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1 Herzlichen Willkommen zum 9. Praxisforum Organisation und Wirtschaftsinformatik Entwicklung von Prozesslandkarten und Standardisierung von Geschäftsprozessen

2 Fachhochschule Münster, Fachbereich Wirtschaft Mitglieder des Instituts Prof. Dr. Wieland Appelfeller Lehr- und Forschungsgebiet: Organisation und Wirtschaftsinformatik Institutsvorstand für Lehre Prof. Dr. Marcus Laumann Lehr- und Forschungsgebiet: International Organizational Management Prof. Dr. Wolfgang Buchholz Lehr- und Forschungsgebiet: Organisation und Logistik Institutsvorstand für Forschung Dr. Therese Kirsch (Nachwuchsprofessorin) Lehr- und Forschungsgebiet: Logistik und Nachhaltiges Wirtschaften Prof. Dr. Carsten Feldmann Lehr- und Forschungsgebiet: Geschäftsprozessmanagement, Supply Chain Management Prof. Dr. Franz Valleé Lehr- und Forschungsgebiet: IT und Logistik, Logistik-Controlling, Geschäftsprozessmanagement Institutsvorstand Prof. Dr. Christiane Fühner Lehr- und Forschungsgebiet: Wirtschaftsmathematik, Operations Research und Logistik 6

3 Fachhochschule Münster, Fachbereich Wirtschaft Mitglieder des Instituts Dipl.-Reg.-Wiss. Eika Auschner Lehrgebiet: Schlüsselkompetenzen Mario Winkelhaus, M.Sc. Lehrgebiet: Betriebswirtschaftliche Primärprozesse Holger de Bie, M.A. Lehrgebiet: Betriebswirtschaftliche Primärprozesse Philipp Zellner, M.Sc. Lehrgebiet: Schlüsselkompetenzen, Prozessmanagementund ERP-Systeme Patrick Lückmann, MBA Lehrgebiet: Logistik, Projektmanagement Andreas Pumpe, M.Sc. Lehrgebiet: Betriebswirtschaftliche Primärprozesse 6

4 Teilnehmende Unternehmen (I)

5 Teilnehmende Unternehmen (II)

6 9. Praxisforum Organisation und Wirtschaftsinformatik Grundlagen der Prozessstandardisierung Prof. Dr. Wieland Appelfeller Institut für Prozessmanagement und Logistik (IPL) Fachhochschulzentrum Correnstraße 25 D Münster

7 Gliederung 1. Motivation für Prozessstandardisierung 2. Definitionen 3. Elemente der Prozessstandardisierung 4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung

8 1. Motivation für Prozessstandardisierung Beispiele für nicht standardisierte Prozesse (I) Recruitment (Personalbeschaffung) Unternehmen mit fünf Standorten, an denen jeweils eine Auswahl der folgenden Prozessvarianten realisiert wird: 1. Recruitment über Anzeigen in Tageszeitungen und intern mit klassischem papierbasierten Prozess 2. Recruitment über öffentliche Stellenportale im Internet und intern mit klassischem papierbasierten Prozess 3. Recruitment über selbst entwickeltes individuelles Firmenportal und intern papierlos und workflowunterstützt 4. Recruitment über Messen und intern mit klassischem papierbasierten Prozess 5. Recruitment über Headhunter und intern mit klassischem papierbasierten Prozess

9 1. Motivation für Prozessstandardisierung Beispiele für nicht standardisierte Prozesse (II) Ausschreibungsprozess Unternehmen mit drei dezentralen Einkaufsabteilungen und Angebotseinholung durch acht Einkäufer, die eine Auswahl der folgenden Prozessvarianten nutzen: 1. Ausschreibungsabwicklung papierbasiert mit Word, Excel und Taschenrechner 2. Angebotseinholung auf Basis telefonischer Anfragen und zugesendeten Faxen 3. Ausschreibungsabwicklung auf Basis von per versendeten Exceltabellen, die ausgefüllt zurückgeschickt werden 4. Ausschreibungsabwicklung über SAP ERP mit mailbasierten Anfragen und Angeboten 5. Ausschreibungsabwicklung internetbasiert über ein e-rfx Tool

10 1. Motivation für Prozessstandardisierung Folgen nicht vorgenommener Standardisierung Hohe Prozesskomplexität Geringe Prozesstransparenz, schwieriges Statustracking Schlechte Wiederholbarkeit bei gleichem Input Uneinheitlicher Auftritt nach außen Vermeidbarer Mehraufwand Unprofessioneller Eindruck entsteht, Zusammenarbeit mit Partnern wird schwierig Keine Prozessstandardisierung Compliance Anforderungen kaum umsetzbar Schwieriger Austausch von Mitarbeitern über unterschiedliche Standorte Unklare Vorgaben führen zu individueller Ausführung des Prozesses Offene Türen für Korruption Aufwendige, vermeidbare Einarbeitung in spezifische Prozessvarianten Schlechter First Pass Yield (FPY) Kaum Auswertungsmöglichkeiten des Prozesses Keine konsequente Nutzung der bestmöglichen Prozessvariante Schwierige kontinuierliche Optimierung Nachteile bei Durchlaufzeit, Prozesskosten und Prozessqualität

11 Gliederung 1. Motivation für Prozessstandardisierung 2. Definitionen 3. Elemente der Prozessstandardisierung 4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung

12 2. Definitionen Elemente eines Prozesses? Ein Prozess besteht aus einer Folge von logisch zusammenhängenden Aktivitäten, die aus einer Reihe von Inputs einen oder mehrere Outputs erzeugen. (angelehnt an Schmelzer/Sesselmann, 2013) Durchlaufzeit Quelle (Lieferant) Input Aktivitäten Output Senke (Kunde) Menschen Sachmittel Aktionsträger

13 Kunden* Kunden* 2. Definitionen System des Geschäftsprozessmanagements Geschäftsstrategie Geschäftsprozessmanagement Führung Organisation Controlling Geschäftsprozesse Optimierung Informations- und Kommunikationstechnologie * bzw. Stakeholder

14 2. Definitionen Definitionen zur Prozessstandardisierung Unter dem Begriff der Prozessstandardisierung wird die Vereinheitlichung von Unternehmensabläufen verstanden, wodurch ein im Vorfeld definiertes Ergebnis durch die Durchführung stets identischer Aktivitäten in der gleichen Reihenfolge erreicht wird (Vgl. Schäfermeier et. al., 2010, S. 2). Prozessstandardisierung ist die Entwicklung und Implementierung von Best- Practice-Prozessen als Vorlage der Prozessabwicklung sämtlicher Organisationseinheiten innerhalb einer Organisation (Vgl. Tregar, R., 2010, S. 307). Die Ausrichtung oder Vereinheitlichung von Prozessen z.b. auf Grundlage von Referenzmodellen kann als Prozessstandardisierung bezeichnet werden (Vgl. Figgener et. al., 2007, S. 2)

15 2. Definitionen Konkretisierung der Standardisierung Was wird standardisiert? I n p u t Prozesslogik, Kennzahlen,.. O u t p u t Wie stark wird standardisiert? low medium high Wo wird standardisiert? global in Europa in Deutschland

16 2. Definitionen Definitionen der Prozessstandardisierung (Appelfeller) Durch Prozessstandardisierung werden ausgewählte Prozesselemente eines Prozesses bis zu einem bestimmten Grad in ausgewählten Organisationseinheiten eines Unternehmens vereinheitlicht

17 Gliederung 1. Motivation für Prozessstandardisierung 2. Definitionen 3. Elemente der Prozessstandardisierung 4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung

18 3. Elemente der Prozessstandardisierung Standardisierung der Quelle (Lieferant) Was bedeutet Standardisierung der Quelle? Quelle (Lieferant) Input Durchlaufzeit Aktivitäten Output Senke (Kunde) Es gibt nur eine Quelle oder alle Quellen haben ausgewählte gleiche Eigenschaften Menschen Sachmittel Standardisierung der Quelle hat hohen Einfluss auf Standardisierung des Inputs Aktionsträger Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen? Über die Anzahl der Quellen Über die Gleichartigkeit ausgewählter Eigenschaften der Quellen

19 3. Elemente der Prozessstandardisierung Standardisierung des Inputs Was bedeutet Standardisierung des Inputs? Quelle (Lieferant) Unternehmensweite, einheitliche Festlegung der Eigenschaften aller Inputs Materielle Inputs: physikalische Eigenschaften, Abmessungen, sonstige Eigenschaften Input Menschen Durchlaufzeit Aktivitäten Immaterielle Inputs: Struktur und Inhalt der Informationen Sachmittel Aktionsträger Output Senke (Kunde) Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen? Hängt vom Input ab

20 3. Elemente der Prozessstandardisierung Standardisierung der Prozesslogik Was bedeutet Standardisierung der Prozesslogik? Durchlaufzeit Aktivitäten und deren Abfolge werden vereinheitlicht Quelle (Lieferant) Input Aktivitäten Output Senke (Kunde) Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen? Über die Prozessebenen bzw. die Prozessaufbaustruktur Menschen Sachmittel Aktionsträger Die Prozesslogik kann gar nicht auf der obersten Ebene bis zur zweiten Ebene.. bis zur n-ten Ebene standardisiert sein

21 3. Elemente der Prozessstandardisierung Standardisierung der IT-Systeme Was bedeutet Standardisierung der IT-Systeme? Quelle (Lieferant) Unternehmensweite, einheitliche Definition der im Zuge der IT-gestützten Prozessdurchführung zu verwendenden IT-Systeme Input Durchlaufzeit Menschen Aktivitäten Sachmittel Aktionsträger Output Senke (Kunde) Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen? Nutzung einheitlicher Standardsoftware-Systeme zur Prozessabwicklung? Nutzung einheitlicher Release-Stände? Nutzung einheitlicher Transaktionen zur Prozessabwicklung? Nutzung einheitlicher Customizing-Einstellung? Nutzung einheitlicher Individualprogramme?

22 3. Elemente der Prozessstandardisierung Standardisierung der Kennzahlen Was bedeutet Standardisierung der Kennzahlen? Quelle (Lieferant) Zur Prozessbewertung werden überall die gleichen Kennzahlen benutzt, diese sind auch genau gleich definiert und Input es wird das gleiche Messsystem verwendet Durchlaufzeit Menschen Aktivitäten Aktionsträger Sachmittel Output Senke (Kunde) Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen? Gleiche Kennzahlen? Gleiche Definition? Gleiches Messsystem?

23 3. Elemente der Prozessstandardisierung Standardisierung der Senke (Prozesskunde) Was bedeutet Standardisierung der Kunden? Quelle (Lieferant) Input Durchlaufzeit Aktivitäten Output Senke (Kunde) Es gibt nur einen Kunden oder alle Kunden haben die gleichen Anforderungen Menschen Sachmittel Aktionsträger Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen? Über den Anteil gemeinsamer Anforderungen der Kunden an allen Anforderungen der Kunden

24 3. Elemente der Prozessstandardisierung Definition eines vollständig standardisierten Prozesses In einem vollständig standardisierten Prozess werden auf allen Ebenen, die gleichen Aktivitäten, in der gleichen Reihenfolge (Prozesslogik), mit den gleichen materiellen oder immateriellen Objekten, mit der gleichen IT-Unterstützung, an allen Standorten von gleich ausgebildeten Mitarbeitern durchgeführt und führen überall zu den gleichen Outputs. Die Prozessperformance wird über die gleichen KPIs gemessen. => Die meisten Unternehmensprozesse lassen sich nicht vollständig standardisieren

25 3. Elemente der Prozessstandardisierung Ausgewählte Abhängigkeiten zwischen den Elementen Ein standardisierter informationeller Input kann durch ein standardisiertes IT- System und eine standardisierte Quelle begünstigt werden Ein standardisierter Input vereinfacht die Standardisierung der Prozesslogik Die Standardisierung der Prozesslogik kann durch ein standardisiertes IT- System forciert werden Die standardisierte Ausführung eines Prozesses kann durch die Standardisierung des Ausbildungsgrades forciert werden Eine Standardisierung der Prozesslogik macht vorwiegend Sinn, wenn die Prozesskunden einheitliche Anforderungen haben Ein standardisierter Output wird vor allem durch die Standardisierung von Sachmitteln, Prozesslogik, Ausbildungsgrad und Input begünstigt

26 Gliederung 1. Motivation für Prozessstandardisierung 2. Definitionen 3. Elemente der Prozessstandardisierung 4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung

27 4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung Vorteile der Prozessstandardisierung allgemein Standardisierter Prozess ist ein optimierter Prozess Standardisierter Prozess ist ggf. ein Best Practise Prozess Reduzierte Prozesskosten Reduzierte Durchlaufzeiten Erhöhte Prozessqualität

28 4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung Vorteile der Prozessstandardisierung allgemein Komplexitätsreduktion in den Prozessen Schaffung von Transparenz in Prozessen und damit verbunden Verbesserung der Koordination innerhalb von Unternehmen Verbesserung des internen Prozessverständnisses Alle Prozessdurchführungen erfolgen gleichartig Schaffung einer Basis für aussagekräftige Prozessbenchmarks Reduzierung der Einarbeitungszeit/-kosten neuer Mitarbeiter Vereinfachte Zusammenarbeit mit Stakeholdern, z. B. Kunden, Lieferanten, Kreditinstitute, etc. Einheitliche Außendarstellung Vereinfachtes internes und externes Outsourcing von standardisierten Prozessen Ermöglicht eine Vereinheitlichung der IT- Infrastruktur

29 4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung Nachteile Vorteile der der Prozessstandardisierung allgemein Einschränkung der Flexibilität Einschränkung der Kreativität Mitarbeiter fühlen sich ggf. gegängelt Führungskräfte an dezentralen Standorten verlieren an Handlungsspielraum Alle Prozessdurchführungen erfolgen gleichartig Kundenwünsche können ggf. nicht flexibel berücksichtigt werden Gesetzliche Vorschriften können ggf. nicht eingehalten werden

30 Fazit In vielen Unternehmen besteht ein hohes Standardisierungspotential Durch Ausschöpfung der Potentiale können Effizienz/Effektivität und Transparenz erheblich erhöht werden Bei Standardisierungsvorhaben ist festzulegen, welche Prozesselemente, bis zu welchem Grad, in welchen Organisationseinheiten vereinheitlich werden sollen Die Prozesselemente beeinflussen sich im Hinblick auf die Standardisierung IT ist ein besonders wichtiges Element der Standardisierung und kann die Standardisierung der anderen Elemente massiv forcieren

31 Hinweis An der FH Münster wird die Vorgehensweise bei der Standardisierung erforscht Unsere Studenten und Doktoranden schauen sich gern ihr Unternehmen im Hinblick auf Standardisierung an Professoren des IPL stehen natürlich auch für Sie zur Verfügung Gern setzen wir gemeinsame Projekte mit Ihnen auf

32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

33 Ihr Ansprechpartner: Prof. Dr. Wieland Appelfeller Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik Phone Mail Web Fachhochschule Münster Institut für Prozessmanagement und Logistik Correnstraße 25 D Münster

34 Literaturverzeichnis Figgener, O., Hompel, M. ten, Beitrag zur Prozessstandardisierung in der Intralogistik, in: Logistics Journal. 4, S. 1-12, o. O., 2007 Schäfermeier, M., Grgecic, D., Rosenkranz, C., Factors Influencing Business Process Standardization, 43rd Hawaii International Conference on System Sciences, 2010 Schmelzer, H.; Sesselmann, W.: Geschäftsprozessmanagement in der Praxis. München, 8. Auflage, 2013 Osterloh, Margit; Frost, Jetta : Prozessmanagement als Kernkompetenz. Wie Sie Business Reengineering strategisch nutzen können, 5. Auflage, Wiesbaden 2006 Tregar, R., Business Process Standardization, in: Brocke vom, J., Rosemann, M. (Eds.), Handbook on Business Process Management 2, S , Berlin,

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