Senatsverwaltung für Finanzen

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1 Senatsverwaltung für Finanzen Senatsverwaltung für Finanzen, Klosterstraße 59, Berlin An die Senatsverwaltungen (einschließlich Senatskanzlei) die Verwaltung des Abgeordnetenhauses die Präsidentin des Verfassungsgerichtshofes die Präsidentin des Rechnungshofes den Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit die Bezirksämter die Sonderbehörden die nichtrechtsfähigen Anstalten die Eigenbetriebe nachrichtlich an die Eigengesellschaften die gemischtwirtschaftlichen Unternehmen, an denen Berlin überwiegend beteiligt ist die Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts den Hauptpersonalrat Geschäftszeichen IV B - 76/ 315 Bearbeiterin Frau Beiersdorf / IV B 11 Dienstgebäude Klosterstraße 59, Berlin-Mitte Zimmer 3067 Telefon (030) Telefax (030) petra.beiersdorf@senfin.berlin.de Internet Verkehrsverbindungen U Klosterstraße S+U Jannowitzbrücke Datum 10. Juli 2014 Rundschreiben SenFin IV Nr. 29/2014 Steuerliche Behandlung des geldwerten Vorteils aus der Nutzung von Dienstfahrzeugen zu Privatfahrten und zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte hier: Auswirkungen der neuen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs Schreiben SenInn, V A /315 - vom sowie Rundschreiben: Inn ZS Nr. 78/2000, InnSport I Nr. 13/2010 und SenFin II Nr. 77/2012 Inhalt: Neuerungen bei der steuerlichen Behandlung des geldwerten Vorteils aus der privaten Nutzung von Dienstfahrzeugen Neue Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs und deren Auswirkungen Aufhebung des Rundschreibens InnSport I Nr. 13/2010 Die Senatsverwaltung für Finanzen ist seit August 2011 als familienbewusste Arbeitgeberin zertifiziert

2 I. Allgemeines 1. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich jüngst in 4 Entscheidungen (BFH-Urteile vom , VI R 31/10, VI R 46/11, VI R 42/12 sowie vom , VI R 23/12) zur Besteuerung von Firmenwagen geäußert und seine bisherige Rechtsauffassung korrigiert. Dabei hat er festgestellt, dass in Fällen, in denen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstkraftwagen für private Zwecke überlässt, eine Privatnutzung selbst dann zu versteuern ist, wenn der Arbeitnehmer keine private Nutzung unternimmt. 2. Nach Aussage des obersten Gerichts stellt die Überlassung eines Firmenwagens durch den Arbeitgeber bereits eine Bereicherung dar, die für sich betrachtet schon zum geldwerten Vorteil führt. Damit ist eine Änderung der Rechtsprechung eingetreten mit der Folge, dass nur noch durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch oder arbeitsvertragliches Nutzungsverbot die Anwendung der 1%-Pauschalregelung vermieden werden kann. In der Vergangenheit wurde die tatsächliche private Nutzung des Fahrzeugs nur vermutet. Der Steuerpflichtige konnte diese Vermutung jedoch unter engen Voraussetzungen widerlegen. Diese Möglichkeit ist nunmehr entfallen. 3. Mit Rundschreiben SenInnSport I Nr. 13/2010 habe ich über die verschiedenen Regelungen hinsichtlich der Feststellung und Versteuerung des geldwerten Vorteils aus der Nutzung von Dienstwagen für Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte informiert. Die aktuelle Rechtsprechung erfordert eine inhaltliche Neufassung des Rundschreibens. Im Einzelnen gilt nunmehr Folgendes: II. Grundsatz / -voraussetzung 1. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer (Nutzungsberechtigten) einen Firmenwagen nur für berufliche Zwecke zur Verfügung, ergibt sich daraus kein geldwerter Vorteil und somit kein lohnsteuer- bzw. sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Überlässt der Arbeitgeber den Firmenwagen hingegen unentgeltlich oder verbilligt für Privatfahrten und/oder Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (bis regelmäßige Arbeitsstätte, vgl. Rundschreiben SenFin IV Nr. 6/2014), entsteht ein geldwerter Vorteil, der als Sachbezug lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig ist. 2. Nach der aktuellen BFH-Rechtsprechung darf ein geldwerter Vorteil wegen privater Nutzung eines Dienstwagens jedoch nur dann angesetzt werden, wenn feststeht, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Firmenwagen zur privaten Nutzung arbeitsvertraglich oder auf Grundlage einer konkludent (schlüssig) getroffenen Nutzungsvereinbarung überlassen hat. Auf den Umfang der Privatnutzung kommt es dabei nicht an. Folglich ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer von der Möglichkeit der Privatnutzung tatsächlich Gebrauch macht. Der Vorteil aus der Dienstwagenüberlassung besteht bereits in der Nutzungsmöglichkeit. Das bedeutet, dass dem Arbeitnehmer der geldwerte Vorteil durch die konkrete Möglichkeit, das Fahrzeug auch zu Privatfahrten nutzen zu dürfen, bereits mit der Fahrzeugüberlassung zugeflossen ist. Dieser Anscheinsbeweis kann nicht mehr - wie in der Vergangenheit - widerlegt werden. 2

3 3. Im Umkehrschluss entfällt der Ansatz eines geldwerten Vorteils, wenn der Arbeitnehmer zur Privatnutzung des Firmenwagens nicht befugt ist (z. B. durch ein vertragliches Nutzungsverbot des Arbeitgebers). Das bedeutet, die unbefugte Privatnutzung führt nicht unmittelbar zu einem Lohnzufluss. Nutzt der Arbeitnehmer den Firmenwagen jedoch unbefugt für private Zwecke, muss er damit rechnen, dass der Arbeitgeber Erstattungsansprüche geltend macht. Im Regelfall wird der Arbeitgeber auf die Geltendmachung nicht verzichten. Soweit er doch auf entsprechende Ansprüche verzichtet, würde dies zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen. 4. Der geldwerte Vorteil aus der Überlassung eines Dienstfahrzeugs für private Zwecke ist stets nach der monatlichen 1%-Pauschalregelung zu bewerten, sofern ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht geführt wird. III. Pauschale Nutzungswertermittlung (1%-Pauschalregelung) 1. Als geldwerter Vorteil ist ein pauschaler Wert anzusetzen, der sich mit einem bestimmten Prozentsatz aus dem Listenpreis des Fahrzeugs im Zeitpunkt der Erstzulassung (Bruttolistenpreis) errechnet: - für die reinen Privatfahrten mit 1 % monatlich und daneben zusätzlich, - für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte grundsätzlich mit 0,03 % monatlich je Entfernungskilometer. Bei dieser Alternative muss der Arbeitgeber den Umfang der Privatfahrten nicht kontrollieren. Allerdings ist die vom Arbeitnehmer mitgeteilte Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte auf Schlüssigkeit zu prüfen. Eine Fahrtenbuchführung ist jedoch nicht erforderlich. 2. Die Ermittlung eines pauschalen Nutzungswerts lediglich nach der 1%-Regelung oder der 0,03%-Regelung ist möglich, wenn dem Nutzungsberechtigten das Dienstfahrzeug nachweislich, d. h. aufgrund arbeitsvertraglicher Vereinbarung bzw. Nutzungsvereinbarung (vgl. Pkt. VI), neben den Dienstfahrten entweder nur für Privatfahrten oder nur für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen wird. Eine Fahrtenbuchführung ist auch hier nicht erforderlich. 3. Die mit Rundschreiben InnSport I Nr. 48/2011 veröffentlichten Informationen zur Wahlmöglichkeit des Arbeitgebers bei der Berechnung des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gelten weiter. IV. Individuelle Nutzungswertermittlung (Fahrtenbuch-Methode) 1. Die Anwendung der vorgenannten 1%-Pauschalregelung ist für die Ermittlung des geldwerten Vorteils als Regelfall gesetzlich zwingend vorgeschrieben. Ein Absehen von dieser pauschalen Nutzungswertermittlung ist nur möglich, wenn der Arbeitnehmer alle Fahrten im Einzelnen aufzeichnet, das heißt laufend ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt. 3

4 2. Hier müssen die dienstlich und privat gefahrenen Kilometer sowie die für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im Einzelnen nachgewiesen werden. Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils sind die tatsächlichen Gesamtkosten des Dienstfahrzeugs durch Belege im Einzelnen nachzuweisen und mit den Privatfahrten und den übrigen Kilometern ins Verhältnis zu setzen. 3. Der Arbeitgeber muss sich im Einvernehmen mit dem Nutzungsberechtigten entscheiden, ob er den geldwerten Vorteil nach der 1%-Pauschalregelung oder durch die Ermittlung eines individuellen Kilometersatzes (Fahrtenbuch- Methode) erfassen will. Die Entscheidung muss insgesamt für alle Fahrten einheitlich getroffen werden. V. Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches 1. Die mit den Rundschreiben Inn ZS Nr. 78/2000 sowie SenFin II Nr. 77/2012 veröffentlichten Informationen zur Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs gelten weiter. Der Vordruck Inn 75 "Fahrtenbuch zur Ermittlung des geldwerten Vorteils aus der Nutzung von personengebundenen Dienstkraftfahrzeugen für private Zwecke" ist über den Formularserver-Intranet abrufbar (Stand 01/10). 2. Hinsichtlich der Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch weise ich noch einmal darauf hin, dass die alleinige Angabe "Dienstfahrt" im Fahrtenbuch nicht ausreichend ist (vgl. auch R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 der Lohnsteuerrichtlinien - LStR ). Für jede dienstliche Fahrt sind grundsätzlich das Ziel und der Zweck der Fahrt, der aufgesuchte Geschäftspartner sowie bei Umwegen auch die Fahrtroute anzugeben. Auf die Nennung des Zwecks der Fahrt sowie der aufgesuchten Gesprächspartner kann im Einzelfall verzichtet werden, wenn sich die dienstliche Veranlassung der jeweiligen Fahrt bereits aus dem Reiseziel eindeutig ergibt (z.b. beim Besuch von Behörden; Abgeordnetenhaus; Gesellschaften und Institutionen, die zum Land Berlin gehören oder mit denen regelmäßig kooperiert wird). 3. Eine Ausnahme von der Angabe der Fahrtroute bei Umwegen kann bei sicherheitsgefährdeten Personen gemacht werden, deren Fahrtroute häufig von sicherheitsmäßigen Gesichtspunkten bestimmt wird. Hier kann auf die Angabe der Reiseroute auch bei größeren Differenzen zwischen der direkten Entfernung und der tatsächlichen Fahrtstrecke verzichtet werden (Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom , BStBl I S. 654). Als sicherheitsgefährdete Personen im Sinne des vorgenannten Schreibens sind Personen anzusehen, die durch das Landeskriminalamt als gefährdet eingestuft sind. Die Gefährdungsstufen und Zuständigkeiten ergeben sich aus der Polizeidienstvorschrift 129 (PDV VS - Nur für den Dienstgebrauch). Werden die Voraussetzungen für die Einordnung einer Person als sicherheitsgefährdet nur für einen Teil des Jahres erfüllt, gelten auch nur für diesen Teil des Jahres die Aufzeichnungserleichterungen im Fahrtenbuch bezüglich der Reiseroute. Der Personalservice ist von dem Nutzungsberechtigten über den Beginn und das Ende der Einstufung als sicherheitsgefährdete Person zu unterrichten. 4

5 4. Es wird darauf hingewiesen, dass zur privaten Nutzung eines Dienstfahrzeugs nicht nur alle Fahrten gehören, die einem reinen privaten Zweck dienen (z. B. Urlaubsfahrten, Fahrten zu kulturellen und sportlichen Veranstaltungen, die nicht dienstlich veranlasst sind, Erledigung von Einkäufen, Fahrten zu privaten Verabredungen), sondern auch Fahrten im Zusammenhang mit ehrenamtlichen Tätigkeiten, Fahrten im Rahmen der Erzielung von Einkünften aus anderen Einkunftsarten (z. B. aus einer selbständig ausgeübten Nebentätigkeit, wie die Tätigkeit als Aufsichtsrat) sowie Fahrten im Zusammenhang mit der Parteiarbeit. 5. Bei Eingang der Fahrtenbücher ist von den personalaktenführenden Stellen zu prüfen, ob die Eintragungen den steuerrechtlichen Vorschriften genügen. Um Fehler bei der Führung des Fahrtenbuchs zu vermeiden, die dem Grunde nach eine Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der Pauschalregelung (1% und 0,03%) nach sich ziehen würden, haben die personalaktenführenden Stellen in Einzelfällen die Möglichkeit, die Fahrtenbücher im Laufe des Jahres den örtlich zuständigen Betriebsstättenfinanzämtern nach vorheriger Absprache zur Prüfung vorzulegen. Sollten die Eintragungen den steuerrechtlichen Vorgaben nicht genügen, ist dem Nutzungsberechtigten Gelegenheit zur Überprüfung und ggf. Korrektur zu geben. VI. Praxisauswirkungen 1. Durch die BFH-Rechtsprechung haben die arbeitsvertragliche Vereinbarung bzw. zumindest eine konkludent getroffene Nutzungsvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Nutzungsberechtigten einen besonderen Stellenwert hinsichtlich der Bewertung des geldwerten Vorteils erhalten. Künftig kommt es daher wesentlich auf den Inhalt der Abmachungen an. Unter Berücksichtigung der neuen BFH-Urteile ergeben sich folgende Maßnahmen/-gaben: a. Soweit dem Beschäftigten ein Dienstfahrzeug für berufliche Zwecke sowie für Privatfahrten und/ oder für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen werden soll, ist zwischen dem Arbeitgeber (der Dienststelle) und dem Nutzungsberechtigten ausdrücklich eine eindeutige schriftliche Vereinbarung (Arbeitsvertrag, Nutzungsvereinbarung) zu treffen. Auslegungsbedürftige Formulierungen (z. B. im Regelfall ist.) sind zu vermeiden. Unabhängig vom Umfang der tatsächlichen Privatnutzung führt allein die Möglichkeit, den Dienstwagen auch privat nutzen zu können, nunmehr immer zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. b. Soweit dem Beschäftigten ein Dienstwagen zwar für berufliche Zwecke, nicht jedoch für Privatfahrten und/ oder für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen werden soll, ist vom Arbeitgeber (der Dienststelle) gegenüber dem Nutzungsberechtigten ausdrücklich ein eindeutiges schriftliches Nutzungsverbot (Arbeitsvertrag, Nutzungsvereinbarung) auszusprechen. Auslegungsbedürftige Formulierungen (z. B. im Regelfall ist.) sind zu vermeiden. 5

6 c. Sofern arbeitsrechtliche Sanktionen wegen eines Verstoßes gegen das Nutzungsverbot ergriffen worden sind (z. B. Abmahnung), sollten diese zu den Lohnunterlagen des Nutzungsberechtigten genommen werden, allein um die Ernsthaftigkeit der arbeitsvertraglichen Vereinbarung bzw. Nutzungsvereinbarung zu dokumentieren. Dies gilt ebenfalls, wenn zur Vermeidung eines Lohnzuflusses ein etwaiger Erstattungsanspruch vom Arbeitgeber geltend gemacht wurde. 2. Die Abschnitte II Tz. 3, Tz. 5.2 sowie Tz. 5.3 des o. g. - mit Schreiben SenInn V A 512 / 076/315 vom veröffentlichten - Arbeitsmaterials sind nur noch mit der Maßgabe anzuwenden, dass anstelle einer Erklärung des Nutzungsberechtigten nur noch eine eindeutige arbeitsvertragliche Vereinbarung oder zumindest eine entsprechende Nutzungsvereinbarung zwischen Nutzungsberechtigten und Arbeitgeber statthaft ist. 3. Das Rundschreiben SenInnSport I Nr. 13/2010 wird hiermit aufgehoben. Bisherige Ausnahmeregelungen hinsichtlich der Schlüsselgewalt bzw. Wagenbegleitkarte des Nutzungsberechtigten sind daher nicht mehr anzuwenden. Ich bitte um Beachtung. Im Auftrag Mayr 6