sachverhalte handelt, für die keine Meldeverpflichtung gemäß Punkt 1.5. der Dienstanweisung besteht, sind sämtliche personenbezogenen Daten und Ergebnisse aus den Recherchen von der Ombudsstelle geheim zu halten. 10
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12 Raiffeisen-Landesbank Tirol AG Adamgasse 1-7, 6021 Innsbruck
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