Auditbericht VAB-Teamwork

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1 Auditbericht Nr. SL-01 Auditierter Bereich: SL Abteilung: SL-S, SL-WS Auditart: Systemaudit Teilnehmer: Hr. Zimmert; Hr. Justus Fr. Baschetsrieder, Hr. Berger, Hr. Gückl Auditteam: Hr. Baier; Hr. Lenz 1. SL-S-Leitung (Standortleitung Bereich Sicherheit) 1.1 Einleitung Als Vertreter für den Bereich SL-S-Leitung wurde Herr Zimmert auditiert. Das Audit hat am im Besprechungszimmer der SL-S stattgefunden. Das Audit umfasste die Bereiche Organisation, Zielmanagement und Personal. Entsprechend dieser Eckpunkte ist der weitere Auditbericht gegliedert. 1.2 Zusammenfassung Organisation Einleitend wurde durch Herrn Zimmert die Struktur und Aufgaben seiner Abteilung vorgestellt. Als Basis dafür diente das Organigramm aus dem Handbuch. Das Handbuch enthielt verschiedene Versionen der Organigramme, der aktuelle Stand war nicht enthalten. Der Änderungsdienst für die Organigramme erfolgt über das Intranet. Das Organigramm ist von seiner Struktur her klar gegliedert. Der Aufbau ist ebenenbezogen. Formular: VIA 02 / Revision 01/ Stand: Seite 1 von 11

2 Sämtliche für das Unternehmen erforderlichen Beauftragtenfunktionen werden in der Abteilung wahrgenommen. Die Bestellungen konnten allesamt eingesehen werden und deckten alle Bereiche ab. Die Pflichtenübertragungsschreiben gemäß 58 a BImSchG konnten nicht eingesehen werden. Die vorliegenden Stellenbeschreibungen (Herr Zimmert, Frau Baschetsrieder) wurden innerhalb der letzten drei Jahre nicht aktualisiert. Die Aufgaben der jeweiligen Personen haben sich nach Auskunft von Frau Baschetsrieder verändert. Die Aufgabe zur Aktualisierung der Stellenbeschreibung ist nicht schriftlich festgelegt Zielmanagement Zielvereinbarungsprozess Hierarchieübergreifend werden in den verschiedenen Ebenen die Ziele für das kommende Jahr in den Mitarbeitergesprächen festgehalten. Herr Zimmert kam diesem Punkt für das Jahr 2011 mit dem Schreiben vom an seinen Vorgesetzten nach. In seinen Zielen sind klare Vorgaben mit messbaren beziehungsweise bewertbaren Kriterien getroffen worden. Die Ziele sind mit Priorisierungen versehen. Die Umsetzung der Ziele erfolgt durch Maßnahmenverteilung auf die untergeordneten Strukturen. Die Maßnahmen werden in den MA-Gesprächen mit den jeweiligen Mitarbeitern nochmals konkret definiert. Dies konnte an Protokollen zur Zielvereinbarung unter Einwilligung von Frau Baschetsrieder zur Einsichtnahmen verifiziert werden. Formular: VIA 02 / Revision 01/ Stand: Seite 2 von 11

3 Zielverfolgungsprozess Die Ziele sind entsprechend folgende Struktur gelistet: Ziele Maßnahme Mittel Termin Verantwortlichkeit Referenz Bewertung Die Erfüllung der Ziele wird mittels eines Punktesystems bewertet und dann mit den MA im darauffolgenden jährlichen MA-Gespräch diskutiert. Zwischenzeitliche Review- Veranstaltungen bzw. Statusberichte finden in regelmäßigen Abständen statt, werden allerdings nicht protokolliert Personal Schulungsmaßnahmen Die Abteilung betreibt passive und aktive Schulung. Die passive Schulung ist das Bereitstellen von Schulungen für die Mitarbeiter des gesamten Standortes. Die aus Sicht der Abteilung SL-S zu schulenden Themen werden an die WfP (Weiterbildungsstelle für Personal) jährlich durch den Leiter der Abteilung schriftlich gemeldet. Das PSW sondiert ihrerseits den Schulungsbedarf und veranlasst notwendige Schulungen beziehungsweise bietet optionale Schulungen an. Die aktive Schulung bezieht sich auf die Schulungen der MA aus der eigenen Abteilung. Der Schulungsbedarf wird schriftlich in den MA-Gesprächen ermittelt. Die Erfolgskontrolle (Wirksamkeitsbetrachtung) erfolgt über die MA-Gespräche im darauffolgenden Jahr. Eine nachvollziehbare systematische Schulungsbedarfsermittlung der gesetzlich notwendigen Schulungsmaßnahmen konnten die Auditoren nicht nachvollziehen. Eine Übersichtsliste mit den gesetzlich vorgegebenen Schulungsmaßnahmen oder Ähnliches als Grundlage zur Schulungsplanung ist nach Auskunft von Herrn Zimmert nicht vorhanden. Formular: VIA 02 / Revision 01/ Stand: Seite 3 von 11

4 Einarbeitung Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern erfolgt derzeit nach keinem vorgegebenen Plan. Dies ist nicht im Einklang mit den Anforderungen des Handbuches. 2. SL-S-WS (Werkssicherheit) 2.1 Einleitung Das Audit fand vor allem in der Form von Vor-Ort-Begehungen statt. ( im Besprechungszimmer der Abteilung Werkssicherheit bzw. vor Ort in den Pforten Nord und Ost stattgefunden. Neben dem Pfortenpersonal wurden die Herren Berger, Justus und Gückl befragt. 2.2 Zusammenfassung Organisation Der Werkschutz ist in 5 Schichtgruppen organisiert, wobei diese Schichten jeweils mit 8 10 MA besetzt sind. Von drei der 5 Schichtgruppen waren die oben genannten Vertreter anwesend. Am Beispiel von Herrn Berger konnte eine Stellenbeschreibung exemplarisch eingesehen werden. Weiterhin werden die Funktionen innerhalb des Werkschutzes näher über das Papier Funktionsbeschreibung in der Werkssicherheit: Erläuterungen zum Einstufungsvorschlag, beschrieben, wobei sich folgende Hauptaufgabenbereiche ergeben: Verkehrswesen GGVS/ADR Verkehrskontrolle Formular: VIA 02 / Revision 01/ Stand: Seite 4 von 11

5 Die Stellenbeschreibungen enthielten den aktuellen Stand der Aufgaben. Eine Liste der Stellenbeschreibungen wies eine hohe Anzahl von Aktualisierungen während der letzten zwei Jahre aus Zielmanagement Im Rahmen der MA-Gespräche werden die Jahresziele festgelegt und richtungsbezogen (nach Themenfeldern: Finanzen, persönliche Fähigkeiten, Prozessleistungen) aufgelistet. Jeder Mitarbeiter wird so genau über die in seinem Wirkungsbereich vorgebenen Ziele informiert. Die Abteilungsziele konnten für die Jahre 2003 und 2011 eingesehen werden. Eine konsequente Zielverfolgung in Form von Zwischenberichten erfolgt nicht. Die projektbegleitende Zielverfolgung erfolgt nur auf mündlicher Basis. Es werden nur die Endergebnisse schriftlich publiziert Personal Schulungsmaßnahmen Der Schulungsbedarf wird laufend mitarbeiterbezogen schriftlich erfasst und konnte eingesehen werden. Die Festlegung des Schulungsbedarfs erfolgt über MA-Gespräche. Eine Sollabgleichliste über gesetzlich geforderte Schulungsmaßnahmen existiert nicht Einarbeitungsplan Es existiert eine Checkliste, die sämtliche Tätigkeitsfelder enthält. Diese Checkliste wird für die Einarbeitung neuer MA verwendet. Zwischenerfolgskontrollen über den Einarbeitungsstand werden nur mündlich geführt und eine schriftliche Dokumentation erfolgt bisher nicht Pforte Nord Formular: VIA 02 / Revision 01/ Stand: Seite 5 von 11

6 Unterweisungen Unterweisungen über laufende Änderungen werden schriftlich dokumentiert und von den MA gegengezeichnet. Sollten diese Änderungen zu einer Änderung der Tätigkeitscheckliste führen, so wird diese über eine revidierte Liste ausgewiesen Tagesschicht GGVS Die Vorgabedokumente sind den interviewten Mitarbeitern bekannt. Die beschriebenen Verfahren werden durchgeführt. Die Vorgehensweise bei Aufdecken von internen Fehlern oder externen Fehlern erfolgt über die Checkliste "Prüfung nach Pr ADR". Die Fehleraufzeichnungen werden im Tagesbericht "Tagesbericht der GGVS/ADR - Kontrolle durch die Werkssicherheit" festgehalten Pforte Ost Unterweisung von Besuchern bzw. Fremdfirmen Die Vorgehensweise ist unter anderem in der Standortrichtlinie und der Standortanweisung beschrieben. Die Vorgaben sind bekannt, die Tätigkeiten werden danach ausgerichtet. Fremdfirmen bzw. deren Mitarbeiter erhalten grundsätzlich vor Eintritt ins Werk die Broschüre "Sicherheitsinformationen", die Besucher eine Sicherheitskarte mit entsprechender Erläuterung ausgehändigt. Zusätzlich zu dieser Information wird für neue Besucher bzw. Fremdfirmenleute ein Sicherheitsvideo vorgeführt. Als Vermerk dafür erhält man eine Belehrungskarte, die 1 Jahr gilt. Nach Ablauf der Belehrungskarte wird eine neuerliche Belehrung durchgeführt. Anhand von Stichproben in der EDV-Datenbank und Befragung einiger Fremdfirmenmitarbeiter konnte die Durchführung dieser Belehrung nachvollzogen werden. Das Verfahren für das Ausstellen des Fremdfirmenausweises wurde anhand eines zufällig statt- Formular: VIA 02 / Revision 01/ Stand: Seite 6 von 11

7 findenden Vorgangs auditiert. Die Kriterien als Voraussetzung für die Erteilung und Ausstellung eines Fremdfirmenausweises ist in der Standortanweisung unter Punkt 7.2 geregelt. Die Rückverfolgbarkeit der durchgeführten Tätigkeiten (Kontrollgänge,...) werden im Einsatzbericht und im Tätigkeitsnachweis, die an den Leiter Werkssicherheit geleitet werden, gewährleistet. Nachaudit erforderlich: ja nein Datum / Auditoren Datum / Auditierter Bereich Verteiler: Managementsystem-Beauftragter SL; SL-S, SL-WS Vorgeschlagene Maßnahmen befinden sich in der Anlage SL 01-A zu diesen Auditbericht. Formular: VIA 02 / Revision 01/ Stand: Seite 7 von 11