Stadtverwaltung. Elektronische Sitzungsmappe (Microsoft Consulting)

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2 Elektronische Sitzungsmappe (Microsoft Consulting) Stadtverwaltung eakte2go (ComputaCenter) eakte Basispaket (Materna GmbH) Finanzwesen (infoma) INFOMA BI(infoma) DMS (infoma) Besprechungsprotokoll (nteam) Prozess- und Kontaktdatenmanagement (synalis) Parteezy (evocom) RelaFund (acando)

3 Elektronisch Sitzungsmappe Stadt: Finanzbehörde Microsoft Consulting Services Freie und Hansestadt Hamburg SharePoint 2010, OneNote 2010 Das Zusammenstellen der Sitzungsmappen aus vielfach bereits elektronisch vorhandenen Informationen und Dokumenten, die im Team zusammengeführt, aufbereitet, ausgedruckt und an die Teilnehmer verteilt werden müssen, ist sehr zeitintensiv und erfordert viele kleinschrittige Vorbereitungen. Mit der elektronischen Sitzungsmappe können Sitzungen in Behörden, Gremien oder anderen Organisationen mit Kollaborationswerkzeugen einfach digital vorbereitet, an die Besprechungsteilnehmer verteilt, während der Sitzungen um Mitschriften ergänzt und Zugriff auf die Unterlagen früherer Sitzungen genommen werden alles ohne Medienbrüche. Effizienzgewinne bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen durch medienbruchfreie Kollaboration und Mobilitätsunterstützung Verbesserter Informationsstand während der Sitzung durch ergänzenden Zugriff auf die Sitzungshistorie Deutliche Verschlankung häufig durchlaufener Prozesse innerhalb und außerhalb der Verwaltung

4 eakte2go Link zur Referenz IT.NRW Computacenter AG & Co. ohg Win8 Tablet Zitat Dr. Jörg Flüs, Bereichsleiter für Basisanwendungen, IT.NRW Dank der Computacenter-Lösung eakte2go steigern wir die Produktivität der Öffentlichen Verwaltung, weil die Mitarbeiter auch außerhalb des Büros geschützt arbeiten können. Diese Lösung zeigt, dass eine Öffentliche Verwaltung Vorreiter beim Mobil Computing sein kann. Ich bin stolz, daran teilzuhaben. Auswärtstermine in Politik und Verwaltung erfordern einen hohen Vorbereitungsaufwand für die Bereitstellung der notwendigen Aktenunterlagen und die Aufnahme von Notizen, Fotos und Anmerkungen. Handakten auf Papierbasis sind unterwegs ausgesprochen lästig und unpraktisch zu handhaben. Medienbruch durch wiederholtes Ausdrucken und Einscannen, Versionsdifferenzen, nachträgliches Verakten von Änderungen usw. verursachen Kosten, Zeitverlust und Qualitätseinbußen. Die eakte2go auf Basis von Win8 erlaubt den mobilen Zugriff auf die elektronische Akte, ihre Bearbeitung und das Zurückspielen neuer Versionen. Höhere Effektivität durch Wegfall von Vor-und Nachbereitung papierbasierter Handakten und Vorgänge Flexiblere Arbeitsbedingungen durch jederzeit aktuellen Stand der Unterlagen auch von unterwegs aus Efizienz durch Bearbeitung auch im offline Modus in jeder Arbeitssituation (Zug, Flugzeug, Auto usw.) Ergonomische Unterstützung durch schlanke Benutzerführung mit Win8 Kacheltechnik Hohe Sicherheit durch Verschlüsselung und Einbindung in hausweites Sicherheitssystem

5 eakte Basispaket Stadt: Link zur Referenz Stadt Heidelberg Materna GmbH Heidelberg Microsoft SharePoint Server 2010 Dokumente können nun logisch und strukturiert nach dem Aktenplan abgelegt, gesucht sowie unabhängig vom Mitarbeiter gefunden werden. Die Strukturen sind einheitlich und dadurch übertragbar. Aussage aus einem Beitrag für Kommune 21 Stadtverwaltung arbeitet zur elektronischen Dokumentenablage mit einem File-System. Zur schnelleren Vorgangsabwicklung und effizienten Recherche werden elektronische, papierlose Akten benötigt. E-Akte-Basispaket von Materna ist Kern-Komponente für Hybridakte. Office-Vorlagen wurden für Nutzung in der eakte angepasst. Verwaltung von Akten, Vorgängen und Dokumenten aus Office- Umgebung Komfortable, papierlose Aktenverwaltung, Vorgangsablage und Dokumentenverwaltung Nutzung von SharePoint 2010 als eakte-service in der gewohnten Office-Umgebung Einfache Erstellung von Standardanschreiben durch automatische Einbettung der Vorgangsdaten

6 eakte Basispaket civitec - Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Stadt: Materna GmbH Siegburg Microsoft SharePoint Server 2013 Derzeit stehen viele Kommunen vor der Herausforderung ihre Akten mit allen anfallenden Vorgängen komplett zu verwalten, wiederzufinden und eine termingerechte Bearbeitung zu gewährleisten. Aussage mehrerer Bürgermeister verschiedener Kommunen Mehrere Kommunen in NRW suchen für diese Herausforderung eine Lösung, die sich nahtlos in die meist durch Microsoft Office-Lösungen abgebildete Bürokommunikation einfügen lässt. Mit der civitec - Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung hat sich ein Rechenzentrum gefunden, das für verschiedene Kommunen als einzelne Mandanten die Lösung betreibt und mit der mandantenfähigen Lösung eakte-basispaket gleichzeitig die Datenintegrietät sicherstellt. Akten liegen künftig zentral, für alle Mitarbeiter zugänglich Durch den individuellen Aktenplan behält jede Kommune ihre Struktur Keine Eingewöhnung der Mitarbeiter durch Einsatz bekannter Office-Komponenten. Datenhaltung in SharePoint

7 Newsystem kommunal Link zur Referenz Stadt Dillenburg INFOMA MS Dynamics NAV MS SQL Server MS Office System newsystem kommunal ist eine ausgereifte Verwaltungssoftware, die alle benötigten Funktionen bereitstellt. Erwähnenswerte Anpassungen gab es daher nicht. Reiner Pulfrich, stellvertretender Ressortleiter Finanzen verantwortlich für die Einführung der Doppik, Stadt Dillenburg, Die hessischen Kommunen mussten auf die erweiterte Kameralistik oder auf Doppik umsteigen. Die Stadt Dillenburg entschied sich für die Doppik, basierend auf einem modernen ERP-System, und setzte das Projekt gemeinsam mit sechs Nachbarkommunen um. Die Gemeinden führten die Verwaltungslösung newsystem kommunal ein, die auf dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV basiert. Entscheidend waren der hohe Funktionsumfang und die Zukunftsfähigkeit. Zudem konnte auf vorhandenes Know-how zurückgegriffen werden. Seit 2008 plant Dillenburg seinen Haushalt auf Basis der Doppik newsystem kommunal sorgt für einen transparenten Einblick in die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit Viele Bereiche arbeiten spürbar effizienter

8 INFOMA BI Es bleibt festzustellen, dass eine BI-Lösung wie ein Navigationsgerät im Auto ist. Es unterstützt denjenigen, der am Steuer sitzt, ohne ihn dabei von der Verantwortung des Handelns zu entbinden." Torsten Seeger, Abteilungsleiter Betriebswirtschaft / Controlling / Berichtswesen, Stadt Remscheid, Stadt Remscheid INFOMA MS Dynamics NAV MS SQL Server MS Office System Link zur Referenz Die Stadt installierte 2008 den Zentraldienst Verwaltungssteuerung mit einem zentralen Controlling, dessen Schwerpunkt auf einer ganzheitlichen Steuerungsunterstützung liegt. Die strategische und operative Verzahnung, eine über ausschließliche Finanzgrößen hinausgehende Betrachtung, Berücksichtigung qualitativer und quantitativer Aspekte, Implementierung von Zielen und Kennzahlen sowie die Betrachtung von Ergebnisund Wirkungsgrößen hatten sich die Verantwortlichen dabei auf die Agenda geschrieben. Mit Hilfe des INFOMA BI werden in Remscheid nun komplexe Sachverhalte und Entwicklungen insbesondere im Finanzbereich analysiert und bedarfsgerecht aufbereitet. Das im Verfahren implementierte Handlungsfeld Finanzen stellt die wichtigsten Informationen aus den Analysebereichen Ergebnis-, Finanz- und Vermögensrechnung, Offene Posten und Zahlungen zur Verfügung. Enorme Transparenz für alle Beteiligten Schnelle Identifikation und Analyse von Ausreißern Klassische Chancen lassen sich identifizieren, die dann wiederum als konkrete Maßnahme dienen, um bestehende Risiken abzufedern bzw. zu kompensieren

9 DMS Link zur Referenz Stadt Düren INFOMA MS Dynamics NAV MS SQL Server MS SharePoint Server MS Office System Im Rahmen des ermittelten Optimierungspotenzials stellten wir fest, dass die Grundlage für verbesserte Abläufe zunächst die digitale Aktenhaltung ist. Dagmar Mirbach, zuständige Sachbearbeiterin im Hauptamt für Organisation, Stadt Düren, Die bis dato durchgeführte Mikroverfilmung der Papierdokumente aller Vorgänge in der Steuerabteilung soll abgelöst werden. Die formulierten Ziele waren neben dem Ersatz der Mikroverfilmung die Optimierung der Geschäftsprozesse sowie eine vollständig automatisierte Bearbeitung von Teilbereichen durch Einbindung von Workflow-Komponenten, beispielsweise bei den Hunde- beziehungsweise Abfallgefäße An- und - Abmeldungen. Entschieden hatten sich die Dürener für das Dokumenten Managementsystem von INFOMA. Ausschlaggebend dafür war die hohe Integration in die bereits seit 2010 genutzte doppische Finanzsoftware des Anbieters. Darüber hinaus erwies sich aber auch die Bereitschaft der INFOMA, die von der Stadt gestellten Anforderungen fachkompetent und engagiert umzusetzen, als wesentliches Entscheidungskriterium. Einfachere, schnellere und durchgängigere Aufgabenerfüllung mit Einführung der digitalen Akten Jeder Sachbearbeiter kann von seinem Arbeitsplatz aus auf alle Dokumente und Vorgänge der Kollegen zugreifen Alle Dokumente, die aus der Finanzsoftware heraus erstellt werden, wie Bescheide oder Anschreiben, liegen automatisch in der passenden DMS-Akte vor

10 Besprechungsprotokoll Stadt: nteam GmbH nteam GmbH Berlin Microsoft SharePoint Server 2010, Microsoft Info Path 2010, Nintex Workflow Zusammenkommen ist ein Beginn, zusammenbleiben ein Fortschritt, zusammenarbeiten ist ein Erfolg. Henry Ford In der Hektik der Teamarbeit werden wichtige Besprechungsergebnisse häufig unzureichend dokumentiert. Die Besprechungsprotokoll App von nteam ist eine einfache Lösung, die bei Meetings über Windows-Geräte aufgerufen werden kann, um die besprochenen Inhalte und Aufgaben sofort festzuhalten. Für Microsoft InfoPath 2010 entwickelt und ideal zusammenwirkend mit Microsoft SharePoint 2010 Webseiten. Für die Extrahierung und Ablage von Aufgaben etc. in gesonderten SharePoint-Listen wird Nintex Workflow 2010 benötigt. Anstehende Aufgaben lassen sich direkt ableiten und nachvollziehen Ergebnisse des Meetings sind für alle Teilnehmer verbindlich und dauerhaft dokumentiert Qualitätsverbesserung der Teamarbeit durch strukturierte Ergebnisaufbereitung Effizienzsteigerung bei Aufgabenverteilung und -Nachverfolgung Risikovermeidung durch allseitig verbindliche Gesprächsdokumentation

11 Wirtschaftsförderung Zentrale Prozesse wie die Antragsbearbeitung sind in Dynamics CRM nachvollziehbar dokumentiert. Unsere Ansprechpartner können dadurch schnell qualifizierte Auskünfte geben. Ralf Bockshecker, Projektorganisator egovernment bei der Bundesstadt Bonn Stadt: Bundesstadt Bonn Synalis Bonn Microsoft Dynamics CRM Bisher waren Firmendaten in Fachbereichen verteilt. Bei Marketingaktivitäten waren Kontaktdaten manuell zusammenzutragen. Zudem galt es, die EU-Richtlinie bis Januar 2010 umzusetzen. Die Bundesstadt entschied sich für Microsoft Dynamics CRM Link zur Referenz Transparente Prozesse und Kontaktdaten Schnelle und qualifizierte Antworten auf Anfragen Effiziente Prozesse von Microsoft Dynamics CRM reduzieren die Belastung durch Routinetätigkeiten Integration in Microsoft Outlook erleichtert den Mitarbeitern die Einarbeitung

12 Bürger aktivieren miteinander reden voneinander lernen! Jürgen Berner, Geschäftsführer, KBB GmbH Parteezy Stadt: KBB GmbH evocom GmbH Baden-Baden Microsoft Share Point Server 2010 Link zur Referenz Die kommunale Selbstverwaltung wird sich in den nächsten Jahren vermehrt auf ehrenamtlich aktive Bürgerinnen und Bürger stützen müssen, die informiert sein wollen, ein Mitspracherecht wünschen und sich auch selbst in Arbeitskreisen organisieren wollen. Rechtzeitige Bürgerbeteiligung ist künftig ein notwendiges Instrument für die Vorbereitung von (Kommunal-) Politischen entscheidungen Den Kommunen wird eine Plattform zur Verfügung gestellt, die einfach und intuitiv zu bedienen ist, einfache Umfragen und einen Dialog mit der Bürgerschaft, sowie themenbezogene Information ermöglicht. Eine Organisation von Teamarbeit ist in geschlossenen Arbeitskreisen möglich, in denen diskutiert wird, Termine vereinbart und Aufgaben koordiniert werden. Es kann diskutiert oder zusammen gearbeitet werden ohne zeitlich oder örtlich gebunden zu sein. Das eröffnet einem weiteren Presonenkreis die Partizipation. Schnelle Einsatzfähigkeit der Plattform Intuitive Anwendung ohne Schulungsaufwand Intranetarbeitsgruppenarbeit auf SharePoint-Basis

13 RelaFund Mit RelaFund sehen wir unsere Anforderungen im Fundraising optimal abgebildet. Wir werden effizienter in der Verwaltung unserer Mittel, können die verschiedenen Stiftungsbereiche besser integrieren und Spender wesentlich gezielter und individueller ansprechen Thomas Eisenreich, Vorstand, Evangelische Stiftung Alsterdorf Stadt: Link zur Referenz Evangelische Stiftung Alsterdorf Acando Alsterdorf Microsoft Dynamics CRM Acando Branchenlösung RelaFund Die Kontakte zu Spendern, Kunden und Geschäftspartnern aktuell vorzuhalten und nachhaltig zu verwalten, stellte eine zentrale Herausforderung dar. Redundante Datenhaltung in unterschiedlichen Unternehmensbereichen und fehlendes Wissen über bestehende Kontakte standen einer zufriedenstellenden Betreuung aller Stakeholder im Wege. Die Stiftung entschied sich für RelaFund Acando CRM auf Basis von Microsoft Dynamics CRM. RelaFund deckt den kompletten Fundraising-Prozess vom Erstkontakt über Spendenbuchhaltung, Dankbrief und Spendenquittung bis zum Reporting ab und bietet eine Schnittstelle zu SAP ERP, in dem die Finanzbuchhaltung der Stiftung liegt. Integriertes und nachhaltiges Stakeholdermanagement Eng verzahnt mit professionellem Fundraising auf Basis von Microsoft Dynamics CRM Optimierung der Prozesse im Bereich Marketing und Öffentlichkeitsarbeit.

14 opendoors An open door policy (as related to the business and corporate world) is a communication policy in which a manager, CEO, president or supervisor leaves their office door "open" in order to encourage openness and transparency with the employees of that company. As the term implies, employees are encouraged to stop by whenever they feel the need to meet and ask questions,. Wikipedia Kommunen Zebralog GmbH & Co.KG Drupal Open Source Framework Vers. 7 packaged for Windows Azure Schreiben Sie eine an mit Launch im Betreff und Sie werden über den Launch informiert. Tools für die Bürgerbeteiligung sind spezielle Lösungen, deren Einrichtung höheren Zeitaufwand und Kosten mit sich bringt. Umgekehrt sind die einfach verfügbaren Tools meist nicht für die Bürgerbeteiligung geeignet. OpenDoors ist ein kostenloses Partizipationstool für alle, die eine Politik der offenen Tür praktizieren möchten. Wer ein offenes Klima fördern will und ansprechbar sein möchte für die Fragen von Bürgern, Mitgliedern, Mitarbeitern oder Kunden, der kann das Tool mit wenigen Klicks in der Windows Azure Cloud installieren und starten. frei verfügbar ohne Lizenzkosten eigenständig anpassbar optimiert für die schnelle Installation in der Windows Azure Cloud entwickelt mit der Erfahrung aus mehr als 100 Projekten in der E-Partizipation

15 Koalitionspartner CityNext Stadtverwaltung Stadtverwaltung

16 Vielen Dank

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