Der Einstieg in die Digitalisierung wird mit der E-POSTBUSINESS BOX einfach und komfortabel. Uwe Piefke I 2014

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1 Der Einstieg in die Digitalisierung wird mit der E-POSTBUSINESS BOX einfach und komfortabel Uwe Piefke I 2014

2 Welche Anforderungen werden an die Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost gestellt? Unternehmen kommunizieren mit ihren Kunden und Geschäftspartnern auf vielfältige Weise: Brief, Fax, Mail, Telefon. Für die verbindliche Kommunikation steht hier der physische Brief im Vordergrund. Die dezentrale Bearbeitung und Erstellung der Eingangs- und Ausgangspost in kleinen und mittleren Unternehmen führt in der Praxis zu hohen Kosten und ineffizienten Prozessen, z. B. Nutzung teurer Arbeitsplatzdrucker. Gerade kleine und mittelgroße Unternehmen wünschen sich zunehmend, aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung der Korrespondenz diese Kosten senken zu können. Die Bearbeitung der täglichen Post beansprucht viel Zeit und viele Ressourcen E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 2

3 Wie kann die E-POSTBUSINESS BOX helfen diese Herausforderungen zu meistern? Die E-POSTBUSINESS BOX ist eine Plug & Play-Lösung zur Nutzung des E-POSTBRIEFS: Sicherer physischer und digitaler Versand von Einzel- oder Serienbriefen, z.b. von - Rechnungen / Mahnungen - Lohnabrechnungen - Tägliche Korrespondenz (z.b. MS Word) S/W- und Farbdruck Digitaler Empfang von Sendungen Bekannter manueller Prozess Verfassen und Versenden von Schreiben Drucken Kuvertieren Frankieren Gang zur Post Zustellung durch die Deutsche Post Weniger Schritte mit der E-POSTBUSINESS BOX Dokumentenerstellung Dokumentenerstellung Versand per Mausklick Digitale und physische Zustellung durch die Deutsche Post E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 3

4 Wie funktioniert die E-POSTBUSINESS BOX? Schnelle Anbindung an das E-POST System kostensparende digitale und hybride Kommunikation Inbetriebnahme Versand Zustellung Ggf. Adressanreicherung Elektronische Zustellung Postalische Zustellung Ihr Unternehmen E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 4

5 Welche Vorteile bietet die E-POSTBUSINESS BOX? Für Geschäftskunden Versand von Schreiben direkt vom Arbeitsplatz aus der gewohnten Software heraus Kein Aufwand für Druck, Kuvertierung oder Frankierung Bequeme und kostenoptimierte Nutzung ohne Prozessumstellung Digitalisierung der Ein- und Ausgangspost Günstige Druck- und Versandmöglichkeiten Schnelle Installation und Inbetriebnahme durch Plug & Play Vereinfachung und Digitalisierung Ihrer Eingangs- und Ausgangspost E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 5

6 Wie funktioniert die Inbetriebnahme der E-POSTBUSINESS BOX? 1 Inbetriebnahme 2 Versand 3 Empfang Starterpaket mit Anleitungen für Administratoren und Nutzer Hochwertige Hardwarelösung mit Softwarekomponente für Arbeitsplatzsysteme der Nutzer Auslegung für Dauerbetrieb (24/7) Einfache Installation der Hardware in Ihrer IT-Infrastruktur per Plug & Play (Aufstellung bspw. in einem abgesichertem Raum; Anschluss des Netzwerkkabels in LAN-Dose) Einfache Konfiguration der Features durch Ihren Administrator Systemvoraussetzungen - Internetanschluss (mit mindestens 512 kbit upload) - Windows-Betriebssystem - Kein Betrieb mit Proxy-Server möglich E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 6

7 Wie funktioniert der Versand bei der E-POSTBUSINESS BOX? 1 Inbetriebnahme 2 Versand 3 Empfang Digitaler und physischer Versand von Einzel- oder Serienbriefen per E-POSTBRIEF Auslandsversand bei physischen E-POSTBRIEFEN möglich Automatische Formatprüfung und Adresserkennung Druckoptionen: schwarz-weiß, Vollfarbdruck, simplex-druck und duplex-druck Papier und Hülle: weiß, 80 g Hinzufügen von Anhängen (keine Zuführung externer Beilagen) Freigabe- und Stornofunktion Bereitstellung von Formatvorlagen Standardmäßige Adressprüfung von Sendungen ohne Angabe eines elektronischen Empfängers (postalische Anschriften werden auf Verfügbarkeit einer elektronischen Adresse geprüft, ggf. angereichert und elektronisch zugestellt; Funktion kann deaktiviert werden) Transparenz über Postausgang: Überblick über versendete Schreiben, Versandzeitpunkt, Versandstatus der einzelnen Schreiben Nicht angebotene Features: Briefzusatzleistungen, Belegkopien, Beilagen, kundenspezifisches Papier und Hüllen E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 7

8 Wie funktioniert der Versand bei der E-POSTBUSINESS BOX? 1 Inbetriebnahme 2 Versand 3 Empfang ERSTELLUNG DES SCHREIBENS Erstellung des Schreibens mit Textverarbeitungssoftware (z.b. MS Word) Druckermenü öffnen Auswahl der E- POSTBUSINESS BOX über Druckermenü E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 8

9 Wie funktioniert der Versand bei der E-POSTBUSINESS BOX? 1 Inbetriebnahme 2 Versand 3 Empfang ABWICKLUNG ÜBER DRUCKDIALOG Formatprüfung und PDF Vorschau Einlesen der Empfängeradressen Auswahl Versandweg Formale Überprüfung der Empfängeradresse Optional: Eingabe E-POSTBRIEF-Adresse Auswahl Druckoptionen - Schwarz-Weiss / Vollfarbe - Simplex / Duplex Hinzufügen von Anlagen Optional: Freigaben Versand E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 9

10 Wie funktioniert der Versand bei der E-POSTBUSINESS BOX? 1 Inbetriebnahme 2 Versand 3 Empfang KONTROLLE DER AUSLIEFERUNG Auswahl Mailbox E-POSTBUSINESS BOX Mitarbeiterspezifische Anzeige, Freigabe oder Stornierung von Schreiben inkl. Bearbeitungsstatus E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 10

11 Wie werden E-POSTBRIEFE empfangen? 1 Inbetriebnahme 2 Versand 3 Empfang Eigenes Postfach für jeden Mitarbeiter und Gruppenpostfächer möglich Automatische Zustellung der elektronischen E-POSTBRIEFE in das Postfach des adressierten Mitarbeiters Bereitstellung der elektronischen E-POSTBRIEFE als aufbereitetes pdf- Dokument möglich Weiterleitung der elektronischen E-POSTBRIEFE an weitere Box- Anwender Einfache Archivierung der eingehenden E-POSTBRIEFE als pdf-dateien zur Ablage / Export außerhalb der Mailbox Poststellenfunktion: Administrator mit Zugriff auf alle nicht zuordenbare E-POSTBRIEFE E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 11

12 Pricing E-POSTBUSINESS BOX ab dem Kauf- und Servicepreise Kauf E-POSTBUSINESS BOX 690,00* Servicepauschale 19,00 Versandpreise national Elektronische Zustellung Tarif Physische Zustellung inkl. Druck S/W einseitig S/W beidseitig Farbe einseitig Farbe beidseitig Standard elektronisch (bis 20 MB) 0, Standard bis 20 g (inkl. 1 Blatt) - 0,48 0,49 0,51 0,58 Kompakt bis 50 g (inkl. 4 Blatt) - 0,90 0,95 1,02 1,31 Groß bis 500 g (inkl. 10 Blatt) - 1,45 1,55 1,75 2,45 Jedes weitere Blatt - 0,04 0,05 0,07 0,14 Hinweise Alle Preise netto in Euro Keine Zusatzleistungen (Einschreiben) möglich Unbedruckte Rückseiten werden bei zweiseitiger Bedruckung berechnet *Die Box kann auch weiterhin zum vergünstigten Einführungspreis von 690 anstatt 990 angeboten werden Über die E-POSTBUSINESS BOX können Sie auch internationale Briefsendungen im Einzeltarif verschicken. Preise für den internationalen Postversand entsprechen der Preisliste Brief International zzgl. Druck: Standard: 0,75, Kompakt: 1,50, Großbrief: 3,45 E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 12

13 Welche Einsparungen werden realisiert? STANDARDBRIEF inkl. 1 Blatt Ihre aktuellen Druckund Versandkosten* Physische Zustellung per E-POSTBRIEF** Elektronische Zustellung per E-POSTBRIEF** Portokosten 0,60 EUR Material- und Druckkosten 0,10 EUR 0,70 EUR 0,48 EUR 0,40 EUR ERSPARNIS -31 % -16 % KOMPAKTBRIEF inkl. 4 Blatt Portokosten 0,90 EUR Material- und Druckkosten 0,40 EUR 1,30 EUR 0,90 EUR 0,40 EUR ERSPARNIS -30 % -55 % * Aktuelle Porto-, Material- und Druckkosten sind beispielhaft; Porto MwSt.-befreit ** Preise E-POSTBRIEF sind netto; Druck s/w simplex; elektronische Zustellung per E-POSTBRIEF bis 20 MB E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 13

14 Welche Einsparungen werden realisiert? GROSSBRIEF inkl. 10 Blatt Ihre aktuellen Druckund Versandkosten* Physische Zustellung per E-POSTBRIEF** Elektronische Zustellung per E-POSTBRIEF** Portokosten 1,45 EUR Material- und Druckkosten 1,00 EUR 2,45 EUR 1,45 EUR 0,40 EUR ERSPARNIS -40 % -72 % * Aktuelle Porto-, Material- und Druckkosten sind beispielhaft; Porto MwSt.-befreit ** Preise E-POSTBRIEF sind netto; Druck s/w simplex; elektronische Zustellung per E-POSTBRIEF bis 20 MB E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 14

15 Was spricht alles für die E-POSTBUSINESS BOX Vereinfachung Einfache Implementierung in IT-Infrastruktur und schneller Einsatz nach Bestellung (Plug & Play) Einfache Bedienung von jedem Arbeitsplatz (per Mausklick statt aufwendiger Posteingangs- und Ausgangsbearbeitung) Alles aus einer Hand: Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand Einfache Kontrolle über Kommunikationsaufkommen durch Transparenz (Mailboxfunktionalität für Posteingang/Postausgang) Geringer Wartungsaufwand Kostenersparnis Portokostenersparnisse: Signifikante Senkung der Portokosten durch Konsolidierung von Sendungen (Rabattierung) Prozesskostenersparnisse: Vereinfachter, digitaler Workflow sorgt für Einsparungen bei manuellen Prozessen Materialkostenersparnisse: - Ersparnisse durch attraktive Druckpreise bei physischer Zustellung per E-POSTBRIEF - Ersparnisse bei Druck- und Verarbeitungskosten bei elektronischer Zustellung per E-POSTBRIEF Sicherheit Durchgängige, zertifizierte Datensicherheit und - verarbeitung Nutzungssicherheit durch IDENT-Prozess und Arbeitsplatzerkennung E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 15

16 Wie werde ich Nutzer der E-POSTBUSINESS BOX? Bestellung Ihrer E-POSTBUSINESS BOX und Vertragsabschluss Registrierung Ihres Unternehmens für den E-POSTBRIEF Durchführung Identifikationsprozess für Ihr Unternehmen Anschluss der E-POSTBUSINESS BOX in Ihrer IT-Umgebung E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 16

17 Was leistet die E-POSTBUSINESS BOX im Detail? Digitaler und physischer Versand von Einzel- oder Serienbriefen per E-POSTBRIEF Auslandsversand bei physischen E-POSTBRIEFEN möglich Automatische Formatprüfung und Adresserkennung Druckoptionen: schwarz-weiß, Vollfarbdruck, einseitiger Druck und beidseitiger Druck Papier und Hülle: weiß, 80 g Hinzufügen von Anhängen (keine Zuführung gedruckter Beilagen) Freigabe- und Stornofunktion (eine dritte Person kann z. B. Schreiben von Auszubildenden vor Versand freigeben Bereitstellung von Formatvorlagen durch die Deutsche Post AG Standardmäßige Adressanreicherung von Sendungen ohne Angabe eines elektronischen Empfängers (postalische Anschriften werden auf Verfügbarkeit einer elektronischen Adresse geprüft, ggf. angereichert und elektronisch zugestellt; Funktion kann deaktiviert werden) Transparenz über Postausgang: Überblick versendete Schreiben, Versandzeitpunkt und Versandstatus der einzelnen Schreiben Nicht angebotene Features: Briefzusatzleistungen, Beilagen, kundenspezifisches Papier und kundenspezifische Hüllen E-POSTBUSINESS BOX Direkt Marketing Center Berlin I Seite 17

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