Jahreszielgespräch cvk consulting Methode

Transkript

1 Jahreszielgespräch cvk consulting Methode Die meisten Jahreszielgespräche fokussieren betriebswirtschaftliche Zahlen. Schade. Denn da geht noch viel mehr. Das Jahreszielgespräch mit der cvk consulting Methode dagegen bietet gleichzeitig Chancen für tieferes Vertrauen in der Chef Mitarbeiter Beziehung, mehr Fairness in der Leistungsbeurteilung, deutliches Aktivieren von Verbesserungs Potenzialen, höhere Veränderungs Akzeptanz, konsequente Personalentwicklung, Verbesserung der Unternehmenskultur. (1) Nicht vorhersehbare Situationen (2) Selbst und Fremdeinschätzung, Veränderungen, Loslassen... (3) Wer hat Ihnen geholfen? (4) Jährliches Update des Einstellungsgesprächs (5) Teilnehmende am Jahreszielgespräch (6) Einführung im Unternehmen Alle diese Entwicklungsmöglichkeiten werden in einem einzigen strukturierten Gespräch von etwa einer guten Stunde angesprochen, aktiviert und vereinbart. Das Jahreszielgespräch mit der cvk

2 consulting Methode trägt dank seiner Struktur auch dazu bei, langatmige Rechtfertigungen oder Diskussionen zu vermeiden. Es ist mittlerweile in mehreren erfolgreichen mittelständischen Unternehmen eingesetzt und hat dort oft prägenden Einfluss auf eine offene und leistungsorientierte Unternehmens und Führungskultur gewonnen. Schon der erste Teil dieses Jahreszielgespräche unterscheidet sich deutlich von vielen anderen: Der Mitarbeiter und die Mitarbeiterin müssen von sich aus vorbereiten, welche besonderen Schwerpunkte sie in ihrem Arbeitseinsatz im kommenden Jahr setzen wollen. Und sie werden aufgefordert, ganz offen zu notieren, was sie im vergangenen Jahr besonders viel Energie gekostet hat. Im Idealfall wird natürlich in das Erreichen der vereinbarten Ziele die meiste Energie investiert. (1) Nicht vorhersehbare Situationen Tatsächlich gibt es oft jedoch ganz andere Energiefresser im Unternehmen und im Privatleben von Mitarbeitern. Viel Zeit und Kraft kosten beispielsweise eine Krankheitsvertretung am Arbeitsplatz, eine Neuorganisation der Abteilung, die Einführung einer Software oder auch ein privates Problem (Krankheit, Unfall, Pflege von Angehörigen). Das alles sind nicht vorhersehbare Situationen, die die Betroffenen möglicherweise gehindert haben, ihre ganze Kraft auf die vereinbarte Zielerreichung zu konzentrieren. Wenn solche besonderen Situationen in der Vorbereitung auf das Jahreszielgespräch von der Mitarbeiterin/vom Mitarbeiter auf dem entsprechenden Formular des Jahreszielgesprächs notiert werden, muss im Gespräch selbst keine langatmige und manchmal peinliche Rechtfertigung mehr erfolgen. Natürlich bleibt es Mitarbeitern selbst überlassen, wie weit sie sich da öffnen. Doch sie haben damit eine Chance für mehr Verständnis beim Vorgesetzten. Die Vorgesetzten beschränken sich in dieser Phase des Gesprächs lediglich auf Kommentare. Eine Diskussion sollte hier nicht stattfinden. Natürlich haben die Vorgesetzten das letzte Wort, natürlich können sie am Ende des Gesprächs die Ziel Vorschläge ihrer Mitarbeiter korrigieren, bevor dann gemeinsam Ziele vereinbart werden. Doch je weniger Vorgesetzte korrigieren müssen, desto höher ist ihre eigene Führungsleistung einzuschätzen: Die Mitarbeiter wissen, was ihre Chefs von ihnen erwarten, und werden ihre Jahresziele so vorschlagen, dass sie zunächst einmal der Erwartung und den Zielen ihrer Chefs entsprechen. (2) Selbst und Fremdeinschätzung, Veränderungen, Loslassen... Ein einziges Formular im Jahreszielgespräch mit der cvk consulting Methode müssen auch die Chefs vorab ausfüllen und vorlegen: Das der Selbst und Fremdeinschätzung der Mitarbeiter. In diesem Blatt, nach klassischen Fähigkeiten unterteilt, tragen Mitarbeiter und Chef ihre Wertungen gemeinsam ein. Erst jetzt gibt es Diskussions und vielleicht auch Korrekturbedarf. WERBUNG: Öffentliche Seminare mit cvk consulting bieten beste Praxis und reiches Erfahrungswissen Führung und Moderation trainieren? Jetzt anmelden! VERANSTALTUNG Die besondere Note bei diesem Formularblatt: Hier werden nicht nur die Selbst und Fremdeinschätzung bei verschiedenen Fähigkeiten abgefragt, hier müssen beide Beteiligte auch einschätzen, ob die eine oder andere Fähigkeit künftig wichtiger wird, gleich bleibt oder ihre bisherige Wichtigkeit im Betriebsalltag verliert. Das zwingt zur Vorausschau, erinnert an den ständigen Veränderungsprozess und hat möglicherweise auch Konsequenzen auf den individuellen Weiterbildungsbedarf.

3 Auch der notwendige Weiterbildungsbedarf wird am Ende vereinbart. Doch davor wird konsequenter weise gefragt, was künftig nicht mehr gebraucht wird, von welchen Tätigkeiten, Routinen., Verhaltensweisen sich der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin verabschieden sollten. Eine in der Praxis sehr schwierige Frage. Oft wird "alles" auch weiterhin gebraucht, kann nichts zurückgelassen werden. Doch allein die Frage zwingt zum gewissenhaften Nachdenken und erinnert wieder einmal daran, dass über einen mittleren Zeitraum eigentlich nur wenig bleibt, wie es einmal war: Das Umfeld ändert sich, die Prozesse, Werkstoffe, Methoden und die Menschen auch. Logisch, dass sich gleichzeitig die Frage nach Verbesserungsmethoden aufdrängt: Was brauchen wir (so) nicht mehr, wie könnte es besser funktionieren... (3) Wer hat Ihnen geholfen? Einzigartig im Jahreszielgespräch mit der cvk consulting Methode ist dann die Frage "Wer hat Sie besonders unterstützt?" Den Menschen als soziales Wesen zeichnet Hilfsbereitschaft aus. Das wird aber in den gängigen Jahreszielgesprächen nicht abgefragt. Warum eigentlich nicht? In diesem Jahreszielgespräch wird die Frage gestellt, wer dem Betroffenen im vergangenen Jahr besonders geholfen hat. Damit haben alle viel gewonnen: 1. Der Blick und das Denken führt zunächst einmal zu einer gesunden Wiederentdeckung der Bescheidenheit und der Erkenntnis, dass man immer und überall auf Unterstützung und Hilfe angewiesen ist. 2. Respekt vor anderen wächst, das berufliche Umfeld wird plötzlich aus neuem Blickwinkel betrachtet. 3. Das Wissen um diese Maßnahme, die ja alle anderen auch durchführen, könnte zu einem Umdenken im Alltag führen: Schließlich wäre es schon peinlich, wenn man auf keiner Liste der Organisation als hilfreicher Unterstützer erscheint Das Denken (und in der Folge das Tun) einer Organisation wird wieder offensiv und dynamisch: Hilfe benötigt man normalerweise nur dann, wenn man aus einer misslichen Situation wieder herauskommen oder einen Status quo verbessern will. Also, immer dann, wenn etwas bewegt werden soll. Zusatznutzen: Wenn man genau weiß, dass man am Jahresende im Jahreszielgespräch nach empfangenen (und indirekt: nach geleisteten) Hilfestellungen abgefragt werde, dann muss man sie geben, dann muss jeder also auch etwas bewegen helfen. Und die Organisation zumindest ihr soziales Gefüge kommt in Fahrt. Interessant übrigens, dass diese "Hilfe Frage" bislang nur von einem einzigen Teilnehmer in den vielen Einführungsseminaren zum Jahreszielgespräch infrage gestellt, bzw. diskutiert wurde. Und das auch nur kurz: Die Mehrheit in diesem Seminar (wie in allen anderen) fand gerade diese Frage besonders gut gelungen. Die gemeinsame Zielvereinbarung und das damit für das kommende Jahr vereinbarte (variable) Jahresgehalt schlie0en das Gespräch ab. (4) Jährliches Update des Einstellungsgesprächs

4 Diese Form des Jahreszielgesprächs geht auf meine eigenen Managementerfahrungen zurück. Es hat sich in den mehr als zwanzig Jahren meiner selbständigen Beratertätigkeit stets weiter entwickelt. Dabei war und ist meinen Kunden und mir immer wichtig, nicht zu viele Elemente in dieses Gespräch zu integrieren. Es soll die Mitarbeiter und Unternehmensentwicklung positiv voranbringen und darf gerade deshalb keinen der Beteiligten inhaltlich und/oder zeitlich überfordern. Der Zeitbedarf für das Gespräch sollte sich im Normalfall bei etwa einer Stunde einpendeln und für Mitarbeiter wie Vorgesetzte einen echten Höhepunkt im Arbeitsjahr darstellen. Als "jährliches Update des Einstellungsgesprächs", bezeichnete es einmal treffend ein Teilnehmer bei einem Einführungsseminar. Ein Beispiel für die Entwicklung dieses Gesprächs: Um in diesem Jahresgespräch auch wirklich die eigentliche Entwicklung des Mitarbeiters wie des Unternehmens im Blick zu behalten, hat es sich mittlerweile als sinnvoll erwiesen, dieses Jahresgespräch von der Unternehmensplanung mit ihren betriebswirtschaftlichen Kennziffern abzukoppeln (früher gab es da keine Trennung). Zwar gehen die betriebswirtschaftlichen Erfordernisse des Unternehmens in die Zielsetzungen des Jahresgesprächs ungefiltert ein, sie werden aber dort nicht mehr laufend angepasst, wie es andererseits in den betriebswirtschaftlichen und produktionstechnischen Prozessen im Zuge des Controlling notwendigerweise oft geschieht. Nur so fixiert mit dem Abstand eines Jahres können Entwicklungen in Fähigkeiten und Verhalten von Mitarbeitern und Führungskräften einigermaßen sicher beleuchtet werden. (5) Teilnehmende am Jahreszielgespräch Das Jahreszielgespräch gibt es in zwei Fassungen: A) für Führungskräfte und für Mitarbeiter mit hohem Gestaltungsfreiraum (variables Gehalt), B) für Mitarbeiter mit geringem Gestaltungsspielraum, die im wesentlichen mit Routineaufgaben beschäftigt sind. Die Intention ist bei beiden Fassungen gleich. In der Fassung (B) wird jedoch berücksichtigt, dass für diese Mitarbeiter kein großer Spielraum für Jahresziele besteht diese Fassung ist entsprechend einfacher und zeitlich wie inhaltlich reduziert. Jeden Monat TIPPs aus der Managementpraxis TIPPs bestellen Bewährt hat sich die Einführung dieser Jahreszielgespräche top down: Im ersten Jahr führen es nur die der Unternehmensführung direkt unterstellten Führungskräfte durch, diese übernehmen dann die Funktion "Mitarbeiter". Im zweiten Jahr agieren diese Führungskräfte in einer Doppelfunktion: Einmal als "Mitarbeiter" gegenüber der Unternehmensführung (wie gehabt), ein zweites Mal als "Vorgesetzte" gegenüber den ihnen unterstellten Führungskräften bzw. Mitarbeitern. In dritten Jahr sollten dann alle, die für das Jahreszielgespräch in der Fassung A infrage kommen, das Jahreszielgespräch führen. Im vierten Jahr kann dann mit inzwischen genügend vorhandener Erfahrung das Jahreszielgespräch mit der Fassung B eingeführt werden. (6) Einführung im Unternehmen Obwohl die Standardform des Jahreszielgesprächs den meisten Anforderungen in den Unternehmen genügt, gibt es dennoch im einen oder anderen Fall unternehmensspezifische Belange, die berücksichtigt werden wollen. Dem trägt der Einführungsprozess Rechnung, der in den meisten Fällen in drei Schritten vollzogen wird. Schritt 1: Das Jahreszielsystem wird von cvk consulting der Unternehmensführung und einem von ihr ausgewählten Team von Führungskräften/Mitarbeitern vorgestellt und diskutiert. Dauer etwa drei

5 Stunden. Die Formblätter werden dabei dem Unternehmen und dem internen Team zur Abstimmung überlassen. Schritt 2: Das interne Team prüft die Formblätter auf interne Durchführung, fügt bei Bedarf unternehmensspezifische Änderungen ein und spricht diese mit der Unternehmensführung ab. Der Änderungsbedarf wird an cvk consulting g t. Eventuell gibt es dann noch eine telefonische Absprache, bevor die Änderungen in die für dieses Unternehmen vorbereiteten Formblätter integriert werden. Schritt 3: Nun werden Einführungsseminare zum Jahreszielgespräch vereinbart, mit allen die dieses Jahreszielgespräch auf Vorgesetzten wie auf Mitarbeiterseite demnächst durchführen. Dieses Seminar dauert einen halben Tag, wobei grundlegende Führungs und Kommunikationstechniken als gekonnt vorausgesetzt werden. Weitere Schritte: Seminare zur Einführung nachfolgender Ebenen sind sinnvoll. Sie können aber bei einiger Professionalität und mit gewonnener Erfahrung der Beteiligten aus der ersten Einführungsrunde entfallen. Dazu ist allerdings eine Vereinbarung mit cvk consulting notwendig, da die Formblätter dem Copyright unterliegen und ohne Genehmigung nicht weiter verbreitet werden dürfen. Seminare zur Einführung Fassung (B): Hier empfiehlt sich wenn das nicht bereits auch für Fassung A erforderlich wird auf jeden Fall eine vorherige Einbeziehung und die Zustimmung des Betriebsrats. Seminare zur Fassung B können auch als Schulungsmaßnahme mit einem großen Kreis der Teilnehmenden innerhalb von drei Stunden durchgeführt werden. Verbindung mit Führungstraining: Bewährt hat sich, die Einführung des Jahreszielgesprächs zu verbinden mit einem intensiven Führungs und Kommunikationstraining. Dafür sollten zwei Tage mit Gruppen von nicht mehr als sieben Teilnehmenden veranschlagt werden. Dieses Seminar ersetzt natürlich kein vollständiges Führungs oder Kommunikationstraining, sondern kann lediglich als Auffrischung vorhandener Fähigkeiten gewertet werden. Siehe dazu auch Seminar Zielorientiert führen