Job Definition Format eine XML-basierte Skriptsprache für die Druckindustrie. Eine Fallstudie

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1 Job Definition Format eine XML-basierte Skriptsprache für die Druckindustrie Eine Fallstudie Diplom-Hausarbeit an der Verwaltungs- und Wirtschafts-Akademie in Leer e.v. von Weener, Beerumer Weg 5 Betreuung: Prof. Dr. Ing. Thorsten Spitta (i.r.) 2010

2 VWA Leer e.v. Verzeichnisse I Inhaltsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis...III 1 Einleitung Das Umfeld (Druckerei) Aufgaben/Funktionen Betriebliche Prozesse Daten und Informationen Objekt-/Datentypen Grundobjektdaten Vorgangsobjektdaten Anwendungssysteme Datenaustausch Auftragsbearbeitung Druckvorstufe (Satzherstellung und Bogenmontage) Druck Weiterverarbeitung Betriebswirtschaftlicher Bezug Transaktionskosten Prozesskostenanalyse Prozessintegration Nutzen-Überblick Erforderliche Investitionen Personelle Investitionen Das Job Definition Format Grundidee Erstellung einer Job Definition Funktionsweise des JDF XML als Basis Format und Sprache Skriptsprache Das CIP4-Konsortium Aufgaben Spezifikationen Aufbau des JDF...22

3 VWA Leer e.v. Verzeichnisse II Nodes Ressourcen Machines, Devices, Agents und Controller Das Job Messaging Format Netzwerk und Schnittstelle Die Verbindung zu den Druckdaten Management Information System Voraussetzungen für die Prozessintegration Betrieb insgesamt Auftagsmanagement Prepress Press Postpress Fazit...32 Literaturverzeichnis...34 Anhang...35 Erklärung...44

4 VWA Leer e.v. Verzeichnisse III Abkürzungsverzeichnis AMS Anfrage- und Auftragsmanagementsystem ASCII American Standard Code for Information Interchance B2B Business to Business B2C Business to Consumer CIP4 International Cooperation for the Integration of Processes in Prepress, Press and Postpress CMYK Cyan Magenta Yellow Black CRM Customer Relationship Management CTP Computer to Plate DTD Dokument Typ Definition FTP File Transfer Protocol HTML Hypertext Markup Language HTTP Hypertext Transfer Protocol ICC International Color Consortium ICMP Internet Control Message Protocol IEEE Institute of Electrical and Electronics Engineers IMAP Internet Message Access Protocol ISO International Organization for Standardization JDF Job Definition Format JMF Job Messaging Format LAN Local Area Network MIS Management Information System MIME Multipurpose Internet Mail Extensions OSI Open Systems Interconnection PDF Portable Document Format POP3 Post Office Protocol RIP Raster Image Prozessor RGB Red Green Blue ROI Return on Investment SMTP Simple Mail Transfer Protocol TCP/IP Transmission Control Protocol/Internet Protocol UDP User Datagram Protocol UML Unified Modeling Language W3C Wide Web Consortium XML Extensible Markup Language

5 VWA Leer e.v. Einleitung 1 1 Einleitung Für die Auftragsabwicklung in einer Druckerei werden verschiedene Anwendungssysteme aus den unterschiedlichsten Funktionsbereichen des Unternehmens eingesetzt. Betrachtet man den einzelnen Auftrag und die dazugehörigen betrieblichen Prozesse, wird deutlich, dass eine Verbindung bzw. Vernetzung der Bereiche sinnvoll ist. Ziel muss es also zum einen sein, eine Schnittstelle zwischen den einzelnen und sehr unterschiedlichen Anwendungssystemen einer Druckerei zu finden, um einen Datenaustausch zu ermöglichen und somit betriebliche Prozesse zu verbinden unabhängig von Plattformen, den einzelnen Programmen oder den Software-/Hardware-Herstellern. Ein weiteres Ziel ist das Speichern aller auftragsrelevanten Daten in einer gemeinsamen Datei, die ähnlich wie eine Auftragstasche sämtliche Auftragsinformationen enthält. Jede Abteilung erhält genau die Daten, die von Bedeutung für die Erstellung sind. Das auf XML basierte Job-Definition-Format setzt genau hier an. Diese Diplomarbeit soll Einblicke in die Funktionsweise und die Möglichkeiten des JDF geben. Außerdem sollen Antworten gefunden werden auf die technischen wie auch betriebswirtschaftlichen Fragen. Dieses geschieht am Beispiel einer mittelständischen Druckerei, der Johannesburg- Druck in Surwold.

6 VWA Leer e.v. Das Umfeld 2 2 Das Umfeld (Druckerei) Um einen Überblick über den Arbeitsablauf bzw. Workflow einer Druckerei im Allgemeinen und konkret der Johannesburg-Druck zu erhalten, erfolgt zunächst eine kurze Beschreibung der Strukturen und der Abläufe des Unternehmens: Die mittelständische Druckerei (ca. 10 Mitarbeiter) der Johannesburg GmbH 1 in Surwold erstellt Akzidenzen im Digital- und im Offsetdruck bis zum Format 70 x 50 cm. Dabei kann es sich um Visitenkarten, Briefbögen, Plakate, aber auch um Broschüren, Bücher usw. handeln. Zu den Kunden gehören neben Privatpersonen auch kleinere Unternehmen und Werbeagenturen aus der Region. 2.1 Aufgaben/Funktionen Die anstehenden Aufgaben/Funktionen bilden die Grundlage für folgende Abteilungen: Die Auftragsbearbeitung/das Auftragsmanagement Kundenberatung, Vorkalkulation, Angebots- und Auftragsbearbeitung, Nachkalkulation usw. Die Druckvorstufe (Pre-Press) Satzherstellung, Prüfung (der sog. Preflight ), eventuelle Bearbeitung und Interpretation von gelieferten Druckdaten, digitale Bogenmontage (Zusammenstellung der einzelnen Seiten zu einer Druckform), CTP-Plattenkopie (per Laserlicht wird die digitale Druckform auf die Druckplatte belichtet) Der Druck (Press) Dabei kommen zwei Technologien zum Einsatz: Kleinere Druckauflagen werden direkt (ohne Druckplatte) mit einer Digitaldruckmaschine (Farb-Laserdrucker mit Trockentoner) gedruckt; höhere Auflagen produziert man an einer der drei Offsetdruckmaschinen. Die Weiterverarbeitung (Post-Press) Die Druckprodukte werden hier rundum beschnitten, gegebenenfalls gefalzt, zusammengetragen, rückengeklammert und verpackt. Das Materiallager (Papier) ist traditionell dem Post-Press-Bereich zugeordnet. Die Auslieferung erfolgt über Zivildienstleistende und soll hier nicht weiter beachtet werden. Weitere (Management-)Aufgaben wie Controlling, Analyse, Jahresabschluss usw. betreffen die Geschäftsleitung diese befindet sich aber nicht in den Räumlichkeiten der Druckerei. (Weitere technische Angaben siehe Anhang 2a) 2.2 Betriebliche Prozesse Um den betrieblichen Prozess am Beispiel eines Auftrag-Workflows zu verdeutlichen, wird ein Aktivitätsdiagramm in der Sprache UML verwendet (vgl. [HAN 09, S. 336]). 1 Webseite:

7 VWA Leer e.v. Das Umfeld 3 Unternehmen (Druckerei) [Auftrag erteilt] [Auftragsdaten] Auftragsbearbeitung/AMS [Content-Daten]* Druckvorstufe/Prüfung Kunde [Content-Daten nicht druckbar] ** [else] Digitale Bogenmontage CTP-Druckplattenkopie Digitaldruck*** Offsetdruck*** Weiterverarbeitung [Auftrag ausgeliefert] * Möglich ist auch das Senden der Content-Daten vom Kunden an die Auftragsbearbeitung. Diese gibt die Daten mit der Auftragstasche an die Druckvorstufe weiter. ** Während die gelieferten Druckdaten noch geprüft werden müssen, kann die Auftragstasche bereits in die digitale Bogenmontage gegeben werden. *** Die Materialbeschaffung für den Druck erfolgt entweder auftragsbezogen direkt vom Lieferanten oder aus dem Papierlager der Weiterverarbeitung (in der Abb. nicht dargestellt). Abb. 2.1: UML-Darstellung: Auftragsworkflow als Musterprozess (vereinfacht)

8 VWA Leer e.v. Das Umfeld 4 Zur Vereinfachung wird davon ausgegangen, dass der Kunde die eigentlichen Druckdaten selbst erstellt hat und als PDF-Datei an die Druckerei sendet. Sie werden auch als Content-Daten bezeichnet. Die Auftrags-Daten beschreiben den Auftrag, enthalten also Angaben wie Auflage, Format, Liefertermin usw (vgl. [KUE 04, S. 5]). Abbildung 2.1 zeigt neben dem Leistungsfluss (der Content) die Auftragsdaten als Lenkungsfluss (vgl. [SPI 06, S. 14]). 2.3 Daten und Informationen Im Gegensatz zu den reinen Daten, die als Einzelwerte in alphabetischer oder numerischer Form vorliegen können, enthalten Informationen einen Neuigkeitswert für den Empfänger. Die Daten liefern somit das Medium für die eigentliche aktionsauslösende Botschaft (vgl. [THO 06, S. 51 f.]). Im Folgenden sollen die auftragsrelevanten Daten genauer betrachtet werden Objekt-/Datentypen Während die eigentlichen Druck- bzw. Content-Daten (also üblicherweise die PDF-Datei vom Kunden) von der Auftragsannahme bis zur Druckplattenbelichtung unverändert und damit im originären Zustand bleiben es sei denn, beim Preflight werden Probleme erkannt und eine Bearbeitung ist erforderlich kommt es bei den Auftragsdaten und somit beim Lenkungsfluss immer wieder zu Konvertierungen und Neueingaben und somit zu Redundanzen. Wie auch in Abb. 2.1 gezeigt, erfolgt zunächst die Übermittlung der relevanten Daten (alle Informationen, die den Vorgang Auftrag beschreiben) vom Kunden zur Auftragsbearbeitung bidirektional per Telefon oder unidirektional und asynchron per . Ist der Auftrag erfolgt, werden die entsprechenden Daten zwar in einer AMS-Software (siehe auch Kap ) erfasst, die Weitergabe der Auftragsinformationen an die folgenden Abteilungen erfolgt aber über eine traditionelle Auftragstasche aus Papier mit entsprechenden Angaben für jede Abteilung (Auftragspapiere siehe auch Anhang 2b). Der bereits in der Vorkalkulation digital erstellte Standbogen bzw. das Ausschießschema 2 wird als Laserdruckerausdruck in die Digitale Bogenmontage gegeben, wo die Werte erneut in die entsprechende Eingabemaske eingegeben werden müssen. Farbeinstellungen an der Druckmaschine erfolgen durch den Mitarbeiter mit Hilfe von visueller oder metrischer Messung des Druckbogens. Zu guter Letzt werden Programme für die Schnittfolge des Druckbogens oder gegebenenfalls für die Falzmaschine vom Mitarbeiter der Buchbinderei in die entsprechende Maschine eingegeben als Vorgabe gilt auch hier ein Ausdruck von der Auftragsbearbeitung. Die Datentypen in der Printmedienindustrie lassen sich in sieben Bereiche gliedern (vgl. [KUE 04, S. 5]): 2 Der Standbogen legt den genauen Stand und die Abstände der zu druckenden Teile fest; das Ausschießschema beschreibt die Zusammenstellung der einzelnen Seiten zu einer Druckform (vgl. [KIP 00, S. 556]).

9 VWA Leer e.v. Das Umfeld 5 Content-Daten: die eigentlichen Druckinhalte Verwendung findet i. d. R. das PDF-Format der Fa. Adobe Stammdaten (auch Grunddaten): das datenmäßige Abbild der betrieblichen Ressourcen und der Objekte (vgl. [SPI 06, S. 61]). Auftragsdaten: Beschreibung des Druckauftrages (Vorgangsdaten) wie Auftrags-Nr., Auflagenhöhe usw. Produktionsdaten: Sie definieren den Produktionsprozess zwischen den Anwendungen und den Maschinen (Beispiel: ICC-Farbprofil) 3. Steuerungsdaten: Aus den Produktionsdaten werden über Software Steuerungsdaten für die Maschinen. Betriebs- und Maschinendaten: Sie werden direkt aus der Maschine/dem Workflow zur betriebswirtschaftlichen Nutzung ausgelesen; Betriebsdaten geben Auskunft über Ressourcennutzung und Materialverbrauch. Qualitätsdaten: Messwerte zur Aufrechterhaltung von angestrebten Qualitätsstandards Die abgeleiteten Daten wie Bestandsdaten (Lagerbestände, Konten), dispositive Daten (z. B. Plandaten für die Produktion), aber auch informative Daten (aus der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung usw.) werden in dieser Arbeit nicht weiter betrachtet. Am Beispiel dieser Diplomarbeit soll deutlich gemacht werden, welche Grund- und Vorgangsobjektdaten als Lenkungsfluss für den einzelnen Auftrag benötigt werden Grundobjektdaten Zu jedem Unternehmen gehören Grundobjekttypen wie Gebäude, der Mitarbeiter, der Lieferant usw. Beleuchtet werden soll aber nur der Kunde in der Rolle des unmittelbaren Auftraggebers. Hier kann für das Unternehmen der Einsatz eines Kundenmanagementsystems (engl. Customer Relationship Managementsystem, kurz CRM) sinnvoll sein. Es unterstützt kundenbezogene Geschäftsmodelle auf allen Ebenen und in allen Phasen. Dabei wird ein Kundenprofil erstellt, welches alle Eigenschaften erhält, die typisch für den Kunden und relevant für die Geschäftsbeziehung sind (vgl. [HAN 09, S. 870 ff.]). Wir beachten nur die Informationen über den Auftraggeber, die für die Lenkung des Druckauftrages wichtig sind. Diese finden sich auch auf der Auftragstasche wieder. Kunden-Nr.: Primärschlüssel, eindeutige Zuordnung des Auftraggebers Firma: Name des Kunden/der Firma Anschrift: Rechnungsanschrift Lieferanschrift: Wohin sollen die Drucksachen geliefert werden? Kontaktperson: Ansprechpartner bei etwaigen Rückfragen Position: Welche Rolle hat die Kontaktperson im Unternehmen? 3 Ein ICC-Profil beschreibt die Farbcharakteristik/den Farbraum eines Ausgabeprozesses (vgl. [BOE 08, S. 225]).

10 VWA Leer e.v. Das Umfeld 6 Telefon: Telefax: Kontakt zum Ansprechpartner Kontakt zum Ansprechpartner Versenden von Korrekturabzügen Vorgangsobjektdaten Für das Beispiel dieser Diplomarbeit fallen u. a. folgende Auftragsdaten an: Auftrags-Nr.: AU Liefertermin: Format: DIN A4 (Beschnittenes Endformat) Umfang 4 Seiten Umschlag/48 Seiten Inhalt Auflage: 10 Satzherstellung: PDF-Datei vom Kunden geliefert, auf Drucktauglichkeit prüfen Druck: Inhalt 4/0-farbig Europa-Skala 4 Weiterverarbeitung: Umschlag links gerillt, Klebebindung links, an drei Seiten glatt beschnitten, CD-Tasche eingeklebt Material: Umschlag: Karton 300 g/qm satiniert Inhalt: Bilderdruck 115 g/qm mattgestrichen 2.4 Anwendungssysteme Neben den Daten spielen natürlich auch die Hard- und Software, aber auch die Netzwerk- und die Kommunikationstechnik eine entscheidende Rolle in der IT-Infrastruktur (Anwendungssystem) eines Unternehmens Datenaustausch Betrachtet man die Kommunikationsstruktur der Druckerei, fällt auf, dass zwar innerhalb einer Abteilung ein direkter Datenaustausch stattfindet, eine Verbindung zwischen den einzelnen Abteilungen besteht aber nur per , obwohl z. B. zwischen der Auftragsbearbeitung und der Druckvorstufe ein LAN, also ein kabelgebundendes Netzwerk, vorhanden ist (siehe auch Anhang 2a). Die Auftragstasche stellt ein Bindeglied dar. Für die Kommunikation d. h. den -Verkehr, die Kalender- und Adressbuchsynchronisierung wird die Open-Source-Software Horde 5 verwendet. Dieses Paket verwendet offene Standardformate und steht allen beteiligten Abteilungen zur Verfügung. 4 Farbseparation bzw. Zusammensetzung aus den Grundfarben Cyan, Magenta, Gelb und Schwarz 5 Webseite:

11 VWA Leer e.v. Das Umfeld Auftragsbearbeitung Der erste Kontakt mit dem Kunden wird per Telefon oder hergestellt. Die Vorkalkulation bzw. die komplette Auftragsbearbeitung erfolgt in der branchenspezifischen AMS-Software Lector Druck der Fa. Lector Computersysteme GmbH 6. Dabei werden proprietäre also herstellerspezifische Dateiformate eingesetzt Druckvorstufe (Satzherstellung und Bogenmontage) In der Satzherstellung (auch Mediengestaltung genannt) wird das Creativ-Suite-Paket der Fa. Adobe 7 eingesetzt. Alle enthaltenen Applikationen verwenden jeweils ein geschlossenes und proprietäres Dateiformat (Allerdings ist ein Export in diverse Standard-Grafik-Dateiformate, aber auch in ein Austauschformat z. B. PDF möglich). Ist die Datei druckfertig, wird in das PDF-Dateiformat exportiert. Ziel dabei ist, eine Datei zu schaffen, die unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, vom Betriebssystem oder von der Hardware-Plattform originalgetreu weitergegeben werden kann (vgl. [WIKI 10, PDF, ]). In der Bogenmontage wird die Ausschießsoftware Prinect Signastation der Fa. Heidelberg 8 eingesetzt. Nachdem der Mitarbeiter die Auftragsdaten eingegeben hat, werden diese in einem herstellerspezifischen Dateiformat gespeichert und an die Meta Dimension (ebenfalls Fa. Heidelberg), dem Rechner für die Plattenbelichtung, weitergereicht Druck Kontakt nur per , Verbindung zum Kunden nur über Telefon. Auftragsdaten werden durch die Auftragstasche weitergegeben eventuelle Änderungen im Prozess werden hier handschriftlich vermerkt Weiterverarbeitung Kontakt nur per , Verbindung zum Kunden nur über Telefon. Auftragsdaten werden durch die Auftragstasche weitergegeben eventuelle Änderungen im Prozess werden hier handschriftlich vermerkt. 6 Webseite: 7 Webseite: 8 Webseite:

12 VWA Leer e.v. Betriebswirtschaftlicher Bezug 8 3 Betriebswirtschaftlicher Bezug Zur Verbesserung des Betriebserfolges muss es auf der Erlösseite zu einer Steigerung der Erträge/ Leistungen und/oder auf der Kostenseite zu einer Reduzierung der Kosten kommen. Die gezielte Beeinflussung der Kosten (Kostenmanagement) spielt durch veränderte Kostenstrukturen (z. B. zunehmende Automatisierung und damit Rückgang der Lohneinzelkosten) und durch den zunehmenden Kostendruck im internationalen Wettbewerb eine immer wichtigere Rolle. Das Management sollte in der Lage sein, auf Basis von entsprechenden Informationen durch Maßnahmen die Kosten von Produkten, Prozessen und Ressourcen zu beeinflussen (siehe auch [KLE 06, ab S. 159]). Dieses Kapitel stellt dar, wie die Geschäftsprozesse die Kosten 9 beinflussen. 3.1 Transaktionskosten Jeder konkrete Druckauftrag lässt sich auch als Transaktion bezeichnen. Es gibt immer ein auslösendes (z. B. die Bestellung) und ein abschließendes Ereignis (z. B. die Auslieferung der Drucksache). Dabei entstehen durch die innerbetrieblichen Prozesse Transaktionskosten. Diese erhöhen sich noch, wenn vom normalen Bearbeitungsverlauf durch Rückfragen, doppelte Eingaben usw. abgewichen werden muss und dadurch für die Operationen mehr Zeit verbraucht wird als für einen Routineprozess nötig (vgl. [SPI 06, S. 22]). Ebenso kann es zwischen den beteiligten Personen/Abteilungen zu Kommunikationsbedarf, Verständigungsproblemen, Missverständnissen oder gar zu Konflikten kommen (vgl. [WIKI 10, Transaktionskosten, ]). Das betriebswirtschaftliche Ziel muss also sein, diese Kosten möglichst zu senken bzw. gering zu halten. 3.2 Prozesskostenanalyse Die Ist-Situation wird mit Hilfe einer Prozesskostenanalyse aufgenommen. Diese Vollkostenrechnung (Gemeinkosten 10 werden verursachungsgerecht den Kostenträgern zugerechnet) erfasst alle Prozesse von der Angebotsphase bis zur Auslieferung der Drucksachen. Dabei werden die Prozessketten bezüglich des organisatorischen und technischen Ablaufes untersucht. Am Ende einer Analye sind die Kosten eines einzelnen Auftrags in Abhängigkeit mit seiner Komplexität bekannt. Die Auftragskosten werden dann mit Hilfe einer Zusschlagskalkulation ermittelt (vgl. [KUE 04, ab S. 77]). 9 Bewerteter, durch Leistungserstellung bedingter Güter- und Dienstleistungsverzehr (wertmäßiger Kostenbegriff) (vgl. [BET 08, S. 23]) 10 Gemeinkosten fallen für mehrere Produkte gemeinsam an, d. h. die direkte Zurechenbarkeit der Kosten auf das einzelne Produkt ist nicht möglich (vgl. [KLE 06, S. 119]).

13 VWA Leer e.v. Betriebswirtschaftlicher Bezug Prozessintegration In der Druckerei der Johannesburg GmbH hat sich die IT-Infrastruktur in den einzelnen Bereichen und Abteilungen unabhängig voneinander entwickelt. Erst durch den Aufbau eines physikalischen Kabel-Netzwerkes (LAN) war eine Verbindung der einzelnen Anwendungssysteme technisch möglich. Es kommt aber nicht nur zwischen den einzelnen Abteilungen der Druckerei zu Informationsbrüchen, sondern auch innerhalb der Bereiche funktioniert die Kommunikation durch die verschiedenen Softwareapplikationen nicht reibungslos. Diese Prozessineffizienzen spiegeln sich in den Prozesskosten wider. Nachdem der Ist-Zustand des Geschäftsprozesses Auftrag beleuchtet worden ist, erfolgt jetzt ein Blick auf die Verbesserung ( Optimierung ) dieses Prozesses. Durch die Prozessintegration (generierte Auftragsdaten werden für die am Geschäftsprozess beteiligten und vernetzten Abteilungen verfügbar gemacht) lassen sich die Transaktions- bzw. die Prozesskosten senken (vgl. [KUE 04, S. 3]). Außerdem führt die Integration aller Prozesse zu einer höheren Effizienz der Produktionsabläufe, zu mehr Transparenz und einem beschleunigten Auftragsfluss (vgl. [HEI 10, ]) Nutzen-Überblick Folgende Beispiele sollen den konkreten Nutzen einer Prozessintegration verdeutlichen: Nutzen durch die Einbindung des Kunden Hoher Miteinbezug (z. B. Kunde erfasst bereits auftragsrelevante Daten) Transparenz: Kunde erhält Übersicht über benötigte Informationen (z. B. Auftragsverfolgung über das Internet) Nutzen der Auftragsbearbeitung: Reduzierung der Prozesskosten durch Integration der Bestellprozesse (Daten aus dem Bestellwesen werden für der Auftragsbearbeitung übernommen, z. B. Angaben zum Papier, zur Farbe usw..) Vermeidung von Ineffizienzen durch doppelte Erfassung von Daten (Anfrage-, Angebots- bzw. Auftragsdaten usw. werden nur einmal erfasst.) Verringerung der Fehlerkosten durch einheitliche Bezeichnungen und aktuelle Auftragsinformationen (Es findet bereits eine Integritätsprüfung bei der Eingabe der Daten in die Eingabemaske statt.) Verringerung der Auftragsdurchlaufzeiten (Zeitersparnis) Nutzen für die Druckvorstufe (PrePress) Mehr Produktivität vom ersten Schritt bis zum fertigen Druck Höhere Verlässlichkeit gegenüber dem Kunden Farbtreue Proofs 11 (Farbinformationen werden z. T. bereits vom Kunden angelegt und können in den entsprechenden Bereichen verwendet werden.) 11 Funktion des Proofs (je nach Stellung im Gesamtprozess): Qualitätskontrolle, Qualitätsüberwachung, Verein barungsdokument zw. Kunde u. Druckerei, Richtnorm für Auflagendruck, Dokumentation (vgl. [KIP 00, S. 508])

14 VWA Leer e.v. Betriebswirtschaftlicher Bezug 10 Nutzen bei der Maschineneinstellung Verringerung der Rüstzeiten (z. B. Steuerung der Druckmaschine: Die Farbzonen müssen nicht vom Drucker manuell eingestellt werden.) Verringerung der Makulatur 12 Verlagerung der Arbeiten auf wenige Facharbeiter (z. B. an der Prinect Signastation: Kein erneutes Bearbeiten nötig, da die Ausschießform bereits in der Abteilung Auftragsbearbeitung erstellt worden ist.) Nutzen für die Produktionsplanung/-steuerung Vermeidung von Doppeleingaben Vermeidung von Rückfragen zum Produktionsstatus Erhöhung der Produktionssicherheit Erhöhung der Steuerungsmöglichkeiten des Unternehmens durch bessere Auswertung Nutzen für die Betriebsdatenerfassung/Nachkalkulation Erfassen der tatsächlichen Aufwendungen Vermeidung von Doppeleingaben Zeitnahes Bereitstellen von Status- und Managementinformationen (nach [KUE 04, ab S. 56]) Erforderliche Investitionen Neben dem Nutzen spielen für die Unternehmen zwei Kennzahlen eine wichtige Rolle in der Investitionsrechnung: zum einen die Amortisationsdauer (Dauer, bis die Anschaffungsauszahlung durch die mit der Investition erzielbaren Einnahmeüberschüsse gedeckt wird (vgl. [BET 08, S. 59]); und zum anderen der Return on Investment (Der ROI ist das Produkt aus Umsatzrentabilität und Kapitalumschlag (vgl. [KUE 04, S. 66]). Beide Kennzahlen sagen etwas über den Erfolg einer Investition aus. Für die Druckerei der Johannesburg GmbH bedeutet eine Vernetzung zusätzliche Investitionen im Bereich der Software (Die entsprechende Hardware ist vorhanden und ausreichend.): Erweiterung der AMS-Software der Fa. Lector um das JDF-Modul (Zwei Lizenzen) Erweiterung der Prinect-Software der Fa. Heidelberg in der Druckvorstufe Außerdem sind folgende Sachinvestitionen erforderlich: Verlegung/Erweiterung des Netzwerkes im Drucksaal und in der Weiterverarbeitung Nachrüsten der Netzwerkfähigkeit von Druck- und Weiterverarbeitungsmaschinen (Dieses ist bei den zurzeit vorhandenen Offset-Druckmaschinen aufgrund des Alters nicht möglich erst eine Ersatzinvestition würde die Möglichkeit schaffen, ist aber mittelfristig nicht geplant.) Das Erweitern des Netzwerkes kann durch die EDV-Abteilung der Johannesburg GmbH vorgenommen werden, die Einbindung der einzelnen Anwendungssysteme muss aber durch Fremdfirmen erfolgen. 12 Fehldrucke, die beim Einrichten, Anlauf oder Wiederanlauf einer Druckmaschine entstehen (vgl. [KIP 00, S. 949]).

15 VWA Leer e.v. Betriebswirtschaftlicher Bezug 11 Auf konkrete Angaben von GE (Geldeinheiten) wie auch auf weiterführende Investitionsrechnungen soll hier nicht näher eingegangen werden. Für den Entscheidungsprozess bei einer Investition stellen sich die folgende Fragen (vgl. [BET 08, S. 27]): Zielsetzung des Investors Was will das Unternehmen erreichen? Handlungsmöglichkeiten Welche Investitionen können durchgeführt werden? Konsequenzen Welche Folgen sind zu erwarten, wenn die Investition realisiert wird? Bewertung der Investition Wie sind die Konsequenzen der Alternativen zu beurteilen? Personelle Investitionen Personalinvestitionen, d. h. langfristig wirksame Ausgaben für Beschaffung und Ausbildung (auch Weiterbildungsmaßnahmen wie Schulungen usw.) der betrieblichen Personalausstattung, sind rechnerisch schwierig zu behandeln, da der Nutzen häufig nicht quantifiziert werden kann (vgl. [BET 08, S. 44]). Schulungen über Prozessintegration werden von den Firmen der verwendeten Anwendungssysteme (Lector Computersysteme GmbH und Heidelberg) durchgeführt. Von einer Weiterbildung wären zwei Mitarbeiter in der Auftragsbearbeitung und vier Mitarbeiter in der Produktion (Druckvorstufe, Druck und Weiterverarbeitung) betroffen. Es geht aber nicht einfach nur darum, vorhandene Abläufe und Strukturen miteinander zu vernetzen, sondern vorhandene Organisationsstrukturen mit allen Prozessen kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls zu verbessern. Nicht sinnvoll wäre die Vernetzung einer unstrukturierten Ablauforganisation. Es kann durchaus sinnvoll sein, vorhandene traditionelle Abläufe oder Strukturen zu ändern. Da die Auftragsbearbeitung oder besser das Auftragsmanagement/AMS viel direkter auf die Produktion wirkt als ohne Vernetzung, müssen die Verantwortungsbereiche neu geregelt werden. Um die Daten konsistent zu halten, muss klar geregelt sein, wer unter welchen Bedingungen wann welche Daten ändern darf. Nach der Analye der Ist-Situation erfolgt die Bedarfsanalye und evtl. die Prozesskostenanalyse. Im Anschluss wird ein sog. Pflichtenheft erstellt. Erfahrungen aus der Praxis haben gezeigt, dass die Gesamtvernetzung der Druckerei ca. neun bis zwölf Monate dauert. Ziel muss es sein, Abläufe und Strukturen zu verbessern, Prozesse zu integrieren und unnötige Schnittstellen zwecks Kostenreduzierung abzubauen (vgl. [KUE 04, S. 56]). Für eine Investitionsrechnung sind neben den rein monitären Kenngrößen weitere Faktoren wie die Kapitalbindung und Interdependenzen (wechselseitige Beeinflussungen) zu berücksichtigen (siehe auch Kap. 5).

16 VWA Leer e.v. Das Job Definition Format 12 4 Das Job Definition Format Wie lassen sich die verschiedenen Anwendungssysteme einer Druckerei miteinander verknüpfen bzw. integrieren? Als Bindeglied kann das Job Definition Format (JDF) dienen. Es enthält die Auftragsdefinition, Prozessanweisungen, kann Produktionsmittel steuern und kontrollieren und dient der Leistungserfassung. Dieses Kapitel soll das JDF genauer beleuchten und die Funktionsweise deutlich machen. 4.1 Grundidee Im Jahr 2000 wurde es von den Firmen Adobe, AGFA, Heidelberg und MAN-Roland präsentiert (vgl. [LEC 10, ]). Sie verfolgten damit die Idee eines einheitlichen, herstellerunabhängigen und umfassenden Dateiformates für die Druckindustrie (vgl. [KUE 04, S. 23]). JDF ist ein offenes und standardisiertes Austauschformat; mit ihm lassen sich Auftragsdaten anlegen und beschreiben, d. h. die Datei enthält alle auftragsrelevanten Grund- und Vorgangsdaten wie auch alle für den Auftrag erforderlichen Prozessschritte. Das Format gewährleistet eine Vernetzung von Anwendungssystemen/Maschinen unterschiedlicher Hersteller Verbindung von Administration/Auftragsbearbeitung und Produktion Begleitung des Auftrags durch die ganze Prozesskette (elektronische Auftragstasche) externe Kommunikation mit Kunden und Lieferanten (vgl. [HOH 07, Folie 14]) 4.2 Erstellung einer Job Definition Zunächst stellt sich die Frage, von wem und mit welcher Anwendung die JDF-Datei erstellt werden sollte. Prinzipiell gibt es drei Möglichkeiten: 1. Der Druckauftrag wird von Mitarbeitern in der Auftragsbearbeitung/im Auftragsmanagement mit Hilfe der AMS-Software (z. B. Lector Druck) erfasst und mit allen relevanten Daten (Grundund Vorgangsobjektdaten siehe Kapitel und 2.3.3) eingegeben. Hierbei kann eventuell auf bereits vorhandene Angebotsdaten zugegriffen werden. Technische und auftragsbezogene Fragen (z. B. verwendete Druckfarben, Papiersorten, verwendete Maschinen usw.) muss der Mitarbeiter/ Disponent klären ein hohes Maß an Produktionswissen wird deshalb vorausgesetzt (vgl. [KUE 04, S. 80]). Gespeichert wird die JDF-Datei auf dem AMS-Server (siehe auch Anhang 2b). 2. Der Kunde erstellt neben den eigentlichen Content-Daten auch die auftragsbezogenen Vorgangsdaten und die Stammdaten, d. h. seine eigenen Kundendaten. Dieses erfolgt z. B. in dem Acrobat-Programm der Fa. Adobe (siehe Anhang 4a). Neben der eigentlichen Auftragsbeschreibung helfen sog. Manager bei der Dateneingabe: Kontakt-Manager: Eingabe aller relevanten Kundendaten wie Adresse, Telefon-Nr. usw. Medien-Manager: Eingabe der Medien (z. B. Umschlagkarton und Papier für den Inhalt) Auftrags-Manager: Was soll mit der JDF- und der Contentdatei nach Fertigstellung geschehen? (z. B. das Kopieren aller Dateien in einen Versand-Ordner)

17 VWA Leer e.v. Das Job Definition Format 13 Unternehmen (Druckerei) *** [Auftrag erteilt] [Auftragsdaten]* [Content-Daten] Auftragsbearbeitung/AMS mit JDF-Schnittstelle [Content-Daten nicht OK] Druckvorstufe/ Prüfung [else] Digitale Bogenmontage ** * Bei den Auftragsdaten kann es sich bereits um JDF-Daten handeln, dieses ist aber nicht unbedingt erforderlich. ** Die Verbindung zwischen AMS- Server und der entsprechenden Abteilung erfolgt unidirektional und asynchron. In Richtung AMS wird die Verbindung mit Hilfe vom JMF aufgebaut (siehe auch Kapitel 4.5.4). *** Die Verbindung vom Kunden zum AMS-Server findet per Webinterface über das Internet statt. CTP-Druckplattenkopie Digitaldruck*** Offsetdruck*** Weiterverarbeitung [Auftrag ausgeliefert] * Möglich ist auch das Senden der Contentdaten vom Kunden an die Auftragsbearbeitung. Diese gibt die Daten mit der Auftragstasche an die Druckvorstufe weiter. ** Während die gelieferten Druckdaten noch geprüft werden müssen, kann die Auftragstasche bereits in die digitale Bogenmontage gegeben werden Kunde *** Die Materialbeschaffung für den Druck erfolgt entweder auftragsbezogen direkt vom Lieferanten oder aus dem Papierlager der Weiterverarbeitung (in der Abb. nicht dargestellt). Abb. 4.1: UML-Darstellung: Auftragsworkflow mit dem JDF/JMF als Bindeglied (vereinfacht)

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