BauPVO Dokumentation und Rückverfolgbarkeit

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1 Seite 1 von 8 Prof. Ulrich Sieberath Institutsleiter ift Rosenheim David Hepp Stv. Leiter ift Zertifizierungsstelle QM-Systeme Die neue Bauproduktenverordnung (BauPVO) formuliert hinsichtlich der Produktinformation inkl. der dazugehörigen technischen Dokumentation, der Archivierungspflichten sowie der Rückverfolgbarkeit von Produkten Anforderungen an die einzelnen Wirtschaftsakteure. Die Einhaltung dieser Anforderungen und deren Nachvollziehbarkeit wird erfahrungsgemäß auch der Schwerpunkt der Marktaufsichtsbehörden sein. Deshalb sollten Hersteller und Handel diese Aufgabe besonders sorgfältig handhaben, um bei Kontrollen Beanstandungen, Zeitverzögerungen oder sogar Bußgelder zu vermeiden. Allerdings sind die Änderungen gegenüber dem alten Verfahren gering, so dass der Aufwand für Hersteller, die die CE-Kennzeichnung bisher sauber umgesetzt haben, überschaubar ist. Bild 1 Informationspflicht des Herstellers (Weg der Leistungserklärung und CE-Kennzeichnung)

2 Seite 2 von 8 Vorgaben der BauPVO Die Regelungen der BauPVO hinsichtlich der erforderlichen Dokumentationen werden in Kapitel III Pflichten der Wirtschaftakteure ausführlich beschrieben. In den Artikeln 11 (Hersteller), 12 (Bevollmächtigte), 13 (Importeure) und 14 (Händler) definiert die BauPVO detailliert, wer welche Aufgaben übernehmen muss. Die technische Dokumentation ist als Voraussetzung für die Erstellung der Leistungserklärung (LE) wichtig. Anders ausgedrückt: Ohne eine ausreichende Dokumentation kann ein Bauprodukt nicht CEgekennzeichnet werden. Bild 2 Bestandteile einer technischen Dokumentation Technische Dokumentation (TD) Die TD des Herstellers muss folgende Informationen enthalten: Systembeschreibung (Konstruktionszeichnungen, Angaben zu Material, Zubehörteilen und Fertigungsverfahren) Erklärung zur werkseigenen Produktionskontrolle Prüfberichte oder Angaben zu anderen, nach Norm zulässigen Verfahren (Tabellen oder Berechnungen) zur Leistungsfeststellung, Klassifizierungsberichte oder Zertifikate zur Bescheinigung der Leistungsbeständigkeit Auflistung der mit geltenden Dokumente (Montageanweisungen, Gebrauchs- und Sicherheitshinweise, ggf. REACH-Informationen).

3 Seite 3 von 8 Cascading ITT Hier wird vom Hersteller ( Zusammenbauer ) eine sogenannte angemessene TD erstellt, für die er i.d.r. die vom Systemhaus bereitgestellten Unterlagen verwendet (gemäß BauPVO Art. 36 und den Angaben zur WPK in den jeweiligen harmonisierten Produktnormen (EN , Pkt. 7.3 oder EN ): Systembeschreibungen Prüf- bzw. Klassifizierungsberichte (oder ift-produktpass) Nutzungsvereinbarung zwischen Hersteller und Systemhaus Erklärung zur WPK Im Artikel 38 der BauPVO ist geregelt, wie eine LE für Bauprodukte abzugeben ist, für die nicht alle Nachweise vorliegen (z.b. fehlende Prüf- oder Klassifizierungsberichte einer notifizierten Prüfstelle). Dann wird eine spezifische TD erforderlich, in der der Hersteller nachweist, dass die Konformität des Produktes mit den geltenden Anforderungen besteht die angewendeten Nachweisverfahren gegenüber den in der Norm festgelegten Verfahren gleichwertig sind. Dies ist grundsätzlich nur möglich, wenn es sich um individuell gefertigte bzw. in Nicht- Serien-Produktion gefertigte Produkte handelt (Denkmalshutz). Vertreter der Europäischen Kommission haben hierzu noch Präzisierungen angekündigt. Insbesondere die Frage eines Nachweises der Gleichwertigkeit der angewendeten Verfahren mit den in der Norm festgelegten Verfahren dürfte für die Hersteller bei Abweichungen nur schwierig zu führen sein. Bild 3 Technische Dokumentation Zuordnung der Leistungseigenschaften Die für das jeweilige Produkt geltenden Anforderungen werden detailliert in den jeweiligen harmonisierten technischen Spezifikationen (Produktnormen (hen) oder Europäischen

4 Seite 4 von 8 Bewertungsdokumenten) formuliert. Für die Fenster- und Fassadenbranche sind das beispielsweise die EN (Fenster), EN (Fassaden), EN (Beschichtetes Glas), EN (VSG-Glas), EN (Thermisch vorgespanntes ESG) oder EN (Mehrscheiben-Isolierglas/MIG) Eine normkonforme und damit rechtssichere Organisation des betrieblichen Dokumentenmanagements ergibt sich in Anlehnung an die EN ISO 9001, in der organisierte QM- Systeme und Möglichkeiten beschrieben werden, notwendige Dokumente zu lenken, aktuell zu halten sowie die Weitergabe an andere Wirtschaftsakteure. Hierzu zählt auch der Zugriff auf relevante Normen. Diese Forderung kann einfach durch das Normenportal Fenster und Türen ( sicher gestellt werden, in dem die wichtigsten 200 Normen für Fenster und Türen aktuell verfügbar sind. Durch den Prozessorientierten Aufbau der QM-Systeme kann auch die notwendige Dokumentation der werkseigenen Produktionskontrolle (WPK) aufgebaut, gelenkt und durch den Hersteller aufrechterhalten werden. Freiwillige Überwachungs- und Zertifizierungssysteme (RAL- Gütesicherung, ift-q-zert etc.) bieten Herstellern Musterdokumente, Vorlagen und Hinweise zum Dokumentenmanagement, in denen bereits die Anforderungen der neuen BauPVO berücksichtigt sind. Die ausgestellten Zertifikate und Urkunden sind gegenüber der Marktaufsicht ein hilfreiches Dokument zum Nachweis einer norm- und rechtskonformen Dokumentation. Das ift Rosenheim kann aufgrund seiner umfangreichen Erfahrung für Hersteller individuelle und rechtssichere Lösungen erarbeiten. Produktkennzeichnung Die BauPVO verlangt in Artikel 11, Abs. 4 und 5 vom Hersteller seine Produkte zu identifizieren, um dem Nutzer die Möglichkeit zu geben mit diesem in Kontakt zu treten Die Hersteller stellen sicher, dass ihre Bauprodukte eine Typen-, Chargen- oder Seriennummer oder ein anderes Kennzeichen zu ihrer Identifizierung tragen und Die Hersteller geben ihren Namen, ihren eingetragenen Handelsnamen oder ihre eingetragene Marke und ihre Kontaktanschrift auf dem Bauprodukt selbst oder, falls dies nicht möglich ist, auf der Verpackung oder in den dem Bauprodukt beigefügten Unterlagen an. In der Anschrift muss eine zentrale Stelle angegeben sein. Daher muss der Hersteller ein Verfahren einführen, dass sicherstellt dass seine Produkte mit einer eindeutigen Kennzeichnung versehen sind. Als Kontaktmöglichkeit muss die Adresse angegeben werden; eine Homepage alleine reicht nicht aus. Die o.g. Kennzeichnungspflicht gilt mit einem am Produkt angebrachten vollständigen CE-Kennzeichen als erfüllt. Eine eindeutige Kennzeichnung am Produkt erleichtert aber auch die Rückverfolgbarkeit bei Reklamationen, Garantiefällen oder Rückrufaktionen und spart somit Zeit und Kosten. Weiterhin sind dem Produkt die Gebrauchsanleitung und Sicherheitsinformationen beizufügen alles in Landessprache.

5 Seite 5 von 8 Bild 4 Von der Leistungserklärung (LE) zum CE-Zeichen Nutzen der Technischen Dokumentation (TD) Die TD erlaubt es dem Hersteller, die wesentlichen Merkmale seine Produkte korrekt zu kennzeichnen und dies ggf. der zuständigen Marktüberwachungsbehörde gegenüber nachzuweisen. Die Dokumentation schützt den Hersteller auch präventiv, da fehlende Nachweise oder Nichtkonforme Produkte bereits vor in Verkehrbringung identifiziert werden können und somit nicht in den Markt gelangen. Zusammen mit den Unterlagen der WPK kann im Falle von Reklamationen nachvollzogen werden, welche Produkte betroffen sind, um damit den Herstellungszeitraum auf einen kurzen Zeitraum einzugrenzen dies kann den finanziellen Aufwand von Korrekturmaßnahmen erheblich reduzieren. Weiterhin kann der Hersteller gegenüber den Marktaufsichtsbehörden nachvollziehbar darlegen, dass die Korrekturmaßnahmen zielgerichtet durchgeführt werden.

6 Seite 6 von 8 Bild 5 Technische Dokumentation zeigt, welche Komponenten verarbeitet werden Archivierung der Dokumentation Da die Hersteller-Dokumentation eine wesentliche Rolle spielt, kommt der Archivierung und der Auffindbarkeit von Prüf- und Klassifizierungsberichten sowie den weiteren Aufzeichnungen eine besondere Bedeutung zu. Da die LE gemäß Art. 11 Abs. 2 mindestens 10 Jahre nach dem letzten In Verkehr bringen eines Produkttyps aufbewahrt werden muss, ist die dazugehörige Dokumentation ebenfalls aufzubewahren und muss über diesen Zeitraum verfügbar sein. Dies kann in verschiedener Weise geschehen. Die reine Papierform wird bei den Unternehmen mehr und mehr durch elektronische Medien ersetzt, bei dessen Einsatz die Lesbarkeit der Daten und Dokumente gesichert sein und eine spätere Manipulation ausgeschlossen werden muss, auch wenn zwischenzeitliche neue IT- Systeme vom Hersteller eingeführt wurden. Eine Archivierung und Sicherung durch spezialisierte Dienstleister in sogenannten Cloud Systemen ist eine interessante Alternative, um Investitionen in Hard- und Software sowie Personal zu vermeiden. Wichtig bei diesen ausgelagerten Systemen ist die Datensicherheit und eine lange Verfügbarkeit mit dem Anbieter vertraglich zu vereinbaren. Grundsätzlich müssen die Archivierungssysteme eine eindeutige und einfache Zuordnung von Produkten und Dokumenten ermöglichen; ansonsten ist der Nutzen für den Hersteller sehr gering.

7 Seite 7 von 8 Auskunftspflichten des Herstellers Neben der CE-Kennzeichnung und der Übermittlung der LE an Kunden, muss der Hersteller die gesamte TD auf Anforderung der zuständigen Marktüberwachungsbehörde in der von diesem Land geforderten Sprache zur Verfügung zu stellen. Während die LE der Marktüberwachungsbehörde kurzfristig zur Verfügung gestellt werden muss, werden für die Bereitstellung der technischen Dokumentation aller Voraussicht nach gewisse Fristen (Wochen) zulässig sein. In diesem Falle kann die Nutzung von elektronischen Systemen hilfreich sein und den Aufwand des Herstellers reduzieren, insbesondere, wenn die Dokumentation in verschiedenen Sprachen zur Verfügung gestellt werden muss. Gleiches gilt für die Versendung der LE an den Kunden, da dies auch auf elektronischen Weg geschehen kann. Es macht also Sinn, dass der Hersteller sich mit den Möglichkeiten von Dokumentenmanagement und Bereitstellung der Produktinformationen intensiv befasst. Bild 6 Vorgaben für Organisation der werkseigene Produktionskontrolle (Auszug RAL/ift-Q- Zertifizierung)

8 Seite 8 von 8 Zusammenfassung Nur die LE wird von der BauPVO als neues Dokument gefordert. Wie bisher muss der Hersteller nachweisen können, dass seine Produkte konform mit den gesetzlichen Vorgaben und den Anforderungen des jeweiligen EU Mitgliedsstaates sind. Neu ist, dass die jeweiligen Marktüberwachungsbehörden aktiver kontrollieren und Nachweise einfordern können. Daher kommt der Hersteller-Dokumentation und deren Archivierung eine wichtigere Rolle zu als bisher. Eine korrekte TD ist die sicherste Möglichkeit für den Herstellers, die Konformität der Produkte nachzuweisen bzw. nichtkonforme Produkte zu identifizieren und bei Abweichungen angemessen zu reagieren. Für die Hersteller besteht deshalb die Aufgabe weniger darin, neue Verfahren zu kreieren, sondern die vorhandenen Abläufe und Papiere rechtssicher und normkonform zu organisieren.

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